Что такое универсальное программное обеспечение для совместной работы и почему вы должны его использовать?

В сегодняшнюю цифровую эпоху совместная работа является важным компонентом любого бизнеса.

Поскольку удаленная работа становится все более распространенной, предприятиям нужны эффективные способы общения и совместной работы, обмена файлами, управления задачами и отслеживания проектов в одном месте.

Вот где на помощь приходит универсальное программное обеспечение для совместной работы.

Универсальное программное обеспечение для совместной работы объединяет несколько функций связи и совместной работы на одной платформе, что упрощает совместную работу команд.

В этом сообщении блога мы рассмотрим, что такое универсальное программное обеспечение для совместной работы, как оно может принести пользу вашему бизнесу и почему вам следует подумать об его использовании.

Что такое универсальное программное обеспечение для совместной работы?

История традиционного программного обеспечения для совместной работы началась более 30 лет назад, когда компании начали формировать свои ИТ-отделы и нуждались в объединении продуктов от разных поставщиков, чтобы получить полный набор функций, необходимых для выполнения их работы. В то время программное обеспечение для совместной работы было единым решением для единственного варианта использования команды, будь то управление задачами, данные или общение в чате.

Перенесемся в технологически продвинутое настоящее: эти типы программного обеспечения для совместной работы, называемые точечными решениями, все еще существуют, но уже давно уступают универсальным решениям для совместной работы.

Программное обеспечение для совместной работы «все-в-одном» предназначено для того, чтобы помочь командам работать более продуктивно и эффективно, позволяя им обмениваться документами, файлами и другими типами данных, управлять ими и совместно работать над проектами и задачами из любого места и с любого устройства. .

Преимущества универсального программного обеспечения для совместной работы

Программное обеспечение для совместной работы дает множество преимуществ. Возможно, самым важным из всех является возможность повысить производительность среди команд, которые не обязательно работают в одном офисе, одной стране или в одном часовом поясе.

Вот некоторые другие преимущества универсального программного обеспечения для совместной работы и то, как они способствуют продуктивной командной работе:

Улучшенная связь

Общение, говорят они, является ключом к командной работе.

Личное общение и совместная работа — это здорово, но когда это невозможно, онлайн-инструменты, такие как универсальное программное обеспечение для совместной работы, помогают нам поддерживать поток разговоров, отзывов и идей. Эффективная коммуникация не только повышает производительность, но и помогает быстрее предотвращать и решать проблемы.

Расширенное управление проектами

Управление одним проектом может быть простой задачей, но как насчет одновременного управления десятками проектов? Как не запутаться в организации и координации мероприятий или проектов без помощи инструмента для совместной работы?

К счастью, вам не нужно беспокоиться об этом. Программное обеспечение для совместной работы «все в одном» гарантирует, что все идет по плану, чтобы избежать ошибок и путаницы, которые могут задержать проекты или отдельные задачи.

Лучшая организация

При использовании различных инструментов для управления задачами, общения и хранения файлов легко потерять представление о том, что было сделано, что не сделано, кто что сказал и какую задачу имел в виду. Все в беспорядке. Но организация всех аспектов ваших проектов и задач не должна быть сложной. Программное обеспечение для совместной работы «все-в-одном» помогает создать спокойствие и организовать рабочий процесс вашей команды за счет открытого общения и координации проектов и мероприятий, сохраняя все на одной платформе, где ничего не теряется таинственным образом.

Принятие решений на основе данных

Благодаря мощному решению для анализа данных вашей команде больше не нужно будет тратить время на анализ электронных таблиц для получения данных, вместо этого у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на собранной информации и сделать выбор на основе фактов, которые помогут вам связаться с вашей компанией. цели и задачи быстрее. Наличие этого в одном месте со всеми другими инструментами повышения производительности обеспечивает мгновенную простоту и эффективность процесса принятия решений на основе данных.

Попробуйте Рогатку

Ключевые особенности универсального программного обеспечения для совместной работы

Каждое программное обеспечение для совместной работы отличается, но большинство инструментов будут (или должны) включать следующие функции:

Управление проектом . Организуйте все аспекты проекта от планирования и составления графиков до распределения ресурсов и выполнения.

Управление задачами — все, что необходимо для управления задачей на протяжении ее жизненного цикла от планирования до выполнения. Установите крайние сроки, зависимости и приоритеты и убедитесь, что проект идет по плану и завершается вовремя.

Управление документами . Функция управления документами важна для каждого универсального программного обеспечения для совместной работы. Это позволяет пользователям обмениваться документами и работать над ними вместе, легко интегрируя сторонние приложения облачного хранилища в платформу . Эта функция также помогает аккуратно организовать документы в одном месте, чтобы каждый мог легко получить к ним доступ в любое время.

Межфункциональное сотрудничество — единое место, где все в вашей организации (маркетинг, продажи, HR, логистика, разработчики, служба поддержки и т. д.) собираются вместе для работы над целью или проектом.

Внутренний обмен сообщениями — это обязательная функция, которая может помочь организовать общение и вести его по теме. Возможность общаться в приложении и совместно работать над отдельными задачами и проектами, обмениваться комментариями, отзывами и идеями, сохраняя при этом исторические записи обсуждений, к которым каждый может обратиться в любое время. Большинство универсальных инструментов для совместной работы также предоставляют пользователям возможность комментировать уровни задач и проектов и прикреплять файлы к дополнительным задачам и проектам поддержки.

Аналитика данных . Эта функция не очень распространена, но очень полезна для здоровья вашего бизнеса. Имея доступ к данным в режиме реального времени, пользователи могут принимать более обоснованные решения, которые не основаны на интуиции, а подкрепляются ключевыми аналитическими данными. В настоящее время анализ данных является обязательным для каждой компании. Стартапам также не следует пренебрегать этим — данные могут помочь начинающим компаниям расти намного быстрее .

Уведомления — чтобы быть в курсе всех последних изменений, внесенных в задачи, упоминания, обсуждения и многое другое.

Возможности интеграции . Благодаря универсальному программному обеспечению для совместной работы пользователи должны иметь доступ ко всем типам документов, файлов и ресурсов, некоторые из которых хранятся в стороннем приложении. Таким образом, важно, чтобы выбранное вами универсальное программное решение для совместной работы предлагало надежные возможности интеграции с такими инструментами, как Dropbox, Google Drive и т. д.

Интуитивно понятный интерфейс . Хорошее многофункциональное программное обеспечение для совместной работы должно быть интуитивно понятным и удобным для пользователя, а привыкание к нему должно занимать не более нескольких дней. Цель таких инструментов — упростить рабочий процесс и сделать его более эффективным, поэтому одна из самых важных функций любого программного обеспечения для совместной работы — быть простым и понятным.

Удобный для мобильных устройств дизайн . Универсальные инструменты для совместной работы также должны корректно работать на мобильных телефонах и планшетах. Удаленные сотрудники или сотрудники, чьи обязанности требуют перемещения, не всегда будут находиться перед рабочим столом, поэтому предоставление им решения, которое позволит им оставаться продуктивными и работать над своими задачами даже в дороге, должно быть главным приоритетом.

Безопасность . Сосредоточив внимание на функциях, предоставляемых комплексными программными решениями для совместной работы, не следует забывать о важности защиты и безопасности данных. И хотя некоторые бесплатные программные инструменты для совместной работы предлагают меньшую защиту, чем корпоративные инструменты, все они должны требовать логины и пароли для защиты данных и информации, совместно используемой на платформе. Если программное обеспечение для совместной работы предлагает двухфакторную аутентификацию, тем лучше. Это помогает предотвратить нарушения безопасности и проверяет личность пользователя.

Все-в-одном и программное обеспечение для совместной работы Point

Инструменты для совместной работы великолепны, поскольку они повышают эффективность и производительность команды, и вы хотите этого для своего бизнеса, но тогда вы сталкиваетесь с дилеммой, какой тип решения вы должны выбрать: все-в-одном или точечное решение?

Чтобы помочь вам лучше понять некоторые ключевые различия и плюсы и минусы каждого решения, мы составили эту сравнительную таблицу для справки:

Что следует учитывать при выборе универсального программного обеспечения для совместной работы?

Приобретение универсального программного обеспечения для совместной работы для вашей команды является важным бизнес-решением. Вам не захочется тратить время и деньги на тестирование каждого решения, доступного на рынке. Мы помогаем вам сузить выбор, чтобы вы могли принять наилучшее возможное решение — как для вашей команды, так и для бизнеса.

Вот 6 основных факторов, которые следует учитывать при выборе универсального решения для совместной работы:

1. Потребности . Первым шагом при выборе универсального программного обеспечения для совместной работы является понимание потребностей вашей организации: как работает ваша команда в настоящее время, что можно и нужно улучшить в их рабочем процессе, а также является ли их работа структурированной или неструктурированной? Чтобы найти ответы на эти вопросы, вам следует не только наблюдать за вашей совместной работой на расстоянии, но и консультироваться с ними. В конце концов, это люди, которые будут использовать это программное обеспечение для совместной работы, поэтому их потребности и их мнение по этому вопросу — это то, о чем вы должны больше всего заботиться в первую очередь.

Что еще вы должны учитывать на этом первом шаге, так это то, является ли решение размещенным в Интернете или локально. Будут ли данные и файлы вашей организации в безопасности? После того, как вы определили свои конкретные потребности, вы можете перейти к следующему шагу.

2. Возможности . Функции, предлагаемые комплексным программным обеспечением для совместной работы, являются недостающими элементами головоломки для вашей организации. Программное обеспечение должно предоставлять все необходимые функции, чтобы оно стало эффективным инструментом повышения производительности для вашей команды. Они должны быть отзывчивыми, простыми в использовании и, конечно же, помогать вашей команде выполнять работу более эффективно.

3. Стоимость . Сколько позволяет ваш бюджет на такое программное обеспечение? Ваши инвестиции должны быть разумными и должны учитывать долгосрочную ценность, которую программное обеспечение может иметь для вашей команды и организации, а также все другие расходы, которые могут быть связаны с ним, такие как обновления в будущем, обслуживание и т. д.

4. Поддержка . Надежная поддержка обязательна. Ваша команда должна пройти обучение и иметь доступ к учебным пособиям и базе знаний. Если поставщик не предлагает этого, то вам лучше перейти к следующему.

5. Интеграция с другими инструментами . Вам нужно найти программное обеспечение для совместной работы, которое можно интегрировать с инструментами, которые уже использует ваша команда. Не игнорируйте этот фактор, если вы выбрали инструмент, который не может интегрироваться с другими инструментами, необходимыми вашей команде, тогда программное обеспечение не будет таким уж полезным — вашей команде все равно придется переключаться между приложениями, чтобы иметь доступ ко всему. необходимо для завершения своей работы.

6. Безопасность . Безопасность важна, поэтому в любом случае вам следует выбрать решение, которое включает в себя функции безопасности, гарантирующие безопасность ваших данных. Вы также должны иметь возможность выбирать, где будут храниться ваши данные. Если поставщик не предлагает функции безопасности или предлагает только слабую защиту, попрощайтесь с ним и продолжайте искать лучшее решение.

Slingshot, комплексное программное обеспечение для совместной работы

Slingshot упрощает совместную работу, объединяя современное управление файлами проекта и команды , чат и анализ данных в одном приложении. Когда вы можете легко делиться всеми этими элементами в одном месте с членами команды и делиться проектами с внешними членами команды, спокойствие восстанавливается. Надежная производительность сразу после установки и разработана для бесперебойной работы, обеспечивающей непрерывные рабочие процессы совместной работы. Это помогает командам преодолеть разрозненность совместной работы, предотвращает сбои в работе и упрощает совместную работу команд.