الدليل الكامل لإدارة سجلات الموظفين + أفضل الأدوات

بين الجداول الزمنية وسجلات الرواتب ومراجعات الأداء ، يمكن أن تكون إدارة سجلات الموظفين مهمة شاقة لمعظم أقسام الموارد البشرية. وليس من السهل دائمًا القيام بذلك بشكل صحيح.

في أفضل حالاتها ، تعتبر إدارة السجلات السيئة مصدر إزعاج ، مما يجعل من الصعب العثور على المستندات عند الحاجة إليها. في أسوأ حالاتها ، تصبح مسؤولية ذات عواقب قانونية خطيرة. لهذا السبب من الضروري استخدام نظام فعال لإدارة سجلات الموظفين.

يعد برنامج إدارة مستندات الموارد البشرية مثاليًا لهذا الغرض. يوفر لك الوقت والجهد من خلال أتمتة عمليات حفظ السجلات وإيجادها. يمنحك الوصول إلى مستندات الموارد البشرية من أي مكان أثناء تخزينها وفقًا لالتزامات الامتثال الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يجعل من السهل تحديث مستندات الموظفين ودقتها.

في هذه المقالة ، نشرح كيفية إعداد نظام إدارة سجلات الموظف وأفضل الأدوات الرقمية لمساعدتك على القيام بذلك.

ما هي إدارة سجلات الموظفين؟

تشير إدارة سجلات الموظفين إلى إدارة دورة حياة سجلات الموظفين وفقًا للقوانين واللوائح ذات الصلة. يشار إليها أيضًا باسم إدارة مستندات الموارد البشرية ، وتشمل تخزين مستندات الموظفين والوصول إليها ومعالجتها وإتلافها.

أفضل طريقة للتعامل مع سجلات الموظفين هي باستخدام نظام إدارة المستندات. عادةً ما يقوم نظام إدارة المستندات ، المستند إلى البرامج ، بتخزين وتنظيم وتتبع المستندات إلكترونيًا.

أنواع سجلات الموظفين

تشمل سجلات الموظفين:

• المعلومات الشخصية ، مثل الأسماء الكاملة والعناوين وتفاصيل الحساب المصرفي وجهات الاتصال في حالات الطوارئ.
• المعلومات الطبية ، بما في ذلك سجلات الرعاية الصحية ، ورسائل الأطباء ، ومعلومات الإعاقة ، وطلبات الإقامة.
• سجلات التوظيف ، مثل الوصف الوظيفي والتطبيقات والسير الذاتية وملاحظات المقابلة وخطابات العرض والفحوصات المرجعية.
• سجلات التوظيف ، مثل سجلات التوظيف ، ومعلومات الإعداد ، ونماذج I-9.
• كشوف المرتبات والمزايا ، بما في ذلك الجداول الزمنية وسجلات الحضور والمستندات الضريبية وخطط مزايا الرعاية الصحية ونماذج تسجيل المزايا.
• سجلات الموظفين ، بما في ذلك التحذيرات أو الإجراءات التأديبية الأخرى والجوائز ووثائق الفصل مثل مقابلات الخروج.
• سجلات التطوير المهني ، بما في ذلك مراجعات الأداء ، والترقية ، ووثائق التحويل.
• سجلات الإجازات ، بما في ذلك الإجازات المطلوبة والمعتمدة.
• العقود والاتفاقيات ، مثل عقود العمل واتفاقيات السرية وكتيبات الموظفين الموقعة
• وثائق الموارد البشرية ، مثل السياسات المكتوبة.
• سجلات السلامة والأمن ، بما في ذلك مواد التدريب على السلامة ، وتقارير الحوادث ، ووثائق تعويض العمال.
• المواد التدريبية والتراخيص المهنية والشهادات.

لماذا تعتبر إدارة السجلات الفعالة مهمة؟

إنه ضروري لأغراض الامتثال

غالبًا ما يكون نظام إدارة سجلات الموظفين مطلوبًا بموجب القانون. تنطبق مجموعة من قوانين حفظ السجلات على الشركات. يتطلب ذلك من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات موظفين دقيقة لفترة معينة - تُعرف باسم "فترة الاحتفاظ".

في الولايات المتحدة ، هناك العديد من القوانين الفيدرالية التي تلزم أصحاب العمل بالاحتفاظ بسجلات الموظفين. وتشمل هذه:

• قانون التمييز على أساس السن
• قانون المساواة في الأجور
• قانون معايير العمل العادلة (FLSA)
• قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA)
• قانون السلامة والصحة المهنية (OSH Act)
• الباب السابع من قانون الحقوق المدنية

على سبيل المثال ، يجب على أصحاب العمل بموجب قانون FLSA الاحتفاظ بأي سجلات مستخدمة لحساب الراتب ، بما في ذلك الجداول الزمنية والجداول ، لمدة عامين.

هناك أيضًا قوانين ولوائح لحفظ السجلات على مستوى الولاية والمستوى المحلي. تحدد هذه فترات الاحتفاظ ومتطلبات التخزين المختلفة.

من الضروري أن تفهم التزاماتك القانونية بشأن سجلات الموظفين لتجنب العقوبات. يمكن أن يتضمن هذا إطارًا قانونيًا معقدًا ، لذلك يجب عليك طلب المشورة المهنية بشأن القوانين التي تنطبق على عملك.

يخزن المعلومات الحساسة بشكل آمن

تتضمن إدارة مستندات الموظف التعامل مع المعلومات الشخصية للموظفين. يتضمن ذلك تفاصيل الحساب المصرفي والمعلومات الضريبية والمستندات الطبية. غالبًا ما تخضع هذه المستندات الحساسة لقوانين حماية البيانات الشخصية. لذلك ، من الضروري تخزينها بشكل آمن والتأكد من أنه لا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الأشخاص المناسبين.

يعد نظام إدارة السجلات الجيد مثاليًا لحماية المستندات السرية. تقدم أنظمة إدارة المستندات الرقمية على وجه الخصوص مجموعة من ميزات الأمان. يتضمن ذلك حماية كلمة المرور والتشفير وعناصر التحكم في الأذونات وسجل الوصول.

تضمن ميزات مثل هذه أنه لا يمكن الوصول إلى المستندات إلا من قبل الأشخاص المعتمدين. كما يقومون أيضًا بإنشاء خريطة رقمية لمحفوظات المستند ، توضح تاريخ إنشائها ومن وصل إليها ومتى.

تساعد الإجراءات الأمنية مثل عناصر التحكم في الوصول والتشفير في تقليل مخاطر الهجمات الإلكترونية أو انتهاكات البيانات. قد تكتشف عناصر التحكم في الإصدار أيضًا محاولات اختراق نظام إدارة المستندات ، مما يتيح لك الاستجابة بسرعة.

إنه يحسن الكفاءة ويحافظ على امتثال عملك

يمكن أن تستغرق إدارة السجلات اليدوية وقتًا طويلاً. يتضمن البحث في خزائن الملفات أو وحدات التخزين التي تحتوي على مئات أو آلاف المستندات للعثور على المستند الذي تبحث عنه. في استطلاع Wakefield Research ، قال 54٪ من المستجيبين إنهم يقضون وقتًا أطول في البحث عن المستندات التي يحتاجونها أكثر من الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل.

يقوم برنامج إدارة السجلات برقمنة تخزين المستندات وعملية استرجاعها. من خلال تخزين الملفات الرقمية وتنظيمها في موقع مركزي ، يمكنك العثور على المستندات التي تحتاجها بسرعة وسهولة. بهذه الطريقة ، يتم تحرير وقتك للقيام بعمل أكثر أهمية.

يعد الوصول السريع إلى المستندات ضروريًا أيضًا لإنتاج المستندات لتقارير التدقيق أو لأغراض تنظيمية أخرى. كما أنها ذات صلة بالرد على الشكاوى أو الدعاوى القضائية. غالبًا ما تكون هناك مواعيد نهائية متضمنة في هذه المواقف ، لذا فإن الاسترجاع السريع للوثائق أمر بالغ الأهمية.

تتيح لك إدارة السجلات الرقمية أيضًا أتمتة بعض مراحل عملية إدارة السجلات - على سبيل المثال ، تصنيف المستندات وحفظها في ملفات. يؤدي هذا إلى إنجاز المهمة بشكل أسرع من التعامل مع الأعمال الورقية يدويًا. كما أنه يقلل من مخاطر الخطأ البشري ، بما في ذلك تلف المستندات عن طريق الخطأ.

يحسن تبادل المعلومات

تسهل المستندات المنظمة جيدًا والتي يمكن الوصول إليها مشاركة المعلومات مع الأشخاص المناسبين في مؤسستك.

من خلال تخزين المستندات في موقع مركزي ، يتمتع الموظفون دائمًا بإمكانية الوصول إلى المستندات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم. كما أنه يتجنب ازدواجية العمل. يمكن للموظفين التحقق مما إذا كان المستند موجودًا قبل إنشائه.

بالإضافة إلى ذلك ، يسهّل نظام إدارة المستندات الفعال على العاملين التعاون. يمكنهم مشاركة المستندات وتحديثها في الوقت الفعلي.

كما أنه يساعد فريقك على اتخاذ قرارات عمل أفضل بسرعة أكبر. كل شخص لديه أحدث المعلومات في متناول يده لاتخاذ قرارات مستنيرة.

كيفية إعداد نظام إدارة المستندات الرقمية

صنف مستندات الموارد البشرية الخاصة بك

تتمثل الخطوة الأولى عند إعداد نظام إدارة المستندات في تحديد أنواع ملفات الموارد البشرية التي يحتاجها لتخزينها. للمساعدة في حفظ الملفات ، قم بتقسيمها وفقًا للفئات. على سبيل المثال ، سجلات الموظفين وسجلات السلامة وسجلات التدريب والشكاوى.

يساعدك تنظيم مثل هذه المستندات في حفظها بسهولة ، خاصةً إذا كان برنامج إدارة السجلات لديك يحتوي على ميزة حفظ تلقائي. كما أنه يضمن تخزين المستندات بشكل منفصل ، مما يجعل من السهل تعيين حقوق الوصول إليها.

قم بتعيين أذونات الوصول

يمكنك بعد ذلك تحديد من يحتاج إلى الوصول إلى كل نوع من المستندات. كقاعدة عامة ، كلما كانت السجلات أكثر حساسية ، قل عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى الوصول إليها.

عادة ما يكون لمديري الموارد البشرية حق الوصول إلى مجموعة واسعة من سجلات الموظفين. على سبيل المثال ، يجب أن يكونوا قادرين على رؤية سجلات الرواتب ، بالإضافة إلى المعلومات الشخصية والطبية للموظفين.

من ناحية أخرى ، لا يحتاج عامل التحول إلى الوصول إلى هذه المعلومات. بدلاً من ذلك ، يحتاجون إلى الوصول إلى النماذج وتقارير السلامة وسياسات الموارد البشرية.

من خلال تعيين الأذونات ، يمكنك التحكم في من لديه حق الوصول إلى أي مستند. لذلك ، بينما يمكن للجميع في قسم الموارد البشرية الاطلاع على سجلات الرواتب والموظفين ، يمكنك منع جميع الموظفين الآخرين من فتحها.

من المهم التحقق من التشريعات ذات الصلة فيما يتعلق بأذونات المستندات. تحدد بعض القوانين من يمكنه الوصول إلى مستندات أو معلومات معينة واردة في سجلات الموظفين.

تحديد فترات الاحتفاظ وتشغيل الأحداث

بعد ذلك ، حدد المدة التي ستحتفظ فيها بأنواع المستندات ومتى يبدأ تشغيل الساعة في ذلك الوقت (على سبيل المثال ، حدث التشغيل). على سبيل المثال ، يمكن أن تتضمن الأحداث المشغلة إنشاء سجل أو تاريخ مراجعة الأداء أو إنهاء موظف.

غالبًا ما يتم تحديد فترات الاستبقاء والأحداث المحفزة بموجب القانون. على سبيل المثال ، في الولايات المتحدة على المستوى الفيدرالي ، يتعين على أصحاب العمل الاحتفاظ بما يلي:

• طلبات العمل وتستأنف لمدة 1 سنة.
• سجلات الرواتب لمدة 3 سنوات بعد إنشائها.
• تسجل إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) لمدة 5 سنوات بعد السنة التي تتعلق بها السجلات.

تحقق من القوانين واللوائح على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية التي تنطبق على عملك.

بينما يمكنك اختيار الاحتفاظ بالسجلات بعد فترة الاحتفاظ القانونية ، فمن الأفضل مسح السجلات منتهية الصلاحية بانتظام. قد يؤدي الاحتفاظ بالسجلات دون داعٍ إلى جعل إدارة المستندات أكثر صعوبة. يمكنهم زيادة تكاليف تخزين المستندات وجعل استرداد المستندات أبطأ ، وخاصة النسخ المطبوعة.

تحتاج أيضًا إلى تحديد كيفية التخلص من المستندات في نهاية فترة الاحتفاظ الخاصة بك. عادةً ما تعمل حلول إدارة السجلات الرقمية على أتمتة هذه العملية. إنهم يدمرون السجلات الإلكترونية بأمان في تاريخ انتهاء صلاحيتها بحيث لا يمكن إعادة بنائها.

إذا كان لديك أيضًا سجلات مادية ، ففكر فيما إذا كان يمكنك ببساطة التخلص من المستندات أو ما إذا كانت بحاجة إلى التخلص منها بشكل آمن. قد تحتاج إلى إشراك شركة إتلاف المستندات بإجراءات صارمة لسلسلة الحراسة لجمع المستندات الحساسة وتمزيقها وإتلافها ، مثل تلك التي تحتوي على بيانات شخصية للموظفين.

أضف إجراءات أمنية إضافية

أخيرًا ، فكر في طرق لإضافة أمان إضافي إلى نظام إدارة المستندات الخاص بك.

باستخدام نظام إدارة السجلات الرقمية ، يمكنك تعيين أذونات الوصول وفقًا لنوع المستند. ولكن يجب عليك أيضًا التحقق من أن سجلات الموظفين مشفرة. هذا يعني أنها محمية من قراءتها أو تحريرها إذا قام طرف ثالث بالوصول إليها أثناء قيام موظفيك باستخدامها أو مشاركتها أو تحميلها.

كطبقة أمان أخرى ، قد ترغب أيضًا في إضافة كلمات مرور أو مصادقة ثنائية للمستخدمين الذين يصلون إلى مستندات معينة.

يعد الاحتفاظ بنسخة احتياطية من سجلات موظفيك أمرًا مهمًا أيضًا في حالة تعطل نظامك. استخدم الملفات المشفرة لتخزين النسخ الاحتياطية الرقمية على خوادم محلية أو سحابية آمنة. يجب الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية المطبوعة في خزانات ملفات مقفلة أو في منطقة تخزين مقفلة.

هناك طريقة أخرى لحماية نظام إدارة المستندات للموظفين وهي تثقيف موظفيك حول أمان البيانات - على سبيل المثال ، من خلال الدورات التدريبية عبر الإنترنت. يساعدهم ذلك على فهم المخاطر وكيفية تحديد التهديدات السيبرانية المحتملة التي قد تعرض سجلات الموظفين للخطر.

أفضل الممارسات الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار

افهم حقوق موظفيك

إلى جانب القوانين المتعلقة بتخزين المستندات وفترات الاحتفاظ بها ، من المهم فهم حقوق الموظفين فيما يتعلق بسجلاتهم.

تمنح قوانين حماية البيانات الشخصية الموظفين الحق في معرفة كيفية جمع معلوماتهم الشخصية ومعالجتها ومشاركتها. تأكد من أن كلاً من قسم الموارد البشرية وموظفيك يتلقون تدريباً على ذلك. على سبيل المثال ، قم بإجراء سلسلة من الندوات عبر الإنترنت حول حماية البيانات الشخصية وتأكد من تناول هذا الموضوع في دليل الموظف الخاص بك. يساعد هذا كل فرد في مؤسستك على فهم حقوق والتزامات حماية البيانات الشخصية الخاصة بهم.

من المهم أيضًا إعداد عمليات للموظفين لطلب الوصول إلى معلوماتهم الشخصية أو إجراء تغييرات عليها ، على سبيل المثال ، عبر نموذج عبر الإنترنت. في دليل السياسات والإجراءات الخاص بك ، حدد الشخص أو الإدارة المسؤولة عن ذلك حتى يعرف الموظفون من يسألون.

تطوير سياسات وعمليات إدارة مستندات واضحة ومكتوبة

يجب أن تكون خطة إدارة المستندات الخاصة بك مدعومة بسياسات وعمليات مكتوبة. هذه توجه قسم الموارد البشرية لديك حول كيفية إنشاء سجلات الموظفين وتنظيمها وتخزينها.

أثناء الكتابة ، تأكد من شرح الأنواع المختلفة لوثائق الموظف ، وكيفية حفظ هذه المستندات ، ومن يمكنه الوصول إليها ، ومتى وكيف يجب إتلافها.

من الضروري أيضًا مشاركة هذه السياسات والعمليات مع موظفيك. يمكنك القيام بذلك عن طريق تضمينها في دليل السياسات والإجراءات الخاص بك ، ودمجها في عملية الإعداد الخاصة بك ، وإرسال رسائل بريد إلكتروني منتظمة على مستوى الشركة لتذكير الموظفين بإجراءات حفظ السجلات.

تضمن كتابة هذا التوجيه وتوصيله مع فريقك الاتساق عبر إدارة سجلات مؤسستك. كما أنه يمنح قسم الموارد البشرية نقطة مرجعية سهلة حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات الصحيحة عند التعامل مع سجلات الموظفين.

ابق على اطلاع بالامتثال القانوني

غالبًا ما تتغير القوانين واللوائح المتعلقة بإدارة السجلات. هذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا المتطورة حول إدارة السجلات الرقمية.

تأكد من مواكبة هذه التغييرات وتعديل سياساتك وإجراءاتك حسب الضرورة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك الحد من مخاطر عدم الامتثال الذي يمكن أن يؤدي إلى عقوبات مثل الغرامات أو الإجراءات القانونية.

قم بمراجعة سجلات الموظفين بانتظام

تتغير معلومات الموظف بانتظام ، غالبًا نتيجة دوران الموظفين والترقيات والتغيرات في الظروف الشخصية. ضع أنظمة في مكانها لمراجعة سجلات موظفيك بشكل منتظم للتأكد من أنها تحتوي على معلومات دقيقة.

غالبًا ما تحتوي أدوات إدارة السجلات الرقمية على ميزات للمساعدة في ذلك. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد تذكير سنوي متكرر لأعضاء الفريق لتحديث بيانات الاتصال الشخصية وتفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ.

3 أفضل أدوات إدارة مستندات الموظفين

مع توفر مجموعة من برامج إدارة سجلات الموظفين ، قد يكون من الصعب تحديد أفضل برنامج يناسب عملك. فيما يلي توصياتنا لأفضل ثلاث أدوات لإدارة المستندات.

يجعل Connecteam من السهل إدارة جميع أنواع مستندات الموظفين منذ إنشائها وحتى التخلص منها. تعمل ميزات إدارة المستندات في Connecteam على تخزين المستندات الحساسة بأمان وتبسيط عملياتك وتساعدك على البقاء ملتزمًا.

باستخدام تطبيق الهاتف المحمول كامل الميزات Connecteam ، يمكنك أنت وموظفيك تحميل المستندات أثناء التنقل. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى سجلات الموظفين من موقعهم الآمن عبر لوحة معلومات مركزية.

بالإضافة إلى ذلك ، يوفر Connecteam مساحة تخزين غير محدودة. قم بتخزين كل ما يلزم واحتفظ بمستنداتك للمدة التي يقتضيها القانون.

بفضل الدردشة الجماعية المضمنة ، يمكنك Connecteam أيضًا من مشاركة المستندات ومناقشتها مع موظفيك في الوقت الفعلي. هناك أيضًا ميزات إعلام متقدمة يمكنك استخدامها لتحديث مستنداتك ودقتها. على سبيل المثال ، يمكن لـ Connecteam إخطارك عندما يحين موعد انتهاء صلاحية عقود العمل.

تعمل أذونات الوصول والتشفير الشامل على حماية مستندات الموظفين الحساسة ، مما يمنع أي انتهاكات للبيانات.

يحتوي Connecteam أيضًا على واجهة سهلة الاستخدام ودعم شامل للعملاء. من السهل على فريقك البدء ، ويمكنهم بسهولة التواصل مع خدمة العملاء إذا كانت لديهم أي أسئلة أو مخاوف.

لكن Connecteam هو أكثر بكثير من مجرد تطبيق لإدارة سجلات الموظفين. إنه حل رقمي شامل لإدارة الموظفين يتضمن ميزات للجدولة والتواصل والتعرف على الموظفين والتدريب.

إنه أيضًا حل إدارة مستندات ميسور التكلفة للغاية. تمنح خطة الأعمال الصغيرة المجانية إلى الأبد من Connecteam ما يصل إلى 10 مستخدمين من الوصول إلى أكثر ميزاتها شيوعًا ، بما في ذلك إدارة مستندات الموظفين. تبدأ الخطط المدفوعة من 29 دولارًا شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا ، ثم 0.50 دولارًا شهريًا فقط لكل مستخدم إضافي.

التسعير

• يبدأ من 29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا
• نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا
• خطة مجانية متاحة

DynaFile هو برنامج إدارة مستندات سحابي يمكن استخدامه لإدارة ملفات الموظفين. يوفر تخزينًا مركزيًا قائمًا على الويب ويقوم برقمنة عمليات إدارة سجلات الشركات.

يتضمن ميزة المسح الآلي التي تدعم المسح الضوئي دفعة واحدة من عدد كبير من الوثائق. يمكن للمستخدمين أيضًا مشاركة الملفات عبر روابط المستندات العامة أو الخاصة.

يقوم DynaFile بتعيين الرموز الشريطية للملفات أثناء المسح والتي يمكن استخدامها لاحقًا للعثور على السجلات. كما يوفر ميزة تتيح حفظ المستندات تلقائيًا.

تشمل الميزات الأخرى أذونات وصول المستخدم وعناصر تحكم المسؤول والتوقيعات الإلكترونية. ومع ذلك ، لا يقدم DynaFile تطبيقًا للجوال.

التسعير

• اتصل بالبائع لمعرفة السعر
• محاكمة: لا
• خطة مجانية: لا

Avokaado هي أداة رقمية لإدارة دورة حياة العقد. يساعد المستخدمين في صياغة عقودهم والتفاوض بشأنها وتوقيعها وإدارتها.

يمكن للمستخدمين صياغة العقود بناءً على الأتمتة والقوالب المستندة إلى البنود. يمكنهم أيضًا أتمتة تتبع الموعد النهائي وتعيين تذكيرات بالتواريخ المهمة المتعلقة بالمستندات مثل تواريخ التجديد.

يستخدم Avokaado التخزين السحابي الخاص. يتيح ذلك لأصحاب العمل تتبع العقود الأصلية أو القائمة على القوالب والتعاون فيها. تتيح المنصة أيضًا للمستخدمين إدارة الوصول إلى الملفات وإضافة التوقيعات الإلكترونية إلى العقود.

Avokaado هو نظام مستقل لإدارة العقود. ومع ذلك ، فإنه يوفر عمليات تكامل مع البرامج الحالية للمستخدمين بما في ذلك Persona و Salesforce.

التسعير

• يبدأ من 312.40 دولارًا في الشهر (الأسعار مُدرجة باليورو فقط: 290 يورو شهريًا)
• التجربة: نعم
• خطة مجانية: نعم

لمزيد من المعلومات ، راجع مقالتنا حول أفضل 10 برامج لإدارة مستندات الموارد البشرية.

حل إدارة السجلات الرقمية لعملك

يعد برنامج إدارة سجلات الموظفين أفضل طريقة لتخزين سجلات موظفيك والوصول إليها. يتيح لك القيام بذلك بسرعة وسهولة ، بمستوى أمان لا يمكن أن تتطابق معه المعالجة اليدوية للبيانات.

من أهم جوانب إدارة سجلات موظفيك فهم التزاماتك القانونية. تحقق من القوانين واللوائح على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية لمعرفة السجلات التي يجب عليك الاحتفاظ بها ، ومدة الاحتفاظ بها ، ومن يمكنه الوصول إليها.

يمكنك بعد ذلك إعداد نظام إدارة مستندات رقمي لا يتوافق فقط مع القوانين ذات الصلة ولكنه يلبي أيضًا احتياجات عملك.