Was ist eine All-in-One-Collaboration-Software und warum sollten Sie eine verwenden?

Im heutigen digitalen Zeitalter ist die Zusammenarbeit ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens.

Da Remote-Arbeit immer häufiger wird, benötigen Unternehmen effiziente Möglichkeiten, um an einem Ort zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, Dateien auszutauschen, Aufgaben zu verwalten und Projekte zu verfolgen.

Hier kommt die All-in-One-Collaboration-Software ins Spiel.

Eine All-in-one-Collaboration-Software integriert mehrere Kommunikations- und Collaboration-Funktionen auf einer Plattform und erleichtert so die Zusammenarbeit von Teams.

In diesem Blog-Beitrag untersuchen wir, was eine All-in-One-Collaboration-Software ist, wie sie Ihrem Unternehmen zugute kommen kann und warum Sie eine solche in Betracht ziehen sollten.

Was ist eine All-in-One-Collaboration-Software?

Die Geschichte traditioneller Collaboration-Software begann vor mehr als 30 Jahren, als Unternehmen damit begannen, ihre IT-Abteilungen aufzubauen und Produkte verschiedener Anbieter zusammenstellen mussten, um die gesamte Bandbreite an Funktionalitäten zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Zu dieser Zeit war Collaboration-Software eine einzelne Lösung für den einzelnen Anwendungsfall des Teams, egal ob es sich um Aufgabenverwaltung, Daten oder Chats handelte.

Schneller Vorlauf in die technologisch fortschrittliche Gegenwart: Diese Arten von Collaboration-Software, die als Punktlösungen bezeichnet werden, existieren immer noch, wurden jedoch längst von All-in-One-Collaboration-Lösungen übertroffen.

Die All-in-One-Collaboration-Software soll Teams dabei helfen, produktiver und effizienter zu arbeiten, indem sie es ihnen ermöglicht, Dokumente, Dateien und andere Arten von Daten zu teilen, zu verwalten und an Projekten und Aufgaben von jedem Ort und jedem Gerät aus zusammenzuarbeiten .

Vorteile der All-in-One-Collaboration-Software

Collaboration-Software bietet viele Vorteile. Am wichtigsten ist vielleicht die Möglichkeit, die Produktivität von Teams zu verbessern, die nicht unbedingt im selben Büro, im selben Land oder in derselben Zeitzone arbeiten.

Hier sind einige weitere Vorteile der All-in-One-Collaboration-Software und wie sie zu produktiver Teamarbeit führen:

Verbesserte Kommunikation

Kommunikation, heißt es, ist der Schlüssel zur Teamarbeit.

Persönliche Kommunikation und Zusammenarbeit sind großartig, aber wenn das nicht möglich ist, helfen uns Online-Tools wie All-in-One-Collaboration-Software, den Fluss von Gesprächen, Feedback und Ideen aufrechtzuerhalten. Effiziente Kommunikation steigert nicht nur die Produktivität, sondern hilft auch, Probleme schneller zu vermeiden und zu lösen.

Verbessertes Projektmanagement

Die Verwaltung eines Projekts kann eine einfache Aufgabe sein, aber was ist mit der Verwaltung von Dutzenden von Projekten gleichzeitig? Wie können Sie vermeiden, sich ohne die Hilfe eines Collaboration-Tools in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen oder Projekten zu verlieren?

Glücklicherweise müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. All-in-One-Collaboration-Software stellt sicher, dass alles auf Kurs ist, um Fehler und Verwirrung zu vermeiden, die Projekte oder einzelne Aufgaben verzögern können.

Bessere Organisation

Bei der Verwendung verschiedener Tools zum Verwalten von Aufgaben, Kommunizieren und Speichern von Dateien kann man leicht den Überblick darüber verlieren, was erledigt wurde, was nicht, wer was gesagt hat und auf welche Aufgabe er sich bezog. Alles ist ein Durcheinander. Es muss jedoch nicht kompliziert sein, alle Aspekte Ihrer Projekte und Aufgaben zu organisieren. All-in-One-Collaboration-Software hilft dabei, Ruhe und Organisation im Arbeitsablauf Ihres Teams durch offene Kommunikation und Koordination von Projekten und Ereignissen zu schaffen, indem alles auf einer Plattform gehalten wird, auf der nichts auf mysteriöse Weise verloren geht.

Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Mit der Leistungsfähigkeit einer Datenanalyselösung muss Ihr Team keine Zeit mehr damit verschwenden, Tabellenkalkulationen zu analysieren, um seine Daten zu beschaffen, sondern hat stattdessen mehr Zeit, sich auf die gesammelten Erkenntnisse zu konzentrieren und Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten zu treffen, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen zu erreichen Ziele und Ziele schneller. Diese zusammen mit allen anderen Produktivitätstools an einem Ort verfügbar zu haben, bringt sofortige Mühelosigkeit und Effektivität in den datengesteuerten Entscheidungsprozess.

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Hauptmerkmale der All-in-One-Collaboration-Software

Jede Collaboration-Software ist anders, aber die meisten Tools werden (oder sollten) die folgenden Funktionen enthalten:

Projektmanagement – ​​Organisieren Sie alle Aspekte eines Projekts von der Planung und Terminierung bis zur Ressourcenzuweisung und -ausführung.

Aufgabenverwaltung – Alles, was benötigt wird, um eine Aufgabe während ihres gesamten Lebenszyklus von der Planung bis zur Ausführung zu verwalten. Legen Sie Fristen, Abhängigkeiten und Prioritäten fest und stellen Sie sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und pünktlich abgeschlossen wird.

Dokumentenverwaltung – Die Dokumentenverwaltungsfunktion ist wichtig für jede All-in-One-Collaboration-Software. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, indem Cloud-Speicher-Apps von Drittanbietern einfach in die Plattform integriert werden . Diese Funktion hilft auch dabei, Dokumente ordentlich an einem Ort zu organisieren, sodass jeder jederzeit leicht darauf zugreifen kann.

Funktionsübergreifende Zusammenarbeit – Ein zentraler Ort, an dem alle in Ihrer Organisation (Marketing, Vertrieb, Personal, Logistik, Entwickler, Support usw.) zusammenkommen, um an einem Ziel oder Projekt zu arbeiten.

Internes Messaging – Dies ist eine unverzichtbare Funktion, die dazu beitragen kann, die Kommunikation organisiert und themenbezogen zu halten. Die Möglichkeit, in der App zu kommunizieren und an einzelnen Aufgaben und Projekten zusammenzuarbeiten, Kommentare, Feedback und Ideen auszutauschen und gleichzeitig eine historische Aufzeichnung der Diskussionen zu führen, auf die jeder jederzeit zugreifen kann. Die meisten All-in-One-Collaboration-Tools bieten Benutzern auch die Möglichkeit, Aufgaben- und Projektebenen zu kommentieren und Dateien an weitere Support-Aufgaben und Projekte anzuhängen.

Datenanalyse – Diese Funktion ist nicht sehr verbreitet, aber sehr vorteilhaft für die Gesundheit Ihres Unternehmens. Durch den Zugriff auf Echtzeitdaten können Benutzer fundiertere Entscheidungen treffen, die nicht auf dem Bauch basieren, sondern durch wichtige Datenerkenntnisse gestützt werden. Data Analytics ist heutzutage ein Muss für jedes Unternehmen. Auch Startups sollten es nicht vernachlässigen – Daten können Startup-Unternehmen helfen, viel schneller zu wachsen .

Benachrichtigungen – Um über alle kürzlich vorgenommenen Änderungen an Aufgaben, Erwähnungen, Diskussionen und mehr auf dem Laufenden zu bleiben.

Integrationsmöglichkeiten – Mit All-in-One-Collaboration-Software sollten Benutzer auf alle Arten von Dokumenten, Dateien und Ressourcen zugreifen können, von denen einige in einer Drittanbieteranwendung gespeichert sind. Daher ist es wichtig, dass Ihre gewählte All-in-One-Softwarelösung für die Zusammenarbeit robuste Integrationsmöglichkeiten mit Tools wie Dropbox, Google Drive usw. bietet.

Intuitive Benutzeroberfläche – Eine gute All-in-One-Collaboration-Software sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein und es sollte nicht länger als ein paar Tage dauern, sich daran zu gewöhnen. Der Zweck dieser Art von Tools besteht darin, den Arbeitsprozess zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Daher ist es eines der wichtigsten Merkmale jeder Collaboration-Software, einfach und unkompliziert zu sein.

Mobilfreundliches Design – All-in-One-Collaboration-Tools sollten auch auf Mobiltelefonen und Tablets einwandfrei funktionieren. Remote-Mitarbeiter oder Mitarbeiter, deren Aufgaben es erfordern, sich zu bewegen, werden nicht immer vor dem Desktop sitzen, daher sollte es oberste Priorität sein, ihnen eine Lösung bereitzustellen, die es ihnen ermöglicht, produktiv zu bleiben und ihre Aufgaben auch unterwegs zu bearbeiten.

Sicherheit – Wenn Sie sich auf die Funktionen konzentrieren, die All-in-One-Softwarelösungen für die Zusammenarbeit bieten, sollten Sie die Bedeutung von Datenschutz und Sicherheit nicht vergessen. Und obwohl einige kostenlose Collaboration-Softwaretools weniger Schutz bieten als Unternehmenstools, sollten sie alle Logins und Passwörter erfordern, um die auf der Plattform geteilten Daten und Informationen zu schützen. Wenn die Collaboration-Software eine Zwei-Faktor-Authentifizierung anbietet, umso besser. Es hilft, Sicherheitsverletzungen zu verhindern und überprüft die Identität des Benutzers.

All-in-One vs. Point Collaboration Software

Collaboration-Tools sind großartig, da sie die Effizienz und Produktivität des Teams steigern, und Sie möchten das für Ihr Unternehmen, aber dann stehen Sie vor dem Dilemma, für welche Art von Lösung Sie sich tatsächlich entscheiden sollten: All-in-One- oder Einzellösung?

Um Ihnen zu helfen, einige Hauptunterschiede und die Vor- und Nachteile jeder Lösung besser zu verstehen, haben wir diese Vergleichstabelle als Referenz erstellt:

Was sollten Sie bei der Auswahl einer All-in-One-Collaboration-Software beachten?

Die Anschaffung einer All-in-One-Collaboration-Software für Ihr Team ist eine wichtige Geschäftsentscheidung. Sie möchten keine Zeit und kein Geld verschwenden, um jede auf dem Markt erhältliche Lösung zu testen. Wir helfen Ihnen, Ihre Auswahl einzugrenzen, damit Sie die bestmögliche Entscheidung treffen können – sowohl für Ihr Team als auch für Ihr Unternehmen.

Hier sind die 6 Hauptfaktoren, die Sie bei der Auswahl einer All-in-One-Collaboration-Lösung beachten sollten:

1. Bedürfnisse – Der erste Schritt bei der Auswahl einer All-in-One-Collaboration-Software besteht darin, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen – wie arbeitet Ihr Team derzeit, was könnte und sollte in seinem Arbeitsprozess verbessert werden, und ist seine Arbeit strukturiert oder unstrukturiert? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, sollten Sie Ihre Teamarbeit nicht nur aus der Ferne beobachten, sondern sich mit ihnen beraten. Das sind schließlich die Leute, die diese Collaboration-Software verwenden werden, also sollten Sie sich in erster Linie um ihre Bedürfnisse und ihre Meinung zu diesem Thema kümmern.

Was Sie in diesem ersten Schritt noch beachten sollten, ist, ob die Lösung webgehostet oder lokal ist. Sind die Daten und Dateien Ihres Unternehmens sicher? Nachdem Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse ermittelt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

2. Funktionen – Die Funktionen, die die All-in-One-Collaboration-Software bietet, sind die fehlenden Puzzleteile für Ihr Unternehmen. Die Software sollte alle Funktionen bieten, die Sie benötigen, um ein effektives Produktivitätstool für Ihr Team zu sein. Sie müssen reaktionsschnell und einfach zu bedienen sein und natürlich sollten sie Ihrem Team helfen, die Arbeit effizienter zu erledigen.

3. Kosten – Wie viel erlaubt Ihr Budget für diese Art von Software? Ihre Investition muss angemessen sein und den langfristigen Wert berücksichtigen, den die Software für Ihr Team und Ihre Organisation haben kann, sowie alle anderen damit verbundenen Kosten wie zukünftige Upgrades, Wartung usw.

4. Support – Zuverlässiger Support ist ein Muss. Ihr Team muss geschult werden und sollte Zugang zu Tutorials und einer Wissensdatenbank haben. Wenn der Anbieter dies nicht anbietet, dann gehen Sie besser zum nächsten über.

5. Integration mit anderen Tools – Sie müssen eine Collaboration-Software finden, die sich in die Tools integrieren lässt, die Ihr Team bereits verwendet. Ignorieren Sie diesen Faktor nicht, wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, das sich nicht mit anderen von Ihrem Team benötigten Tools integrieren lässt, dann wird die Software keine große Hilfe sein – Ihr Team muss immer noch zwischen den Apps wechseln, um auf alles zugreifen zu können benötigt, um seine Arbeit zu erledigen.

6. Sicherheit – Sicherheit ist wichtig, daher sollten Sie in jedem Fall eine Lösung wählen, die mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet ist, die die Sicherheit Ihrer Daten garantieren. Sie sollten auch wählen können, wo Ihre Daten gespeichert werden. Wenn ein Anbieter keine oder nur schwache Sicherheitsfunktionen anbietet, verabschieden Sie sich und suchen Sie weiter nach einer besseren Lösung.

Slingshot, eine komplette All-in-One-Collaboration-Software

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