ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ All-in-One คืออะไร และทำไมคุณควรใช้ซอฟต์แวร์นี้

ในยุคดิจิทัลในปัจจุบัน การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญของทุกธุรกิจ

เมื่อการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น ธุรกิจต่างๆ จึงต้องการวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน แชร์ไฟล์ จัดการงาน และติดตามโครงการในที่เดียว

นั่นคือที่มาของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบครบวงจร

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one รวมคุณสมบัติการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่หลากหลายไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมง่ายขึ้น

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจว่าซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบครบวงจรคืออะไร มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร และทำไมคุณควรพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ All-in-One คืออะไร?

ประวัติของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบดั้งเดิมเริ่มขึ้นเมื่อกว่า 30 ปีที่แล้ว เมื่อบริษัทต่างๆ เริ่มก่อตั้งแผนกไอทีของตน และจำเป็นต้องรวมผลิตภัณฑ์จากผู้จำหน่ายต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานอย่างครบถ้วน ในเวลานั้น ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นโซลูชันเดียวสำหรับกรณีการใช้งานเดียวของทีม ไม่ว่าจะเป็นการจัดการงาน ข้อมูล หรือการสนทนา

ก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วสู่ปัจจุบันที่ก้าวล้ำทางเทคโนโลยี ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันประเภทนี้เรียกว่าโซลูชันจุดยังคงมีอยู่ แต่มีประสิทธิภาพเหนือกว่าโซลูชันการทำงานร่วมกันแบบออล-อิน-วันมานานแล้ว

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมมีประสิทธิผลมากขึ้นและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยทำให้สามารถแบ่งปัน จัดการเอกสาร ไฟล์ และข้อมูลประเภทอื่น ๆ และทำงานร่วมกันในโครงการและงานได้จากทุกสถานที่และอุปกรณ์ใดก็ได้ .

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ All-in-One

มีประโยชน์มากมายที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน บางทีสิ่งที่สำคัญที่สุดคือโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานระหว่างทีมที่ไม่จำเป็นต้องทำงานในสำนักงานเดียวกัน ประเทศเดียวกัน หรือโซนเวลาเดียวกัน

ต่อไปนี้คือประโยชน์อื่นๆ บางประการของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบออล-อิน-วัน และวิธีที่นำไปสู่การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิผล:

ปรับปรุงการสื่อสาร

พวกเขากล่าวว่าการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานเป็นทีม

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบตัวต่อตัวนั้นยอดเยี่ยม แต่เมื่อเครื่องมือออนไลน์เช่นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบออล-อิน-วันไม่สามารถทำได้ ช่วยให้เราติดตามการสนทนา คำติชม และแนวคิดต่างๆ ได้อย่างลื่นไหล การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มผลผลิต แต่ยังช่วยป้องกันและแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้นด้วย

การจัดการโครงการขั้นสูง

การจัดการโครงการหนึ่งอาจเป็นงานง่ายๆ แต่การจัดการโครงการหลายสิบโครงการในเวลาเดียวกันล่ะ คุณจะหลีกเลี่ยงการหลงทางในองค์กรและการประสานงานของกิจกรรมหรือโครงการได้อย่างไรหากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

โชคดีที่คุณไม่ต้องกังวลเรื่องนั้น ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบครบวงจรช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความสับสนที่อาจทำให้โครงการหรืองานแต่ละอย่างล่าช้า

องค์กรที่ดีขึ้น

เมื่อใช้เครื่องมือต่างๆ ในการจัดการงาน สื่อสาร และจัดเก็บไฟล์ เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมติดตามว่าทำอะไรไปแล้ว อะไรยังไม่เสร็จ ใครพูดอะไร และงานใดที่พวกเขาอ้างถึง ทุกอย่างเป็นระเบียบ แต่การจัดระเบียบโครงการและงานทุกด้านไม่จำเป็นต้องซับซ้อน ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบครบวงจรช่วยในการสร้างความสงบและจัดระเบียบในขั้นตอนการทำงานของทีมของคุณผ่านการสื่อสารแบบเปิดและ การประสานงานของโครงการและกิจกรรม โดยเก็บทุกอย่างไว้บนแพลตฟอร์มเดียวที่ไม่มีอะไรหายไปอย่างลึกลับ

การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

ด้วยพลังของโซลูชันการวิเคราะห์ข้อมูล ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาพยายามวิเคราะห์สเปรดชีตเพื่อหาแหล่งข้อมูลอีกต่อไป แต่มีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลเชิงลึกที่รวบรวมมา และตัดสินใจเลือกตามข้อเท็จจริงที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงบริษัทของคุณ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้เร็วขึ้น การมีสิ่งนั้นไว้ในที่เดียวพร้อมกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ทำให้กระบวนการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมีความง่ายดายและมีประสิทธิภาพในทันที

ลองหนังสติ๊ก

คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ All-in-One

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันทั้งหมดนั้นแตกต่างกัน แต่เครื่องมือส่วนใหญ่จะ (หรือควร) มีคุณลักษณะต่อไปนี้:

การจัดการโครงการ – จัดระเบียบทุกด้านของโครงการ ตั้งแต่การวางแผนและกำหนดเวลาไปจนถึงการจัดสรรทรัพยากรและการดำเนินการ

การจัดการงาน – ทุกสิ่งที่จำเป็นในการจัดการงานตลอดวงจรชีวิตตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการดำเนินการ กำหนดเส้นตาย การพึ่งพา และลำดับความสำคัญ และทำให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามแผนและเสร็จทันเวลา

การจัดการเอกสาร – คุณลักษณะการจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one ทุกตัว ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันและทำงานในเอกสารร่วมกันโดย การรวมแอปที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของบุคคลที่สามเข้ากับแพลตฟอร์ม ได้อย่างง่ายดาย คุณสมบัตินี้ยังช่วยจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อยในที่เดียว ดังนั้นทุกคนจึงสามารถเข้าถึงได้ง่ายทุกเมื่อ

การทำงานร่วมกันข้ามสายงาน – ที่เดียวที่ทุกคนในองค์กรของคุณ (การตลาด การขาย ทรัพยากรบุคคล โลจิสติกส์ นักพัฒนา การสนับสนุน ฯลฯ) มาทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายหรือโครงการ

การส่งข้อความภายใน – นี่เป็นคุณสมบัติที่ต้องมีซึ่งสามารถช่วยให้การสื่อสารเป็นระเบียบและตรงประเด็น ความสามารถในการสื่อสารในแอปและทำงานร่วมกันในแต่ละงานและโครงการ แบ่งปันความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และแนวคิด ทั้งหมดนี้ในขณะที่เก็บบันทึกประวัติศาสตร์ของการสนทนาที่ทุกคนสามารถอ้างถึงได้ตลอดเวลา เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบ all-in-one ส่วนใหญ่ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นในระดับงานและโครงการ และแนบไฟล์เพื่อสนับสนุนงานและโครงการเพิ่มเติม

การวิเคราะห์ข้อมูล – คุณสมบัตินั้นไม่ได้มีทั่วไป แต่มีประโยชน์อย่างมากต่อสุขภาพของธุรกิจของคุณ ด้วยการเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ ผู้ใช้สามารถทำการตัดสินใจโดยมีข้อมูลที่ดีกว่าซึ่งไม่ได้อิงจากการตัดสินใจ แต่สำรองข้อมูลด้วยข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ ปัจจุบัน การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกบริษัท สตาร์ทอัพก็ไม่ควรละเลยเช่นกัน ข้อมูลสามารถช่วยให้บริษัทสตาร์ทอัพเติบโตเร็วขึ้นมาก

การแจ้งเตือน – เพื่อให้ทันกับการแก้ไขล่าสุดทั้งหมดที่ทำกับงาน การกล่าวถึง การสนทนา และอื่นๆ

โอกาสในการผสานรวม – ด้วยซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบครบวงจร ผู้ใช้ควรสามารถเข้าถึงเอกสาร ไฟล์ และทรัพยากรทุกประเภท ซึ่งบางส่วนถูกจัดเก็บไว้ในแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับโซลูชันซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบออล-อิน-วันที่คุณเลือก เพื่อนำเสนอ โอกาสในการรวมที่มีประสิทธิภาพ ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น Dropbox, Google Drive เป็นต้น

อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย – ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one ที่ดีควรใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ และไม่ควรใช้เวลาเกินสองสามวันในการทำความคุ้นเคย จุดประสงค์ของเครื่องมือประเภทนี้คือเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการทำงานและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันคือต้องเรียบง่ายและตรงไปตรงมา

การออกแบบที่เหมาะกับอุปกรณ์พกพา – เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบครบวงจรควรสามารถทำงานได้อย่างเหมาะสมบนโทรศัพท์มือถือและแท็บเล็ตเช่นกัน พนักงานทางไกลหรือพนักงานที่มีหน้าที่ที่ต้องเคลื่อนที่ไปมามักจะไม่ได้อยู่หน้าเดสก์ท็อปเสมอไป ดังนั้นการจัดหาโซลูชันที่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำงานแม้ในขณะเดินทางควรมีความสำคัญสูงสุด

ความปลอดภัย – เมื่อมุ่งเน้นไปที่คุณลักษณะที่โซลูชันซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบครบวงจรมีให้ คุณไม่ควรลืมเกี่ยวกับความสำคัญของการปกป้องข้อมูลและความปลอดภัย และในขณะที่เครื่องมือซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันฟรีบางตัวมีการป้องกันน้อยกว่าเครื่องมือขององค์กร แต่ทั้งหมดควรต้องมีการเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านเพื่อป้องกันข้อมูลและข้อมูลที่แบ่งปันบนแพลตฟอร์ม หากซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันมีการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยก็ยิ่งดี ช่วยป้องกันการละเมิดความปลอดภัยและยืนยันตัวตนของผู้ใช้

ซอฟต์แวร์ All-in-One vs Point Collaboration

เครื่องมือการทำงานร่วมกันนั้นยอดเยี่ยมเนื่องจากช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทีม และคุณต้องการสิ่งนั้นสำหรับธุรกิจของคุณ แต่แล้วคุณก็ต้องเผชิญกับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกว่าจริง ๆ แล้วควรเลือกโซลูชันประเภทใด: โซลูชันแบบครบวงจรหรือเฉพาะจุด

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจความแตกต่างที่สำคัญบางประการได้ดีขึ้น และข้อดีข้อเสียของแต่ละโซลูชัน เราได้จัดทำตารางเปรียบเทียบดังกล่าวเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง:

สิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ All-in-One

การรับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one สำหรับทีมของคุณคือการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ คุณคงไม่อยากเสียเวลาและเงินไปกับการทดสอบทุกโซลูชันที่มีอยู่ในตลาด เราช่วยคุณจำกัดตัวเลือกของคุณ เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีที่สุด - ทั้งสำหรับทีมและธุรกิจของคุณ

ต่อไปนี้คือปัจจัยหลัก 6 ประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกโซลูชันการทำงานร่วมกันแบบครบวงจร:

1. ความต้องการ – ขั้นตอนแรกของการเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one คือการทำความเข้าใจความต้องการขององค์กรของคุณ – ทีมของคุณทำงานอย่างไรในปัจจุบัน อะไรที่สามารถและควรปรับปรุงในกระบวนการทำงาน และงานของพวกเขามีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง เพื่อหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ คุณไม่ควรสังเกตการทำงานเป็นทีมของคุณจากระยะไกล แต่คุณควรปรึกษากับพวกเขาด้วย คนเหล่านี้คือคนที่จะใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันนี้ ดังนั้นความต้องการและความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับเรื่องนี้จึงเป็นสิ่งที่คุณควรใส่ใจมากที่สุดตั้งแต่แรก

สิ่งอื่นที่คุณควรพิจารณาในขั้นตอนแรกนี้คือว่าโซลูชันนั้นโฮสต์บนเว็บหรือในสถานที่ ข้อมูลและไฟล์ขององค์กรของคุณจะปลอดภัยหรือไม่? หลังจากที่คุณได้กำหนดความต้องการเฉพาะของคุณแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปได้

2. คุณลักษณะ – คุณลักษณะที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ all-in-one นำเสนอคือชิ้นส่วนจิ๊กซอว์ที่ขาดหายไปสำหรับองค์กรของคุณ ซอฟต์แวร์ควรมีคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ พวกเขาจะต้องตอบสนอง ใช้งานง่าย และแน่นอนว่าควรช่วยให้ทีมของคุณทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ค่าใช้จ่าย – งบประมาณของคุณมีเท่าไรสำหรับซอฟต์แวร์ประเภทนี้? การลงทุนของคุณต้องสมเหตุสมผลและต้องคำนึงถึงมูลค่าระยะยาวที่ซอฟต์แวร์สามารถมีให้กับทีมและองค์กรของคุณ รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมดที่อาจมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ เช่น การอัปเกรดในอนาคต การบำรุงรักษา เป็นต้น

4. การสนับสนุน – ต้องมีการสนับสนุนที่เชื่อถือได้ ทีมของคุณจะต้องได้รับการฝึกอบรมและควรมีสิทธิ์เข้าถึงบทช่วยสอนและฐานความรู้ หากผู้ขายไม่มีข้อเสนอนี้ คุณควรไปยังรายการถัดไป

5. การผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ – คุณต้องค้นหาซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่สามารถผสานรวมกับเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว อย่าเพิกเฉยต่อปัจจัยนี้หากคุณเลือกเครื่องมือที่ไม่สามารถรวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ที่ทีมของคุณต้องการได้ ซอฟต์แวร์จะไม่ได้ช่วยอะไรมากนัก ทีมของคุณยังคงต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ เพื่อให้สามารถเข้าถึงทุกอย่างได้ จำเป็นต้องทำงานให้เสร็จ

6. ความปลอดภัย – ความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นไม่ว่าในกรณีใด คุณควรเลือกโซลูชันที่มาพร้อมกับคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่จะรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ คุณควรจะสามารถเลือกตำแหน่งที่จะจัดเก็บข้อมูลของคุณได้ หากผู้ให้บริการไม่เสนอคุณลักษณะด้านความปลอดภัยหรือเสนอเพียงการรักษาความปลอดภัยที่อ่อนแอ ให้โบกมือลาและค้นหาโซลูชันที่ดีกว่าต่อไป

Slingshot ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบ All-in-One ที่สมบูรณ์แบบ

Slingshot ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นโดยผสมผสาน การจัดการไฟล์โครงการและทีม ที่ทันสมัย ​​การแชท และการวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดไว้ในแอปเดียว เมื่อคุณสามารถแชร์องค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้กับสมาชิกในทีมและแชร์โปรเจ็กต์กับสมาชิกในทีมภายนอกได้อย่างง่ายดายในที่เดียว ความสงบก็จะกลับคืนมา ด้วยความสามารถในการผลิตที่มีประสิทธิภาพ ไหลออกจากกล่องและได้รับการออกแบบให้ทำงานได้อย่างราบรื่นเพื่อให้เวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างต่อเนื่อง สิ่งนี้ช่วยให้ทีมลดไซโลการทำงานร่วมกัน ป้องกันการหยุดชะงักของงาน และทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น