İşletmeler İçin 7 E-posta Biçimi Örneği

Başarılı bir iş yürütme söz konusu olduğunda, iletişim anahtardır. Etkili iş iletişimi, yalnızca netlik değil, aynı zamanda uygun e-posta biçimlerinin ve görgü kurallarının kullanılmasını da gerektirir. Bu yazıda, her seferinde sonuç veren profesyonel e-postalar oluşturmaya başlamanıza yardımcı olmak için işletmeler için 7 farklı e-posta formatı örneğini inceleyeceğiz. Başlayalım!

Uygun Bir E-posta Biçimi Neden Önemlidir?

Uygun formatta profesyonel e-postalar, yazışmalarınızda profesyonel ve güvenilir bir kişi olarak görünmenizi sağlamak için önemlidir. Doğru mesajı iletmeye, kişilerinizle iyi ilişkiler kurmaya ve iyi bir itibarı korumaya yardımcı olur. Düzgün biçimlendirilmiş bir e-posta, konuşmaların net, düzenli ve konuyla ilgili olmasına da yardımcı olabilir.

• DAHA FAZLA OKUYUN: Gmail'de Bir E-postayı Geri Çağırma

Resmi bir E-posta Biçiminin Resmi Olmayan Bir E-posta Biçiminden Ne Farkı Vardır?

Resmi bir e-posta biçimi, genellikle gayri resmi bir e-posta biçiminden daha az gündeliktir. Resmi bir e-postada daha profesyonel bir üslup kullanmalı, kısaltma veya argo kullanmaktan kaçınmalısınız. Resmi bir e-postada ifadeler kullanmaktan da genellikle kaçınmalısınız.

Uygun İş E-posta Formatı Nedir?

İş e-postası yazımı, onu diğer yazı türlerinden ayıran belirli bir dizi kuralı takip eder. Bu gelenekleri takip ederek, alıcılarınız tarafından takdir edilecek gösterişli ve profesyonel bir izlenim yaratırsınız. Uygun iş e-postası formatına ve e-postalarınızın iyi yazılmış ve etkili olmasını sağlamak için bazı ipuçlarına göz atalım.

1. Profesyonel E-posta Adresi

E-posta adresiniz profesyonel ve kolay hatırlanabilir olmalıdır. Takma adlar veya diğer profesyonel olmayan adresler kullanmaktan kaçının. Yalnızca işle ilgili yazışmalar için kullanacağınız ayrı bir e-posta adresi oluşturabilirsiniz. İşletmenizin bir web sitesi varsa, e-posta adresiniz şirketinizin alan adını içermelidir.

2. Konu Satırı

Konu satırları açık, kısa ve öz olmalıdır. Mümkünse "İşlem Gerekiyor" veya "Önemli Duyuru" gibi eylem sözcükleri kullanın. Konu satırı, alıcınızın e-postanın amacını hızlı bir şekilde anlamasına da yardımcı olabilir. "Merhaba" veya "Merhaba" gibi genel konu satırlarının yanı sıra "ücretsiz" veya "promosyon" gibi olası spam kelimelerinden kaçındığınızdan emin olun.

3. E-posta Açma

Açılışınız net ve profesyonel olmalıdır. "Sevgili" gibi bir selamlamayla başlayın ve ardından alıcının adını yazın. Kişiyi iyi tanıyorsanız, ilk adını kullanabilirsiniz. Aksi takdirde, daha resmi bir selamlamaya bağlı kalın. "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur" gibi açılış cümlesi de kibar ve samimi olmalıdır.

4. E-posta Gövdesi

E-postanızın gövdesi kısa ve düzenli olmalıdır. İçeriği, her biri kendi konusu veya fikri olan paragraflara ayırın. Uygun olduğunda "Öneriyorum" veya "Öneriyoruz" gibi aktif bir dil kullanın ve uzun kelimeler veya ifadeler kullanmaktan kaçının. Argo veya kısaltmalar gibi aşırı gündelik dilden kaçınmak da önemlidir.

5. E-posta Sonucu

E-postanız için etkili bir sonuç, mesajınızın ana noktalarını özetlemeli ve gerekirse "herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana bildirin" gibi bir harekete geçirici mesaj içermelidir. E-posta sonucunuzu kısa, kibar ve profesyonel tutun. Kapanış selamı veya başka bir ifade eklemek de yardımcı olabilir.

6. E-posta Oturumunu Kapatma

E-posta oturumunuz kibar ve profesyonel olmalıdır. Yaygın örnekler arasında "Saygılarımla", "Teşekkürler" veya "Saygılarımla" yer alır. Uygunsa, iletişim bilgilerini içeren bir imza da ekleyebilirsiniz.

7. E-posta İmzası

E-posta imzanız tam adınızı, iş unvanınızı, şirket adınızı ve iletişim bilgilerinizi içermelidir. İmzanızı daha da kişiselleştirmek istiyorsanız bir vesikalık veya logo da ekleyebilirsiniz.

• DAHA FAZLA OKUYUN: Outlook'ta Bir E-postayı Geri Çağırma

Profesyonel E-posta Biçimi İpuçları

İş e-postaları, mesajlarınızın net ve düzenli görünmesini sağlamak için standart, profesyonel bir e-posta biçimini takip etmelidir. Etkili iş e-postaları oluşturmak için bazı ek ipuçları:

Akılda kalıcı, alakalı bir konu satırıyla başlayın

Profesyonel bir e-posta yazarken, alıcınızın e-postanın amacını bildiğinden emin olmak için konu satırınız açık ve öz olmalıdır. Dikkat çekmek için konu satırınızda eylem kelimeleri kullanmanız da yardımcı olabilir.

E-postanızı kişiselleştirin

Profesyonel bir e-posta yazarken, e-postanızı alıcının adı, iş unvanı veya şirket adıyla kişiselleştirmek, alıcınızla daha anlamlı bir bağlantı kurmanıza yardımcı olabilir. Bu, özellikle birden çok kişiye gönderilen e-postalar için geçerlidir.

E-postaları kısa ve öz tutun

İş e-postaları kısa ve öz olmalıdır. Uzun kelimeler veya ifadeler kullanmaktan kaçının ve okuyucunuzun kafasını karıştırabilecek gereksiz ayrıntılardan kaçının. Ayrıca mümkünse e-postaları kısa tutmalısınız ve iki veya üç paragraftan fazlasını hedeflememelisiniz.

E-postanızın okunmasını kolaylaştırın

İş e-postası yazarken aktif bir dil ve kısa cümleler kullanın. Okuyucunuzun gözden geçirmesini kolaylaştırmak için içeriği paragraflara da ayırmalısınız. Jargon veya teknik terimler kullanmaktan kaçının ve okuyucunuzun önemli noktaları hızlı bir şekilde bulmasını kolaylaştırmak için madde işaretleri kullanın.

Argo, kısaltmalar veya ifadeler kullanmaktan kaçının

İş e-postaları profesyonel olmalıdır ve bu nedenle argo, kısaltmalar ve ifadeler genellikle uygun değildir. Alıcınız tarafından yanlış anlaşılmayacağından emin olmadığınız sürece bunları kullanmaktan kaçının. LOL gibi argolardan kaçının ve ifadeleri idareli kullanın. Kaçınılması gereken kasılmalar arasında "yapamam", "yapmamalı" ve "yapmamalı" yer alır.

Tonun farkında olun

E-postanızın tonu, yüz yüze yapacağınız konuşmanın türünü yansıtmalıdır. Sözlerinizi dikkatli bir şekilde seçin ve kızgın, agresif veya alaycı görünmekten kaçının. E-posta olumsuz bilgiler içeriyor olsa bile kibar ve profesyonel olmak önemlidir.

Nazik, nazik ve minnettar olun

E-postalarınız her zaman kibar ve samimi olmalıdır. Saygı göstermek için mesajlarınızda "lütfen", "teşekkür ederim" ve "nazik" gibi kelimeler kullanın. Ayrıca, özellikle size bir konuda yardımcı oluyorlarsa, o kişinin zamanını ve çabasını takdir etmelisiniz.

Dışa dönük, enerjik ve sevimli olun

Bir iş e-postası yazarken, dışa dönük ve enerjik olmak önemlidir. Heyecan uyandıran olumlu kelimeler kullanın ve alıcınızın sizi kolayca takip edebilmesi için iletişim bilgilerinizi eklediğinizden emin olun.

Önceki konuşmanızdaki noktalardan bahsedin

E-postanız, alıcının daha önce söylediği veya sorduğu bir şeye yanıtsa, önceki görüşmenizden belirli noktaları eklediğinizden emin olun. Bu, alıcınıza, onların düşüncelerine ve endişelerine dikkat ettiğinizi göstermesine yardımcı olacaktır. Ayrıca, alıcınızın hafızasını tazelemeye yardımcı olacak ve söylediklerinizi anlamalarını kolaylaştıracaktır.

Harekete geçirici mesajla bitirin

Profesyonel e-postanızı bitirirken, bir harekete geçirici mesaj eklediğinizden emin olun. Bu, alıcıdan e-postanızda bahsettiğiniz bir şey hakkında görüşlerini, girdilerini veya geri bildirimlerini istemek olabilir. Ayrıca onları belirli bir eylemde bulunmaya davet ediyor olabilir. Her ne ise, harekete geçirme ifadenizin açık ve alıcınızın anlaması kolay olduğundan emin olun.

Profesyonel bir e-posta imzası kullanın

Daha önce de belirtildiği gibi, e-posta imzanız adınızı, iş unvanınızı ve iletişim bilgilerinizin yanı sıra isterseniz bir vesikalık veya logo içermelidir. Bu, iş e-postaları gönderirken önemli olan alıcınız üzerinde daha profesyonel bir izlenim yaratmanıza yardımcı olacaktır. Ek olarak, gizlilik ve yasal amaçlar için e-posta imzanıza profesyonel bir sorumluluk reddi beyanı eklemeyi düşünmelisiniz. Bu, sizi ve alıcınızı korumaya yardımcı olacaktır.

Bir ön yazı veya başka bir ilgili dosya ekleyin

Ön yazı veya özgeçmiş gibi e-postalarınıza ekleyeceğiniz ilgili belgeleriniz varsa, bunları eklediğinizden emin olun. Bu, inisiyatif aldığınızı ve proaktif olduğunuzu göstermenize yardımcı olacaktır. Eklerinizi göndermeden önce virüssüz olduğundan emin olmayı unutmayın.

Göndermeden önce e-postaları dikkatlice okuyun

Bir iş e-postası göndermeden önce dilbilgisi, imla ve noktalama hataları için yeniden okuma yapmak iyi bir fikirdir. Doğru ve net olmaları önemli olduğundan, e-postaya eklediğiniz tüm talimat veya taleplere özellikle dikkat edin. Bazen e-postayı göndermeden önce kendi kendinize yüksek sesle okumak yardımcı olabilir, çünkü bu, hataları yakalamanıza yardımcı olabilir.

Tüm e-postalara anında yanıt verin

Bunun birkaç dakika içinde yapılması gerekmese de, tüm e-postalara hemen yanıt vermek için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Bu, alıcıya zamanına saygı duyduğunuzu ve katkılarına değer verdiğinizi gösterir. Bunu yapmak, meslektaşlarınız ve müşterilerinizle güçlü çalışma ilişkileri geliştirmenize de yardımcı olacaktır.

• DAHA FAZLA OKUYUN: 50 İş Sesli Posta Karşılama Örneği

Profesyonel Bir E-postayı Nasıl Başlatırsınız?

Profesyonel bir e-postanın net bir amacı olmalı ve herhangi bir gramer veya yazım hatası içermemelidir.

İlk adım, e-postanın amacını belirlemektir. Bir toplantı ayarlamaya mı, kendinizi potansiyel bir müşteriyle tanıştırmaya mı veya birisine işleri için teşekkür etmeye mi çalışıyorsunuz?

E-postanın amacını öğrendikten sonra, mesajınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Dilinizi kısa ve net tutun ve herhangi bir argo veya resmi olmayan dilden kaçının.

Herhangi bir yazım hatası veya hatayı yakalamak için göndermeden önce e-postanızı düzeltmeniz de önemlidir. Profesyonel e-postanızı dikkatli bir şekilde oluşturmak için zaman ayırırsanız, harika bir izlenim bırakacağınızdan emin olabilirsiniz.

Resmi bir E-postanın Dört Bölümü Nelerdir?

Resmi bir e-postanın dört bölümü konu satırı, selamlama, mesaj gövdesi ve imzadır.

Konu satırı kısa ve öz olmalıdır. Okuyucuya e-postanın ne hakkında olduğu hakkında bir fikir vermelidir.

Selamlama veya selamlama, okuyucuya adı veya iş unvanı ile hitap etmelidir. İleti gövdesi, e-postanızı yazacağınız yerdir. Mesajınızı göndermeden önce düzeltmeyi unutmayın.

İmza adınız, iş unvanınız ve iletişim bilgilerinizdir. Bu, alıcının kiminle konuştuğunu ve sizinle nasıl iletişim kurabileceğini bilmesini sağlar.

Resim: Envato Elementleri