員工績效評估完整指南（+ 免費模板）

作為領導者或 HR 專業人員，您有責任確保健全的績效評估流程，幫助員工接收反饋、設定和實現目標以及發展他們的職業生涯。 如果沒有績效評估，員工將無法清楚地了解自己的績效，並錯失改進的機會。

定期進行績效評估可以幫助您和您的員工保持一致，但您從哪裡開始呢？ 本指南涵蓋了構建、管理和記錄績效評估流程所需的一切。 我們還包括一個方便的免費模板，並解釋瞭如何使用績效管理軟件簡化流程。 讓我們開始吧。

什麼是員工績效評估？

員工績效評估是領導者評估員工績效並提供正式反饋和指導的過程。

典型的績效評估包括員工的自我評估、經理對成功和改進領域的反饋、總體績效評級和目標設定。

雖然管理者應該在出現問題時向員工提供一致的反饋，但績效評估提供專門的時間和空間來交換反饋並共同設定目標和增長領域。

通過留出特定時間來討論績效、成就和目標，您可以確保您的員工感到您致力於他們的成長和成功。

績效評估的類型

雖然有幾種類型的績效評估，但重要的是要確定結構和頻率級別，並為所有員工堅持使用。

每月

如果您希望與您的員工頻繁接觸，每月回顧可以讓您更頻繁地提供正式反饋，讓您的員工有機會不斷改進。 構建這些結構的一種方法是使用 30-60-90 結構，其中您同意在 30、60 和 90 天前實現的目標。

然而，月度績效評估可能非常耗時。 通過頻繁的評估和反饋會議，您會感覺自己一直在進行績效評估，這可能會給您帶來壓力。 這種頻繁的審查也會導致員工更關注短期目標而不是長期增長。

季刊

季度評估的好處是耗時較少，因為它每年只進行 4 次，同時仍然提供頻繁的反饋。 在一個季度的過程中收集反饋可以進行更全面的審查，並關注長期的戰略目標。

另一方面，以季度為周期，您對員工的反饋可能會延遲。 這可能會阻礙改進。 工人還必須等待更長的時間才能獲得正式的積極認可。

每年或半年

為了更全面的評估，許多公司選擇年度或半年度（即每年兩次）績效評估。 這允許對員工的工作進行更長期的評估，並進行更深入的目標設定和職業發展規劃。 它還減少了行政負擔，因為審查每年只進行一次或兩次。

然而，如果正式反饋不那麼頻繁，課程修正或績效改進可能需要更長的時間。

誰負責員工績效評估？

通常，經理在人力資源或其他領導層的支持下進行績效評估。

作為經理，您最了解員工的工作。 此外，員工與您的關係可能​​比與人力資源部或您老闆的關係更密切。 在大多數公司中，一旦有書面的績效評估流程，它就會受到人力資源部門的監督。

為什麼績效評估很重要？

人們經常發現績效評估令人生畏。 與老闆討論績效的正式會議可能會引發焦慮。 然而，績效評估起著重要的作用，應該被視為一種積極的體驗。

績效評估為您提供了與直接下屬分享建設性和積極反饋的機會。

這也是一個調整目標和期望的機會，讓您的員工在離開會議時清楚地了解他們的職業發展。

此外，審查是認可高績效和認可成就的絕佳機會。 績效評估可以作為提拔高績效員工的催化劑，也是考慮繼任計劃的機會。

當然，績效評估也是與未達到預期績效的員工聯繫的時候。 關於期望和員工不足之處的公開和誠實的討論可以幫助您制定改進策略或了解額外的培訓需求。

如何進行有效的員工績效評估

為了使您的績效評估有效且具有激勵性，請牢記一些提示。

與員工私下會面，最好是親自會面

員工績效評估令人傷腦筋並且可能情緒化，因此個人風格很重要。 在私人場所（例如您的辦公室）進行審查，以確保機密性。 最好也親自進行審查，但如果那不可行，請嘗試視頻會議。

面對面交談——無論是通過視頻還是面對面——都可以減少誤解、溝通不暢和分心。

具體和詳細

最重要的績效評估技巧之一就是要具體。 就像反饋不應該是一個驚喜一樣，它也不應該是模棱兩可的。 通過與員工討論具體示例，讓員工對他們的績效有必要的了解。

這適用於積極和建設性的反饋。 提供具體的成就示例與分享明確的改進領域同樣重要。 具體的反饋清楚地表明您的評估是基於事實的。

以下是一些有用的員工績效評估前後用語樣本：

• “你做得太慢了，沒有達到預期。” → “我們期望您每小時打包 70 個小部件，而您的平均水平是每小時 50 個。 為了滿足對角色的期望，你需要達到平均每小時 70 次。”

• “你很擅長幫助團隊。” → “今年你花了 25% 的時間幫助我們培訓新員工。 你主動自己做這件事，新員工的上手速度比以前快了一周。 做得好！”

誠實、直接、善良

提供建設性反饋並不總是那麼容易，但績效評估旨在幫助員工成長。 因此，對績效誠實是流程的關鍵部分，也是管理者最重要的績效評估技巧之一。

為此，請記住您的目標：指導您的員工做到最好。

為此做好準備，早在審查之前就開始了。 第一步是隨著時間的推移建立牢固的關係，並向您的員工表明您關心他們的成長。 您可以通過與員工定期會面，為他們提供培訓和指導等成長和發展機會，並每天表現出同理心來實現這一目標。

然後，在績效評估期間，確保您的反饋是誠實、直接和善意的。 實現這一目標的一些方法包括：

• 使用“我”陳述。 這可以幫助您避免聽起來像是在指責或責備員工。
  • 例如：“當你在會議上談論同事時，你會讓他們感到難過。” → “在我們最近的 2 次會議中，我注意到你對你的一些同事說話，這阻止了他們充分分享他們的想法。”

• 分享例子。 這將反饋置於情境中，並幫助員工了解他們的優秀之處和需要改進的地方。
  • 例如：“你從不准時。” → “在上個季度，我發現你有 20% 的排定班次至少遲到了 15 分鐘。”

• 避免主觀性。 公平客觀地使用您的語言，而不是使用諸如“總是”或“從不”之類的絕對詞或諸如“好”或“壞”之類的變幻莫測的詞。
  • 例如：“你總是犯錯誤。” → “我注意到你最近的 3 份報告包含一些錯誤，這讓團隊的其他人很難理解你的觀點。”

• 分享改進建議。 通過可行的建議和資源幫助員工取得成功，幫助他們取得成功。
  • 例如：“你需要在演講方面做得更好。” → “我發現您上次的演示文稿不夠清晰和有條理。 我會通過電子郵件向您發送一些我建議您查看的公開演講資源。 讓我們也為下周安排一對一的培訓課程。”

我們還建議避免使用“恭維三明治”，因為它會讓人覺得花哨且無效。 這是您分享正面反饋，然後是負面反饋，然後再次是正面反饋的時候。 相反，考慮將績效評估分成關於成就的部分和關於改進領域的部分。

不要讓偏見滲入

在績效評估中很容易無意中使用有偏見的語​​言。 例如，“粗糙”或“漂亮”等描述符可能對女性有負面含義。 雖然最嚴重的偏見會導致種族主義或年齡歧視，但請注意其他常見的偏見。

經理可能會向他們覺得有親和力的人（與我相似的偏見）或他們最近花很多時間相處的人（新近偏見）提供更有利的評價。

如果經理非常重視某種特質或技能，他們可能會陷入光環或喇叭效應的陷阱——對體現該技能的人給予極好的評價，或對不具備該技能的人給予差評，即使這與該技能無關工作。

使用示例並確保您的反饋是誠實和客觀的，是在績效評估期間避免偏見的好方法。 更進一步，從多個來源收集反饋，以確保您對員工的評估不會因您個人的觀點而有所偏差。 與員工的同事、直接下屬和其他經理交談。

不要忘記徵求有關您自己表現的反饋

花幾分鐘時間徵求員工的反饋意見：有沒有什麼方法可以更好地支持或認可他們？ 什麼會幫助他們更成功？

務必傾聽並認真對待他們的反饋。 如果您進行了任何更改，請設置提醒以在幾週或幾個月後檢查以了解事情的進展情況。

以鼓勵和清晰的前進道路結束

無論評論傾向於正面還是負面，都以正面的方式結束。 重申評估的總體要點以及您對未來的期望。 明確你的期望 並詢問員工他們需要您提供什麼。

他們在離開時應該感到受到鼓勵、支持，並且覺得自己有努力的方向——即使評論本身並不完全是正面的。

讓他們知道你什麼時候會再次入住，並感謝他們與你會面並討論他們的表現。 您還可以通過電子郵件或直接消息跟進他們，讓他們知道您感謝他們的時間和努力。

在評論之間分享反饋

績效評估最重要的規則之一是它們永遠不應該令人驚訝。 全年提供反饋，避免讓您的員工措手不及。 您的員工會欣賞透明度，定期反饋將幫助他們根據需要糾正路線。

這也將幫助您編寫正式的績效評估。 在整個審查期間做筆記，並記錄您提供的反饋。 這使您不必自己記住所有內容，並確保您的員工得到全面和公正的評估。

員工績效評估示例：重點領域和問題

具體情況因組織而異，但在所有績效評估中都有共同的要素。 使用下面概述的示例重點領域和問題作為起點，以確定如何在下次審核時評估員工。

• 角色熟練程度：員工是否了解並實現角色的要求？ 他們的工作是否達到或超過職位的期望？ 請參考職位描述或職業階梯，以評估您的員工的表現如何。

• 領導力：員工是否以身作則並採取主動？ 他們是否與團隊中的其他人分享知識？ 他們是否提供新的想法和解決方案？

• 指標和 KPI：員工是否能夠實現其職位的目標？ 如果他們的角色有特定的關鍵績效指標 (KPI)，他們是否達到或超過這些指標？ 員工在哪些方面超越了自己？

• 團隊合作與協作：員工如何協作？ 他們是否定期尋求並提供反饋並從團隊成員的見解中學習？ 他們是否朝著團隊或公司的共同目標努力？

• 客戶服務：員工的客戶、客戶或利益相關者是否對所提供的服務感到滿意？

• 影響：是否有員工對團隊、部門或公司產生影響的例子？

• 溝通：員工是否清晰有效地與各級溝通，包括積極傾聽和及時回應？

• 公司價值觀：員工是否體現了公司的價值觀和原則？

通過使用模板，您可以在績效審查過程中節省時間和精力。 我們在下面為您提供了一個。

員工績效考核樣本模板

如何準備進行績效評估

準備績效評估不一定很困難，但勤奮很重要。 你需要：

設定目標

明確審查的目標和您希望完成的工作。 這可能是解決績效問題、討論職業發展或表彰出色的工作。

保存和審查文檔

就像您想記錄持續的反饋一樣，請記住記錄正式的評論。 適當的記錄保存可以讓您回顧過去的評論並跟踪任何性能問題的文檔。

在審查之前，查看過去和當前的績效信息並準備具體示例以配合您的反饋。 考慮徵求員工的同事、直接下屬和其他主管的意見。

了解評分系統

員工都應該按照相同的等級進行評級。 許多公司使用 5 分制來衡量員工績效。 確切的規模因組織而異，但規模的一般細分可能如下所示：

• 5 – 經常超出預期
• 4 – 有時超出預期
• 3 – 符合預期
• 2 – 有時達到預期
• 1 – 不符合預期

你和其他經理應該舉行校準會議，以確保員工評級的一致性。 在這次會議上，每位經理都可以解釋他們團隊得分的理由，並確保決策是客觀和公正的。

提供經理培訓

為確保所有員工的流程公平，管理人員應接受績效評估培訓。 在每次審核之前提供複習是個好主意，這樣信息在每個人的腦海中都是新鮮的。 這也是提出任何法律考慮的好時機，例如避免偏見和歧視以及遵守隱私規則。

進入開放和集中的審查會議

當您準備進行績效評估時，請準備好接收有關您績效的反饋。 雖然可能很難聽到建設性的反饋，但要保持積極的態度並保持開放的對話。

績效評估並不總是直截了當的，所以也要為曲線球做好準備。 如果員工反應不佳、提出好鬥的問題甚至哭泣，請不要感到驚訝。 盡可能保持冷靜和中立，並儘力將談話引回到他們的表​​現上。 關注客觀事實，而不是主觀陳述、意見和感受。

最後，清空你的日曆。 審查是一種雙向的、建立信任的對話，因此必須不分心，不要匆忙完成審查以做出另一項承諾。

績效管理軟件如何提供幫助

雖然模板可以提供幫助，但使用績效管理軟件會更有效   進行員工績效評估。 一個很好的選擇是 Connecteam，它提供了一套適用於整個員工生命週期的工具，包括績效管理。

該軟件可讓您記錄反饋和評論、提供員工認可並輕鬆計劃評論。 它還可以幫助您：

認可強大的性能

您知道定期反饋和認可的重要性，強大的績效管理軟件可讓您向員工提供認可和認可。 例如，使用 Connecteam，您可以慶祝週年紀念日或其他里程碑，為出色的表現大聲疾呼，甚至向員工發送數字代幣，他們可以兌換禮品卡等獎勵。

文件性能

通過使用軟件記錄績效和反饋，您會發現準備績效評估變得輕而易舉。 例如，Connecteam 讓您可以跟踪員工的成功和成就，並分享從 KPI 成就到客戶成功案例的任何更新。 您還可以使用員工時間表，讓過去的績效評估、薪酬變動和成就觸手可及。

輕鬆分享重要信息

需要宣傳即將發布的評論嗎？ 正確的績效管理軟件將包括通信工具，讓您可以在幾秒鐘內將詳細信息發送給整個公司，最大限度地減少混亂並讓每個人都了解情況。 您可以通過共享流程文檔、員工績效評估技巧和截止日期提醒來簡化績效評估。

例如，Connecteam 的通信工具包括應用內聊天和更新提要。 您可以同時向特定員工、人群、團隊或整個組織共享信息和公告（以書面、視頻甚至有趣的 GIF 形式）。

立即免費開始使用 Connecteam！

收集員工敬業度信息

作為經理，您需要了解員工的想法，無論是對績效評估過程還是對他們的總體滿意度。 在審查過程中只有這麼多時間來討論這個問題——但您可以使用性能軟件來捕獲所有信息。

使用像 Connecteam 這樣的軟件解決方案，您可以在幾秒鐘內創建調查和民意調查，然後將它們發送給您的員工，讓他們實時完成。 一些平台還具有表單和意見箱功能，可以徵求員工的更多反饋。

您可以使用這些數據來改進您的績效評估方法，並在整個公司範圍內做出有意義的改進。

結論

您現在已具備開展高效、有效的員工績效評估所需的一切。 通過使用本文中的最佳實踐和績效評估模板，您將準備好接受評估，並且您的員工將再也不會對他們的績效一無所知。

在審核過程中，注意提高效率的機會，並記住績效管理軟件可能是一個非常有用的工具。 如果您想將績效管理軟件集成到您的審核流程中，請考慮使用 Connecteam 作為一體化績效管理解決方案。

常見問題

績效考核的5分制是多少？

許多公司使用 5 分制來衡量員工績效。 儘管公司之間可能有所不同，但規模的一般細分如下：

• 5 – 經常超出預期
• 4 – 有時超出預期
• 3 – 符合預期
• 2 – 有時達到預期
• 1 – 不符合預期

績效評估的黃金法則是什麼？

管理人員應通過在整個審查期間跟踪員工績效來提前做好準備。 他們應該留出充足的時間進行績效對話，並可以回答員工的問題。

想要直接將更多精彩文章發送到您的郵箱嗎？ 在這裡訂閱