Le guide complet de la gestion des dossiers des employés + meilleurs outils

Entre les feuilles de temps, les registres de paie et les évaluations de performance, la gestion des dossiers des employés peut être une tâche écrasante pour la plupart des services RH. Et ce n'est pas toujours facile de bien faire les choses.

Au mieux, une mauvaise gestion des dossiers est un inconvénient, ce qui rend difficile la recherche de documents lorsque vous en avez besoin. Au pire, cela devient un passif avec de graves conséquences juridiques. C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser un système efficace de gestion des dossiers des employés.

Le logiciel de gestion de documents RH est idéal pour cela. Il vous fait gagner du temps et des efforts en automatisant les processus de tenue de dossiers et de recherche. Il vous donne accès aux documents RH de n'importe où tout en les stockant conformément à vos obligations de conformité. De plus, cela facilite la mise à jour et l'exactitude des documents des employés.

Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place un système de gestion des dossiers des employés et les meilleurs outils numériques pour vous aider à le faire.

Qu'est-ce que la gestion des dossiers des employés ?

La gestion des dossiers des employés fait référence à la gestion du cycle de vie des dossiers des employés conformément aux lois et réglementations en vigueur. Également appelée gestion des documents RH, elle comprend le stockage, l'accès, la manipulation et la destruction des documents des employés.

La meilleure façon de gérer les dossiers des employés est d'utiliser un système de gestion de documents. Généralement basé sur un logiciel, un système de gestion de documents stocke, organise et suit les documents par voie électronique.

Types de dossiers d'employés

Les dossiers des employés comprennent :

• Informations personnelles , comme les noms complets, les adresses, les coordonnées bancaires et les contacts d'urgence.
• Informations médicales , y compris les dossiers médicaux, les lettres des médecins, les informations sur le handicap et les demandes d'aménagement.
• Dossiers de recrutement , comme les descriptions de poste, les candidatures, les CV, les notes d'entretien, les lettres d'offre et les vérifications de références.
• Historiques d'emploi , comme les dossiers d'embauche, les informations d'intégration et les formulaires I-9.
• Paie et avantages sociaux , y compris les feuilles de temps, les registres de présence, les documents fiscaux, les régimes d'assurance-maladie et les formulaires d'inscription aux avantages sociaux.
• Les dossiers du personnel , y compris les avertissements ou autres mesures disciplinaires, les récompenses et les documents de séparation tels que les entretiens de départ.
• Dossiers de développement professionnel , y compris les évaluations de performances, les promotions et les documents de transfert.
• Laissez des enregistrements , y compris les congés demandés et approuvés.
• Contrats et accords , tels que les contrats de travail, les accords de confidentialité et les manuels des employés signés
• Documents RH , tels que des politiques écrites.
• Dossiers de sûreté et de sécurité , y compris le matériel de formation à la sécurité, les rapports d'incident et les documents d'indemnisation des accidents du travail.
• Supports de formation, licences professionnelles et certifications.

Pourquoi la gestion efficace des documents est-elle importante ?

Il est nécessaire à des fins de conformité

Un système de gestion des dossiers des employés est souvent requis par la loi. Une série de lois sur la tenue de registres s'appliquent aux entreprises. Celles-ci obligent les employeurs à conserver des dossiers d'employés précis pendant un certain temps, appelé « période de conservation ».

Aux États-Unis, plusieurs lois fédérales obligent les employeurs à conserver les dossiers des employés. Ceux-ci incluent :

• Loi sur la discrimination fondée sur l'âge
• Loi sur l'égalité de rémunération
• Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)
• Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
• Loi sur la sécurité et la santé au travail (loi SST)
• Titre VII de la loi sur les droits civils

Par exemple, en vertu de la LSF, les employeurs doivent conserver tous les dossiers utilisés pour calculer le salaire, y compris les feuilles de temps et les horaires, pendant deux ans.

Il existe également des lois et des réglementations sur la tenue de registres aux niveaux national et local. Celles-ci définissent différentes périodes de conservation et exigences de stockage.

Il est essentiel que vous compreniez vos obligations légales concernant les dossiers des employés pour éviter les sanctions. Cela peut impliquer un cadre juridique complexe, vous devriez donc demander des conseils professionnels sur les lois qui s'appliquent à votre entreprise.

Il stocke en toute sécurité les informations sensibles

La gestion des documents des employés implique le traitement des informations personnelles des employés. Cela inclut leurs coordonnées bancaires, leurs informations fiscales et leurs documents médicaux. Ces documents sensibles sont souvent régis par les lois sur la protection des données personnelles. Il est donc essentiel que vous les stockiez en toute sécurité et que seules les personnes appropriées y aient accès.

Un bon système de gestion des documents est idéal pour protéger les documents confidentiels. Les systèmes de gestion de documents numériques, en particulier, offrent une gamme de fonctionnalités de sécurité. Ceux-ci incluent la protection par mot de passe, le cryptage, les contrôles d'autorisation et l'historique des accès.

Des fonctionnalités comme celles-ci garantissent que les documents ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées. Ils créent également une carte numérique de l'historique du document, indiquant quand il a été créé, qui y a accédé et quand.

Les mesures de sécurité telles que les contrôles d'accès et le cryptage contribuent à réduire le risque de cyberattaques ou de violations de données. Les contrôles de version peuvent également détecter les tentatives de piratage de votre système de gestion de documents, vous permettant de réagir rapidement.

Il améliore l'efficacité et maintient votre entreprise en conformité

La gestion manuelle des enregistrements peut prendre du temps. Il s'agit de chercher dans des classeurs ou des unités de stockage contenant des centaines ou des milliers de documents pour trouver celui que vous cherchez. Dans un sondage de Wakefield Research, 54 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles passaient plus de temps à rechercher les documents dont elles avaient besoin qu'à répondre à des e-mails ou à des messages.

Le logiciel de gestion des enregistrements numérise le processus de stockage et de récupération des documents. Avec des fichiers numériques stockés et organisés dans un emplacement central, vous pouvez trouver les documents dont vous avez besoin rapidement et facilement. De cette façon, votre temps est libéré pour des travaux plus importants.

Avoir un accès rapide aux documents est également essentiel pour produire des documents pour les rapports d'audit ou à d'autres fins réglementaires. Il est également pertinent de répondre aux plaintes ou aux poursuites. Il y a souvent des délais dans ces situations, la récupération rapide des documents est donc cruciale.

La gestion des enregistrements numériques vous permet également d'automatiser certaines étapes du processus de gestion des enregistrements, par exemple, la catégorisation et le classement des documents. Cela permet d'effectuer le travail plus rapidement que de gérer manuellement la paperasserie. Cela réduit également les risques d'erreur humaine, y compris la destruction accidentelle de documents.

Il améliore le partage d'informations

Des documents bien organisés et accessibles facilitent le partage d'informations avec les bonnes personnes de votre organisation.

Avec des documents stockés dans un emplacement centralisé, les employés ont toujours accès aux documents dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela évite également les doubles emplois. Les employés peuvent vérifier si un document existe avant de le créer.

De plus, un système de gestion de documents efficace facilite la collaboration des travailleurs. Ils peuvent partager et mettre à jour des documents en temps réel.

Cela aide également votre équipe à prendre de meilleures décisions commerciales plus rapidement. Tout le monde dispose des informations les plus récentes à portée de main pour prendre des décisions éclairées.

Comment configurer un système de gestion de documents numériques

Catégorisez vos documents RH

La première étape lors de la configuration de votre système de gestion de documents consiste à identifier les types de fichiers RH qu'il doit stocker. Pour faciliter le classement, répartissez-les en catégories. Par exemple, les dossiers du personnel, les dossiers de sécurité, les dossiers de formation et les plaintes.

Organiser des documents comme celui-ci vous aide à les classer facilement, surtout si votre logiciel de gestion des dossiers dispose d'une fonction de classement automatique. Il garantit également que les documents sont stockés séparément, ce qui facilite leur attribution de droits d'accès.

Définir les autorisations d'accès

Vous pouvez ensuite décider qui a besoin d'accéder à chaque type de document. En règle générale, plus les documents sont sensibles, moins il y a de personnes qui ont besoin d'y accéder.

Les responsables RH ont généralement accès à un large éventail de dossiers d'employés. Par exemple, ils devraient pouvoir consulter les registres de paie, ainsi que les informations personnelles et médicales des employés.

Un travailleur posté, en revanche, n'a pas besoin d'accéder à ces informations. Au lieu de cela, ils doivent accéder aux formulaires, aux rapports de sécurité et aux politiques RH.

En définissant des autorisations, vous pouvez contrôler qui a accès à quel document. Ainsi, même si tous les membres du service des ressources humaines peuvent voir les fiches de paie et des employés, vous pouvez empêcher tous les autres employés de les ouvrir.

Il est important de vérifier la législation pertinente concernant les autorisations de documents. Certaines lois précisent qui peut accéder à certains documents ou informations contenus dans les dossiers des employés.

Définissez des périodes de conservation et déclenchez des événements

Ensuite, identifiez la durée pendant laquelle vous conserverez les types de documents et le moment où l'horloge commencera à fonctionner à cette heure (c'est-à-dire l'événement déclencheur). Par exemple, les événements déclencheurs peuvent inclure la création d'un enregistrement, la date d'une évaluation des performances ou le licenciement d'un employé.

Les périodes de conservation et les événements déclencheurs sont souvent définis par la loi. Par exemple, aux États-Unis, au niveau fédéral, les employeurs sont tenus de conserver :

• Demandes d'emploi et CV pendant 1 an.
• Dossiers de paie pendant 3 ans après leur création.
• Dossiers de l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) pendant 5 ans après l'année à laquelle les dossiers se rapportent.

Vérifiez les lois et réglementations fédérales et étatiques qui s'appliquent à votre entreprise.

Bien que vous puissiez choisir de conserver les enregistrements au-delà de leur période de conservation légale, il est préférable d'effacer régulièrement les enregistrements expirés. La conservation inutile de documents peut compliquer la gestion des documents. Ils peuvent augmenter les coûts de stockage des documents et ralentir la récupération des documents, en particulier des copies papier.

Vous devez également décider comment disposer des documents à la fin de votre période de conservation. Les solutions de gestion des enregistrements numériques automatisent généralement ce processus. Ils détruisent en toute sécurité les enregistrements électroniques à leur date d'expiration afin qu'ils ne puissent pas être reconstitués.

Si vous avez également des dossiers physiques, demandez-vous si vous pouvez simplement jeter les documents ou s'ils doivent être éliminés en toute sécurité. Vous devrez peut-être engager une entreprise de destruction de documents avec des procédures strictes de chaîne de traçabilité pour collecter, déchiqueter et détruire des documents sensibles, comme ceux contenant des données personnelles d'employés.

Ajouter des mesures de sécurité supplémentaires

Enfin, envisagez des moyens d'ajouter une sécurité supplémentaire à votre système de gestion de documents.

Avec un système de gestion des documents numériques, vous pouvez définir des autorisations d'accès en fonction du type de document. Mais vous devez également vérifier que les dossiers des employés sont cryptés. Cela signifie qu'ils sont protégés contre la lecture ou la modification si un tiers y accède pendant que vos employés les utilisent, les partagent ou les téléchargent.

Comme couche de sécurité supplémentaire, vous pouvez également ajouter des mots de passe ou une authentification à deux facteurs pour les utilisateurs accédant à certains documents.

La sauvegarde régulière des dossiers de vos employés est également importante en cas de panne de votre système. Utilisez des fichiers cryptés pour stocker des sauvegardes numériques sur des serveurs sécurisés sur site ou basés sur le cloud. Les sauvegardes sur papier doivent être conservées dans des classeurs verrouillés ou dans une zone de stockage verrouillée.

Une autre façon de protéger votre système de gestion des documents des employés consiste à éduquer vos employés sur la sécurité des données, par exemple via des cours de formation en ligne. Cela les aide à comprendre les risques et à identifier les cybermenaces potentielles qui pourraient compromettre les dossiers des employés.

Autres bonnes pratiques à garder à l'esprit

Comprendre les droits de vos employés

Outre les lois relatives aux périodes de stockage et de conservation des documents, il est important de comprendre les droits des employés par rapport à leurs dossiers.

Les lois sur la protection des données personnelles donnent aux employés le droit de savoir comment leurs informations personnelles sont collectées, traitées et partagées. Assurez-vous que votre service RH et vos employés reçoivent une formation à ce sujet. Par exemple, organisez une série de webinaires sur la protection des données personnelles et assurez-vous d'aborder ce sujet dans votre manuel de l'employé. Cela aide tous les membres de votre organisation à comprendre leurs droits et obligations en matière de protection des données personnelles.

Il est également important de mettre en place des processus permettant aux employés de demander l'accès ou la modification de leurs informations personnelles, par exemple via un formulaire en ligne. Dans votre manuel des politiques et procédures, identifiez la personne ou le service qui en est responsable afin que les employés sachent à qui s'adresser.

Élaborer des politiques et des processus clairs et écrits de gestion des documents

Votre plan de gestion des documents doit être soutenu par des politiques et des processus écrits. Ceux-ci guident votre service RH sur la façon de créer, d'organiser et de stocker les dossiers des employés.

Au fur et à mesure que vous écrivez, assurez-vous d'expliquer les différents types de documents des employés, comment classer ces documents, qui y a accès, et quand et comment ils doivent être détruits.

Il est également essentiel de partager ces politiques et processus avec vos employés. Vous pouvez le faire en les incluant dans votre manuel de politiques et de procédures, en les incorporant à votre processus d'intégration et en envoyant régulièrement des e-mails à l'échelle de l'entreprise pour rappeler aux employés les procédures de tenue de dossiers.

La rédaction de ces conseils et leur communication à votre équipe garantissent la cohérence de la gestion des documents de votre organisation. Cela donne également à votre service RH un point de référence facile afin qu'il puisse prendre les bonnes décisions lors du traitement des dossiers des employés.

Restez à jour avec la conformité légale

Les lois et réglementations relatives à la gestion des documents changent souvent. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de l'évolution de la technologie autour de la gestion des documents numériques.

Assurez-vous de rester à jour avec ces changements et ajustez vos politiques et procédures si nécessaire. Ce faisant, vous pouvez limiter le risque de non-conformité pouvant entraîner des sanctions telles que des amendes ou des poursuites judiciaires.

Examinez régulièrement vos dossiers d'employés

Les informations sur les employés changent régulièrement, souvent en raison du roulement du personnel, des promotions et des changements de situation personnelle. Mettez en place des systèmes pour examiner régulièrement les dossiers de vos employés afin de confirmer qu'ils contiennent des informations exactes.

Les outils de gestion des documents numériques ont souvent des fonctionnalités pour aider à cela. Par exemple, vous pouvez configurer un rappel annuel récurrent aux membres de l'équipe pour mettre à jour leurs coordonnées personnelles et d'urgence.

3 meilleurs outils de gestion des documents des employés

Avec une gamme de logiciels de gestion des dossiers des employés disponibles, il peut être difficile de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Voici nos recommandations pour les trois meilleurs outils de gestion de documents.

Connecteam simplifie la gestion de tous types de documents salariés de leur création à leur mise à disposition. Les fonctionnalités de gestion de documents de Connecteam stockent en toute sécurité les documents sensibles, simplifient vos opérations et vous aident à rester en conformité.

Grâce à l'application mobile complète de Connecteam, vous et vos employés pouvez télécharger des documents en déplacement. Vous pouvez ensuite accéder aux dossiers des employés depuis leur emplacement sécurisé via un tableau de bord centralisé.

De plus, Connecteam offre un stockage illimité. Stockez autant que nécessaire et conservez vos documents aussi longtemps que la loi l'exige.

Avec un chat d'équipe intégré , Connecteam vous permet également de partager et de discuter de documents avec vos employés en temps réel. Il existe également des fonctionnalités de notification avancées que vous pouvez utiliser pour maintenir vos documents à jour et exacts. Par exemple, Connecteam peut vous avertir lorsque les contrats de travail arrivent à expiration.

Les autorisations d'accès et le chiffrement de bout en bout protègent davantage les documents sensibles des employés, empêchant toute violation de données.

Connecteam dispose également d'une interface intuitive et d'un support client complet. Il est facile pour votre équipe de démarrer et elle peut facilement contacter le service client si elle a des questions ou des préoccupations.

Mais Connecteam est bien plus qu'une application de gestion des dossiers des employés. Il s'agit d'une solution numérique tout-en-un de gestion des employés qui comprend des fonctionnalités de planification, de communication, de reconnaissance des employés et de formation.

C'est aussi une solution de gestion de documents très abordable. Le forfait Small Business gratuit et illimité de Connecteam permet à jusqu'à 10 utilisateurs d'accéder à ses fonctionnalités les plus populaires, y compris la gestion des documents des employés. Les plans payants commencent à partir de 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs, puis seulement 0,50 $ par mois pour chaque utilisateur supplémentaire.

Tarification

• À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs
• Essai gratuit de 14 jours
• Forfait gratuit disponible

DynaFile est un logiciel de gestion de documents en nuage qui peut être utilisé pour la gestion des dossiers des employés. Il fournit un stockage Web centralisé et numérise les processus de gestion des dossiers des entreprises.

Il comprend une fonction de numérisation automatisée qui prend en charge la numérisation par lots d'un grand nombre de documents. Les utilisateurs peuvent également partager des fichiers via des liens de documents publics ou privés.

DynaFile attribue des codes-barres aux fichiers lors de la numérisation qui peuvent ensuite être utilisés pour trouver des enregistrements. Il offre également une fonctionnalité qui permet de classer automatiquement les documents.

Les autres fonctionnalités incluent les autorisations d'accès des utilisateurs, les contrôles d'administration et les signatures électroniques. Cependant, DynaFile ne propose pas d'application mobile.

Tarification

• Contacter le vendeur pour le prix
• Essai : Non
• Forfait gratuit : Non

Avokaado est un outil numérique de gestion du cycle de vie des contrats. Il aide les utilisateurs à rédiger, négocier, signer et gérer leurs contrats.

Les utilisateurs peuvent rédiger des contrats basés sur une automatisation et des modèles basés sur des clauses. Ils peuvent également automatiser le suivi des délais et définir des rappels sur les dates importantes relatives aux documents tels que les dates de renouvellement.

Avokaado utilise un stockage cloud privé. Cela permet aux employeurs de suivre et de collaborer sur des contrats originaux ou basés sur des modèles. La plateforme permet également aux utilisateurs de gérer l'accès aux fichiers et d'ajouter des signatures électroniques aux contrats.

Avokaado est un système de gestion de contrat autonome. Cependant, il offre des intégrations avec les logiciels existants des utilisateurs, notamment Persona et Salesforce.

Tarification

• À partir de 312,40 $/mois (Prix indiqué uniquement en euros : 290 €/mois)
• Essai : Oui
• Forfait gratuit : Oui

Pour plus d'informations, consultez notre article sur les 10 meilleurs logiciels de gestion de documents RH.

Une solution de gestion des dossiers numériques pour votre entreprise

Le logiciel de gestion des dossiers des employés est le meilleur moyen de stocker et d'accéder aux dossiers de vos employés. Il vous permet de le faire rapidement et facilement, avec un niveau de sécurité que la gestion manuelle des données ne peut égaler.

L'un des aspects les plus importants de la gestion des dossiers de vos employés est de comprendre vos obligations légales. Vérifiez les lois et règlements au niveau fédéral et étatique pour savoir quels registres vous devez conserver, combien de temps vous devez les conserver et qui y a accès.

Vous pouvez ensuite mettre en place un système de gestion de documents numériques qui non seulement respecte les lois en vigueur, mais répond également aux besoins de votre entreprise.