Cum să faci un audit de timp Ghid pas cu pas (+ Fișa de lucru pentru auditul de timp)

Auditurile de timp vă arată cum lucrătorii petrec timpul în sarcini și proiecte, astfel încât să puteți evalua și îmbunătăți productivitatea. De asemenea, ajută la identificarea muncii ineficiente și a furtului de timp. Mai mult, puteți folosi foile de audit pentru a identifica suprasolicitarea, a preveni costurile cu orele suplimentare și a respecta legislația muncii.

În acest ghid, explicăm ce este un audit de timp și cum îl puteți efectua, inclusiv prin utilizarea unui software de auditare a timpului. De asemenea, oferim o fișă de lucru gratuită pe care o puteți descărca și utiliza pentru audituri de timp la compania dumneavoastră.

Ce este un audit de timp?

Un audit al timpului este procesul de colectare și analiză a datelor despre modul în care echipa dvs. își petrece timpul la serviciu . Auditul se desfășoară în mod obișnuit folosind foi de pontaj cu intrări de intrare și de ieşire și ține cont de timpul liber și pauzele de odihnă. Pentru mai mult context, managerii pot examina, de asemenea, liste de sarcini și calendare sau pot efectua sondaje.

Datele din foile de pontaj pot fi analizate în mai multe moduri. Puteți defalca datele pentru a vedea cât timp este alocat diferitelor sarcini și proiecte pentru a vedea cum se aliniază acest lucru cu obiectivele companiei. De asemenea, puteți urmări modul în care lucrătorii individuali își folosesc timpul și puteți evalua eficiența. În plus, auditurile de timp vă oferă vizibilitate asupra prezenței angajaților dvs. și a zilelor libere.

Cât de des auditați timpul variază în funcție de nevoile și obiectivele afacerii dvs. În mod ideal, ar trebui să efectuați un audit de timp în mod regulat - o dată pe trimestru sau la fiecare 6 luni. Dar dacă compania ta are proiecte mai scurte mai des, ai putea lua în considerare auditarea mai des.

De ce este important să efectuați un audit de timp?

Un audit de timp amănunțit și regulat pentru angajați vă ajută să:

Alocați resursele în mod eficient

Vederea cât de productiv își petrec timpul angajații vă poate ajuta să vă alocați mai bine schimburile și proiectele. De exemplu, puteți atribui sarcini cu termene limită mai scurte celor care de obicei fac mai multe în mai puțin timp.

În mod similar, tendințele vă arată care lucrători sunt mai buni la sarcini care necesită abilități specifice. Acest lucru vă poate ajuta să puneți oamenii potriviți în proiectele potrivite pentru a maximiza setul de abilități ale angajaților dvs.

În cele din urmă, înțelegerea tendințelor privind disponibilitatea angajaților poate ajuta la o programare mai bună. De exemplu, auditurile pot arăta că un anumit lucrător este adesea indisponibil în zilele de vineri, astfel încât să puteți ști să programați alți lucrători pentru a umple acel gol.

Identificați furtul de timp, întârzierea și alte ineficiențe

Auditarea timpului vă ajută să identificați gestionarea greșită a timpului - o preocupare reală atunci când angajații sunt răspândiți în locații.

De exemplu, puteți observa modele precum angajații care întârzie în mod constant la serviciu. Auditurile de timp aruncă, de asemenea, lumină asupra furtului de timp, atunci când lucrătorii își petrec orele plătite în mod neproductiv. Ele indică, de asemenea, când lucrătorii iau mai multe pauze de odihnă decât cele programate.

Respectați legile muncii și preveniți costurile cu orele suplimentare

Efectuarea unui audit de timp pentru angajați vă menține în conformitate cu legile muncii. Majoritatea jurisdicțiilor au reguli cu privire la munca suplimentară și pauzele de odihnă. Înregistrările de timp vă pot ajuta să identificați dacă anumiți angajați lucrează în afara orelor permise sau nu fac pauze de odihnă programate.

Pe lângă conformitate, acest lucru îi împiedică și pe angajați să suprasolicită și să se confrunte cu epuizare. În plus, vă poate economisi o tonă în cheltuielile cu orele suplimentare.

Luați decizii strategice de afaceri

O fișă de lucru pentru auditul timpului vă oferă claritate cu privire la cât timp este alocat diferitelor proiecte. Puteți compara timpul și costurile cu forța de muncă cu veniturile pentru a identifica dacă aceste proiecte aduc suficienți bani pentru a justifica timpul petrecut cu ele. Aceste informații sunt de neprețuit pentru a determina viitoarele selecții de proiecte și decizii de strategie de afaceri.

Cum să faci un audit de timp în 3 pași

Pasul 1: Creați o foaie de lucru pentru auditul timpului

Ce este o fișă de lucru pentru auditul timpului?

Fișele de lucru pentru auditul timpului sunt formulare pe care lucrătorii dvs. le pot completa pentru a urmări intrările de timp și sarcinile pe care le-au finalizat în timpul orelor de lucru. Puteți crea aceste foi în Microsoft Excel sau Google Sheets sau manual, folosind creion și hârtie. Lucrătorii dvs. le pot completa fie online, fie folosind un stilou, în funcție de dacă ați distribuit copii digitale sau hârtie.

Puteți utiliza pur și simplu un program sau un calendar pentru a vedea la ce ture lucrează angajații și când. Cu toate acestea, acest lucru nu oferă detalii precum sarcinile care au fost finalizate în timpul schimburilor. De asemenea, nu ține cont de pauzele de odihnă, orele de masă și așa mai departe.

Ce să includeți într-o fișă de lucru pentru auditul timpului

• Lună/trimestru: în partea de sus a foii de lucru, puteți adăuga pentru ce lună sau trimestru este valabil formularul. De exemplu, iulie 2023 sau Q3 2023. Asigurați-vă că oferiți suficient spațiu pentru ca lucrătorii să adauge intrări pentru luna sau trimestrul.

• Numele angajatului: lăsați spațiu pentru ca angajatul să își adauge numele complet.

• Coloana dată: formularul trebuie să includă o coloană cu dată, astfel încât lucrătorii să poată indica în mod clar data pentru care introduc informații.

• Coloana Timp de început: această coloană este locul în care lucrătorii pot înregistra ora la care au început o sarcină sau un proiect.

• Coloana Timp de sfârșit: aceasta indică când angajații au încetat să lucreze la o sarcină. Acesta ar putea fi sfârșitul zilei sau când s-au oprit pentru o pauză.

• Coloana Total ore: această coloană indică câte ore de lucru au fost finalizate între „ora început” și „timpul încheiat”

• Coloana Sarcină/activitate: Aici lucrătorii pot urmări la ce lucrau în timpul înregistrat.

• Coloana la nivel de prioritate: aici, angajații pot marca cât de importantă sau de prioritate a fost sarcina sau proiectul. Ar trebui să aveți un sistem consistent pentru a înregistra acest lucru. De exemplu, o scară cu 1 având prioritate foarte mare și 5 cu prioritate foarte scăzută.

• Coloana cu note suplimentare: lăsați loc angajaților să adauge note suplimentare despre timpul petrecut sau despre sarcina la care au lucrat.

• Semnături: Oferiți spațiu lucrătorilor pentru a-și semna înregistrările de timp. Acest lucru îi ajută pe angajați să fie responsabili, încurajează onestitatea și poate fi valoros dacă compania dvs. este vreodată auditată. De asemenea, puteți oferi un spațiu pentru ca managerii să semneze după ce au aprobat intrările.

Pasul 2: Adunați context suplimentar (opțional)

Înainte de a analiza rezultatele, este util să colectați informații suplimentare pe care lucrătorii nu le-au putut adăuga în formularele lor. De exemplu, munca la proiect poate să fi fost mai lentă decât de obicei din cauza unei boli sau a unei alte probleme personale.

Puteți aduna context intervievând lucrătorul care a fost repartizat unui schimb sau unui proiect.

Cu toate acestea, dacă trebuie să colectați informații dintr-un interval de timp mai mare, interviurile pot consuma mult timp. Sondajele sunt o modalitate excelentă de a obține rapid opiniile echipei. Puteți chiar să le faceți anonime, astfel încât lucrătorii să fie autentici în răspunsurile lor.

Pasul 3: Creați rapoarte și analizați rezultatele

Creați grafice și diagrame pentru a analiza tendințele

Colectarea foilor de lucru pentru auditul timpului nu este suficientă pentru a înțelege ce se întâmplă cu adevărat în afacerea dvs. Pentru a identifica tendințele și pentru a obține informații valoroase, trebuie să faceți următoarele:

• Adunați toate intrările într-o foaie de calcul Excel sau Google. Acest lucru este mai ușor de făcut dacă foile de lucru erau deja în acest format. În caz contrar, va trebui să adăugați manual datele din copiile fizice într-o foaie online.

• Luați în considerare ce doriți să obțineți din date. Puteți analiza datele în mai multe moduri, cum ar fi în funcție de lucrător, echipă, proiecte, locații și așa mai departe. Luați o decizie cu privire la informațiile pe care le căutați. De exemplu, poate doriți să vedeți cât timp este petrecut cu Proiectul X față de Proiectul Y.

• Creați grafice și diagrame pentru a vă ajuta să vedeți diferențele vizual. Utilizați diagrame Excel sau Google Sheets pentru a crea imagini simple. O diagramă cu bare, de exemplu, vă poate arăta numărul total de ore petrecute pe Proiectul X față de Proiectul Y. Dar o diagramă circulară vă va ajuta să vedeți ce cantitate din timpul total al unei echipe a fost petrecut pe proiectul X.

Știați?

Connecteam are funcții avansate de raportare care vă permit să vizualizați rapoarte personalizate la timp și prezență cu doar câteva clicuri.

Folosiți informații pentru a determina luarea deciziilor

Perspectivele din auditul dvs. de timp vă pot ajuta să luați decizii care se aliniază cu obiectivele companiei .

Puteți decide să nu vă mai ocupați de anumite proiecte dacă timpul necesar nu merită venitul pe care îl aduce, de exemplu. Sau, puteți decide să recompensați lucrătorii care au făcut o mulțime de muncă grozavă în mai puțin timp.

Aceste informații vor ajuta, de asemenea, la planificarea și prioritizarea muncii mai eficient, de exemplu, atribuirea proiectelor cu prioritate ridicată lucrătorilor care lucrează de obicei mai repede.

Cele mai bune practici de auditare a timpului

Urmați aceste bune practici pentru a vă asigura că procesul dvs. de audit al timpului este robust și de încredere.

Distribuiți formulare tuturor angajaților și noilor angajați

Puteți distribui formulare digital (prin e-mail, partajare fișiere, mesaj text, partajare link etc.) sau personal cu copii pe hârtie. Asigurați-vă că fiecare lucrător din companie folosește foaia de lucru pentru a-și urmări timpul și sarcinile.

Puteți contacta angajații dvs. prin e-mail sau mesaj text pentru a vedea dacă cineva din greșeală nu a primit o foaie de lucru. Formularele lipsă pot crea erori în rezultate - probabil că vă oferă o poveste greșită.

Subliniați importanța foii de lucru și trimiteți mementouri

De asemenea, trebuie să vă asigurați că toată lumea din companie înțelege importanța utilizării foii de lucru. Faceți acest lucru prin anunțuri sau e-mailuri ale companiei . Urmăriți - fie în persoană, prin telefon, fie prin e-mail sau mesaj text - cu toți angajații care nu utilizează formularul așa cum ar trebui.

De asemenea, puteți atașa formularul în manualul angajatului dvs. ca parte a secțiunii privind procedurile obligatorii ale companiei.

În plus, reamintește-le angajaților să înregistreze și să iasă din ture cu foaia de lucru. Trimiteți-le un memento zilnic prin e-mail sau adăugați-l la lista de sarcini pentru a-și aminti. De asemenea, trebuie să le reamintiți lucrătorilor să-și trimită foile de pontaj în mod regulat - săptămânal, lunar etc.

Limitați modificările

Cel mai bine este să nu faceți modificări majore șablonului de fișă de lucru. Când toate câmpurile rămân aceleași, este mai ușor să comparați rezultatele în timp .

Fii consecvent cu auditurile

Asigurați-vă că auditați în mod regulat timpul echipei dvs. Poate fi lunar, trimestrial, semestrial sau oricare ar fi cel mai potrivit pentru compania dvs. A fi consecvent vă ajută să urmăriți dacă deciziile dvs. de afaceri au ca rezultat îmbunătățiri în timp. În plus, arată lucrătorilor că procesul de auditare a timpului este luat în serios.

Evitați favoritismul

Fiți corect și egali atunci când analizați rezultatele auditurilor de timp. De exemplu, nu ar trebui să luați măsuri împotriva unui lucrător pentru întârziere dacă un alt lucrător a întârziat la fel de des. Favoritismul vă poate pune în pericol legal pentru discriminare și vă poate afecta reputația față de angajații, clienții și investitorii.

Păstrați foile de lucru cu grijă și în siguranță

Indiferent dacă foile de lucru sunt trimise online sau ca o copie pe hârtie, trebuie să le depozitați în siguranță și într-un singur loc , astfel încât să nu dispară.

Păstrați-le într-un loc sigur, fizic, în biroul companiei dvs., cum ar fi un dulap încuiat. Sau le puteți stoca digital folosind un software bazat pe cloud.

Apoi, asigurați-vă că numai persoanele potrivite au acces la foile de lucru . Dați doar anumitor angajați cheile pentru arhivare, de exemplu, sau setați permisiuni personalizate de acces pentru utilizatori dacă alegeți să stocați foile de lucru digital.

Evaluați eficacitatea

Examinați-vă în mod regulat procesul de auditare a timpului și verificați cât de eficient funcționează. Evaluați dacă informațiile pe care le primiți sunt suficiente pentru a înțelege modul în care lucrătorii dvs. își petrec timpul. Apoi, luați în considerare orice context care ar fi util sau câmpuri suplimentare care trebuie adăugate în formular pentru o analiză mai bună. În cele din urmă, puteți face orice ajustări pentru a îmbunătăți procesul.

Automatizați complet auditarea timpului cu Connecteam

Timpul de auditare poate fi consumator de timp și frustrant, dar software-ul precum Connecteam elimină stresul din proces.

Cu Connecteam, lucrătorii pot înregistra și ieși din schimburi cu o singură atingere a dispozitivelor lor. Ei vor primi mementouri automate pentru a începe și a încheia urmărirea timpului la începutul și la sfârșitul schimburilor.

Connecteam vă permite, de asemenea, să configurați geofence . Angajații pot intra doar atunci când se află într-un gard geografic și trebuie să treacă după ce au părăsit locația. În plus, puteți utiliza software-ul de urmărire a locației GPS încorporat pentru a vă asigura că angajații sunt acolo unde trebuie să fie în timpul orelor de lucru.

În plus, puteți seta reguli personalizate pentru pauze și ore suplimentare și puteți aproba sau respinge cererile de ore suplimentare direct din aplicație. În acest fel, o parte a procesului de audit are loc în timp real înainte ca problemele să crească.

În plus, funcțiile de gestionare a sarcinilor de la Connecteam vă permit să vedeți modul în care lucrătorii progresează în sarcinile pe care le-ați atribuit. De asemenea, puteți trimite angajaților mementouri pentru a-și finaliza sarcinile atunci când se apropie termenele limită.

În cele din urmă, instrumentul de raportare personalizat al Connecteam vă permite să analizați datele instantaneu, fără a fi nevoie să colaționați datele și să creați singur grafice. Puteți urmări prezența, timpul petrecut în cadrul proiectelor, orele de lucru ale angajaților individuali și multe altele.

Concluzie

Auditarea timpului lucrătorilor dvs. are o serie de beneficii care vă vor ajuta să creșteți productivitatea. În plus, procesul vă ajută să respectați legile muncii și să luați decizii de afaceri mai inteligente. Dar chiar și cunoscând aceste informații, s-ar putea să vă fie greu să știți exact cum să faceți un audit de timp și ce pași să urmați.

În primul rând, trebuie să creați o foaie de lucru de audit al timpului și să vă asigurați că toți lucrătorii își amintesc să o completeze. Datele din toate foile de lucru trebuie apoi combinate într-un singur fișier Excel sau Foi de calcul Google, astfel încât să puteți crea diagrame pentru a analiza rezultatele.

Software precum Connecteam automatizează și simplifică întregul proces, de la capăt la capăt. Lucrătorii pot urmări timpul pe dispozitivele lor mobile. Puteți analiza apoi cu ușurință datele folosind instrumentul de raportare Connecteam pentru a lua decizii de afaceri mai bune. Consultați Connecteam astăzi pentru a profita la maximum de timpul echipei dvs.

Întrebări frecvente

Cum vă pregătiți pentru un audit de timp?

Pentru a vă pregăti pentru un audit de timp, creați și distribuiți foaia de lucru pentru auditul de timp lucrătorilor dvs., fie ca copii pe hârtie, fie digitale. Apoi, planificați resursele de care aveți nevoie pentru a crea rapoarte și a analiza datele, de exemplu, un consultant extern sau o soluție software online precum Connecteam, care va crea rapoarte pentru dvs.

Ce este „auditul în timp real”?

Auditul tradițional al timpului analizează foile de timp și tendințele istorice. Aceste perspective conduc viitoarele decizii de afaceri. „Audit în timp real” înseamnă a vedea cum angajații își petrec orele de lucru în timp real. Aplicațiile precum Connecteam vă arată lucrătorilor intrări de timp în direct, locații și multe altele, astfel încât să puteți face îmbunătățiri imediat.

Cât de des ar trebui să auditați timpul lucrătorilor?

Puteți efectua audituri de timp lunar, trimestrial, bianual sau chiar anual, în funcție de natura afacerii dvs. Anumite afaceri, cum ar fi livrarea de alimente, au un proces de control intern care necesită efectuarea mai frecventă a auditurilor de timp. Unele companii folosesc software precum Connecteam pentru a efectua audituri în timp real.

Fișa de audit al timpului

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în căsuța dvs. poștală? Abonați-vă aici