La guida completa alle revisioni delle prestazioni dei dipendenti (+ modello gratuito)

In qualità di leader o professionista delle risorse umane, sei responsabile di garantire un solido processo di revisione delle prestazioni che aiuti i dipendenti a ricevere feedback, stabilire e raggiungere obiettivi e sviluppare la loro carriera. Senza revisioni delle prestazioni, i dipendenti non hanno chiarezza sulle proprie prestazioni e perdono opportunità di miglioramento.

Effettuare regolari revisioni delle prestazioni può aiutare te e i tuoi dipendenti a rimanere allineati, ma da dove inizi? Questa guida copre tutto ciò di cui hai bisogno per costruire, gestire e documentare il tuo processo di revisione delle prestazioni. Includiamo anche un pratico modello gratuito e spieghiamo come semplificare il processo con il software di gestione delle prestazioni. Immergiamoci.

Che cos'è una revisione delle prestazioni dei dipendenti?

Una revisione delle prestazioni dei dipendenti è il processo in cui i leader valutano le prestazioni di un dipendente e forniscono feedback e indicazioni formali.

Una tipica revisione delle prestazioni comprende l'autovalutazione del dipendente, il feedback del manager sui successi e le aree di miglioramento, una valutazione complessiva delle prestazioni e la definizione degli obiettivi.

Mentre i manager dovrebbero fornire un feedback coerente ai dipendenti non appena si presentano, una revisione delle prestazioni offre tempo e spazio dedicati per scambiare feedback e lavorare insieme per fissare obiettivi e aree di crescita.

Dedicando un tempo specifico per discutere di prestazioni, risultati e obiettivi, assicuri che i tuoi dipendenti si sentano dedicati alla loro crescita e al loro successo.

Tipi di recensioni sulle prestazioni

Sebbene esistano alcuni tipi di revisioni delle prestazioni, è importante decidere una struttura e un livello di frequenza e seguirli per tutti i dipendenti.

Mensile

Se desideri un punto di contatto frequente con i tuoi dipendenti, una revisione mensile ti consente di fornire un feedback formale più spesso, dando ai tuoi dipendenti la possibilità di migliorare continuamente. Un modo per strutturarli è con una struttura 30-60-90, in cui si concordano gli obiettivi da raggiungere entro 30, 60 e 90 giorni.

Tuttavia, le valutazioni mensili delle prestazioni possono richiedere molto tempo. Con frequenti valutazioni e sessioni di feedback, può sembrare di lavorare sempre su valutazioni delle prestazioni, il che può essere stressante. Tali revisioni frequenti possono anche portare i dipendenti a concentrarsi maggiormente sugli obiettivi a breve termine che sulla crescita a lungo termine.

Trimestrale

Una valutazione trimestrale ha il vantaggio di richiedere meno tempo, poiché si svolge solo 4 volte l'anno, pur fornendo feedback frequenti. La raccolta di feedback nel corso di un trimestre consente una revisione più completa e una focalizzazione su obiettivi strategici a lungo termine.

D'altra parte, con un ciclo trimestrale, il tuo feedback ai dipendenti potrebbe essere ritardato. Questo può ostacolare i miglioramenti. I lavoratori devono anche attendere più a lungo per il riconoscimento formale positivo.

Annuale o semestrale

Per una valutazione più completa, molte aziende scelgono una revisione della performance annuale o semestrale (ovvero due volte l'anno). Ciò consente una valutazione a lungo termine del lavoro di un dipendente e una pianificazione più approfondita della definizione degli obiettivi e della crescita della carriera. Riduce anche gli oneri amministrativi, poiché le revisioni vengono effettuate solo una o due volte l'anno.

Tuttavia, con feedback formali meno frequenti, le correzioni del percorso oi miglioramenti delle prestazioni potrebbero richiedere più tempo.

Chi esegue una revisione delle prestazioni dei dipendenti?

In genere, i manager eseguono revisioni delle prestazioni con il supporto delle risorse umane o di altri dirigenti.

Come manager, conosci meglio il lavoro dei tuoi dipendenti. Inoltre, il rapporto di un dipendente con te è probabilmente più forte che con le risorse umane o il tuo capo. Nella maggior parte delle aziende, una volta che c'è un processo di revisione delle prestazioni documentato, è supervisionato dal dipartimento delle risorse umane.

Perché le revisioni delle prestazioni sono importanti?

Le persone spesso trovano le recensioni delle prestazioni intimidatorie. Un incontro ufficiale per discutere le prestazioni con il capo può essere fonte di ansia. Tuttavia, le revisioni delle prestazioni svolgono una funzione importante e dovrebbero essere trattate come un'esperienza positiva.

Le revisioni delle prestazioni ti offrono l'opportunità di condividere feedback , sia costruttivi che positivi, con i tuoi subalterni diretti.

È anche un'opportunità per allinearsi su obiettivi e aspettative , in modo che i tuoi dipendenti escano dalla riunione con chiarezza e informazioni dettagliate sulla loro progressione di carriera.

Inoltre, le recensioni sono un'eccellente opportunità per riconoscere le prestazioni elevate e riconoscere i risultati raggiunti. Una revisione delle prestazioni può fungere da catalizzatore per promuovere dipendenti ad alte prestazioni ed è un'opportunità per pensare alla pianificazione della successione.

Naturalmente, una revisione delle prestazioni è anche un momento per entrare in contatto con i dipendenti che non soddisfano le aspettative . Una discussione aperta e onesta sulle aspettative e su dove il dipendente non è all'altezza può aiutarti a stabilire strategie di miglioramento o comprendere ulteriori esigenze di formazione.

Come condurre un'efficace revisione delle prestazioni dei dipendenti

Per rendere efficaci e motivanti le revisioni delle tue prestazioni, ci sono alcuni suggerimenti da tenere a mente.

Incontra i dipendenti in privato e, idealmente, di persona

Le revisioni delle prestazioni dei dipendenti sono snervanti e possono essere emotive, quindi un tocco personale è importante . Tieni la recensione in un luogo privato, come il tuo ufficio, per garantirne la riservatezza. È meglio condurre anche la revisione di persona, ma se ciò non è fattibile, prova una riunione video.

Parlare faccia a faccia, sia tramite video che di persona, limita incomprensioni, problemi di comunicazione e distrazioni.

Sii specifico e dettagliato

Uno dei suggerimenti più importanti per la revisione delle prestazioni è quello di essere specifici. Proprio come il feedback non dovrebbe mai essere una sorpresa, non dovrebbe mai essere ambiguo. Dai ai dipendenti la chiarezza necessaria sulle loro prestazioni discutendo con loro esempi specifici.

Questo vale sia per il feedback positivo che per quello costruttivo. Fornire esempi specifici di risultati è altrettanto importante quanto condividere chiare aree di miglioramento. Un feedback specifico chiarisce che la tua valutazione si basa sui fatti.

Ecco alcuni utili esempi di verbosità prima e dopo la revisione delle prestazioni dei dipendenti :

• "Stai lavorando troppo lentamente e non soddisfa le aspettative." → “La nostra aspettativa è che tu impacchetta 70 widget all'ora e la tua media era di 50 all'ora. Per soddisfare le aspettative nel ruolo, dovrai essere a una media di 70 all'ora.

• "Sei bravissimo ad aiutare la squadra." → “Hai dedicato il 25% del tuo tempo quest'anno ad aiutarci a formare nuovi dipendenti. Hai preso l'iniziativa di farlo da solo e i nuovi assunti si sono aggiornati una settimana più velocemente rispetto al passato. Ottimo lavoro!"

Sii onesto, diretto e gentile

Non è sempre facile fornire un feedback costruttivo, ma una revisione delle prestazioni ha lo scopo di aiutare i dipendenti a crescere. Pertanto, essere onesti riguardo alle prestazioni è una parte fondamentale del processo e uno dei più grandi consigli di revisione delle prestazioni per i manager.

Per fare questo, ricorda il tuo obiettivo: insegnare ai tuoi dipendenti a dare il meglio di sé.

La preparazione del terreno per questo inizia molto prima della revisione. Il primo passo è costruire una relazione solida nel tempo e mostrare ai tuoi dipendenti che ci tieni alla loro crescita. Puoi raggiungere questo obiettivo tenendo incontri regolari con i lavoratori, offrendo loro opportunità di crescita e sviluppo come formazione e tutoraggio e dimostrando empatia giorno per giorno.

Quindi, durante le revisioni delle prestazioni, assicurati che il tuo feedback sia onesto, diretto e gentile. Alcuni modi per raggiungere questo obiettivo includono:

• Usando affermazioni in "io" . Questo può aiutarti a evitare di dare l'impressione di puntare il dito o di dare la colpa al dipendente.
  • Ad esempio: "Fai star male i tuoi colleghi quando parli di loro durante le riunioni". → "Nei nostri ultimi 2 incontri, ho notato che hai parlato sopra alcuni dei tuoi colleghi, il che ha impedito loro di condividere pienamente i loro pensieri."

• Condivisione di esempi . Questo contestualizza il feedback e aiuta i dipendenti a vedere dove stanno eccellendo e dove devono migliorare.
  • Ad esempio: "Non sei mai puntuale". → "Nell'ultimo trimestre, vedo che sei in ritardo di almeno 15 minuti per il 20% dei tuoi turni programmati."

• Evitare la soggettività . Sii giusto e obiettivo con il tuo linguaggio invece di usare assoluti come "sempre" o "mai" o capricci come "buono" o "cattivo".
  • Ad esempio: "Commetti sempre errori". → "Ho notato che i tuoi ultimi 3 rapporti contenevano alcuni errori, il che ha reso difficile per il resto del team comprendere i tuoi punti."

• Condivisione di suggerimenti per il miglioramento . Prepara i dipendenti al successo con suggerimenti attuabili e ‌risorse per aiutarli a migliorare.
  • Ad esempio: "Devi migliorare nelle presentazioni". → “Ho scoperto che la tua ultima presentazione non era così chiara e strutturata come avrebbe potuto essere. Ti invierò via email alcune risorse sul parlare in pubblico che ti consiglio di rivedere. Fissiamo anche una sessione di allenamento individuale per la prossima settimana.

Raccomandiamo inoltre di evitare il "sandwich di complimenti", in quanto può sembrare ingannevole e inefficace. Questo è quando condividi un feedback positivo, poi un feedback negativo e poi di nuovo un feedback positivo. Invece, considera di suddividere la revisione delle prestazioni in una sezione sui risultati e una sezione sulle aree di miglioramento.

Non lasciare che i pregiudizi si insinuino

Può essere facile usare involontariamente un linguaggio distorto nelle revisioni delle prestazioni. Ad esempio, descrittori come "abrasivo" o "bello" possono avere connotazioni negative per le donne. Sebbene i pregiudizi peggiori possano sfociare in razzismo o discriminazione in base all'età, sii consapevole di altri pregiudizi comuni.

I manager possono offrire una recensione più favorevole a qualcuno con cui sentono un'affinità (pregiudizio simile a me) o qualcuno con cui hanno trascorso molto tempo di recente (pregiudizio di recency).

Se un manager apprezza fortemente un certo tratto o abilità, potrebbe cadere in trappola nell'effetto alone o corna, dando un'eccellente recensione a qualcuno che incarna quell'abilità o una recensione scadente a qualcuno che non lo fa, anche se non è correlato al lavoro.

Usare esempi e garantire che il tuo feedback sia onesto e obiettivo sono ottimi modi per evitare pregiudizi durante le revisioni delle prestazioni. Fai un ulteriore passo avanti raccogliendo feedback da più fonti per assicurarti che la tua valutazione di un dipendente non sia distorta dalla tua prospettiva personale. Parla con i colleghi, i rapporti diretti e altri manager del dipendente.

Non dimenticare di chiedere un feedback sulla tua performance

Prenditi qualche minuto per sollecitare il feedback dei tuoi dipendenti : ci sono modi in cui potresti supportarli o riconoscerli meglio? Cosa li aiuterebbe ad avere più successo?

Assicurati di ascoltare e prendere sul serio il loro feedback. Se apporti modifiche, imposta un promemoria per il check-in dopo alcune settimane o mesi per sapere come stanno andando le cose.

Termina con un senso di incoraggiamento e un chiaro percorso in avanti

Indipendentemente dal fatto che la recensione abbia avuto un andamento positivo o negativo, concludi con una nota positiva . Ribadisci i punti generali della valutazione e cosa ti aspetti per il futuro. Sii chiaro su ciò che ti aspetti e chiedi al dipendente di cosa ha bisogno da te.

Dovrebbero andarsene sentendosi incoraggiati, supportati e come se avessero qualcosa su cui lavorare, anche se la recensione in sé non è stata del tutto positiva.

Fai sapere loro quando farai di nuovo il check-in e ringraziali per averti incontrato e aver discusso della loro performance. Puoi anche contattarli tramite e-mail o messaggio diretto per far loro sapere che apprezzi il loro tempo e i loro sforzi.

Condividi il feedback tra le recensioni

Una delle regole più importanti delle revisioni delle prestazioni è che non dovrebbero mai sorprendere . Evita di cogliere alla sprovvista i tuoi dipendenti fornendo feedback durante tutto l'anno. I tuoi dipendenti apprezzeranno la trasparenza e un feedback regolare li aiuterà a correggere il corso secondo necessità.

Questo ti aiuterà anche a scrivere la valutazione formale delle prestazioni. Prendi appunti durante il periodo di revisione e documenta il feedback man mano che lo fornisci. Ciò ti evita di dover ricordare tutto da solo e assicura che i tuoi dipendenti ricevano una valutazione completa ed equa.

Esempi di revisione delle prestazioni dei dipendenti: aree di interesse e domande

Le specifiche differiscono tra le organizzazioni, ma ci sono elementi comuni in tutte le revisioni delle prestazioni. Utilizzare le aree di interesse e le domande di esempio descritte di seguito come punto di partenza per determinare come valutare i dipendenti alla loro prossima revisione.

• Competenza nel ruolo: il dipendente è consapevole e soddisfa i requisiti del ruolo? Il loro lavoro soddisfa o supera le aspettative della posizione? Fai riferimento alla descrizione del lavoro o alla scala della carriera per valutare come si comporta il tuo dipendente rispetto ad essa.

• Leadership: il dipendente dà l'esempio e prende l'iniziativa? Condividono le conoscenze con gli altri membri del team? Offrono nuove idee e soluzioni?

• Metriche e KPI: il dipendente è in grado di raggiungere gli obiettivi della sua posizione? Se esistono specifici indicatori chiave di prestazione (KPI) per il loro ruolo, li soddisfano o li superano? In che modo il dipendente va oltre?

• Lavoro di squadra e collaborazione: come collabora il dipendente? Cercano e offrono regolarmente feedback e apprendono dalle intuizioni dei membri del team? Lavorano per l'obiettivo comune del team o dell'azienda?

• Servizio clienti: i clienti, i clienti o le parti interessate del dipendente sono soddisfatti del servizio fornito?

• Impatto: ci sono esempi dell'impatto che il dipendente ha avuto sul team, sul dipartimento o sull'azienda?

• Comunicazione: il dipendente comunica in modo chiaro ed efficace a tutti i livelli, compreso l'ascolto attivo e le risposte rapide?

• Valori aziendali: il dipendente incarna i valori ei principi dell'azienda?

È possibile risparmiare tempo e fatica nel processo di revisione delle prestazioni utilizzando un modello . Di seguito ne abbiamo fornito uno per te.

Modello di esempio per la revisione delle prestazioni dei dipendenti

Come prepararsi a condurre una revisione delle prestazioni

Prepararsi per le revisioni delle prestazioni non deve essere difficile, ma è importante essere diligenti. Devi:

Fissare degli obiettivi

Sii chiaro sugli obiettivi della revisione e su ciò che speri di ottenere . Potrebbe trattarsi di affrontare i problemi di prestazione, discutere lo sviluppo della carriera o riconoscere un lavoro ben fatto.

Conservare e rivedere la documentazione

Proprio come vuoi documentare il feedback in corso, ricorda di documentare le revisioni formali. Un'appropriata tenuta dei registri consente di fare riferimento alle revisioni passate e di tenere traccia della documentazione di eventuali problemi di prestazioni.

Prima della revisione, dai un'occhiata alle informazioni sulle prestazioni passate e attuali e prepara esempi specifici per accompagnare il tuo feedback. Prendi in considerazione la possibilità di sollecitare il contributo dei colleghi, dei subalterni diretti e di altri supervisori dei tuoi dipendenti.

Comprendi il sistema di valutazione

Tutti i dipendenti dovrebbero essere valutati sulla stessa scala . Molte aziende utilizzano una scala a 5 punti per misurare le prestazioni dei dipendenti. La scala esatta varia tra le organizzazioni, ma una ripartizione generale della scala potrebbe essere simile a questa:

• 5 – Spesso supera le aspettative
• 4 – A volte supera le aspettative
• 3 – Soddisfa le aspettative
• 2 – A volte soddisfa le aspettative
• 1 – Non soddisfa le aspettative

Tu e altri manager dovreste tenere sessioni di calibrazione per garantire la coerenza tra le valutazioni dei dipendenti. Durante questo incontro, ogni manager può spiegare la motivazione dei punteggi della propria squadra e assicurarsi che le decisioni siano obiettive ed eque.

Fornire formazione manageriale

Per garantire un processo equo per tutti i dipendenti, i manager dovrebbero ricevere una formazione sulla valutazione delle prestazioni. È una buona idea offrire un aggiornamento prima di ogni revisione in modo che le informazioni siano fresche nella mente di tutti. Questo è anche un buon momento per richiamare eventuali considerazioni legali, come evitare pregiudizi e discriminazioni e aderire alle regole sulla privacy.

Entra per rivedere le sessioni aperte e focalizzate

Mentre ti prepari a condurre una revisione della performance, sii pronto a ricevere feedback sulla tua performance. Sebbene possa essere difficile ricevere feedback costruttivi, mantieni un atteggiamento positivo e mantieni un dialogo aperto.

Le revisioni delle prestazioni non sono sempre semplici, quindi preparati anche per le palle curve . Non sorprenderti se un dipendente reagisce male, fa domande combattive o addirittura piange. Rimani il più calmo e neutrale possibile e fai del tuo meglio per riportare la conversazione sulla loro esibizione. Concentrati su fatti oggettivi piuttosto che su affermazioni, opinioni e sentimenti soggettivi.

Infine, cancella il tuo calendario. Una recensione è una conversazione bidirezionale che crea fiducia, quindi è imperativo non essere distratti e non affrettare la revisione per tendere a un altro impegno.

In che modo il software di gestione delle prestazioni può essere d'aiuto

Mentre un modello può aiutare, è ancora più efficace utilizzare il software di gestione delle prestazioni   per condurre revisioni delle prestazioni dei dipendenti. Un'opzione eccellente è Connecteam, che offre una suite di strumenti per l'intero ciclo di vita dei dipendenti, inclusa la gestione delle prestazioni.

Questo software ti consente di documentare feedback e recensioni, fornire riconoscimenti ai dipendenti e pianificare le revisioni con facilità. Ti aiuta anche:

Riconoscere le prestazioni forti

Conosci l'importanza di feedback e riconoscimenti regolari e un potente software di gestione delle prestazioni ti consente di offrire riconoscimento e riconoscimento ai tuoi dipendenti. Con Connecteam, ad esempio, puoi celebrare anniversari o altri traguardi , ringraziare per prestazioni eccellenti e persino inviare token digitali ai dipendenti che possono riscattare per premi come buoni regalo.

Prestazioni del documento

Utilizzando il software per documentare le prestazioni e il feedback man mano che si verificano, ti ritroverai a preparare le revisioni delle prestazioni in un attimo. Ad esempio, Connecteam ti consente di tenere traccia dei successi e dei risultati dei dipendenti e di condividere aggiornamenti su qualsiasi cosa, dai risultati KPI alle storie di successo dei clienti. Puoi anche utilizzare le tempistiche dei dipendenti per tenere a portata di mano le revisioni delle prestazioni passate, le modifiche alle retribuzioni e i risultati raggiunti.

Condividi facilmente informazioni importanti

Hai bisogno di spargere la voce sulle prossime recensioni? Il giusto software di gestione delle prestazioni includerà strumenti di comunicazione che ti consentiranno di inviare i dettagli all'intera azienda in pochi secondi, riducendo al minimo la confusione e mantenendo tutti aggiornati. Puoi semplificare le revisioni delle prestazioni condividendo la documentazione del processo, i suggerimenti per la revisione delle prestazioni per i dipendenti e i promemoria delle scadenze.

Ad esempio, gli strumenti di comunicazione di Connecteam includono una chat in-app e un feed di aggiornamenti . Puoi condividere informazioni e annunci, in forma scritta, video o anche GIF divertenti, a dipendenti specifici, gruppi di persone, team o all'intera organizzazione contemporaneamente.

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Raccogli informazioni sul coinvolgimento dei dipendenti

In qualità di manager, vorrai comprendere i pensieri dei tuoi dipendenti, sia sul processo di revisione delle prestazioni che sulla loro soddisfazione generale. C'è solo così tanto tempo per discuterne durante la revisione stessa, ma puoi utilizzare il software delle prestazioni per acquisire tutte le informazioni.

Con una soluzione software come Connecteam, puoi creare sondaggi e sondaggi in pochi secondi, quindi inviarli affinché i tuoi dipendenti li completino in tempo reale. Alcune piattaforme hanno anche moduli e funzionalità di casella dei suggerimenti per sollecitare ancora più feedback dai tuoi lavoratori.

Puoi utilizzare questi dati per perfezionare il tuo approccio alle revisioni delle prestazioni e apportare miglioramenti significativi in ​​tutta l'azienda.

Conclusione

Ora sei armato di tutto ciò di cui hai bisogno per condurre revisioni delle prestazioni dei dipendenti efficienti ed efficaci. Utilizzando le best practice e il modello di revisione delle prestazioni in questo articolo, sarai pronto per le revisioni e i tuoi dipendenti non saranno mai più all'oscuro delle loro prestazioni.

Durante il processo di revisione, prestare attenzione alle opportunità per aumentare l'efficienza e ricordare che il software di gestione delle prestazioni può essere uno strumento molto utile. Se desideri integrare il software di gestione delle prestazioni nel tuo processo di revisione, prendi in considerazione l'utilizzo di Connecteam come soluzione di gestione delle prestazioni all-in-one.

Domande frequenti

Qual è la scala a 5 punti per la valutazione delle prestazioni?

Molte aziende utilizzano una scala a 5 punti per misurare le prestazioni dei dipendenti. Sebbene possa differire tra le società, una ripartizione generale della scala è la seguente:

• 5 – Spesso supera le aspettative
• 4 – A volte supera le aspettative
• 3 – Soddisfa le aspettative
• 2 – A volte soddisfa le aspettative
• 1 – Non soddisfa le aspettative

Quali sono le regole d'oro per una revisione delle prestazioni?

I manager dovrebbero prepararsi in anticipo tenendo traccia delle prestazioni dei dipendenti durante tutto il periodo di revisione. Dovrebbero dedicare molto tempo a una conversazione sulla performance ed essere disponibili a rispondere alle domande del dipendente.

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