Der vollständige Leitfaden zur Verwaltung von Mitarbeiterakten + beste Tools

Zwischen Arbeitszeittabellen, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbeurteilungen kann die Verwaltung der Mitarbeiterunterlagen für die meisten Personalabteilungen eine überwältigende Aufgabe sein. Und es ist nicht immer einfach, es richtig zu machen.

Im besten Fall ist eine schlechte Dokumentenverwaltung eine Unannehmlichkeit, die es schwierig macht, Dokumente zu finden, wenn Sie sie brauchen. Im schlimmsten Fall wird es zu einer Haftung mit schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein effektives System zur Verwaltung von Mitarbeiterakten zu verwenden.

Hierfür ist eine HR-Dokumentenmanagement-Software ideal. Es spart Ihnen Zeit und Mühe, indem es die Aufzeichnungs- und Suchprozesse automatisiert. Es ermöglicht Ihnen von überall aus den Zugriff auf HR-Dokumente und speichert diese gemäß Ihren Compliance-Verpflichtungen. Außerdem ist es einfacher, Mitarbeiterdokumente aktuell und genau zu halten.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie ein Mitarbeiterdatenverwaltungssystem einrichten und die besten digitalen Tools, die Ihnen dabei helfen.

Was ist Mitarbeiteraktenverwaltung?

Die Verwaltung von Mitarbeiterakten bezieht sich auf die Verwaltung des Lebenszyklus von Mitarbeiterakten gemäß den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften. Auch als HR-Dokumentenmanagement bezeichnet, umfasst es die Speicherung, den Zugriff, die Handhabung und die Vernichtung von Mitarbeiterdokumenten.

Der beste Weg, Mitarbeiterakten zu verwalten, ist ein Dokumentenmanagementsystem. Typischerweise softwarebasiert speichert, organisiert und verfolgt ein Dokumentenverwaltungssystem Dokumente elektronisch.

Arten von Mitarbeiterakten

Mitarbeiterunterlagen umfassen:

• Persönliche Informationen wie vollständige Namen, Adressen, Bankkontodaten und Notfallkontakte.
• Medizinische Informationen , einschließlich Krankenakten, Arztbriefe, Informationen zu Behinderungen und Anträge auf Unterbringung.
• Einstellungsunterlagen wie Stellenbeschreibungen, Bewerbungen, Lebensläufe, Notizen zu Vorstellungsgesprächen, Angebotsschreiben und Referenzprüfungen.
• Beschäftigungsverläufe , wie Einstellungsunterlagen, Onboarding-Informationen und I-9-Formulare.
• Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen , einschließlich Arbeitszeittabellen, Anwesenheitslisten, Steuerdokumente, Gesundheitsvorsorgepläne und Anmeldeformulare für Sozialleistungen.
• Personalunterlagen , einschließlich Verwarnungen oder anderer Disziplinarmaßnahmen, Auszeichnungen und Trennungsdokumente wie Austrittsgespräche.
• Aufzeichnungen über die berufliche Entwicklung , einschließlich Leistungsbeurteilungen, Beförderungen und Versetzungsdokumenten.
• Hinterlassen Sie Aufzeichnungen , einschließlich beantragter und genehmigter Freizeit.
• Verträge und Vereinbarungen , wie z. B. Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen und unterzeichnete Mitarbeiterhandbücher
• HR-Dokumente , wie z. B. schriftliche Richtlinien.
• Sicherheitsaufzeichnungen , einschließlich Sicherheitsschulungsmaterialien, Vorfallberichte und Arbeitsunfalldokumente.
• Schulungsmaterialien, professionelle Lizenzen und Zertifizierungen.

Warum ist effektives Records Management wichtig?

Es ist für Compliance-Zwecke erforderlich

Ein Mitarbeiterdatenverwaltungssystem ist häufig gesetzlich vorgeschrieben. Für Unternehmen gelten eine Reihe von Gesetzen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Diese verlangen von Arbeitgebern, dass sie genaue Mitarbeiterdatensätze für eine bestimmte Zeit aufbewahren – bekannt als „Aufbewahrungszeitraum“.

In den USA gibt es mehrere Bundesgesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Mitarbeiterdaten zu führen. Dazu gehören die:

• Altersdiskriminierungsgesetz
• Gesetz zur Lohngleichheit
• Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA)
• Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMG)
• Arbeitsschutzgesetz (Arbeitsschutzgesetz)
• Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes

Beispielsweise müssen Arbeitgeber nach dem FLSA alle Aufzeichnungen, die zur Berechnung des Gehalts verwendet werden, einschließlich Arbeitszeittabellen und Zeitpläne, zwei Jahre lang aufbewahren.

Es gibt auch Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen auf staatlicher und lokaler Ebene. Diese sehen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und Speicheranforderungen vor.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf Mitarbeiterdaten verstehen, um Strafen zu vermeiden. Dies kann einen komplexen rechtlichen Rahmen beinhalten, daher sollten Sie sich zu den für Ihr Unternehmen geltenden Gesetzen professionell beraten lassen.

Es speichert vertrauliche Informationen sicher

Bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten geht es um den Umgang mit personenbezogenen Daten der Mitarbeiter. Dazu gehören ihre Bankkontodaten, Steuerinformationen und medizinischen Dokumente. Diese sensiblen Dokumente unterliegen häufig den Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten. Daher ist es wichtig, dass Sie sie sicher speichern und sicherstellen, dass nur die entsprechenden Personen darauf zugreifen können.

Ein gutes Records Management System ist ideal, um vertrauliche Dokumente zu schützen. Insbesondere digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten eine Reihe von Sicherheitsfeatures. Dazu gehören Passwortschutz, Verschlüsselung, Berechtigungskontrollen und Zugriffsverlauf.

Funktionen wie diese stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen können. Sie erstellen auch eine digitale Landkarte der Historie des Dokuments, die zeigt, wann es erstellt wurde, wer wann darauf zugegriffen hat.

Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung tragen dazu bei, das Risiko von Cyberangriffen oder Datenschutzverletzungen zu verringern. Versionskontrollen können auch Versuche erkennen, Ihr Dokumentenverwaltungssystem zu hacken, sodass Sie schnell reagieren können.

Es verbessert die Effizienz und hält Ihr Unternehmen konform

Die manuelle Datensatzverwaltung kann zeitaufwändig sein. Es beinhaltet das Durchsuchen von Aktenschränken oder Aufbewahrungseinheiten mit Hunderten oder Tausenden von Dokumenten, um das gesuchte zu finden. In einer Umfrage von Wakefield Research gaben 54 % der Befragten an, dass sie mehr Zeit damit verbringen, nach benötigten Dokumenten zu suchen, als auf E-Mails oder Nachrichten zu antworten.

Aktenverwaltungssoftware digitalisiert den Dokumentenspeicher- und -abrufprozess. Mit digitalen Dateien, die an einem zentralen Ort gespeichert und organisiert sind, können Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach finden. So bleibt Ihre Zeit für wichtigere Arbeiten frei.

Der schnelle Zugriff auf Dokumente ist auch für die Erstellung von Dokumenten für Auditberichte oder andere regulatorische Zwecke unerlässlich. Es ist auch relevant, um auf Beschwerden oder Gerichtsverfahren zu reagieren. In solchen Situationen gibt es oft Fristen, daher ist ein schneller Abruf der Dokumente entscheidend.

Mit Digital Records Management können Sie auch einige Phasen des Records Management-Prozesses automatisieren – beispielsweise das Kategorisieren und Ablegen von Dokumenten. Dadurch wird die Arbeit schneller erledigt als mit der manuellen Bearbeitung von Papierkram. Es reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler, einschließlich der versehentlichen Zerstörung von Dokumenten.

Es verbessert den Informationsaustausch

Gut organisierte und zugängliche Dokumente erleichtern den Austausch von Informationen mit den richtigen Personen in Ihrer Organisation.

Da Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert sind, haben Mitarbeiter immer Zugriff auf die Dokumente, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es vermeidet auch Doppelarbeit. Mitarbeiter können prüfen, ob ein Dokument existiert, bevor sie es erstellen.

Darüber hinaus erleichtert ein effektives Dokumentenmanagementsystem den Mitarbeitern die Zusammenarbeit. Sie können Dokumente in Echtzeit teilen und aktualisieren.

Außerdem hilft es Ihrem Team, schneller bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Jeder hat die aktuellsten Informationen zur Hand, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

So richten Sie ein digitales Dokumentenmanagementsystem ein

Kategorisieren Sie Ihre HR-Dokumente

Der erste Schritt beim Einrichten Ihres Dokumentenmanagementsystems besteht darin, zu ermitteln, welche Arten von HR-Dateien gespeichert werden müssen. Unterteilen Sie diese nach Kategorien, um die Ablage zu erleichtern. Zum Beispiel Personalaufzeichnungen, Sicherheitsaufzeichnungen, Schulungsaufzeichnungen und Beschwerden.

Durch das Organisieren von Dokumenten wie dieser können Sie sie einfach ablegen, insbesondere wenn Ihre Dokumentenverwaltungssoftware über eine automatische Ablagefunktion verfügt. Außerdem sorgt es für eine getrennte Aufbewahrung von Dokumenten, sodass Zugriffsrechte einfach vergeben werden können.

Zugriffsberechtigungen festlegen

Sie können dann entscheiden, wer Zugriff auf die einzelnen Dokumenttypen benötigt. Generell gilt: Je sensibler die Aufzeichnungen sind, desto weniger Personen benötigen Zugriff darauf.

HR-Manager haben in der Regel Zugriff auf eine Vielzahl von Mitarbeiterdatensätzen. Beispielsweise sollten sie Gehaltsabrechnungen sowie die persönlichen und medizinischen Daten der Mitarbeiter einsehen können.

Ein Schichtarbeiter hingegen benötigt keinen Zugriff auf diese Informationen. Stattdessen müssen sie auf Formulare, Sicherheitsberichte und Personalrichtlinien zugreifen.

Durch das Festlegen von Berechtigungen können Sie steuern, wer Zugriff auf welches Dokument hat. Während also jeder aus der Personalabteilung Gehalts- und Mitarbeiterunterlagen einsehen kann, können Sie alle anderen Mitarbeiter daran hindern, diese zu öffnen.

Es ist wichtig, die relevante Gesetzgebung in Bezug auf Dokumentberechtigungen zu überprüfen. Einige Gesetze legen fest, wer auf bestimmte Dokumente oder Informationen zugreifen kann, die in Mitarbeiterakten enthalten sind.

Definieren Sie Aufbewahrungsfristen und Trigger-Ereignisse

Identifizieren Sie als Nächstes, wie lange Sie Dokumententypen aufbewahren und wann die Uhr zu dieser Zeit zu laufen beginnt (dh das Triggerereignis). Trigger-Ereignisse können beispielsweise die Erstellung eines Datensatzes, das Datum einer Leistungsbeurteilung oder die Kündigung eines Mitarbeiters sein.

Aufbewahrungsfristen und Trigger-Events sind oft gesetzlich festgelegt. Beispielsweise müssen Arbeitgeber in den USA auf Bundesebene Folgendes einhalten:

• Bewerbungen und Lebensläufe für 1 Jahr.
• Gehaltsabrechnungen für 3 Jahre nach ihrer Erstellung.
• Aufzeichnungen der Arbeitsschutzbehörde (OSHA) für 5 Jahre nach dem Jahr, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen.

Überprüfen Sie die Gesetze und Vorschriften auf Bundes- und Landesebene, die für Ihr Unternehmen gelten.

Sie können sich zwar dafür entscheiden, Aufzeichnungen über ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren, es empfiehlt sich jedoch, abgelaufene Aufzeichnungen regelmäßig zu löschen. Das unnötige Aufbewahren von Aufzeichnungen kann das Dokumentenmanagement erschweren. Sie können die Kosten für die Dokumentenspeicherung erhöhen und das Abrufen von Dokumenten verlangsamen, insbesondere von Papierkopien.

Sie müssen auch entscheiden, wie Dokumente am Ende Ihrer Aufbewahrungsfrist entsorgt werden sollen. Lösungen für die Verwaltung digitaler Aufzeichnungen automatisieren diesen Prozess in der Regel. Sie vernichten elektronische Aufzeichnungen an ihrem Ablaufdatum sicher, sodass sie nicht rekonstruiert werden können.

Wenn Sie auch physische Unterlagen haben, überlegen Sie, ob Sie die Dokumente einfach wegwerfen können oder ob sie sicher entsorgt werden müssen. Möglicherweise müssen Sie ein Unternehmen zur Dokumentenvernichtung mit strengen Kontrollkettenverfahren beauftragen, um vertrauliche Dokumente zu sammeln, zu schreddern und zu vernichten, z. B. solche mit personenbezogenen Mitarbeiterdaten.

Fügen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen hinzu

Überlegen Sie schließlich, wie Sie Ihrem Dokumentenverwaltungssystem zusätzliche Sicherheit verleihen können.

Mit einem Digital Records Management System können Sie Zugriffsberechtigungen je nach Art des Dokuments festlegen. Sie sollten aber auch prüfen, ob die Mitarbeiterdaten verschlüsselt sind. Das bedeutet, dass sie vor dem Lesen oder Bearbeiten geschützt sind, wenn ein Dritter darauf zugreift, während Ihre Mitarbeiter sie verwenden, teilen oder hochladen.

Als weitere Sicherheitsebene möchten Sie möglicherweise auch Kennwörter oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für Benutzer hinzufügen, die auf bestimmte Dokumente zugreifen.

Auch die regelmäßige Sicherung Ihrer Mitarbeiterdaten ist wichtig, falls Ihr System ausfällt. Verwenden Sie verschlüsselte Dateien, um digitale Backups auf sicheren lokalen oder Cloud-basierten Servern zu speichern. Gedruckte Sicherungskopien sollten in verschlossenen Aktenschränken oder einem verschlossenen Lagerbereich aufbewahrt werden.

Eine weitere Möglichkeit, Ihr Dokumentenmanagementsystem für Mitarbeiter zu schützen, besteht darin, Ihre Mitarbeiter zum Thema Datensicherheit aufzuklären – beispielsweise durch Online-Schulungen. Dies hilft ihnen, die Risiken zu verstehen und potenzielle Cyber-Bedrohungen zu identifizieren, die Mitarbeiterdaten gefährden könnten.

Andere Best Practices, die Sie im Hinterkopf behalten sollten

Machen Sie sich mit den Rechten Ihrer Mitarbeiter vertraut

Neben den Gesetzen zur Aufbewahrung von Dokumenten und Aufbewahrungsfristen ist es wichtig, die Rechte der Mitarbeiter in Bezug auf ihre Unterlagen zu verstehen.

Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten geben Mitarbeitern das Recht zu erfahren, wie ihre personenbezogenen Daten erfasst, verarbeitet und weitergegeben werden. Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre Personalabteilung als auch Ihre Mitarbeiter diesbezüglich geschult werden. Führen Sie beispielsweise eine Reihe von Webinaren zum Schutz personenbezogener Daten durch und stellen Sie sicher, dass Sie dieses Thema in Ihrem Mitarbeiterhandbuch behandeln. Dies hilft jedem in Ihrer Organisation, seine Rechte und Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten zu verstehen.

Es ist auch wichtig, Prozesse einzurichten, mit denen Mitarbeiter den Zugriff auf oder Änderungen an ihren persönlichen Daten anfordern können, beispielsweise über ein Online-Formular. Geben Sie in Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch an, welche Person oder Abteilung dafür verantwortlich ist, damit die Mitarbeiter wissen, wen sie fragen müssen.

Entwickeln Sie klare, schriftliche Richtlinien und Prozesse für das Dokumentenmanagement

Ihr Dokumentenverwaltungsplan sollte durch schriftliche Richtlinien und Prozesse unterstützt werden. Diese leiten Ihre Personalabteilung an, wie Mitarbeiterdatensätze erstellt, organisiert und gespeichert werden.

Achten Sie beim Schreiben darauf, die verschiedenen Arten von Mitarbeiterdokumenten zu erklären, wie diese Dokumente abgelegt werden, wer Zugriff darauf hat und wann und wie sie vernichtet werden sollten.

Es ist auch wichtig, diese Richtlinien und Prozesse mit Ihren Mitarbeitern zu teilen. Sie können dies tun, indem Sie sie in Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch aufnehmen, sie in Ihren Onboarding-Prozess integrieren und regelmäßig unternehmensweite E-Mails senden, um die Mitarbeiter an die Verfahren zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu erinnern.

Das Aufschreiben dieser Anleitung und die Kommunikation mit Ihrem Team stellt die Konsistenz in der gesamten Datensatzverwaltung Ihrer Organisation sicher. Es gibt Ihrer Personalabteilung auch einen einfachen Bezugspunkt, damit sie beim Umgang mit Mitarbeiterakten die richtigen Entscheidungen treffen kann.

Bleiben Sie bezüglich der Rechtskonformität auf dem Laufenden

Die Gesetze und Vorschriften rund um das Records Management ändern sich häufig. Dies gilt insbesondere, wenn es um die Entwicklung von Technologien rund um die Verwaltung digitaler Aufzeichnungen geht.

Stellen Sie sicher, dass Sie über diese Änderungen auf dem Laufenden bleiben, und passen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren nach Bedarf an. Auf diese Weise können Sie das Risiko einer Nichteinhaltung begrenzen, die zu Strafen wie Bußgeldern oder rechtlichen Schritten führen kann.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Mitarbeiterunterlagen

Mitarbeiterinformationen ändern sich regelmäßig, häufig aufgrund von Fluktuation, Beförderungen und Änderungen der persönlichen Umstände. Richten Sie Systeme ein, um Ihre Mitarbeiterunterlagen regelmäßig zu überprüfen, um zu bestätigen, dass sie korrekte Informationen enthalten.

Tools zur Verwaltung digitaler Aufzeichnungen verfügen häufig über Funktionen, die dabei helfen. Sie könnten beispielsweise eine wiederkehrende jährliche Erinnerung für Teammitglieder einrichten, um ihre persönlichen und Notfall-Kontaktdaten zu aktualisieren.

Die 3 besten Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten

Bei einer Reihe von Software zur Verwaltung von Mitarbeiterakten kann es schwierig sein, sich für die beste für Ihr Unternehmen zu entscheiden. Hier sind unsere Empfehlungen für die drei besten Dokumentenmanagement-Tools.

Connecteam macht es einfach, alle Arten von Mitarbeiterdokumenten von ihrer Erstellung bis zu ihrer Entsorgung zu verwalten. Die Dokumentenverwaltungsfunktionen von Connecteam speichern vertrauliche Dokumente sicher, vereinfachen Ihre Abläufe und helfen Ihnen, die Vorschriften einzuhalten.

Mit der voll ausgestatteten mobilen App von Connecteam können Sie und Ihre Mitarbeiter unterwegs Dokumente hochladen. Sie können dann von ihrem sicheren Standort aus über ein zentrales Dashboard auf Mitarbeiterakten zugreifen.

Darüber hinaus bietet Connecteam unbegrenzten Speicherplatz. Speichern Sie so viel wie nötig und bewahren Sie Ihre Dokumente so lange auf, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Mit einem integrierten Team-Chat ermöglicht Ihnen Connecteam außerdem, Dokumente in Echtzeit mit Ihren Mitarbeitern zu teilen und zu besprechen. Es gibt auch erweiterte Benachrichtigungsfunktionen, mit denen Sie Ihre Dokumente aktuell und genau halten können. Beispielsweise kann Connecteam Sie benachrichtigen, wenn Arbeitsverträge auslaufen.

Zugriffsberechtigungen und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützen sensible Mitarbeiterdokumente zusätzlich und verhindern Datenschutzverletzungen.

Connecteam verfügt außerdem über eine intuitive Benutzeroberfläche und einen umfassenden Kundensupport. Der Einstieg für Ihr Team ist einfach, und es kann sich bei Fragen oder Bedenken problemlos an den Kundendienst wenden.

Aber Connecteam ist so viel mehr als eine App zur Verwaltung von Mitarbeiterakten. Es ist eine All-in-One-Lösung für die digitale Mitarbeiterverwaltung, die Funktionen für Terminplanung, Kommunikation, Mitarbeitererkennung und Schulung umfasst.

Es ist auch eine sehr erschwingliche Dokumentenverwaltungslösung. Der für immer kostenlose Small Business Plan von Connecteam gibt bis zu 10 Benutzern Zugriff auf die beliebtesten Funktionen, einschließlich Mitarbeiterdokumentenverwaltung. Bezahlpläne beginnen bei 29 $ pro Monat für bis zu 30 Benutzer, dann nur 0,50 $ monatlich für jeden weiteren Benutzer.

Preisgestaltung

• Beginnt bei nur 29 $/Monat für die ersten 30 Benutzer
• Kostenlose 14-tägige Testversion
• Kostenloser Plan verfügbar

DynaFile ist eine Cloud-Dokumentenverwaltungssoftware, die für die Verwaltung von Mitarbeiterdateien verwendet werden kann. Es bietet einen zentralisierten webbasierten Speicher und digitalisiert die Aktenverwaltungsprozesse von Unternehmen.

Es enthält eine automatische Scanfunktion, die das Batch-Scannen einer großen Anzahl von Dokumenten unterstützt. Benutzer können Dateien auch über öffentliche oder private Dokumentlinks freigeben.

DynaFile weist Dateien beim Scannen Barcodes zu, die später zum Auffinden von Datensätzen verwendet werden können. Es bietet auch eine Funktion, mit der Dokumente automatisch abgelegt werden können.

Weitere Funktionen umfassen Benutzerzugriffsberechtigungen, Administratorkontrollen und elektronische Signaturen. DynaFile bietet jedoch keine mobile App an.

Preisgestaltung

• Kontaktieren Sie den Anbieter für den Preis
• Versuch: Nein
• Kostenloser Plan: Nein

Avokaado ist ein digitales Tool für das Contract Lifecycle Management. Es hilft Benutzern bei der Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und Verwaltung ihrer Verträge.

Benutzer können Verträge basierend auf Klausel-basierter Automatisierung und Vorlagen entwerfen. Sie können auch die Nachverfolgung von Fristen automatisieren und Erinnerungen an wichtige Daten in Bezug auf Dokumente wie Verlängerungsdaten festlegen.

Avokaado verwendet privaten Cloud-Speicher. Auf diese Weise können Arbeitgeber Original- oder vorlagenbasierte Verträge nachverfolgen und daran mitarbeiten. Die Plattform ermöglicht Benutzern auch die Verwaltung des Dateizugriffs und das Hinzufügen elektronischer Signaturen zu Verträgen.

Avokaado ist ein eigenständiges Vertragsmanagementsystem. Es bietet jedoch Integrationen mit der vorhandenen Software der Benutzer, einschließlich Persona und Salesforce.

Preisgestaltung

• Ab 312,40 $/Monat (nur in Euro aufgeführte Preise: 290 €/Monat)
• Versuch: Ja
• Kostenloser Plan: Ja

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die 10 besten HR-Dokumentenverwaltungssoftware.

Eine Digital Record Management-Lösung für Ihr Unternehmen

Software zur Verwaltung von Mitarbeiterakten ist der beste Weg, um die Akten Ihrer Mitarbeiter zu speichern und darauf zuzugreifen. Sie können dies schnell und einfach tun, mit einem Sicherheitsniveau, das die manuelle Datenverarbeitung nicht erreichen kann.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Verwaltung der Aufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter ist das Verständnis Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen. Überprüfen Sie die Gesetze und Vorschriften auf Bundes- und Landesebene, um herauszufinden, welche Aufzeichnungen Sie aufbewahren müssen, wie lange Sie sie aufbewahren müssen und wer Zugriff darauf hat.

So können Sie ein digitales Dokumentenmanagementsystem aufbauen, das nicht nur den einschlägigen Gesetzen entspricht, sondern auch den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.