Como Fazer um Guia Passo a Passo de Auditoria de Tempo (+ Planilha de Auditoria de Tempo)

As auditorias de tempo mostram como os trabalhadores gastam tempo em tarefas e projetos para que você possa avaliar e melhorar a produtividade. Eles também ajudam a identificar trabalho ineficiente e roubo de tempo. Além disso, você pode usar planilhas de auditoria para detectar excesso de trabalho, evitar custos com horas extras e cumprir as leis trabalhistas.

Neste guia, explicamos o que é uma auditoria de tempo e como você pode conduzi-la, inclusive usando um software de auditoria de tempo. Também fornecemos uma planilha gratuita que você pode baixar e usar para auditorias de tempo em sua empresa.

O que é uma auditoria de tempo?

Uma auditoria de tempo é o processo de coleta e análise de dados sobre como sua equipe está gastando seu tempo no trabalho . A auditoria é normalmente realizada usando quadros de horários com registros de entrada e saída e contabiliza folgas e pausas para descanso. Para obter mais contexto, os gerentes também podem examinar listas de tarefas e calendários ou realizar pesquisas.

Os dados dos quadros de horários podem ser analisados ​​de várias maneiras. Você pode dividir os dados para ver quanto tempo é gasto em diferentes tarefas e projetos para ver como isso se alinha com os objetivos da empresa. Você também pode acompanhar como os trabalhadores individuais estão usando seu tempo e avaliar a eficiência. Além disso, as auditorias de tempo dão a você visibilidade da presença e dos dias de folga de seus funcionários.

A frequência com que você audita o tempo varia de acordo com as necessidades e objetivos do seu negócio. Idealmente, você deve realizar uma auditoria de tempo regularmente - uma vez por trimestre ou a cada 6 meses. Mas se sua empresa tem projetos mais curtos com mais frequência, você pode considerar a auditoria com mais frequência.

Por que é importante realizar uma auditoria de tempo?

Uma auditoria de tempo completa e regular para funcionários ajuda você a:

Alocar recursos de forma eficaz

Ver como seus funcionários gastam seu tempo de forma produtiva pode ajudá-lo a alocar melhor seus turnos e projetos. Por exemplo, você pode atribuir tarefas com prazos mais curtos para quem costuma fazer mais em menos tempo.

Da mesma forma, as tendências mostram quais trabalhadores são melhores em tarefas que exigem habilidades específicas. Isso pode ajudá-lo a colocar as pessoas certas nos projetos certos para maximizar o conjunto de habilidades de seus funcionários.

Por fim, entender as tendências na disponibilidade dos funcionários pode ajudar com um melhor agendamento. Por exemplo, as auditorias podem mostrar que um trabalhador específico geralmente não está disponível às sextas-feiras, para que você possa agendar outros trabalhadores para preencher essa lacuna.

Identifique roubo de tempo, atrasos e outras ineficiências

A auditoria do tempo ajuda a identificar a má administração do tempo - uma preocupação real quando os funcionários estão espalhados por vários locais.

Por exemplo, você pode identificar padrões como funcionários sempre atrasados ​​para o trabalho. As auditorias de tempo também lançam luz sobre o roubo de tempo – quando os trabalhadores gastam suas horas pagas de forma improdutiva. Eles também indicam quando os trabalhadores estão fazendo mais pausas para descanso do que o programado.

Cumpra as leis trabalhistas e evite gastos com horas extras

A realização de uma auditoria de tempo para funcionários mantém você em conformidade com as leis trabalhistas. A maioria das jurisdições tem regras sobre horas extras e pausas para descanso. As entradas de tempo podem ajudá-lo a identificar se determinados funcionários estão trabalhando além das horas permitidas ou não estão fazendo intervalos de descanso programados.

Além da conformidade, isso também evita que os funcionários trabalhem demais e sofram esgotamento. Além disso, você pode economizar uma tonelada em despesas com horas extras.

Tome decisões estratégicas de negócios

Uma planilha de auditoria de tempo fornece clareza sobre quanto tempo está sendo gasto em diferentes projetos. Você pode comparar os custos de tempo e mão de obra com a receita para identificar se esses projetos estão gerando dinheiro suficiente para justificar o tempo gasto neles. Esses insights são inestimáveis ​​na condução de futuras seleções de projetos e decisões de estratégia de negócios.

Como fazer uma auditoria de tempo em 3 etapas

Etapa 1: criar uma planilha de auditoria de tempo

O que é uma planilha de auditoria de tempo?

Planilhas de auditoria de tempo são formulários que seus funcionários podem preencher para rastrear entradas de tempo e tarefas concluídas durante o horário de trabalho. Você pode criar essas planilhas no Microsoft Excel ou no Planilhas Google ou manualmente usando papel e caneta. Seus funcionários podem preenchê-los on-line ou usando uma caneta, dependendo se você distribuiu cópias digitais ou em papel.

Você pode simplesmente usar uma agenda ou calendário para ver em quais turnos os funcionários estão trabalhando e quando. No entanto, isso não fornece detalhes como as tarefas que foram concluídas durante os turnos. Também não considera pausas para descanso, refeições e assim por diante.

O que incluir em uma planilha de auditoria de tempo

• Mês/Trimestre: No topo da planilha, você pode adicionar qual mês ou trimestre o formulário é válido. Por exemplo, julho de 2023 ou terceiro trimestre de 2023. Certifique-se de fornecer espaço suficiente para os funcionários adicionarem entradas para o mês ou trimestre.

• Nome do Funcionário: Deixe um espaço para que o funcionário coloque seu nome completo.

• Coluna de data: o formulário deve incluir uma coluna de data para que os funcionários possam indicar claramente a data para a qual estão inserindo as informações.

• Coluna Hora de início: Esta coluna é onde os trabalhadores podem registrar a hora em que iniciaram uma tarefa ou projeto.

• Coluna Hora de término: indica quando os funcionários pararam de trabalhar em uma tarefa. Pode ser o fim do dia ou quando eles param para descansar.

• Coluna de horas totais: Esta coluna indica quantas horas de trabalho foram concluídas entre a “hora de início” e a “hora de término”

• Coluna de tarefas/atividades: é aqui que os trabalhadores podem rastrear no que estavam trabalhando durante o tempo registrado.

• Coluna de nível de prioridade: Aqui, os funcionários podem marcar a importância ou a prioridade da tarefa ou projeto. Você deve ter um sistema consistente para registrar isso. Por exemplo, uma escala com 1 sendo prioridade muito alta e 5 sendo prioridade muito baixa.

• Coluna de notas adicionais: Deixe algum espaço para os funcionários adicionarem notas extras sobre o tempo gasto ou a tarefa em que trabalharam.

• Assinaturas: Forneça espaço para que os trabalhadores assinem suas entradas de tempo. Isso ajuda a manter os funcionários responsáveis, incentiva a honestidade e pode ser valioso se sua empresa for auditada. Você também pode fornecer um espaço para os gerentes assinarem depois de aprovarem as entradas.

Etapa 2: reunir contexto adicional (opcional)

Antes de analisar os resultados, é útil coletar informações adicionais que os funcionários não conseguiram adicionar aos formulários. Por exemplo, o trabalho do projeto pode ter sido mais lento do que o normal devido a uma doença ou algum outro assunto pessoal.

Você pode obter contexto entrevistando o trabalhador que foi designado para um turno ou projeto.

No entanto, se você precisar coletar informações de um período de tempo maior, as entrevistas podem ser demoradas. As pesquisas são uma ótima maneira de obter opiniões da equipe rapidamente. Você pode até torná-los anônimos para que os funcionários sejam autênticos em suas respostas.

Passo 3: Crie relatórios e analise os resultados

Crie gráficos e tabelas para analisar tendências

Coletar planilhas de auditoria de tempo não é suficiente para entender o que realmente está acontecendo no seu negócio. Para identificar tendências e obter insights valiosos, você precisa fazer o seguinte:

• Reúna todas as entradas em uma planilha do Excel ou do Google. Isso é mais fácil de fazer se as planilhas já estiverem nesse formato. Caso contrário, você precisará adicionar manualmente os dados das cópias físicas em uma planilha online.

• Considere o que você deseja obter dos dados. Você pode analisar os dados de várias maneiras, como por trabalhador, equipe, projetos, locais e assim por diante. Tome uma decisão sobre quais insights você está procurando. Por exemplo, você pode querer ver quanto tempo está sendo gasto no Projeto X em relação ao Projeto Y.

• Crie gráficos e gráficos para ajudá-lo a ver as diferenças visualmente. Use gráficos do Excel ou do Planilhas Google para criar visuais simples. Um gráfico de barras, por exemplo, pode mostrar o total de horas gastas no Projeto X em relação ao Projeto Y. Mas um gráfico de pizza ajudará você a ver quanto tempo total de uma equipe foi gasto no projeto X.

Você sabia?

O Connecteam possui recursos avançados de relatórios que permitem visualizar relatórios personalizados sobre tempo e presença com apenas alguns cliques.

Use insights para conduzir a tomada de decisão

Os insights de sua auditoria de tempo podem ajudá-lo a tomar decisões alinhadas com os objetivos da empresa .

Você pode decidir parar de assumir certos projetos se o tempo que leva não valer a renda que traz, por exemplo. Ou você pode decidir recompensar os trabalhadores que estão realizando um trabalho excelente em menos tempo.

Esses insights também ajudarão a planejar e priorizar o trabalho com mais eficiência, por exemplo, atribuir projetos de alta prioridade a funcionários que normalmente trabalham mais rápido.

Melhores práticas de auditoria de tempo

Siga estas práticas recomendadas para garantir que seu processo de auditoria de tempo seja robusto e confiável.

Distribuir formulários para todos os funcionários e novos contratados

Você pode distribuir formulários digitalmente (via e-mail, compartilhamento de arquivo, mensagem de texto, compartilhamento de link, etc.) ou pessoalmente com cópias em papel. Apenas certifique-se de que todos os funcionários da empresa estejam usando a planilha para controlar seu tempo e suas tarefas.

Você pode entrar em contato com seus funcionários por e-mail ou mensagem de texto para ver se alguém não recebeu uma planilha por engano. A falta de formulários pode criar erros nos resultados, provavelmente dando a você a história errada.

Enfatize a importância da planilha e envie lembretes

Você também precisa garantir que todos na empresa entendam a importância do uso da planilha. Faça isso por meio de anúncios ou e-mails da empresa . Acompanhe - pessoalmente, por telefone ou por e-mail ou mensagem de texto - todos os funcionários que não estiverem usando o formulário como deveriam.

Você também pode anexar o formulário ao manual do funcionário como parte da seção de procedimentos obrigatórios da empresa.

Além disso, lembre os funcionários de entrar e sair de seus turnos com a planilha. Envie a eles um lembrete diário por e-mail ou adicione-o à lista de tarefas para que eles se lembrem. Você também precisa lembrar os funcionários de enviar seus quadros de horários regularmente — semanalmente, mensalmente, etc.

Limitar alterações

É melhor não fazer grandes alterações no modelo de planilha. Quando todos os campos permanecem iguais, é mais fácil comparar os resultados ao longo do tempo .

Seja consistente com as auditorias

Certifique-se de auditar o tempo de sua equipe regularmente. Isso pode ser mensal, trimestral, semestral ou o que for melhor para sua empresa. Ser consistente ajuda você a rastrear se suas decisões de negócios estão resultando em melhorias ao longo do tempo. Além disso, mostra aos trabalhadores que o processo de auditoria de tempo é levado a sério.

Evite favoritismo

Seja justo e igual ao analisar os resultados das auditorias de tempo. Por exemplo, você não deve tomar medidas contra um funcionário por atraso se outro funcionário se atrasa com a mesma frequência. O favoritismo pode colocá-lo em risco legal de discriminação e prejudicar sua reputação com seus funcionários, clientes e investidores.

Armazene planilhas com cuidado e segurança

Independentemente de as planilhas serem enviadas on-line ou em cópia impressa, você precisa armazená-las com segurança e em um só lugar para que não sejam perdidas.

Guarde-os em um local seguro e físico no escritório de sua empresa, como um arquivo trancado. Ou você pode armazená-los digitalmente usando software baseado em nuvem.

Em seguida, certifique-se de que apenas as pessoas certas tenham acesso às planilhas . Dê a apenas alguns funcionários as chaves do arquivo, por exemplo, ou defina permissões de acesso de usuário personalizadas se você optar por armazenar planilhas digitalmente.

Avalie a eficácia

Revise seu processo de auditoria de tempo regularmente e verifique a eficácia com que está funcionando. Avalie se as informações que você está recebendo são suficientes para entender como seus funcionários estão gastando seu tempo. Em seguida, considere qualquer outro contexto que seja útil ou campos adicionais que precisem ser adicionados ao formulário para uma melhor análise. Finalmente, você pode fazer quaisquer ajustes para melhorar o processo.

Automatize completamente a auditoria de tempo com o Connecteam

O tempo de auditoria pode ser demorado e frustrante, mas um software como o Connecteam elimina o estresse do processo.

Com o Connecteam, os funcionários podem entrar e sair dos turnos com um único toque em seus dispositivos. Eles receberão lembretes automáticos para iniciar e terminar o controle de tempo no início e no final dos turnos.

O Connecteam também permite que você configure cercas geográficas . Os funcionários podem marcar ponto apenas quando estiverem dentro de uma geofence e precisam marcar o ponto quando saírem do local. Além disso, você pode usar o software de rastreamento de localização GPS integrado para garantir que os funcionários estejam onde precisam estar durante o horário de trabalho.

Além disso, você pode definir regras personalizadas para pausas e horas extras e aprovar ou negar solicitações de horas extras diretamente no aplicativo. Dessa forma, parte do processo de auditoria ocorre em tempo real antes que os problemas possam crescer.

Além disso, os recursos de gerenciamento de tarefas do Connecteam permitem que você veja como os funcionários estão progredindo nas tarefas que você atribuiu a eles. Você também pode enviar lembretes aos funcionários para concluir suas tarefas quando os prazos estiverem se aproximando.

Por fim, a ferramenta de relatórios personalizados do Connecteam permite que você analise os dados instantaneamente, sem precisar agrupar dados e criar gráficos por conta própria. Você pode acompanhar a frequência, o tempo gasto em projetos, as horas de trabalho de funcionários individuais e muito mais.

Conclusão

A auditoria do tempo de seus funcionários traz uma série de benefícios que o ajudarão a aumentar a produtividade. Além disso, o processo ajuda você a cumprir as leis trabalhistas e a tomar decisões de negócios mais inteligentes. Mas mesmo sabendo dessas informações, você pode achar difícil saber exatamente como fazer uma auditoria de tempo e quais etapas seguir.

Primeiro, você precisa criar uma planilha de auditoria de tempo e garantir que todos os trabalhadores se lembrem de preenchê-la. Os dados de todas as planilhas precisam ser combinados em um único arquivo do Excel ou do Google Sheets para que você possa criar gráficos para analisar os resultados.

Softwares como o Connecteam automatizam e simplificam todo o processo, de ponta a ponta. Os funcionários podem acompanhar o tempo em seus dispositivos móveis. Você pode analisar os dados facilmente usando a ferramenta de relatórios do Connecteam para tomar melhores decisões de negócios. Confira Connecteam hoje para aproveitar ao máximo o tempo de sua equipe.

perguntas frequentes

Como você se prepara para uma auditoria de tempo?

Para se preparar para uma auditoria de tempo, crie e distribua sua planilha de auditoria de tempo para seus funcionários, seja em papel ou cópias digitais. Em seguida, planeje quais recursos você precisa para criar relatórios e analisar dados - por exemplo, um consultor externo ou uma solução de software online como o Connecteam, que criará relatórios para você.

O que é “auditoria em tempo real”?

A auditoria de tempo tradicional analisa planilhas de tempo e tendências históricas. Esses insights orientam futuras decisões de negócios. “Auditoria em tempo real” significa ver como os funcionários gastam suas horas de trabalho em tempo real. Aplicativos como o Connecteam mostram aos funcionários entradas de tempo, locais e muito mais, para que você possa fazer melhorias imediatamente.

Com que frequência você deve auditar o tempo dos trabalhadores?

Você pode realizar auditorias de tempo mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou mesmo anualmente, dependendo da natureza do seu negócio. Certos negócios, como entrega de alimentos, possuem um processo de controles internos que exige que as auditorias de tempo sejam realizadas com mais frequência. Algumas empresas utilizam softwares como o Connecteam para realizar auditorias em tempo real.

Folha de Auditoria de Tempo

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