ما هو برنامج التعاون الكل في واحد ولماذا يجب عليك استخدامه؟

في العصر الرقمي اليوم ، يعد التعاون عنصرًا أساسيًا في كل عمل تجاري.

مع تزايد شيوع العمل عن بُعد ، تحتاج الشركات إلى طرق فعالة للتواصل والتعاون ومشاركة الملفات وإدارة المهام وتتبع المشاريع في مكان واحد.

هذا هو المكان الذي يأتي فيه برنامج التعاون الكل في واحد.

يدمج برنامج التعاون متعدد الإمكانات ميزات الاتصال والتعاون المتعددة في نظام أساسي واحد ، مما يسهل على الفرق العمل معًا.

في منشور المدونة هذا ، سنستكشف ما هو برنامج تعاون الكل في واحد ، وكيف يمكن أن يفيد عملك ، ولماذا يجب أن تفكر في استخدامه.

ما هو برنامج التعاون الكل في واحد؟

بدأ تاريخ برامج التعاون التقليدية منذ أكثر من 30 عامًا عندما بدأت الشركات في تشكيل أقسام تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها واحتاجت إلى تجميع المنتجات من بائعين مختلفين للحصول على مجموعة كاملة من الوظائف اللازمة لأداء وظائفهم. في ذلك الوقت ، كان برنامج التعاون حلاً منفردًا لحالة الاستخدام الفردي للفريق سواء كانت إدارة المهام أو البيانات أو الدردشة.

للتقدم سريعًا إلى الحاضر المتقدم تقنيًا ، لا تزال هذه الأنواع من برامج التعاون التي تسمى حلول النقاط موجودة ولكن تفوقت عليها منذ فترة طويلة حلول التعاون الشاملة.

تم تصميم برنامج التعاون متعدد الإمكانات لمساعدة الفرق على أن تكون أكثر إنتاجية وتعمل بكفاءة أكبر من خلال تمكينهم من مشاركة وإدارة المستندات والملفات وأنواع البيانات الأخرى ، والعمل معًا في المشاريع والمهام من أي مكان وأي جهاز .

مزايا برنامج التعاون متعدد الإمكانات

هناك العديد من الفوائد التي تأتي مع برامج التعاون. ربما يكون الأهم من ذلك كله هو فرصة تحسين الإنتاجية بين الفرق التي لا تعمل بالضرورة في نفس المكتب أو نفس البلد أو في نفس المنطقة الزمنية.

فيما يلي بعض الفوائد الأخرى لبرامج التعاون الكل في واحد وكيف تؤدي إلى عمل جماعي منتج:

تحسين الاتصال

يقولون إن التواصل هو مفتاح العمل الجماعي.

يعد التواصل والتعاون شخصيًا أمرًا رائعًا ، ولكن عندما لا يكون ذلك ممكنًا ، تساعدنا الأدوات عبر الإنترنت مثل برنامج التعاون الشامل في مواكبة تدفق المحادثات والتعليقات والأفكار. لا يؤدي الاتصال الفعال إلى تعزيز الإنتاجية فحسب ، بل يساعد أيضًا في منع المشكلات وحلها بشكل أسرع.

إدارة المشاريع المحسنة

يمكن أن تكون إدارة مشروع واحد مهمة بسيطة ، ولكن ماذا عن إدارة عشرات المشاريع في نفس الوقت؟ كيف يمكنك تجنب الضياع في تنظيم وتنسيق الأحداث أو المشاريع دون مساعدة من أداة التعاون؟

لحسن الحظ ، لا داعي للقلق بشأن ذلك. يضمن برنامج التعاون الكل في واحد أن كل شيء على المسار الصحيح لتجنب الأخطاء والارتباك التي يمكن أن تؤخر المشاريع أو المهام الفردية.

تنظيم أفضل

عند استخدام أدوات مختلفة لإدارة المهام ، والتواصل ، وتخزين الملفات ، من السهل أن تفقد مسار ما تم إنجازه ، وما لم يفعل ، ومن قال ماذا ، والمهمة التي كانوا يشيرون إليها. كل شيء في حالة فوضى. لكن الحفاظ على تنظيم جميع جوانب مشاريعك ومهامك لا يجب أن يكون معقدًا. يساعد برنامج التعاون الكل في واحد في خلق الهدوء والتنظيم في سير عمل فريقك من خلال التواصل المفتوح وتنسيق المشاريع والأحداث من خلال الاحتفاظ بكل شيء في نظام أساسي واحد حيث لا يتم فقد أي شيء بشكل غامض.

صنع القرار على أساس البيانات

بفضل قوة حل تحليلات البيانات ، لن يحتاج فريقك بعد الآن إلى إضاعة الوقت في محاولة تحليل جداول البيانات للحصول على بياناتهم ، ولكن بدلاً من ذلك سيكون لديهم المزيد من الوقت للتركيز على الأفكار التي تم جمعها واتخاذ الخيارات بناءً على الحقائق التي ستساعدك في الوصول إلى شركتك الأهداف والغايات بشكل أسرع. إن توفر ذلك في مكان واحد مع جميع أدوات الإنتاجية الأخرى يجلب السهولة والفعالية الفورية في عملية صنع القرار التي تعتمد على البيانات.

جرب مقلاع

الميزات الرئيسية لبرنامج التعاون الكل في واحد

يختلف كل برنامج تعاون ، إلا أن معظم الأدوات (أو يجب أن تتضمن) الميزات التالية:

إدارة المشروع - تنظيم جميع جوانب المشروع من التخطيط والجدولة إلى تخصيص الموارد وتنفيذها.

إدارة المهام - كل ما هو مطلوب لإدارة مهمة خلال دورة حياتها من التخطيط إلى التنفيذ. حدد المواعيد النهائية والتبعيات والأولويات ، وتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح واستكماله في الوقت المحدد.

إدارة المستندات - تعد ميزة إدارة المستندات مهمة لكل برنامج تعاون شامل. يسمح للمستخدمين بمشاركة المستندات والعمل عليها معًا من خلال دمج تطبيقات التخزين السحابية التابعة لجهات خارجية بسهولة في النظام الأساسي . تساعد هذه الميزة أيضًا في الحفاظ على المستندات منظمة بدقة في مكان واحد ، بحيث يمكن للجميع الوصول إليها بسهولة في أي وقت.

التعاون متعدد الوظائف - مكان واحد حيث يجتمع كل فرد داخل مؤسستك (التسويق ، المبيعات ، الموارد البشرية ، الخدمات اللوجستية ، المطورين ، الدعم ، إلخ) معًا للعمل على هدف أو مشروع.

الرسائل الداخلية - هذه ميزة لا غنى عنها يمكن أن تساعد في الحفاظ على التواصل منظمًا وموضوعًا. القدرة على التواصل داخل التطبيق والتعاون في المهام الفردية والمشاريع التي تشارك التعليقات والتعليقات والأفكار ، كل ذلك مع الاحتفاظ بسجل تاريخي للمناقشات التي يمكن للجميع الرجوع إليها في أي وقت. توفر معظم أدوات التعاون الكل في واحد للمستخدمين أيضًا القدرة على التعليق على مستويات المهام والمشروع وإرفاق الملفات لمزيد من مهام الدعم والمشاريع.

تحليلات البيانات - هذه الميزة ليست شائعة جدًا ، ولكنها مفيدة للغاية لصحة عملك. من خلال الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي ، يمكن للمستخدمين اتخاذ قرارات مدروسة بشكل أفضل لا تستند إلى القناة الهضمية ولكنها مدعومة برؤى البيانات الرئيسية. في الوقت الحاضر ، تعد تحليلات البيانات أمرًا ضروريًا لكل شركة. يجب ألا تهمل الشركات الناشئة ذلك أيضًا - يمكن للبيانات أن تساعد الشركات الناشئة على النمو بشكل أسرع .

الإخطارات - للبقاء على اطلاع دائم بجميع التعديلات الأخيرة التي تم إجراؤها على المهام والإشارات والمناقشات والمزيد.

فرص التكامل - مع برنامج التعاون الكل في واحد ، يجب أن يكون المستخدمون قادرين على الوصول إلى جميع أنواع المستندات والملفات والموارد ، والتي يتم تخزين بعضها في تطبيق تابع لجهة خارجية. وبالتالي ، من المهم بالنسبة إلى حل برنامج التعاون الشامل الذي اخترته تقديم فرص تكامل قوية مع أدوات مثل Dropbox و Google Drive وما إلى ذلك.

واجهة سهلة الاستخدام - يجب أن يكون برنامج التعاون الجيد متعدد الإمكانات بديهيًا وسهل الاستخدام ويجب ألا يستغرق أكثر من بضعة أيام حتى تعتاد عليه. الغرض من هذه الأنواع من الأدوات هو تبسيط عملية العمل وجعلها أكثر كفاءة ، لذا فإن إحدى أهم ميزات أي برنامج تعاون هو أن تكون بسيطًا ومباشرًا.

تصميم متوافق مع الأجهزة المحمولة - يجب أن تكون أدوات التعاون الكل في واحد قادرة على العمل بشكل صحيح على الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية أيضًا. لن يكون الموظفون عن بُعد أو الموظفون الذين تتطلب واجباتهم التنقل دائمًا أمام سطح المكتب ، لذا فإن تزويدهم بحل يسمح لهم بالبقاء منتجين والعمل على مهامهم حتى أثناء التنقل يجب أن يكون أولوية قصوى.

الأمان - عند التركيز على الميزات التي توفرها حلول برامج التعاون الشاملة ، يجب ألا تنسى أهمية حماية البيانات والأمان. وعلى الرغم من أن بعض أدوات برامج التعاون المجانية توفر حماية أقل من أدوات المؤسسة ، إلا أنها تتطلب جميعًا تسجيلات الدخول وكلمات المرور لحماية البيانات والمعلومات التي تتم مشاركتها على النظام الأساسي. إذا كان برنامج التعاون يوفر مصادقة ثنائية ، كان ذلك أفضل. يساعد على منع الخروقات الأمنية والتحقق من هوية المستخدم.

برنامج All-in-One مقابل برنامج Point Collaboration

تعتبر أدوات التعاون رائعة لأنها تزيد من كفاءة الفريق وإنتاجيته ، وتريد ذلك لعملك ، ولكن بعد ذلك تواجه معضلة ما هو نوع الحل الذي يجب أن تختاره بالفعل: حل الكل في واحد أم حل نقطي؟

لمساعدتك على فهم بعض الاختلافات الرئيسية بشكل أفضل وإيجابيات وسلبيات كل حل ، قمنا بإعداد جدول المقارنة هذا كمرجع:

ما الذي يجب مراعاته عند اختيار برنامج تعاون الكل في واحد؟

يعد الحصول على برنامج تعاون شامل لفريقك قرارًا تجاريًا بالغ الأهمية. لن ترغب في إضاعة الوقت والمال في اختبار كل حل متاح في السوق. نحن نساعدك على تضييق نطاق اختياراتك ، حتى تتمكن من اتخاذ أفضل قرار ممكن - لكل من فريقك وعملك.

فيما يلي العوامل الستة الرئيسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند اختيار حل تعاوني متعدد الإمكانات:

1. الاحتياجات - تتمثل الخطوة الأولى في اختيار برنامج تعاون الكل في واحد في فهم احتياجات مؤسستك - كيف يعمل فريقك حاليًا ، وما الذي يمكن وينبغي تحسينه في عملية عملهم ، وهل عملهم منظم أو غير منظم؟ للعثور على إجابات لهذه الأسئلة ، يجب ألا تكتفي بمراقبة العمل الجماعي الخاص بك من مسافة بعيدة ، ولكن يجب عليك التشاور معهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين سيستخدمون برنامج التعاون هذا بعد كل شيء ، لذا فإن احتياجاتهم وآرائهم بشأن هذه المسألة هي أكثر ما يجب أن تهتم به في المقام الأول.

ما يجب مراعاته أيضًا في هذه الخطوة الأولى هو ما إذا كان الحل مستضافًا على الويب أم محليًا. هل ستكون بيانات وملفات مؤسستك آمنة؟ بعد أن تحدد احتياجاتك الخاصة ، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.

2. الميزات - الميزات التي يقدمها برنامج التعاون متعدد الإمكانات هي قطع الألغاز المفقودة لمؤسستك. يجب أن يوفر البرنامج جميع الميزات التي تحتاجها ليكون أداة إنتاجية فعالة لفريقك. يجب أن تكون سريعة الاستجابة وسهلة الاستخدام ، وبالطبع يجب أن تساعد فريقك في إنجاز العمل بكفاءة أكبر.

3. التكلفة - ما المبلغ الذي تسمح به ميزانيتك لهذا النوع من البرامج؟ يجب أن يكون استثمارك معقولًا ويجب أن يأخذ في الاعتبار القيمة طويلة المدى التي يمكن أن يوفرها البرنامج لفريقك ومؤسستك ، بالإضافة إلى جميع التكاليف الأخرى التي قد تأتي معها مثل الترقيات في المستقبل ، والصيانة ، وما إلى ذلك.

4. الدعم - الدعم الموثوق أمر لا بد منه. سيحتاج فريقك إلى التدريب ويجب أن يكون لديه حق الوصول إلى البرامج التعليمية وقاعدة المعرفة. إذا لم يقدم البائع هذا ، فمن الأفضل أن تنتقل إلى التالي.

5. التكامل مع الأدوات الأخرى - أنت بحاجة إلى العثور على برامج تعاون يمكن أن تتكامل مع الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل. لا تتجاهل هذا العامل إذا اخترت أداة لا يمكن أن تتكامل مع الأدوات الأخرى التي يحتاجها فريقك ، فلن يقدم البرنامج الكثير من المساعدة - سيظل فريقك بحاجة إلى التبديل بين التطبيقات ليتمكن من الوصول إلى كل شيء اللازمة لإكمال وظيفتها.

6. الأمان - الأمان مهم ، لذا على أي حال ، يجب عليك اختيار حل يأتي مع ميزات الأمان التي تضمن سلامة بياناتك. يجب أن تكون أيضًا قادرًا على اختيار مكان تخزين بياناتك. إذا كان البائع لا يقدم ميزات الأمان أو يقدم فقط أمانًا ضعيفًا ، فودع له واستمر في البحث عن حل أفضل.

Slingshot ، برنامج تعاون متكامل متعدد الإمكانات

يبسط Slingshot التعاون من خلال دمج إدارة المشاريع الحديثة والملفات الجماعية والدردشة وتحليلات البيانات ، كل ذلك في تطبيق واحد. عندما يمكنك بسهولة مشاركة كل هذه العناصر في مكان واحد مع أعضاء الفريق ومشاركة المشاريع مع أعضاء الفريق الخارجيين ، يتم استعادة الهدوء. مع تدفقات إنتاجية قوية خارج الصندوق ومصممة للعمل بسلاسة لتمكين سير عمل التعاون المستمر. يساعد هذا الفرق على قطع مجموعات التعاون ، ويمنع اضطرابات العمل ، ويسهل على الفرق العمل معًا بشكل أفضل.