기업을 위한 7가지 이메일 형식의 예

성공적인 비즈니스를 운영하려면 커뮤니케이션이 핵심입니다. 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션에는 명확성이 필요할 뿐만 아니라 적절한 이메일 형식과 에티켓도 필요합니다. 이 기사에서는 매번 결과를 얻을 수 있는 전문적인 이메일 작성을 시작하는 데 도움이 되는 기업용 이메일 형식의 7가지 예를 살펴보겠습니다. 시작하자!

적절한 이메일 형식이 중요한 이유는 무엇입니까?

적절한 형식의 업무용 이메일은 서신에서 전문적이고 신뢰할 수 있는 사람으로 보이도록 하는 데 중요합니다. 올바른 메시지를 전달하고 연락처와 좋은 관계를 구축하며 좋은 평판을 유지하는 데 도움이 됩니다. 올바른 형식의 이메일은 대화를 명확하고 체계적이며 주제에 맞게 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

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공식 이메일 형식은 비공식 이메일 형식과 어떻게 다릅니까?

공식 이메일 형식은 일반적으로 비공식 이메일 형식보다 덜 일상적입니다. 공식적인 이메일에서는 좀 더 전문적인 어조를 사용해야 하며 축약형이나 속어를 사용하지 않아야 합니다. 일반적으로 공식 이메일에서 이모티콘을 사용하는 것도 피해야 합니다.

적절한 비즈니스 이메일 형식은 무엇입니까?

비즈니스 이메일 작성은 다른 유형의 작성과 구별되는 특정 규칙 집합을 따릅니다. 이러한 규칙을 따르면 받는 사람이 인정할 세련되고 전문적인 인상을 남길 수 있습니다. 올바른 비즈니스 이메일 형식과 이메일을 잘 작성하고 효과적으로 작성하기 위한 몇 가지 팁을 살펴보겠습니다.

1. 업무용 이메일 주소

귀하의 이메일 주소는 전문적이고 기억하기 쉬워야 합니다. 닉네임이나 기타 비전문적인 주소를 사용하지 마십시오. 비즈니스 관련 서신에만 사용하는 별도의 이메일 주소를 만들 수 있습니다. 회사에 웹사이트가 있는 경우 이메일 주소에 회사의 도메인 이름이 포함되어야 합니다.

2. 제목

제목 은 명확하고 간결하며 요점이 있어야 합니다. 가능한 경우 "필요한 조치" 또는 "중요 공지"와 같은 조치 단어를 사용하십시오. 제목 줄은 받는 사람이 이메일의 목적을 빠르게 인식하는 데 도움이 될 수도 있습니다. "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"와 같은 일반적인 제목과 "무료" 또는 "프로모션"과 같은 잠재적인 스팸 단어를 피하십시오.

3. 이메일 열기

오프닝은 명확하고 전문적이어야 합니다. "친애하는"과 같은 인사말로 시작하고 받는 사람의 이름이 뒤따릅니다. 그 사람을 잘 알고 있다면 이름을 사용할 수 있습니다. 그렇지 않으면 좀 더 형식적인 인사말을 사용하세요. 첫 줄은 또한 "이 이메일이 당신을 잘 찾았으면 좋겠습니다."와 같이 정중하고 정중해야 합니다.

4. 이메일 본문

이메일 본문은 간결하고 체계적이어야 합니다. 각각 고유한 주제나 아이디어가 있는 단락으로 내용을 나눕니다. 적절한 경우 "제안합니다" 또는 "권장합니다"와 같은 능동적인 언어를 사용하고 긴 단어나 구문을 사용하지 마십시오. 속어나 약어와 같은 지나치게 일상적인 언어를 피하는 것도 중요합니다.

5. 이메일 결론

이메일에 대한 효과적인 결론은 메시지의 요점을 요약하고 필요한 경우 "질문이 있으면 알려주세요"와 같은 클릭 유도 문안을 포함해야 합니다. 이메일 결론을 간결하고 정중하며 전문적으로 유지하십시오. 닫는 인사말이나 기타 문구를 포함하는 것도 도움이 될 수 있습니다.

6. 이메일 승인

귀하의 이메일 승인은 정중하고 전문적이어야 합니다. 일반적인 예로는 "진심으로", "감사합니다" 또는 "감사합니다."가 있습니다. 필요한 경우 연락처 정보와 함께 서명을 포함할 수도 있습니다.

7. 이메일 서명

이메일 서명에는 성명, 직책, 회사 이름 및 연락처 정보가 포함되어야 합니다. 서명을 더욱 개인화하려는 경우 얼굴 사진이나 로고를 포함할 수도 있습니다.

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전문적인 이메일 형식 팁

비즈니스 이메일은 메시지가 명확하고 체계적으로 전달되도록 표준 전문 이메일 형식을 따라야 합니다. 다음은 효과적인 비즈니스 이메일 작성을 위한 몇 가지 추가 팁입니다.

눈에 잘 띄고 관련성이 높은 제목으로 시작

업무용 이메일을 작성할 때 제목은 수신자가 이메일의 목적을 알 수 있도록 명확하고 간결해야 합니다. 관심을 끌기 위해 제목에 행동 단어를 사용하는 것도 도움이 될 수 있습니다.

이메일 맞춤설정

업무용 이메일을 작성할 때 받는 사람의 이름, 직책 또는 회사 이름으로 이메일을 개인화하면 받는 사람과 보다 의미 있는 관계를 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이것은 특히 여러 사람에게 보내는 이메일에 해당됩니다.

이메일을 간결하고 요점만 유지하세요.

비즈니스 이메일은 간결하고 요점이 있어야 합니다. 긴 단어나 구를 사용하지 말고 독자를 혼란스럽게 할 수 있는 불필요한 세부 정보를 피하십시오. 또한 가능한 한 이메일을 짧게 유지하고 두세 단락을 넘지 않도록 해야 합니다.

이메일을 읽기 쉽게 만드세요

비즈니스 이메일을 작성할 때는 능동적인 언어와 짧은 문장을 사용하세요. 또한 독자가 쉽게 훑어볼 수 있도록 내용을 단락으로 나누어야 합니다. 전문 용어나 전문 용어를 사용하지 말고 글머리 기호를 사용하여 독자가 핵심 포인트를 빠르게 찾을 수 있도록 하세요.

속어, 축약형 또는 이모티콘 사용을 자제합니다.

비즈니스 이메일은 전문적이어야 하며 따라서 속어, 축약형 및 이모티콘은 일반적으로 적절하지 않습니다. 받는 사람이 오해하지 않을 것이라는 확신이 없으면 사용하지 마십시오. LOL과 같은 속어를 피하고 이모티콘을 드물게 사용하십시오. 피해야 할 축약형에는 "할 수 없다", "하지 않을 것이다", "해서는 안 된다"가 포함됩니다.

톤에 주의하세요

당신의 이메일 어조는 당신이 개인적으로 나누는 대화의 유형을 반영해야 합니다. 단어를 신중하게 선택하고 화를 내거나 공격적이거나 냉소적으로 들리지 않도록 하세요. 이메일에 부정적인 정보가 포함되어 있더라도 정중하고 전문적인 태도를 취하는 것이 중요합니다.

친절하고 예의 바르고 감사하십시오.

귀하의 이메일은 항상 정중하고 친절해야 합니다. 메시지에 "제발", "감사합니다", "친절하게"와 같은 단어를 사용하여 존경심을 표현하세요. 또한 그 사람의 시간과 노력에 감사해야 합니다. 특히 그들이 당신을 도와주고 있다면 더욱 그렇습니다.

외향적이고 활기차고 호감이 가는 사람이 되십시오

비즈니스 이메일을 작성할 때는 외향적이고 활기차게 작성하는 것이 중요합니다. 열정을 전달하는 긍정적인 단어를 사용하고 받는 사람이 쉽게 후속 조치를 취할 수 있도록 연락처 정보를 포함해야 합니다.

이전 대화의 포인트 언급

이메일이 수신자가 이전에 말했거나 요청한 내용에 대한 응답인 경우 이전 대화의 특정 요점을 포함해야 합니다. 이렇게 하면 받는 사람의 생각과 우려 사항에 주의를 기울였다는 것을 보여주는 데 도움이 될 것입니다. 또한 받는 사람의 기억을 되살리고 귀하가 말하는 내용을 더 쉽게 이해할 수 있도록 도와줍니다.

클릭 유도 문안으로 종료

업무용 이메일을 작성할 때 클릭 유도 문안을 포함해야 합니다. 이것은 수신자에게 이메일에서 언급한 내용에 대한 의견, 입력 또는 피드백을 요청하는 것일 수 있습니다. 또한 특정 조치를 취하도록 초대할 수도 있습니다. 그것이 무엇이든 귀하의 클릭 유도 문안이 명확하고 수신자가 이해하기 쉬운지 확인하십시오.

전문적인 이메일 서명 사용

앞서 언급했듯이 이메일 서명에는 이름, 직위, 연락처 정보는 물론 원하는 경우 얼굴 사진이나 로고가 포함되어야 합니다. 이것은 비즈니스 이메일을 보낼 때 중요한 수신자에게 보다 전문적인 인상을 주는 데 도움이 됩니다. 또한 개인 정보 보호 및 법적 목적을 위해 전자 메일 서명에 전문적인 고지 사항을 포함하는 것을 고려해야 합니다. 이렇게 하면 귀하와 귀하의 수령인을 보호하는 데 도움이 됩니다.

자기 소개서 또는 기타 관련 파일을 첨부하십시오.

자기 소개서나 이력서와 같이 이메일에 포함할 관련 문서가 있는 경우 첨부해야 합니다. 이것은 당신이 주도권을 잡고 능동적으로 행동하고 있음을 보여주는 데 도움이 될 것입니다. 첨부 파일을 보내기 전에 바이러스가 없는지 확인하십시오.

이메일을 보내기 전에 신중하게 교정하십시오.

비즈니스 이메일을 보내기 전에 문법, 철자 및 구두점 오류에 대해 교정하는 것이 좋습니다. 정확하고 명확한 것이 중요하므로 이메일에 포함된 지침이나 요청에 특별한 주의를 기울이십시오. 이메일을 보내기 전에 큰 소리로 읽어보는 것이 오류를 포착하는 데 도움이 될 수 있으므로 때때로 도움이 됩니다.

모든 이메일에 즉시 응답

이 작업이 반드시 몇 분 안에 완료될 필요는 없지만 모든 이메일에 신속하게 응답하기 위해 최선을 다해야 합니다. 이것은 당신이 그들의 시간을 존중하고 그들의 의견을 소중히 여긴다는 것을 받는 사람에게 보여줍니다. 그렇게 하면 동료 및 고객과 강력한 업무 관계를 발전시키는 데에도 도움이 됩니다.

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전문 이메일을 어떻게 시작합니까?

업무용 이메일은 명확한 목적이 있어야 하며 문법 또는 철자 오류가 없어야 합니다.

첫 번째 단계는 이메일의 목적을 결정하는 것입니다. 회의를 주선하거나, 잠재 고객에게 자신을 소개하거나, 비즈니스에 대해 누군가에게 감사를 표하려고 하시나요?

이메일의 목적을 알게 되면 메시지 작성을 시작할 수 있습니다. 언어를 간결하고 명확하게 유지하고 속어나 비공식 언어를 피하십시오.

오타나 오류를 잡기 위해 이메일을 보내기 전에 교정하는 것도 중요합니다. 시간을 들여 전문적인 이메일을 신중하게 작성한다면 좋은 인상을 남길 수 있을 것입니다.

공식 이메일의 네 부분은 무엇입니까?

공식 이메일의 네 부분은 제목 줄, 인사말, 메시지 본문 및 서명입니다.

제목은 간결하고 요점을 말해야 합니다. 독자에게 이메일의 내용에 대한 아이디어를 제공해야 합니다.

인사말이나 경례는 독자의 이름이나 직함을 언급해야 합니다. 메시지 본문은 이메일을 작성하는 곳입니다. 메시지를 보내기 전에 반드시 교정하십시오.

서명은 귀하의 이름, 직책 및 연락처 정보입니다. 이를 통해 수신자는 자신이 누구와 대화하고 있으며 어떻게 연락할 수 있는지 알 수 있습니다.

이미지: Envato 요소