คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการทบทวนการปฏิบัติงานของพนักงาน (+ เทมเพลตฟรี)

ในฐานะผู้นำหรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้พนักงานได้รับคำติชม ตั้งเป้าหมายและบรรลุเป้าหมาย และพัฒนาอาชีพของพวกเขา หากไม่มีการตรวจสอบประสิทธิภาพ พนักงานจะขาดความชัดเจนเกี่ยวกับประสิทธิภาพและพลาดโอกาสในการปรับปรุง

การตรวจสอบประสิทธิภาพเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณและพนักงานของคุณอยู่ในแนวเดียวกัน แต่คุณจะเริ่มต้นที่ไหน คู่มือนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่จำเป็นในการสร้าง จัดการ และบันทึกกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพของคุณ นอกจากนี้ เรายังมีเทมเพลตฟรีที่มีประโยชน์และอธิบายวิธีลดความซับซ้อนของกระบวนการด้วยซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพ มาดำน้ำกันเถอะ

การตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานคืออะไร?

การตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานเป็นกระบวนการที่ ผู้นำประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน และให้ข้อเสนอแนะและคำแนะนำอย่างเป็นทางการ

การทบทวนประสิทธิภาพโดยทั่วไปประกอบด้วยการทบทวนตนเองของพนักงาน คำติชมของผู้จัดการเกี่ยวกับความสำเร็จและด้านที่ต้องปรับปรุง การให้คะแนนประสิทธิภาพโดยรวม และการตั้งเป้าหมาย

ในขณะที่ผู้จัดการควรให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอแก่พนักงานเมื่อเกิดขึ้น การทบทวนประสิทธิภาพให้ เวลาและพื้นที่เฉพาะ ในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดเป้าหมายและขอบเขตการเติบโต

การจัดสรรเวลาเฉพาะเจาะจงเพื่อหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพ ความสำเร็จ และเป้าหมาย คุณมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณรู้สึกว่าคุณทุ่มเทให้กับการเติบโตและความสำเร็จของพวกเขา

ประเภทของการทบทวนประสิทธิภาพ

แม้ว่าจะมีการประเมินประสิทธิภาพอยู่สองสามประเภท แต่สิ่งสำคัญคือต้อง ตัดสินใจเลือกโครงสร้างและระดับความถี่ และยึดตามนั้น สำหรับพนักงานทุกคน

รายเดือน

หากคุณต้องการจุดติดต่อกับพนักงานบ่อยๆ การตรวจสอบรายเดือนจะช่วยให้คุณแสดงความคิดเห็นอย่างเป็นทางการได้บ่อยขึ้น ทำให้พนักงานมีโอกาสปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง วิธีหนึ่งในการจัดโครงสร้างเหล่านี้คือการใช้โครงสร้าง 30-60-90 ซึ่งคุณเห็นด้วยกับเป้าหมายที่จะบรรลุภายใน 30, 60 และ 90 วัน

อย่างไรก็ตาม การประเมินผลการปฏิบัติงานรายเดือนอาจใช้เวลานาน ด้วยการประเมินผลและข้อเสนอแนะบ่อยครั้ง คุณจะรู้สึกเหมือนกำลังทำงานเกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงานอยู่ตลอดเวลา ซึ่งอาจทำให้เครียดได้ การทบทวนบ่อยๆ อาจทำให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะสั้นมากกว่าการเติบโตในระยะยาว

รายไตรมาส

การประเมินรายไตรมาสมีประโยชน์ตรงที่ใช้เวลาน้อยลง เนื่องจากดำเนินการเพียง 4 ครั้งต่อปี ในขณะที่ยังคงให้ข้อเสนอแนะบ่อยครั้ง การรวบรวมข้อเสนอแนะในช่วงไตรมาสหนึ่งช่วยให้สามารถทบทวนได้อย่างครอบคลุมมากขึ้นและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในระยะยาว

ในทางกลับกัน ในรอบไตรมาส ความคิดเห็นของคุณต่อพนักงานอาจล่าช้า สิ่งนี้สามารถขัดขวางการปรับปรุง คนงานยังต้องรอนานขึ้นเพื่อให้ได้รับการยอมรับในเชิงบวกอย่างเป็นทางการ

ประจำปีหรือครึ่งปี

สำหรับการประเมินที่ครอบคลุมมากขึ้น บริษัทหลายแห่งเลือกการประเมินประสิทธิภาพประจำปีหรือครึ่งปี (หมายถึงปีละสองครั้ง) สิ่งนี้ช่วยให้สามารถประเมินผลงานของพนักงานในระยะยาวและกำหนดเป้าหมายเชิงลึกและวางแผนการเติบโตในสายอาชีพได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดภาระด้านการบริหารจัดการ เนื่องจากการตรวจสอบจะเกิดขึ้นเพียงปีละครั้งหรือสองครั้งเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ด้วยความคิดเห็นที่เป็นทางการน้อยกว่า การแก้ไขหลักสูตรหรือการปรับปรุงประสิทธิภาพอาจใช้เวลานานกว่านั้น

ใครเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน

โดยปกติแล้ว ผู้จัดการจะดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพโดยได้รับการสนับสนุนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้นำคนอื่นๆ

ในฐานะผู้จัดการ คุณรู้จักงานของพนักงานดีที่สุด นอกจากนี้ ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับคุณยังแน่นแฟ้นกว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือเจ้านายของคุณอีกด้วย ในบริษัทส่วนใหญ่ เมื่อมีกระบวนการตรวจสอบผลงานที่เป็นเอกสารแล้ว แผนกทรัพยากรบุคคลจะควบคุมดูแล

เหตุใดการทบทวนประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

ผู้คนมักพบว่าการวิจารณ์ประสิทธิภาพเป็นเรื่องน่าวิตก การประชุมอย่างเป็นทางการเพื่อหารือเกี่ยวกับการปฏิบัติงานกับเจ้านายอาจทำให้เกิดความวิตกกังวลได้ อย่างไรก็ตาม การทบทวนประสิทธิภาพเป็นหน้าที่ที่สำคัญและควรถือเป็นประสบการณ์ที่ดี

การตรวจสอบประสิทธิภาพเปิด โอกาสให้คุณได้แบ่งปันความคิดเห็น ทั้งในเชิงสร้างสรรค์และเชิงบวกกับผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ

นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่จะ ปรับให้สอดคล้องกับเป้าหมายและความคาดหวัง ดังนั้นพนักงานของคุณจึงออกจากการประชุมด้วยความชัดเจนและเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความก้าวหน้าในอาชีพของพวกเขา

นอกจากนี้ บทวิจารณ์ยังเป็นโอกาสที่ดีในการ ยกย่องผลงานที่มีประสิทธิภาพสูง และรับทราบถึงความสำเร็จ การทบทวนผลงานสามารถเป็นตัวกระตุ้นในการส่งเสริมพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานสูงและเป็นโอกาสในการคิดเกี่ยวกับการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง

แน่นอน การตรวจสอบประสิทธิภาพยังเป็นเวลาที่จะ ติดต่อกับพนักงานที่ไม่ได้ผลตามความคาดหวัง การอภิปรายอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับความคาดหวังและจุดที่พนักงานขาดตกบกพร่องสามารถช่วยคุณกำหนดกลยุทธ์สำหรับการปรับปรุงหรือทำความเข้าใจความต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม

วิธีดำเนินการทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การทบทวนประสิทธิภาพของคุณมีประสิทธิภาพและสร้างแรงจูงใจ มีเคล็ดลับบางประการที่ควรทราบ

พบปะกับพนักงานเป็นการส่วนตัวและเป็นการส่วนตัว

ความเห็นเกี่ยวกับผลงานของพนักงานเป็นเรื่องที่น่ากังวลและอาจสะเทือนอารมณ์ ดังนั้น ความรู้สึกส่วนตัวจึงเป็นเรื่องสำคัญ เขียนรีวิวในสถานที่ส่วนตัว เช่น ที่ทำงานของคุณ เพื่อรักษาความลับ ทางที่ดีควรดำเนินการตรวจสอบด้วยตัวเองเช่นกัน แต่ถ้าไม่สามารถทำได้ ให้ลองใช้การประชุมทางวิดีโอ

การพูดต่อหน้า—ไม่ว่าจะผ่านวิดีโอหรือต่อหน้า—จำกัดความเข้าใจผิด การสื่อสารที่ผิดพลาด และสิ่งรบกวน

มีความเฉพาะเจาะจงและมีรายละเอียด

เคล็ดลับในการตรวจสอบประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งคือการเจาะจง เช่นเดียวกับความคิดเห็นที่ไม่ควรแปลกใจ แต่ก็ไม่ควรคลุมเครือเช่นกัน ให้ความชัดเจนที่จำเป็นแก่พนักงานเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานโดยการพูดคุยถึงตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงกับพวกเขา

สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งข้อเสนอแนะเชิงบวกและเชิงสร้างสรรค์ การให้ตัวอย่างความสำเร็จที่เฉพาะเจาะจงมีความสำคัญพอๆ กับการแบ่งปันด้านการปรับปรุงที่ชัดเจน คำติชมที่เฉพาะเจาะจงทำให้การประเมินของคุณเป็นไปตามความเป็นจริงอย่างชัดเจน

ต่อไปนี้คือ ตัวอย่างการใช้คำฟุ่มเฟื่อยเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานทั้งก่อนและหลัง ที่เป็นประโยชน์:

• “คุณทำงานช้าเกินไปและไม่เป็นไปตามความคาดหวัง” → “ความคาดหวังของเราคือให้คุณบรรจุวิดเจ็ตได้ 70 รายการต่อชั่วโมง และค่าเฉลี่ยของคุณคือ 50 รายการต่อชั่วโมง เพื่อให้บรรลุความคาดหวังในบทบาทนี้ คุณจะต้องได้ 70 ต่อชั่วโมงโดยเฉลี่ย”

• “คุณช่วยทีมได้ดีมาก” → “คุณใช้เวลา 25% ในปีนี้เพื่อช่วยเราฝึกอบรมพนักงานใหม่ คุณริเริ่มที่จะทำสิ่งนี้ด้วยตัวคุณเอง และพนักงานใหม่ได้รับการเร่งความเร็วเร็วกว่าที่เคยเป็นหนึ่งสัปดาห์ การทำงานที่ดี!"

เป็นคนตรงไปตรงมา ตรงไปตรงมา และใจดี

การให้คำติชมที่สร้างสรรค์ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่การทบทวนประสิทธิภาพมีไว้เพื่อช่วยให้พนักงานเติบโต ดังนั้น ความซื่อสัตย์เกี่ยวกับประสิทธิภาพจึงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการและเป็นหนึ่งในเคล็ดลับการทบทวนประสิทธิภาพที่ใหญ่ที่สุดสำหรับผู้จัดการ

ในการทำเช่นนี้ อย่าลืมเป้าหมายของคุณ: ฝึกสอนพนักงานของคุณให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การจัดเวทีสำหรับสิ่งนี้เริ่มต้นได้ดีก่อนการตรวจสอบ ขั้นตอนแรกคือการ สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น เมื่อเวลาผ่านไป และแสดงให้พนักงานของคุณเห็นว่าคุณใส่ใจในการเติบโตของพวกเขา คุณสามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้โดยจัดการประชุมกับพนักงานเป็นประจำ มอบโอกาสการเติบโตและการพัฒนาแก่พวกเขา เช่น การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา และการแสดงความเห็นอกเห็นใจในแต่ละวัน

จากนั้น ในระหว่างการตรวจสอบประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคิดเห็นของคุณนั้นตรงไปตรงมา ตรงไปตรงมา และกรุณา บางวิธีในการบรรลุเป้าหมายนี้ ได้แก่ :

• การใช้คำสั่ง "ฉัน" วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำเสียงเหมือนว่าคุณกำลังชี้นิ้วหรือตำหนิพนักงาน
  • ตัวอย่างเช่น: “คุณทำให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกแย่เมื่อคุณพูดเกินเขาในที่ประชุม” → “ในการประชุม 2 ครั้งล่าสุดของเรา ฉันสังเกตเห็นว่าคุณพูดแทนเพื่อนร่วมงานบางคน ซึ่งทำให้พวกเขาไม่สามารถแบ่งปันความคิดได้อย่างเต็มที่”

• ตัวอย่างการแบ่งปัน สิ่งนี้ทำให้คำติชมตามบริบทและช่วยให้พนักงานเห็นว่าพวกเขาเก่งในจุดไหนและต้องปรับปรุงตรงไหน
  • ตัวอย่างเช่น: “คุณไม่เคยตรงเวลาเลย” → “ในไตรมาสที่แล้ว ฉันเห็นว่าคุณมาสายอย่างน้อย 15 นาทีถึง 20% ของกะที่กำหนดไว้”

• หลีกเลี่ยงความเป็นส่วนตัว ใช้ภาษาของคุณอย่างยุติธรรมและเป็นกลาง แทนที่จะใช้คำสมบูรณ์เช่น "เสมอ" หรือ "ไม่เคย" หรือคำที่ไม่แน่นอน เช่น "ดี" หรือ "ไม่ดี"
  • ตัวอย่างเช่น: "คุณมักจะทำผิดพลาดเสมอ" → “ฉันสังเกตเห็นว่ารายงาน 3 ฉบับล่าสุดของคุณมีข้อผิดพลาด ซึ่งทำให้ทีมที่เหลือเข้าใจประเด็นของคุณได้ยาก”

• แบ่งปันข้อเสนอแนะ เพื่อการปรับปรุง เตรียมพนักงานให้พร้อมรับความสำเร็จด้วยคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงและทรัพยากรเพื่อช่วยปรับปรุง
  • ตัวอย่างเช่น: “คุณต้องเก่งขึ้นในการนำเสนอ” → “ฉันพบว่าการนำเสนอครั้งล่าสุดของคุณไม่ชัดเจนและมีโครงสร้างเท่าที่ควร ฉันจะส่งอีเมลถึงแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับการพูดในที่สาธารณะที่ฉันแนะนำให้คุณอ่าน เรามาจัดการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวสำหรับสัปดาห์หน้ากันเถอะ”

เราขอแนะนำให้ หลีกเลี่ยง "แซนด์วิชคำชม" เนื่องจากอาจรู้สึกว่าเป็นลูกเล่นและไม่ได้ผล นี่คือเวลาที่คุณแบ่งปันความคิดเห็นเชิงบวก ข้อเสนอแนะเชิงลบ และข้อเสนอแนะเชิงบวกอีกครั้ง ให้พิจารณาแบ่งการทบทวนประสิทธิภาพออกเป็นส่วนที่เกี่ยวกับความสำเร็จและส่วนที่เกี่ยวกับส่วนที่ต้องปรับปรุงแทน

อย่าปล่อยให้อคติแทรกซึม

การใช้ภาษาที่มีอคติโดยไม่ตั้งใจในการประเมินประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น คำอธิบายเช่น "หยาบคาย" หรือ "ดี" อาจมีความหมายเชิงลบสำหรับผู้หญิง แม้ว่าอคติที่แย่ที่สุดอาจส่งผลให้เกิดการเหยียดเชื้อชาติหรือการเลือกปฏิบัติทางอายุ แต่จงระวังอคติทั่วไปอื่นๆ

ผู้จัดการอาจให้คำวิจารณ์ที่เป็นประโยชน์มากกว่ากับคนที่พวกเขารู้สึกผูกพันด้วย (มีอคติคล้ายๆ กับฉัน) หรือคนที่เพิ่งใช้เวลาอยู่ด้วยไม่นาน (มีอคติเรื่องความใหม่)

หากผู้จัดการให้ความสำคัญกับคุณลักษณะหรือทักษะบางอย่างมาก พวกเขาอาจตกหลุมพรางของรัศมีหรือเอฟเฟกต์แตรได้—ให้คำวิจารณ์ที่ยอดเยี่ยมแก่บุคคลที่รวบรวมทักษะนั้นหรือให้คำวิจารณ์ที่ไม่ดีแก่ผู้ที่ไม่ทำเช่นนั้น แม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องกับ งาน.

การใช้ตัวอย่างและการตรวจสอบว่าความคิดเห็นของคุณตรงไปตรงมาและมีวัตถุประสงค์เป็นวิธีที่ดีในการหลีกเลี่ยงอคติระหว่างการตรวจสอบประสิทธิภาพ ก้าวไปอีกขั้นด้วย การรวบรวมคำติชมจากแหล่งต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการประเมินพนักงานของคุณจะไม่บิดเบือนจากมุมมองส่วนตัวของคุณเอง พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของพนักงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้จัดการคนอื่นๆ

อย่าลืมขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการแสดงของคุณเอง

ใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อ ขอคำติชมจากพนักงานของคุณ : มีวิธีใดบ้างที่คุณสามารถสนับสนุนหรือจดจำพวกเขาได้ดีขึ้น? อะไรจะช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จมากขึ้น?

อย่าลืมฟังและรับฟังความคิดเห็นของพวกเขาอย่างจริงจัง หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้ตั้งการเตือนให้เช็คอินหลังจากผ่านไป 2-3 สัปดาห์หรือหลายเดือนเพื่อเรียนรู้ว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไร

จบลงด้วยกำลังใจและหนทางข้างหน้าที่ชัดเจน

ไม่ว่าบทวิจารณ์จะมีแนวโน้มไปในทางบวกหรือ ลบ ให้จบด้วยข้อความเชิงบวก ย้ำประเด็นโดยรวมของการประเมินและสิ่งที่คุณคาดหวังในอนาคต ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวัง และถามพนักงานว่าต้องการอะไรจากคุณ

พวกเขาควรปล่อยให้รู้สึกมีกำลังใจ สนับสนุน และเหมือนว่าพวกเขามีบางอย่างที่ต้องทำ แม้ว่าบทวิจารณ์นั้นจะไม่ใช่ในเชิงบวกทั้งหมดก็ตาม

แจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณจะเช็คอินอีกครั้ง และขอบคุณพวกเขาสำหรับการพบปะกับคุณและพูดคุยเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพวกเขา คุณยังสามารถติดตามพวกเขาได้ทางอีเมลหรือข้อความโดยตรงเพื่อบอกให้พวกเขารู้ว่าคุณขอบคุณเวลาและความพยายามของพวกเขา

แบ่งปันความคิดเห็นระหว่างบทวิจารณ์

กฎที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งของการตรวจสอบการปฏิบัติงานคือ ไม่ควรแปลกใจ หลีกเลี่ยงการจับผิดพนักงานของคุณโดยการให้ข้อเสนอแนะตลอดทั้งปี พนักงานของคุณจะประทับใจในความโปร่งใส และคำติชมอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้พวกเขาแก้ไขหลักสูตรได้ตามต้องการ

นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณเขียนการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการ จดบันทึกตลอดระยะเวลาการตรวจสอบและจัดทำเอกสารความคิดเห็นในขณะที่คุณให้ สิ่งนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องจำทุกอย่างด้วยตัวเอง และทำให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณจะได้รับการประเมินอย่างครบถ้วนและยุติธรรม

ตัวอย่างการทบทวนประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน: จุดเน้นและคำถาม

ข้อมูลเฉพาะจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่มีองค์ประกอบทั่วไปในการทบทวนประสิทธิภาพทั้งหมด ใช้ตัวอย่างประเด็นที่มุ่งเน้นและคำถามที่สรุปไว้ด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้นเพื่อกำหนดวิธีการประเมินพนักงานในการตรวจสอบครั้งต่อไป

• ความเชี่ยวชาญในบทบาท: พนักงานตระหนักและปฏิบัติตามข้อกำหนดของบทบาทหรือไม่? งานของพวกเขาตรงตามหรือเกินความคาดหมายของตำแหน่งหรือไม่? อ้างถึงรายละเอียดงานหรือบันไดอาชีพเพื่อประเมินว่าพนักงานของคุณดำเนินการอย่างไร

• ภาวะผู้นำ: พนักงานเป็นผู้นำด้วยตัวอย่างและริเริ่มหรือไม่? พวกเขาแบ่งปันความรู้กับผู้อื่นในทีมหรือไม่? พวกเขาเสนอแนวคิดและวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ หรือไม่?

• เมตริกและตัวชี้วัด: พนักงานสามารถบรรลุเป้าหมายในตำแหน่งได้หรือไม่? หากมีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เฉพาะสำหรับบทบาทของพวกเขา เป็นไปตามหรือเกินกว่าที่กำหนดหรือไม่ พนักงานไปเหนือกว่าในทางใด?

• การทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน: พนักงานทำงานร่วมกันอย่างไร พวกเขาค้นหาและเสนอคำติชมและเรียนรู้จากข้อมูลเชิงลึกของสมาชิกในทีมเป็นประจำหรือไม่? พวกเขาทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันของทีมหรือบริษัทหรือไม่?

• ฝ่ายบริการลูกค้า: ลูกค้าของพนักงาน ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพึงพอใจกับบริการที่มีให้หรือไม่?

• ผลกระทบ: มีตัวอย่างผลกระทบที่พนักงานมีต่อทีม แผนก หรือบริษัทหรือไม่

• การสื่อสาร: พนักงานสื่อสารอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพกับทุกระดับ รวมถึงการฟังอย่างกระตือรือร้นและการตอบสนองที่รวดเร็วหรือไม่?

• ค่านิยมของบริษัท: พนักงานปฏิบัติตามค่านิยมและหลักการของบริษัทหรือไม่?

คุณสามารถประหยัดเวลาและความพยายามในกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพได้โดย ใช้เทมเพลต เราได้จัดเตรียมไว้ให้คุณด้านล่าง

เทมเพลตตัวอย่างการทบทวนประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

วิธีเตรียมการทบทวนประสิทธิภาพ

การเตรียมตัวสำหรับการทบทวนประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องยาก แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีความขยันหมั่นเพียร คุณต้อง:

กำหนดวัตถุประสงค์

ระบุวัตถุประสงค์ของการตรวจทานให้ชัดเจนและ สิ่งที่คุณหวังว่าจะทำให้สำเร็จ สิ่งนี้อาจเป็นการจัดการกับข้อกังวลด้านประสิทธิภาพ หารือเกี่ยวกับการพัฒนาอาชีพ หรือชื่นชมงานที่ทำได้ดี

เก็บและตรวจสอบเอกสาร

เช่นเดียวกับที่คุณต้องการบันทึกความคิดเห็นที่กำลังดำเนินอยู่ อย่าลืมบันทึกความเห็นที่เป็นทางการ การเก็บบันทึกที่เหมาะสมช่วยให้คุณย้อนกลับไปดูรีวิวที่ผ่านมาและติดตามเอกสารเกี่ยวกับข้อกังวลด้านประสิทธิภาพ

ก่อนการตรวจทาน ให้พิจารณาข้อมูลประสิทธิภาพในอดีตและปัจจุบัน และเตรียมตัวอย่างเฉพาะเจาะจงเพื่อให้สอดคล้องกับคำติชมของคุณ พิจารณาขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานของผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา และหัวหน้างานคนอื่นๆ

ทำความเข้าใจกับระบบการให้คะแนน

พนักงานทุกคนควรได้ รับการจัดอันดับในระดับเดียวกัน หลายบริษัทใช้มาตรวัด 5 จุดเพื่อวัดประสิทธิภาพของพนักงาน ขนาดที่แน่นอนแตกต่างกันไปตามแต่ละองค์กร แต่รายละเอียดทั่วไปของขนาดอาจมีลักษณะดังนี้:

• 5 – เกินความคาดหมายบ่อยครั้ง
• 4 – บางครั้งก็เกินความคาดหมาย
• 3 – ตรงตามความคาดหวัง
• 2 – บางครั้งเป็นไปตามความคาดหวัง
• 1 – ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

คุณและผู้จัดการคนอื่นๆ ควร จัดเซสชันการสอบเทียบ เพื่อให้มั่นใจว่าการให้คะแนนของพนักงานมีความสอดคล้องกัน ในระหว่างการประชุมนี้ ผู้จัดการแต่ละคนสามารถอธิบายเหตุผลสำหรับคะแนนของทีมของตน และทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจเป็นไปอย่างเที่ยงธรรมและยุติธรรม

ให้การฝึกอบรมผู้จัดการ

เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการที่ยุติธรรมสำหรับพนักงานทุกคน ผู้จัดการควรได้รับการฝึกอบรมการทบทวนประสิทธิภาพ เป็นความคิดที่ดีที่จะนำเสนอการทบทวนก่อนการรีวิวแต่ละครั้ง เพื่อให้ทุกคนได้ทราบข้อมูลใหม่ๆ นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะเรียกร้องข้อพิจารณาทางกฎหมายใดๆ เช่น การหลีกเลี่ยงอคติและการเลือกปฏิบัติ และการปฏิบัติตามกฎความเป็นส่วนตัว

เข้าร่วมเพื่อทบทวนเซสชันที่เปิดกว้างและมุ่งเน้น

ขณะที่คุณเตรียมดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพ ให้พร้อมรับคำติชมเกี่ยวกับประสิทธิภาพ ของคุณ แม้ว่าการรับฟังความคิดเห็นที่สร้างสรรค์อาจเป็นเรื่องยาก แต่ให้มองโลกในแง่ดีและเปิดบทสนทนา

การตรวจสอบประสิทธิภาพไม่ได้ตรงไปตรงมาเสมอไป ดังนั้น เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเข้าโค้ง ด้วย อย่าแปลกใจหากพนักงานมีปฏิกิริยาไม่ดี ถามคำถามเชิงต่อต้าน หรือแม้แต่ร้องไห้ รักษาความสงบและเป็นกลางที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และพยายามอย่างเต็มที่เพื่อควบคุมการสนทนาให้กลับไปสู่การแสดงของพวกเขา มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงที่เป็นกลางมากกว่าข้อความส่วนตัว ความคิดเห็น และความรู้สึก

สุดท้าย ล้างปฏิทินของคุณ การทบทวนเป็นการสนทนาแบบ 2 ทางเพื่อสร้างความไว้วางใจ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะไม่หันเหความสนใจและไม่เร่งรีบในการทบทวนเพื่อโน้มน้าวให้คำมั่นสัญญาอื่น

ซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพสามารถช่วยได้อย่างไร

แม้ว่าเทมเพลตจะช่วยได้ แต่การ ใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพ จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น   เพื่อดำเนินการทบทวนการปฏิบัติงานของพนักงาน ตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งคือ Connectteam ซึ่งมีชุดเครื่องมือสำหรับวงจรชีวิตพนักงานทั้งหมด รวมถึงการจัดการประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้คุณจัดทำเอกสารความคิดเห็นและคำวิจารณ์ ให้การยกย่องพนักงาน และวางแผนสำหรับการตรวจทานได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณ:

รับรู้ประสิทธิภาพที่แข็งแกร่ง

คุณทราบดีถึงความสำคัญของการตอบรับและการยอมรับอย่างสม่ำเสมอ และซอฟต์แวร์การจัดการผลงานที่แข็งแกร่งจะช่วยให้คุณเสนอการยอมรับและการยอมรับแก่พนักงานของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ ฉลองวันครบรอบหรือเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ด้วย Connecteam กล่าวคำปราศรัยเพื่อประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยม และแม้แต่ส่งโทเค็นดิจิทัลให้พนักงานที่พวกเขาสามารถแลกรับรางวัล เช่น บัตรของขวัญ

ประสิทธิภาพของเอกสาร

ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อบันทึกประสิทธิภาพและคำติชมตามที่เกิดขึ้น คุณจะพบการเตรียมการตรวจสอบประสิทธิภาพได้ในพริบตา ตัวอย่างเช่น Connecteam ให้คุณติดตามความสำเร็จและความสำเร็จของพนักงาน และแบ่งปันการอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งใดก็ได้ตั้งแต่ความสำเร็จของ KPI ไปจนถึงเรื่องราวความสำเร็จของลูกค้า คุณยังสามารถ ใช้ไทม์ไลน์ของพนักงาน เพื่อเก็บการทบทวนผลงานที่ผ่านมา การเปลี่ยนแปลงค่าจ้าง และความสำเร็จไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ

แบ่งปันข้อมูลสำคัญได้อย่างง่ายดาย

ต้องการทราบความคิดเห็นเกี่ยวกับบทวิจารณ์ที่กำลังจะมีขึ้นหรือไม่ ซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพที่เหมาะสมจะรวม เครื่องมือสื่อสาร ที่ช่วยให้คุณส่งรายละเอียดไปยังทั้งบริษัทได้ในไม่กี่วินาที ลดความสับสนและทำให้ทุกคนอยู่ในวง คุณสามารถทำให้การทบทวนประสิทธิภาพเป็นเรื่องง่ายโดยการแชร์เอกสารกระบวนการ เคล็ดลับการทบทวนประสิทธิภาพสำหรับพนักงาน และการแจ้งเตือนวันครบกำหนด

ตัวอย่างเช่น เครื่องมือสื่อสารของ Connectteam ประกอบด้วย การแชทในแอปและฟีดการอัปเดต คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลและประกาศ—เป็นลายลักษณ์อักษร วิดีโอ หรือแม้แต่ GIF ตลก—กับพนักงาน กลุ่มบุคคล ทีม หรือทั้งองค์กรในคราวเดียว

เริ่มต้นใช้งาน Connectteam ฟรีวันนี้!

รวบรวมข้อมูลความผูกพันของพนักงาน

ในฐานะผู้จัดการ คุณจะต้องเข้าใจความคิดของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการตรวจสอบผลงานหรือความพึงพอใจทั่วไปของพนักงาน มีเวลามากพอที่จะพูดถึงเรื่องนี้ในระหว่างการตรวจสอบ แต่คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ประสิทธิภาพเพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดได้

ด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์อย่าง Connectteam คุณสามารถ สร้างแบบสำรวจและแบบสำรวจได้ ภายในไม่กี่วินาที จากนั้นจึงส่งให้พนักงานของคุณทำแบบสำรวจตามเวลาจริง บางแพลตฟอร์มยังมีแบบฟอร์มและคุณลักษณะกล่องคำแนะนำเพื่อขอคำติชมเพิ่มเติมจากพนักงานของคุณ

คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อปรับแต่งแนวทางของคุณในการตรวจสอบประสิทธิภาพและทำการปรับปรุงที่มีความหมายทั่วทั้งบริษัท

บทสรุป

ตอนนี้คุณมีอาวุธครบมือในการดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเทมเพลตการตรวจสอบประสิทธิภาพในบทความนี้ คุณจะพร้อมสำหรับการตรวจสอบ และพนักงานของคุณจะไม่ต้องมืดมนเกี่ยวกับประสิทธิภาพอีกต่อไป

ในขณะที่คุณดำเนินการตามขั้นตอนการตรวจสอบ ให้ใส่ใจกับโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพ และจำไว้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก หากคุณต้องการรวมซอฟต์แวร์การจัดการประสิทธิภาพเข้ากับกระบวนการตรวจสอบของคุณ ให้พิจารณาใช้ Connectteam เป็นโซลูชันการจัดการประสิทธิภาพแบบครบวงจร

คำถามที่พบบ่อย

มาตราส่วน 5 คะแนนสำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานคืออะไร?

หลายบริษัทใช้มาตรวัด 5 จุดเพื่อวัดประสิทธิภาพของพนักงาน แม้ว่าจะมีความแตกต่างกันในแต่ละบริษัท แต่การแบ่งขนาดโดยทั่วไปมีดังนี้:

• 5 – เกินความคาดหมายบ่อยครั้ง
• 4 – บางครั้งก็เกินความคาดหมาย
• 3 – ตรงตามความคาดหวัง
• 2 – บางครั้งเป็นไปตามความคาดหวัง
• 1 – ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง

กฎทองสำหรับการประเมินประสิทธิภาพคืออะไร?

ผู้จัดการควรเตรียมตัวล่วงหน้าโดยติดตามผลการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการทบทวน พวกเขาควรจัดสรรเวลาให้เพียงพอสำหรับการสนทนาเกี่ยวกับการปฏิบัติงานและพร้อมที่จะตอบคำถามของพนักงาน

ต้องการรับบทความดีๆ เพิ่มเติมตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณหรือไม่ สมัครสมาชิกที่นี่