คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการจัดการประวัติพนักงาน + เครื่องมือที่ดีที่สุด

ระหว่างแผ่นเวลา บันทึกเงินเดือน และการตรวจสอบประสิทธิภาพ การจัดการบันทึกของพนักงานอาจเป็นงานที่หนักหนาสาหัสสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ และมันไม่ง่ายเลยที่จะทำให้ถูกต้อง

ที่ดีที่สุด การจัดการบันทึกที่ไม่ดีคือความไม่สะดวก ทำให้ยากต่อการค้นหาเอกสารเมื่อคุณต้องการ ที่เลวร้ายที่สุด มันจะกลายเป็นความรับผิดชอบที่มีผลกระทบทางกฎหมายอย่างร้ายแรง นั่นเป็นเหตุผลที่จำเป็นต้องใช้ระบบการจัดการบันทึกพนักงานที่มีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR เหมาะอย่างยิ่งสำหรับสิ่งนี้ ช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามโดยทำให้กระบวนการเก็บบันทึกและการค้นหาเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสาร HR ได้จากทุกที่ในขณะที่จัดเก็บตามภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้เอกสารพนักงานทันสมัยและถูกต้องได้ง่ายขึ้น

ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีตั้งค่าระบบการจัดการบันทึกพนักงานและเครื่องมือดิจิทัลที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการได้

การจัดการประวัติพนักงานคืออะไร?

การจัดการบันทึกพนักงานหมายถึงการจัดการวงจรชีวิตของบันทึกพนักงานตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เรียกอีกอย่างว่าการจัดการเอกสาร HR ซึ่งรวมถึงการจัดเก็บ การเข้าถึง การจัดการ และการทำลายเอกสารของพนักงาน

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการประวัติพนักงานคือระบบการจัดการเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารโดยทั่วไปจะใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดเก็บ จัดระเบียบ และติดตามเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์

ประเภทของประวัติพนักงาน

บันทึกของพนักงานรวมถึง:

• ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อนามสกุล ที่อยู่ รายละเอียดบัญชีธนาคาร และผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
• ข้อมูลทางการแพทย์ รวมถึงบันทึกการรักษาพยาบาล จดหมายจากแพทย์ ข้อมูลความทุพพลภาพ และคำขอที่พัก
• บันทึกการรับสมัคร เช่น รายละเอียดงาน ใบสมัคร ประวัติย่อ บันทึกการสัมภาษณ์ จดหมายตอบรับ และการตรวจสอบการอ้างอิง
• ประวัติการจ้างงาน เช่น บันทึกการจ้างงาน ข้อมูลการเริ่มงาน และแบบฟอร์ม I-9
• บัญชีเงินเดือนและสวัสดิการ รวมถึงแผ่นบันทึกเวลา บันทึกการเข้างาน เอกสารภาษี แผนสวัสดิการด้านการรักษาพยาบาล และแบบฟอร์มการลงทะเบียนสวัสดิการ
• บันทึกบุคลากร รวมถึงการตักเตือนหรือการลงโทษทางวินัย รางวัล และเอกสารแยก เช่น การสัมภาษณ์ออก
• บันทึกการพัฒนาทางวิชาชีพ รวมถึงการทบทวนการปฏิบัติงาน การเลื่อนตำแหน่ง และเอกสารการโอนย้าย
• บันทึกการลา รวมถึงเวลาหยุดที่ขอและอนุมัติ
• สัญญาและข้อตกลง เช่น สัญญาจ้างงาน ข้อตกลงการรักษาความลับ และคู่มือพนักงานที่ลงนามแล้ว
• เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล เช่น นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• บันทึกความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัย รวมถึงเอกสารการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย รายงานเหตุการณ์ และเอกสารค่าชดเชยของคนงาน
• สื่อการฝึกอบรม ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ และใบรับรอง

เหตุใดการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ระบบการจัดการบันทึกพนักงานมักถูกกำหนดโดยกฎหมาย กฎหมายว่าด้วยการเก็บบันทึกมีผลบังคับใช้กับธุรกิจ สิ่งเหล่านี้กำหนดให้นายจ้างต้องรักษาบันทึกพนักงานที่ถูกต้องในช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งเรียกว่า “ระยะเวลาเก็บรักษา”

ในสหรัฐอเมริกา มีกฎหมายของรัฐบาลกลางหลายฉบับที่กำหนดให้นายจ้างต้องเก็บรักษาบันทึกของพนักงาน เหล่านี้รวมถึง:

• พ.ร.บ.การเลือกปฏิบัติทางอายุ
• พ.ร.บ.จ่ายเท่ากัน
• พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA)
• พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการแพทย์ (FMLA)
• พระราชบัญญัติความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (พระราชบัญญัติ OSH)
• หัวข้อ VII ของพระราชบัญญัติสิทธิพลเมือง

ตัวอย่างเช่น ภายใต้ FLSA นายจ้างต้องเก็บบันทึกใดๆ ที่ใช้ในการคำนวณการจ่ายเงิน รวมถึงใบบันทึกเวลาและกำหนดการ เป็นเวลาสองปี

นอกจากนี้ยังมีกฎหมายและข้อบังคับการเก็บบันทึกในระดับรัฐและท้องถิ่น สิ่งเหล่านี้กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาและข้อกำหนดในการจัดเก็บที่แตกต่างกัน

จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องเข้าใจภาระผูกพันทางกฎหมายของคุณเกี่ยวกับบันทึกของพนักงานเพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษ สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับกรอบกฎหมายที่ซับซ้อน ดังนั้นคุณควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับกฎหมายที่บังคับใช้กับธุรกิจของคุณ

มันเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างปลอดภัย

การจัดการเอกสารของพนักงานเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ซึ่งรวมถึงรายละเอียดบัญชีธนาคาร ข้อมูลภาษี และเอกสารทางการแพทย์ เอกสารที่ละเอียดอ่อนเหล่านี้มักอยู่ภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องจัดเก็บอย่างปลอดภัยและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น

ระบบการจัดการบันทึกที่ดีเหมาะสำหรับการปกป้องเอกสารที่เป็นความลับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงการป้องกันด้วยรหัสผ่าน การเข้ารหัส การควบคุมสิทธิ์ และประวัติการเข้าถึง

คุณลักษณะเช่นนี้ช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารสามารถเข้าถึงได้โดย ‌ผู้ที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น พวกเขายังสร้างแผนที่ดิจิทัลของประวัติของเอกสาร โดยแสดงว่าเอกสารนั้นถูกสร้างขึ้นเมื่อใด ใครเข้าถึงเอกสารนั้น และเมื่อใด

มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การควบคุมการเข้าถึงและการเข้ารหัสช่วยลดความเสี่ยงของการโจมตีทางไซเบอร์หรือการละเมิดข้อมูล การควบคุมเวอร์ชันอาจตรวจพบความพยายามในการเจาะระบบการจัดการเอกสารของคุณ ทำให้คุณตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้ธุรกิจของคุณเป็นไปตามข้อกำหนด

การจัดการบันทึกด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการค้นหาผ่านตู้เก็บเอกสารหรือหน่วยจัดเก็บที่มีเอกสารเป็นร้อยเป็นพันรายการเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณต้องการ จากการสำรวจของ Wakefield Research 54% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาใช้เวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการมากกว่าการตอบกลับอีเมลหรือข้อความ

ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกทำให้กระบวนการจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารเป็นแบบดิจิทัล ด้วยการจัดเก็บและจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลในตำแหน่งศูนย์กลาง คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย วิธีนี้ทำให้มีเวลาเหลือสำหรับการทำงานที่สำคัญกว่า

การเข้าถึงเอกสารอย่างรวดเร็วยังจำเป็นสำหรับการจัดทำเอกสารสำหรับรายงานการตรวจสอบหรือวัตถุประสงค์ด้านกฎระเบียบอื่นๆ นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการตอบสนองต่อข้อร้องเรียนหรือคดีความ ในสถานการณ์เหล่านี้มักมีกำหนดเวลาเข้ามาเกี่ยวข้อง ดังนั้นการเรียกค้นเอกสารอย่างรวดเร็วจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การจัดการบันทึกดิจิทัลยังช่วยให้คุณดำเนินการบางขั้นตอนของกระบวนการจัดการบันทึกโดยอัตโนมัติ เช่น การจัดหมวดหมู่และการจัดเก็บเอกสาร สิ่งนี้ทำให้งานเสร็จเร็วกว่าการจัดการเอกสารด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ รวมถึงเอกสารที่ถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ

ช่วยปรับปรุงการแบ่งปันข้อมูล

เอกสารที่มีการจัดระเบียบอย่างดีและสามารถเข้าถึงได้ช่วยให้แบ่งปันข้อมูลกับคนที่เหมาะสมในองค์กรของคุณได้ง่ายขึ้น

ด้วยเอกสารที่จัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง พนักงานจึงสามารถเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นในการทำงานได้เสมอ นอกจากนี้ยังหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อน พนักงานสามารถตรวจสอบว่ามีเอกสารอยู่หรือไม่ก่อนที่จะสร้าง

นอกจากนี้ ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้ง่าย พวกเขาสามารถแชร์และอัปเดตเอกสารได้แบบเรียลไทม์

นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมของคุณตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้นอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ทุกคนมีข้อมูลล่าสุดอยู่ที่ปลายนิ้วเพื่อใช้ในการตัดสินใจ

วิธีการตั้งค่าระบบจัดการเอกสารดิจิทัล

จัดหมวดหมู่เอกสาร HR ของคุณ

ขั้นตอนแรกในการตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารของคุณคือการระบุประเภทไฟล์ HR ที่ต้องการจัดเก็บ เพื่อช่วยในการยื่นแยกย่อยเหล่านี้ตามหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น บันทึกบุคลากร บันทึกความปลอดภัย บันทึกการฝึกอบรม และข้อร้องเรียน

การจัดระเบียบเอกสารเช่นนี้ช่วยให้คุณจัดไฟล์ได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกของคุณมีคุณลักษณะการจัดเก็บอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารถูกจัดเก็บแยกจากกัน ทำให้ง่ายต่อการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับพวกเขา

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

จากนั้น คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าใครต้องการเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภท ตามกฎทั่วไป ยิ่งมีบันทึกที่ละเอียดอ่อนมากเท่าใด คนที่ต้องการเข้าถึงก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะสามารถเข้าถึงบันทึกของพนักงานได้หลากหลาย ตัวอย่างเช่น พวกเขาควรสามารถดูบันทึกการจ่ายเงิน ตลอดจนข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางการแพทย์ของพนักงาน

ในทางกลับกัน พนักงานกะไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลนี้ แต่จำเป็นต้องเข้าถึงแบบฟอร์ม รายงานความปลอดภัย และนโยบายด้านทรัพยากรบุคคลแทน

โดยการตั้งค่าสิทธิ์ คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารใดได้บ้าง ดังนั้น ในขณะที่ทุกคนจากแผนกทรัพยากรบุคคลสามารถดูบันทึกค่าจ้างและพนักงานได้ คุณสามารถป้องกันไม่ให้พนักงานคนอื่นๆ เปิดดูได้

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบกฎหมายที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการอนุญาตเอกสาร กฎหมายบางฉบับระบุว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลบางอย่างที่อยู่ในบันทึกของพนักงานได้

กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาและทริกเกอร์เหตุการณ์

จากนั้น ระบุว่าคุณจะเก็บเอกสารประเภทต่างๆ ไว้นานเท่าใด และเมื่อใดที่นาฬิกาเริ่มทำงานตามเวลานั้น (เช่น เหตุการณ์ทริกเกอร์) ตัวอย่างเช่น เหตุการณ์ทริกเกอร์อาจรวมถึงการสร้างเรกคอร์ด วันที่ของการตรวจสอบประสิทธิภาพ หรือการเลิกจ้างพนักงาน

ระยะเวลาการเก็บรักษาและเหตุการณ์ทริกเกอร์มักถูกกำหนดโดยกฎหมาย ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา ในระดับรัฐบาลกลาง นายจ้างจะต้องเก็บรักษา:

• การสมัครงานและประวัติย่อ เป็นเวลา 1 ปี
• บันทึกบัญชีเงินเดือน เป็นเวลา 3 ปีหลังจากสร้าง
• บันทึกการจัดการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (OSHA) เป็นเวลา 5 ปีหลังจากปีที่เกี่ยวข้องกับบันทึก

ตรวจสอบกฎหมายและข้อบังคับทั้งในระดับรัฐบาลกลางและระดับรัฐที่บังคับใช้กับธุรกิจของคุณ

แม้ว่าคุณสามารถเลือกที่จะเก็บบันทึกข้อมูลไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาตามกฎหมายได้ แต่ควรล้างบันทึกที่หมดอายุเป็นประจำ การถือบันทึกโดยไม่จำเป็นอาจทำให้การจัดการเอกสารยากขึ้น สามารถเพิ่มต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารและทำให้การเรียกค้นเอกสารช้าลง โดยเฉพาะสำเนาเอกสาร

คุณต้องตัดสินใจว่าจะกำจัดเอกสารอย่างไรเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษาของคุณ โดยทั่วไปโซลูชันการจัดการบันทึกดิจิทัลจะทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ พวกเขาทำลายบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ในวันหมดอายุอย่างปลอดภัยเพื่อไม่ให้สร้างใหม่ได้

หากคุณมีบันทึกทางกายภาพด้วย ให้พิจารณาว่าคุณสามารถทิ้งเอกสารเหล่านี้ไปเฉยๆ หรือจำเป็นต้องกำจัดทิ้งอย่างปลอดภัยหรือไม่ คุณอาจต้องว่าจ้างบริษัททำลายเอกสารที่มีขั้นตอนการควบคุมดูแลที่เข้มงวดเพื่อรวบรวม ฉีก และทำลายเอกสารที่ละเอียดอ่อน เช่น เอกสารที่มีข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน

เพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัยเป็นพิเศษ

สุดท้าย ให้พิจารณาวิธีเพิ่มความปลอดภัยพิเศษให้กับระบบการจัดการเอกสารของคุณ

ด้วยระบบจัดการบันทึกดิจิทัล คุณสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามประเภทของเอกสาร แต่คุณควรตรวจสอบด้วยว่าบันทึกของพนักงานได้รับการเข้ารหัส ซึ่งหมายความว่าพวกเขาได้รับการปกป้องจากการถูกอ่านหรือแก้ไข หากบุคคลที่สามเข้าถึงในขณะที่พนักงานของคุณกำลังใช้งาน แชร์ หรืออัปโหลด

เพื่อความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง คุณอาจต้องการเพิ่มรหัสผ่านหรือการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัยสำหรับผู้ใช้ที่เข้าถึงเอกสารบางอย่าง

การสำรองข้อมูลประวัติพนักงานของคุณเป็นประจำก็มีความสำคัญเช่นกันในกรณีที่ระบบของคุณหยุดทำงาน ใช้ไฟล์ที่เข้ารหัสเพื่อจัดเก็บข้อมูลสำรองดิจิทัลบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรหรือบนคลาวด์ที่ปลอดภัย สำเนาสำรองควรเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่ล็อคหรือพื้นที่จัดเก็บที่ล็อคไว้

อีกวิธีในการปกป้องระบบการจัดการเอกสารของพนักงานคือการให้ความรู้แก่พนักงานของคุณเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล ตัวอย่างเช่น ผ่านหลักสูตรฝึกอบรมออนไลน์ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงความเสี่ยงและวิธีระบุภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลต่อประวัติของพนักงาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่น ๆ ที่ควรคำนึงถึง

เข้าใจสิทธิของพนักงานของคุณ

นอกจากกฎหมายเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารและระยะเวลาการเก็บรักษาแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสิทธิของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับบันทึกของพวกเขา

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลให้สิทธิ์แก่พนักงานในการทราบว่าข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาถูกรวบรวม จัดการ และแบ่งปันอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งแผนกทรัพยากรบุคคลและพนักงานของคุณได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น จัดสัมมนาทางเว็บเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กล่าวถึงหัวข้อนี้ในคู่มือพนักงานของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนในองค์กรของคุณเข้าใจถึงสิทธิ์และภาระหน้าที่ในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของตน

สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่ากระบวนการให้พนักงานร้องขอการเข้าถึงหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ผ่านทางแบบฟอร์มออนไลน์ ในคู่มือนโยบายและขั้นตอนของคุณ ให้ระบุว่าบุคคลหรือแผนกใดรับผิดชอบเรื่องนี้ เพื่อให้พนักงานรู้ว่าควรถามใคร

พัฒนานโยบายและกระบวนการจัดการเอกสารที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร

แผนการจัดการเอกสารของคุณควรได้รับการสนับสนุนโดยนโยบายและกระบวนการที่เป็นลายลักษณ์อักษร ข้อมูลเหล่านี้เป็นแนวทางให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเกี่ยวกับวิธีสร้าง จัดระเบียบ และจัดเก็บบันทึกพนักงาน

ขณะที่คุณเขียน อย่าลืมอธิบายประเภทต่างๆ ของเอกสารพนักงาน วิธียื่นเอกสารเหล่านี้ ใครบ้างที่เข้าถึงได้ และควรทำลายเมื่อใดและอย่างไร

สิ่งสำคัญคือต้องแบ่งปันนโยบายและกระบวนการเหล่านี้กับพนักงานของคุณ คุณสามารถทำได้โดยการรวมไว้ในคู่มือนโยบายและขั้นตอน รวมไว้ในขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน และส่งอีเมลทั่วทั้งบริษัทเป็นประจำเพื่อเตือนพนักงานเกี่ยวกับขั้นตอนการเก็บบันทึก

การเขียนคำแนะนำนี้และสื่อสารกับทีมของคุณจะทำให้การจัดการบันทึกขององค์กรของคุณมีความสอดคล้องกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเป็นจุดอ้างอิงที่ง่าย เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเมื่อต้องจัดการบันทึกของพนักงาน

ติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมาย

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับการจัดการบันทึกมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการพัฒนาเทคโนโลยีเกี่ยวกับการจัดการบันทึกดิจิทัล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อยู่เสมอและปรับนโยบายและขั้นตอนของคุณตามความจำเป็น คุณสามารถจำกัดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดซึ่งอาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษ เช่น ค่าปรับหรือการดำเนินการทางกฎหมาย

ตรวจสอบบันทึกพนักงานของคุณเป็นประจำ

ข้อมูลพนักงานเปลี่ยนแปลงเป็นประจำ ซึ่งมักเป็นผลมาจากการหมุนเวียน การเลื่อนตำแหน่ง และการเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์ส่วนตัว วางระบบเพื่อตรวจสอบประวัติพนักงานของคุณเป็นประจำเพื่อยืนยันว่ามีข้อมูลที่ถูกต้อง

เครื่องมือจัดการบันทึกดิจิทัลมักมีคุณสมบัติเพื่อช่วยในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนประจำปีที่เกิดซ้ำเพื่อให้สมาชิกในทีมอัปเดตรายละเอียดส่วนบุคคลและรายละเอียดการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน

3 เครื่องมือจัดการเอกสารพนักงานที่ดีที่สุด

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกพนักงานที่มีอยู่มากมาย การตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องยาก ต่อไปนี้คือคำแนะนำของเราเกี่ยวกับเครื่องมือจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสามรายการ

Connectteam ทำให้การจัดการเอกสารพนักงานทุกประเภทเป็นเรื่องง่ายตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการกำจัด คุณสมบัติการจัดการเอกสารของ Connectteam จัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างปลอดภัย ลดความซับซ้อนของการดำเนินงาน และช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เมื่อใช้แอพมือถือที่มีคุณสมบัติครบถ้วนของ Connectteam คุณและพนักงานของคุณสามารถอัปโหลดเอกสารได้ทุกที่ จากนั้นคุณสามารถเข้าถึงบันทึกของพนักงานจากตำแหน่งที่ปลอดภัยผ่านแดชบอร์ดส่วนกลาง

นอกจากนี้ Connectteam ยังมีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด จัดเก็บเท่าที่จำเป็นและเก็บรักษาเอกสารของคุณให้นานเท่าที่กฎหมายกำหนด

ด้วย การแชทแบบทีมในตัว Connectteam ยังช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันและหารือเกี่ยวกับเอกสารกับพนักงานของคุณแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติการแจ้งเตือนขั้นสูงที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้เอกสารของคุณทันสมัยและถูกต้องอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น Connectteam สามารถแจ้งให้คุณทราบเมื่อสัญญาจ้างงานหมดอายุ

สิทธิ์การเข้าถึงและการเข้ารหัสแบบ end-to-end ช่วยปกป้องเอกสารที่สำคัญของพนักงาน ป้องกันการละเมิดข้อมูล

Connectteam ยังมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการสนับสนุนลูกค้าที่ครอบคลุม ทีมของคุณสามารถเริ่มต้นได้ง่าย และสามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าได้อย่างง่ายดายหากมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ

แต่ Connectteam เป็นมากกว่าแอปจัดการบันทึกพนักงาน เป็นโซลูชันการจัดการพนักงานแบบดิจิทัลแบบครบวงจรที่มีคุณลักษณะสำหรับการตั้งเวลา การสื่อสาร การยกย่องพนักงาน และการฝึกอบรม

นอกจากนี้ยังเป็นโซลูชันการจัดการเอกสารที่ราคาไม่แพงมาก แผนธุรกิจขนาดเล็ก ฟรีตลอดไปของ Connectteam ให้ผู้ใช้สูงสุด 10 รายเข้าถึงคุณสมบัติยอดนิยม รวมถึงการจัดการเอกสารของพนักงาน แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $29 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้สูงสุด 30 ราย จากนั้นเพียง $0.50 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้เพิ่มเติมแต่ละราย

ราคา

• เริ่มต้นเพียง $29/เดือน สำหรับผู้ใช้ 30 คนแรก
• ทดลองใช้ฟรี 14 วัน
• มีแผนฟรี

DynaFile เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารบนคลาวด์ที่สามารถใช้สำหรับการจัดการไฟล์ของพนักงาน ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนเว็บแบบรวมศูนย์และทำให้กระบวนการจัดการบันทึกของธุรกิจเป็นดิจิทัล

ประกอบด้วยคุณสมบัติการสแกนอัตโนมัติที่รองรับการสแกนเอกสารจำนวนมากเป็นชุด ผู้ใช้ยังสามารถแชร์ไฟล์ผ่านลิงก์เอกสารสาธารณะหรือส่วนตัว

DynaFile กำหนดบาร์โค้ดให้กับไฟล์ระหว่างการสแกนซึ่งสามารถใช้เพื่อค้นหาบันทึกได้ในภายหลัง นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะที่ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารได้โดยอัตโนมัติ

คุณสมบัติอื่นๆ ได้แก่ สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ การควบคุมของผู้ดูแลระบบ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม DynaFile ไม่มีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ราคา

• ติดต่อผู้ขายสำหรับราคา
• ทดลอง: ไม่
• แผนฟรี: ไม่

Avokaado เป็นเครื่องมือดิจิทัลสำหรับการจัดการวงจรสัญญา ช่วยผู้ใช้ในการร่าง เจรจาต่อรอง ลงนาม และจัดการสัญญาของตน

ผู้ใช้สามารถร่างสัญญาตามระบบอัตโนมัติและเทมเพลตตามข้อ พวกเขายังสามารถติดตามกำหนดเวลาโดยอัตโนมัติและตั้งค่าการเตือนเกี่ยวกับวันสำคัญที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น วันที่ต่ออายุ

Avokaado ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ส่วนตัว สิ่งนี้ทำให้นายจ้างสามารถติดตามและทำงานร่วมกันในสัญญาต้นฉบับหรือสัญญาตามเทมเพลต แพลตฟอร์มนี้ยังให้ผู้ใช้จัดการการเข้าถึงไฟล์และเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสัญญา

Avokaado เป็นระบบการจัดการสัญญาแบบสแตนด์อโลน อย่างไรก็ตาม มีการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึง Persona และ Salesforce

ราคา

• เริ่มต้นที่ $312.40/เดือน (ราคาที่แสดงเป็นยูโรเท่านั้น: €290/เดือน)
• ทดลอง: ใช่
• แผนฟรี: ใช่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร HR ที่ดีที่สุด 10 อันดับ

โซลูชันการจัดการบันทึกดิจิทัลสำหรับธุรกิจของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกพนักงานเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บและเข้าถึงบันทึกของพนักงานของคุณ ช่วยให้คุณทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ด้วยระดับความปลอดภัยที่การจัดการข้อมูลด้วยตนเองเทียบไม่ได้

สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งในการจัดการบันทึกของพนักงานคือการทำความเข้าใจภาระผูกพันทางกฎหมายของคุณ ตรวจสอบกฎหมายและระเบียบข้อบังคับในระดับรัฐบาลกลางและระดับรัฐเพื่อดูว่าคุณต้องเก็บบันทึกใดบ้าง ต้องเก็บไว้นานเท่าใด และใครมีสิทธิ์เข้าถึงได้

จากนั้น คุณสามารถตั้งค่าระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ไม่เพียงแต่เป็นไปตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องเท่านั้น แต่ยังตอบสนองความต้องการของธุรกิจของคุณอีกด้วย