10 greșeli frecvente de facturare (și cum să le evitați)

Toată lumea face greșeli, dar asta nu înseamnă că nu ar trebui să faci tot posibilul pentru a le evita. Acest lucru este valabil mai ales când vine vorba de facturarea online. Erorile, cum ar fi termenii de plată neoptimi, pot duce la pierderi de venituri și probleme cu fluxul de numerar sau chiar la scenarii mai rele.

Ca și în majoritatea domeniilor vieții, cea mai bună apărare împotriva acestor erori de facturare este cunoașterea și pregătirea. Înțelegerea care sunt greșelile probabil te va pune în garda. În plus, existența unui plan pentru a preveni erorile (sau a le trata dacă apar) va ajuta la minimizarea impactului acestora.

În acest articol, vom vorbi despre zece dintre cele mai frecvente greșeli de facturare, cum ar fi întârzierea facturilor, neurmărirea sau trimiterea mementourilor de plată și inclusiv taxe surprinzătoare. De asemenea, vom discuta ce pași puteți lua pentru a vă asigura că nu îi repetați. Hai să aruncăm o privire!

1. Facturarea inconsecventă clienților dvs

Trimiterea inconsecventă a facturilor – de exemplu, prin întârzierea lor sau prin trimiterea lor la o dată diferită în fiecare lună – este o greșeală ușor de făcut. Este de înțeles, pentru că datele lunare nu cad în aceeași zi a săptămânii. Mulți vor alege pur și simplu o luni dimineața sau o vineri după-amiază și se vor apuca de lucru.

Cu toate acestea, acest lucru poate cauza probleme atât pentru clienții dvs., cât și pentru dvs. Clienții nu vor avea aproape nicio idee când să se aștepte la factura lor, ceea ce poate duce la întârzierea plăților. Soluția este să lucrați din calendar și să setați perioada de facturare la o dată obișnuită în fiecare lună. Aceasta este de obicei prima sau ultima zi, deși un punct de mijloc poate oferi la fel de multă consistență. În continuare, clienții dvs. vor avea mai mult timp să se pregătească pentru plățile dvs., deoarece ciclul dvs. de facturare va fi previzibil.

2. Nu urmărirea debitorilor pe facturile neplătite

Emiterea facturilor este un lucru, dar munca nu se termină odată ce ați apăsat pe Trimitere. De fapt, urmărirea facturilor neplătite înseamnă mult mai mult decât simpla închidere a lucrului lunar. Nu face acest lucru vă poate împiedica serios capacitatea de a crește.

La un nivel de bază, soluția pentru această greșeală este o organizare mai bună. Odată ce facturile dvs. au fost trimise, puteți seta un memento în aplicația dvs. de calendar preferată, astfel încât să vă amintiți să urmăriți datorii. Când vine acel moment, un e-mail către fiecare client ar trebui să fie suficient pentru a-i stimula să intre în acțiune.

Cu toate acestea, utilizatorii Hiveage pot profita și de urmărirea stării facturilor și de raportul de îmbătrânire a conturilor, care oferă o pistă de audit cuprinzătoare pentru a vă ajuta să gestionați starea curentă a fiecărei plăți.

În plus, majoritatea software-ului de facturare precum Hiveage include mementouri automate pentru întreaga bază de clienți, ceea ce înseamnă că urmărirea debitorilor în vârstă poate deveni o sarcină mult mai simplă.

3. Furnizarea de termeni de plată neclari

S-ar putea să fii iertat că te gândești că cei desemnați să gestioneze facturile tale vor fi familiarizați cu toți diferiții termeni și jargon asociate contabilității. Bineînțeles, niciun lucrător financiar care merită să nu i-ar lipsi cunoștințele de bază despre industrie. Cu toate acestea, furnizarea unor condiții neclare de plată poate încă perturba procesul de plată.

De exemplu, data plății: luați în considerare câte companii oferă termeni de plată „net 15”. Aceasta înseamnă că plata se face în termen de 15 zile de la emiterea facturii. Cu toate acestea, este doar un mesaj suficient de vag încât poate fi înțeles greșit undeva de-a lungul lanțului financiar.

De exemplu, „net 15” include doar zilele lucrătoare și exclude zilele de weekend când compania este încă deschisă pentru afaceri? Oferirea unui termen clar, fix, cum ar fi „15 zile lucrătoare”, are mai mult sens și este suficient de directă pentru a fi înțeles de toată lumea. Din fericire, Hiveage vă permite să setați o anumită dată de scadență a facturii, astfel încât să puteți evita definitiv aceste confuzii.

4. Includerea erorilor de facturare pe factură

Dacă ești conștiincios, nu ai include cu bună știință erori în niciunul dintre livrabile. În plus, cu siguranță verificați dacă munca dvs. este de un standard adecvat înainte de a o trimite.

Aceeași grijă trebuie avută și cu facturile, mai ales dacă doriți să fiți plătit la timp. În caz contrar, faci greșeli cu banii și afacerile clienților tăi. Vederea detalierii sau (și mai rău) discrepanțe monetare pe o factură țipă de lipsă de grijă și atenție. Nu este un salt al imaginației să te aștepți ca clienții îngrijorați de greșeli de facturare ca aceasta să caute un furnizor alternativ.

Pentru a menține încrederea clienților dvs., va trebui să vă creați facturile cu sârguință. În timp ce Hiveage include funcții de urmărire a timpului în mod implicit, nu există niciun substitut pentru introducerea detaliilor corecte în primul rând. La fel ca munca pe care o livrați, verificarea facturilor înainte de a fi trimise poate face toată diferența.

5. Îngreunarea plății clienților

Ați putea face orice altceva corect, dar dacă nu reușiți să oferiți o modalitate simplă pentru clienții dvs. de a plăti, este probabil să vedeți mulți dintre ei să se alăture listei dvs. de debitori în vârstă. O modalitate ușoară de a evita acest lucru este oferirea mai multor opțiuni de plată.

Nu ar trebui să vă vindem beneficiile de aici. Pe scurt, întregul tău proces de facturare ar trebui să fie orientat spre a face plata cea mai ușoară sarcină pe care clienții tăi trebuie să o îndeplinească toată luna. Există o corelație directă între un proces de plată complicat care implică instrucțiuni și detalii complexe și o plată întârziată.

Deși există multe modalități de a rezolva acest lucru, suntem destul de mândri de sistemul nostru de plăți recurente:

Cu această funcție, puteți configura emiterea automată a facturilor în același timp în fiecare lună și puteți alege un anumit număr de „apariții”. În plus, există o multitudine de opțiuni de plată diferite pe care le puteți include, toate accesate printr-un singur clic direct din factura pe care o trimiteți.

6. Neutilizarea mărcii companiei pe factură

În continuare, vom analiza un element de facturare care este adesea prioritizat scăzut, chiar dacă poate avea un impact semnificativ. Branding-ul este important practic pentru fiecare aspect al afacerii tale care se confruntă cu clienții, iar aceasta include facturile.

Din punct de vedere practic, marcarea facturilor înseamnă că clientul dumneavoastră știe imediat cine sunteți și, sperăm, că înțelege la ce se referă factura. Folosirea unui logo convingător și a unei mărci clare vă ajută să vă asigurați că facturile dvs. vor fi identificate în grămadă, ceea ce înseamnă că clienții dvs. sunt mai puțin probabil să le treacă. În plus, există un aer profesional inerent unei facturi de marcă, care ar putea îmbunătăți recunoașterea și statutul dumneavoastră.

Din fericire, Hiveage are funcționalitatea necesară pentru a vă ajuta să creați șabloane personalizate de factură și să adăugați elemente de branding în funcție de cerințele dvs. specifice:

Practic, fiecare element poate fi personalizat după gust. Acest lucru vă oferă o bază excelentă cu care să lucrați și o altă oportunitate de a crește recunoașterea mărcii.

7. Nu oferă claritate și detaliere

Construirea unei baze de clienți va duce inevitabil la un grad de cifră de afaceri. Chiar și așa, probabil că veți avea clienți pe termen lung în centrul dvs. și există pericolul ca facturarea dvs. să devină „laxă” cu cât aceștia sunt mai mult în registre. În cele din urmă, această familiaritate ar putea să vă vadă pur și simplu să trimiteți o factură cu un total sau o descriere vagă a ceea ce a fost finalizat.

Acest lucru este de înțeles, în principal pentru că amândoi știți ce lucrare a fost finalizată și cât va costa. Cu toate acestea, păstrarea clarității ridicate și detalierea fiecărui loc de muncă menține relația client-afacere pe o bază profesională. Acest lucru este valabil mai ales ca o afacere mică, unde a fi plătit pe bază de loc de muncă înseamnă mai mult decât pentru o organizație mare. De asemenea, cu un nivel mai mare de detaliu pe fiecare factură ca modul dvs. de operare, există mai puțin spațiu pentru a apărea interogări.

În opinia noastră, aceasta este o chestiune de organizare. Asigurați-vă că etichetați în mod clar munca pe care ați întreprins-o și detaliați fiecare aspect începe de la începutul proiectului. Vă recomandăm să alegeți o expresie (de exemplu, „Reproiectarea paginii de pornire”) și să faceți referire la ea în mod constant. Aceasta include utilizarea acestuia ca subiect al e-mail-urilor dumneavoastră, în cadrul oricărei documentații interne și, cel mai important, ca înregistrare pe factura clientului dumneavoastră.

8. Trimiterea facturilor către persoana greșită

Vom fi direct aici și vom spune că trimiterea facturilor către persoana incorectă este, fără îndoială, una dintre cele mai mari greșeli de facturare pe care le puteți face, mai ales având în vedere potențialele rezultate.

Gândește-te la asta din punctul de vedere al clientului tău. Ți-ai făcut timp pentru a realiza un proiect, dar nici măcar nu poți trimite informații de plată persoanei potrivite. Dacă ai făcut o greșeală atât de flagrantă cu această sarcină mai mică, ei se vor întreba ce alte probleme sunt probabil să apară în munca ta. La fel ca multe dintre celelalte greșeli de facturare din această listă, o eroare simplă poate avea consecințe drastice.

Pentru utilizatorii Hiveage, această problemă este de domeniul trecutului. Clienții dvs. au fiecare propriul profil, care este conectat la o adresă de e-mail pe care o setați. Din acest motiv, nu există nicio scuză pentru a trimite facturi persoanei greșite. Este o veste bună, deoarece aducerea lor la locul potrivit înseamnă că puteți primi plata mult mai rapid.

9. Nu se face backup pentru facturile dvs

Dacă ați citit vreun articol despre gestionarea site-ului dvs. web, probabil că veți găsi sfaturile de a face copii de rezervă pentru conținutul dvs. cu fiecare ocazie. Acest lucru este esențial, deoarece un site web care se blochează fără o modalitate de a-l restaura este bani la scurgere.

Facturile dvs. sunt la fel de esențiale pentru a le susține, nu în ultimul rând pentru că (în funcție de jurisdicția dvs.) veți fi obligat legal să le păstrați în dosar pentru o anumită perioadă de timp. În plus, posibilitatea de a oferi o arhivă a facturilor clientului la cerere arată că gestionați corect conturile acestora.

Din fericire, Hiveage oferă o opțiune de backup automată folosind spațiu de stocare redundant, pentru a vă asigura că fișierele dvs. sunt în siguranță. Deoarece backup-urile sunt efectuate zilnic, informațiile dvs. vor fi în siguranță, indiferent de dimensiunea afacerii dvs. și de frecvența de facturare.

10. Includerea taxelor ascunse sau surprinzătoare pe factura dvs

Această ultimă dintre greșelile noastre de facturare este una pe care veți dori să o preveniți chiar înainte de a ajunge la etapa de plată. Nimănui nu-i plac costurile ascunse, iar includerea lor pe o factură este o formă proastă care vă poate costa o mulțime de afaceri.

Dacă ai fost vreodată victima unor taxe surprinzătoare, vei ști de unde vin clienții tăi. O acuzație neașteptată s-a aplicat la marele miros total de înșelătorie, ca să spunem direct. Cel puțin, acum există o problemă de încredere în joc. Acest lucru se termină, de obicei, cu un client care se îndreaptă către unul dintre concurenții tăi, să nu se mai întoarcă niciodată și îți vorbește rău pe parcurs.

Răspunsul este să comunicați pur și simplu toate taxele cu clientul dumneavoastră în avans. Aceasta este o soluție care pare înșelător de simplă. Va trebui să detaliați nu numai costurile proiectului, ci și orice „taxe de ucidere”, suplimente, taxe și multe altele:

Când vine vorba de taxe, Hiveage include chiar și o funcție flexibilă pentru a vă ajuta să detaliați costurile și să salvați configurația specifică pentru fiecare client. Acest lucru vă poate accelera în mod semnificativ procesul de facturare.

Concluzie: evitați greșelile în procesul dvs. de facturare

Facturarea este o parte centrală a afacerilor, în special pentru freelanceri și echipele mici. A fi plătit la timp poate fi diferența dintre o lună bună și una proastă, așa că este esențial să vă asigurați că procesul dvs. de facturare este etanș.

În această piesă, am analizat modul în care erorile presupuse minore de facturare, cum ar fi trimiterea lor către persoana greșită sau renunțarea la branding, vă pot împiedica capacitatea de a fi plătit. Soluția este să alegeți o soluție puternică de facturare online, cum ar fi Hiveage, și să reveniți la ceea ce faceți cel mai bine.

Ați făcut greșeli de facturare pe care le-am omis din această listă? Povestește-ne despre experiențele tale în secțiunea de comentarii de mai jos!