Cómo hacer una guía paso a paso de auditoría de tiempo (+ hoja de trabajo de auditoría de tiempo)

Las auditorías de tiempo le muestran cómo los trabajadores pasan el tiempo entre tareas y proyectos para que pueda evaluar y mejorar la productividad. También ayudan a identificar el trabajo ineficiente y el robo de tiempo. Además, puede usar hojas de auditoría para detectar el exceso de trabajo, evitar los costos de horas extra y cumplir con las leyes laborales.

En esta guía, explicamos qué es una auditoría de tiempo y cómo puede realizarla, incluso mediante el uso de un software de auditoría de tiempo. También proporcionamos una hoja de trabajo gratuita que puede descargar y usar para auditorías de tiempo en su empresa.

¿Qué es una auditoría de tiempo?

Una auditoría de tiempo es el proceso de recopilar y analizar datos sobre cómo su equipo pasa su tiempo en el trabajo . La auditoría generalmente se lleva a cabo utilizando hojas de tiempo con entradas y salidas, y cuentas para el tiempo libre y los descansos. Para obtener más contexto, los gerentes también pueden examinar listas de tareas y calendarios, o realizar encuestas.

Los datos de las hojas de tiempo se pueden analizar de varias maneras. Puede desglosar los datos para ver cuánto tiempo se dedica a diferentes tareas y proyectos para ver cómo esto se alinea con los objetivos de la empresa. También puede realizar un seguimiento de cómo los trabajadores individuales utilizan su tiempo y evaluar la eficiencia. Además, las auditorías de tiempo le brindan visibilidad de la asistencia y los días libres de sus empleados.

La frecuencia con la que audita el tiempo varía según las necesidades y los objetivos de su empresa. Idealmente, debe realizar una auditoría de tiempo regularmente , una vez por trimestre o cada 6 meses. Pero si su empresa tiene proyectos más cortos con más frecuencia, podría considerar auditar con más frecuencia.

¿Por qué es importante realizar una auditoría de tiempo?

Una auditoría de tiempo exhaustiva y regular para los empleados lo ayuda a:

Asignar recursos de manera efectiva

Ver la productividad con la que sus empleados dedican su tiempo puede ayudarlo a asignar mejor sus turnos y proyectos. Por ejemplo, puede asignar tareas con plazos más cortos a aquellos que suelen hacer más en menos tiempo.

Del mismo modo, las tendencias le muestran qué trabajadores son mejores en tareas que requieren habilidades específicas. Esto puede ayudarlo a poner a las personas adecuadas en los proyectos correctos para maximizar las habilidades de sus empleados.

Finalmente, comprender las tendencias en la disponibilidad de los empleados puede ayudar con una mejor programación. Por ejemplo, las auditorías pueden mostrar que un trabajador específico a menudo no está disponible los viernes, por lo que puede saber programar a otros trabajadores para llenar ese vacío.

Identifique el robo de tiempo, los retrasos y otras ineficiencias

La auditoría del tiempo lo ayuda a identificar la mala gestión del tiempo, una preocupación real cuando los empleados están repartidos entre ubicaciones.

Por ejemplo, puede detectar patrones como que los empleados lleguen tarde al trabajo constantemente. Las auditorías de tiempo también arrojan luz sobre el robo de tiempo, cuando los trabajadores pasan sus horas pagadas de manera improductiva. También indican cuándo los trabajadores están tomando más descansos de los programados.

Cumpla con las leyes laborales y evite los costos de horas extras

Realizar una auditoría de tiempo para los empleados lo mantiene en cumplimiento con las leyes laborales. La mayoría de las jurisdicciones tienen reglas sobre el trabajo de horas extras y los descansos. Las entradas de tiempo pueden ayudarlo a identificar si ciertos empleados trabajan más allá de las horas permitidas o no toman los descansos programados.

Además del cumplimiento, esto también evita que los empleados trabajen en exceso y experimenten agotamiento. Además, puede ahorrarle una tonelada en gastos de horas extras.

Tomar decisiones comerciales estratégicas

Una hoja de trabajo de auditoría de tiempo le brinda claridad sobre cuánto tiempo se dedica a diferentes proyectos. Puede comparar los costos de tiempo y mano de obra con los ingresos para identificar si estos proyectos generan suficiente dinero para justificar el tiempo dedicado a ellos. Estos conocimientos son invaluables para impulsar futuras selecciones de proyectos y decisiones de estrategia comercial.

Cómo hacer una auditoría de tiempo en 3 pasos

Paso 1: Cree una hoja de trabajo de auditoría de tiempo

¿Qué es una hoja de trabajo de auditoría de tiempo?

Las hojas de trabajo de auditoría de tiempo son formularios que sus trabajadores pueden completar para realizar un seguimiento de las entradas de tiempo y las tareas que completaron durante las horas de trabajo. Puede crear estas hojas en Microsoft Excel o Google Sheets, o manualmente con lápiz y papel. Sus trabajadores pueden completarlos en línea o con un bolígrafo, dependiendo de si distribuyó copias digitales o en papel.

Simplemente puede usar un horario o calendario para ver en qué turnos están trabajando los empleados y cuándo. Sin embargo, esto no proporciona detalles como las tareas que se completaron durante los turnos. Tampoco tiene en cuenta los descansos, las comidas, etc.

Qué incluir en una hoja de trabajo de auditoría de tiempo

• Mes/Trimestre: En la parte superior de la hoja de cálculo, puede agregar para qué mes o trimestre es válido el formulario. Por ejemplo, julio de 2023 o tercer trimestre de 2023. Asegúrese de proporcionar suficiente espacio para que los trabajadores agreguen entradas para el mes o el trimestre.

• Nombre del empleado: Deje espacio para que el empleado agregue su nombre completo.

• Columna de fecha: el formulario debe incluir una columna de fecha para que los trabajadores puedan indicar claramente para qué fecha están ingresando la información.

• Columna Hora de inicio: esta columna es donde los trabajadores pueden registrar la hora en que comenzaron una tarea o proyecto.

• Columna de tiempo de finalización: Esto indica cuándo los empleados dejaron de trabajar en una tarea. Este podría ser el final del día o cuando se detuvieron para descansar.

• Columna de horas totales: esta columna indica cuántas horas de trabajo se completaron entre el "tiempo de inicio" y el "tiempo de finalización".

• Columna de tareas/actividades: Aquí es donde los trabajadores pueden realizar un seguimiento de lo que estaban trabajando durante el tiempo registrado.

• Columna de nivel de prioridad: aquí, los empleados pueden marcar qué tan importante o de alta prioridad era la tarea o el proyecto. Debe tener un sistema consistente para registrar esto. Por ejemplo, una escala en la que 1 es una prioridad muy alta y 5 es una prioridad muy baja.

• Columna de notas adicionales: deje espacio para que los empleados agreguen notas adicionales sobre el tiempo que dedicaron o la tarea en la que trabajaron.

• Firmas: Proporcione espacio para que los trabajadores firmen sus entradas de tiempo. Esto ayuda a mantener a los empleados responsables, fomenta la honestidad y puede ser valioso si su empresa alguna vez es auditada. También puede proporcionar un espacio para que los gerentes firmen una vez que hayan aprobado las entradas.

Paso 2: recopilar contexto adicional (opcional)

Antes de analizar los resultados, es útil recopilar información adicional que los trabajadores no pudieron agregar a sus formularios. Por ejemplo, el trabajo del proyecto puede haber sido más lento de lo habitual debido a una enfermedad o algún otro asunto personal.

Puede recopilar contexto entrevistando al trabajador que fue asignado a un turno o proyecto.

Sin embargo, si necesita recopilar información de un marco de tiempo más amplio, las entrevistas pueden llevar mucho tiempo. Las encuestas son una excelente manera de obtener opiniones del equipo rápidamente. Incluso puede hacerlos anónimos para que los trabajadores sean auténticos en sus respuestas.

Paso 3: Cree informes y analice los resultados

Crear gráficos y tablas para analizar tendencias

La recopilación de hojas de trabajo de auditoría de tiempo no es suficiente para comprender lo que realmente está sucediendo en su negocio. Para detectar tendencias y obtener información valiosa, debe hacer lo siguiente:

• Coteje todas las entradas en una hoja de cálculo de Excel o Google. Esto es más fácil de hacer si las hojas de trabajo ya estaban en este formato. De lo contrario, deberá agregar manualmente los datos de las copias físicas en una hoja en línea.

• Considere lo que quiere obtener de los datos. Puede analizar los datos de muchas maneras, como por trabajador, equipo, proyectos, ubicaciones, etc. Tome una decisión sobre qué información está buscando. Por ejemplo, es posible que desee ver cuánto tiempo se dedica al Proyecto X frente al Proyecto Y.

• Crea gráficos y tablas para ayudarte a ver las diferencias visualmente. Use gráficos de Excel o Google Sheets para crear imágenes simples. Un gráfico de barras, por ejemplo, puede mostrarle el total de horas dedicadas al Proyecto X frente al Proyecto Y. Pero un gráfico circular le ayudará a ver qué cantidad del tiempo total de un equipo se dedicó al proyecto X.

¿Sabías?

Connecteam tiene funciones de informes avanzadas que le permiten ver informes personalizados sobre el tiempo y la asistencia con solo unos pocos clics.

Utilice la información para impulsar la toma de decisiones

Los conocimientos de su auditoría de tiempo pueden ayudarlo a tomar decisiones que se alineen con los objetivos de la empresa .

Puede decidir dejar de asumir ciertos proyectos si el tiempo que lleva no vale la pena los ingresos que genera, por ejemplo. O bien, puede optar por recompensar a los trabajadores que han realizado un gran trabajo en menos tiempo.

Estos conocimientos también ayudarán a planificar y priorizar el trabajo de manera más eficiente, por ejemplo, asignando proyectos de alta prioridad a los trabajadores que normalmente trabajan más rápido.

Mejores prácticas de auditoría de tiempo

Siga estas mejores prácticas para garantizar que su proceso de auditoría de tiempo sea sólido y confiable.

Distribuir formularios a todos los empleados y nuevos empleados

Puede distribuir formularios digitalmente (por correo electrónico, compartir archivos, mensajes de texto, compartir enlaces, etc.) o en persona con copias en papel. Solo asegúrese de que todos los trabajadores de la empresa utilicen la hoja de trabajo para realizar un seguimiento de su tiempo y tareas.

Puede ponerse en contacto con sus empleados por correo electrónico o mensaje de texto para ver si alguien no recibió una hoja de trabajo por error. Los formularios que faltan pueden crear errores en los resultados, lo que probablemente le proporcione una historia equivocada.

Enfatice la importancia de la hoja de trabajo y envíe recordatorios

También debe asegurarse de que todos en la empresa entiendan la importancia de usar la hoja de trabajo. Hágalo a través de anuncios de la empresa o correos electrónicos . Haga un seguimiento, ya sea en persona, por teléfono, por correo electrónico o mensaje de texto, con cualquier trabajador que no esté usando el formulario como debería.

También puede adjuntar el formulario a su manual del empleado como parte de la sección de procedimientos obligatorios de la empresa.

Además, recuerde a los empleados que registren la entrada y la salida de sus turnos con la hoja de trabajo. Envíales un recordatorio diario por correo electrónico o añádelo a su lista de tareas para que lo recuerden. También debe recordarles a los trabajadores que envíen sus hojas de horas regularmente: semanalmente, mensualmente, etc.

Limitar cambios

Es mejor no realizar cambios importantes en la plantilla de la hoja de trabajo. Cuando todos los campos siguen siendo los mismos, es más fácil comparar los resultados a lo largo del tiempo .

Sea consistente con las auditorías

Asegúrese de auditar el tiempo de su equipo con regularidad. Eso podría ser mensual, trimestral, semestral o lo que mejor funcione para su empresa. Ser coherente lo ayuda a realizar un seguimiento de si sus decisiones comerciales están dando como resultado mejoras a lo largo del tiempo. Además, muestra a los trabajadores que el proceso de auditoría del tiempo se toma en serio.

Evite el favoritismo

Sea justo y equitativo al analizar los resultados de las auditorías de tiempo. Por ejemplo, no debería emprender acciones contra un trabajador por llegar tarde si otro trabajador ha llegado tarde con la misma frecuencia. El favoritismo puede ponerlo en riesgo legal de discriminación y dañar su reputación con sus empleados, clientes e inversores.

Guarde las hojas de trabajo de forma cuidadosa y segura.

Ya sea que las hojas de trabajo se envíen en línea o en papel, debe almacenarlas de manera segura y en un solo lugar para que no se pierdan.

Manténgalos en un lugar físico seguro en la oficina de su empresa, como un archivador cerrado con llave. O bien, puede almacenarlos digitalmente utilizando un software basado en la nube.

Luego, asegúrese de que solo las personas adecuadas tengan acceso a las hojas de trabajo . Entregue solo a ciertos empleados las llaves del archivador, por ejemplo, o establezca permisos de acceso de usuario personalizados si elige almacenar las hojas de trabajo digitalmente.

Evaluar la efectividad

Revise su proceso de auditoría de tiempo con regularidad y compruebe la eficacia con la que funciona. Evalúe si la información que está recibiendo es suficiente para comprender cómo sus trabajadores emplean su tiempo. Luego, considere cualquier otro contexto que sea útil o campos adicionales que deban agregarse al formulario para un mejor análisis. Finalmente, puede hacer cualquier ajuste para mejorar el proceso.

Automatice la auditoría del tiempo por completo con Connecteam

El tiempo de auditoría puede llevar mucho tiempo y ser frustrante, pero un software como Connecteam elimina el estrés del proceso.

Con Connecteam, los trabajadores pueden marcar la entrada y salida de los turnos con un solo toque de sus dispositivos. Recibirán recordatorios automáticos para comenzar y finalizar su seguimiento del tiempo al comienzo y al final de los turnos.

Connecteam también le permite configurar geocercas . Los empleados pueden ingresar solo cuando se encuentran dentro de una geovalla y deben fichar la salida cuando hayan abandonado la ubicación. Además, puede usar el software de seguimiento de ubicación GPS incorporado para garantizar que los empleados estén donde deben estar durante las horas de trabajo.

Además, puede establecer reglas personalizadas para descansos y horas extra, y aprobar o denegar solicitudes de horas extra directamente desde la aplicación. De esta manera, parte del proceso de auditoría ocurre en tiempo real antes de que los problemas crezcan.

Además, las funciones de gestión de tareas de Connecteam le permiten ver el progreso de los trabajadores en las tareas que les ha asignado. También puede enviar recordatorios a los empleados para que completen sus tareas cuando se acerquen los plazos.

Finalmente, la herramienta de informes personalizados de Connecteam le permite analizar datos al instante, sin tener que cotejar datos y crear gráficos usted mismo. Puede realizar un seguimiento de la asistencia, el tiempo dedicado a los proyectos, las horas de trabajo de los empleados individuales y mucho más.

Conclusión

Auditar el tiempo de sus trabajadores tiene una gran cantidad de beneficios que lo ayudarán a aumentar la productividad. Además, el proceso lo ayuda a cumplir con las leyes laborales y a tomar decisiones comerciales más inteligentes. Pero incluso conociendo esta información, puede que le resulte difícil saber exactamente cómo hacer una auditoría de tiempo y qué pasos seguir.

Primero, debe crear una hoja de trabajo de auditoría de tiempo y asegurarse de que todos los trabajadores recuerden completarla. Luego, los datos de todas las hojas de trabajo deben combinarse en un solo archivo de Excel o Google Sheets para que pueda crear gráficos para analizar los resultados.

Software como Connecteam automatiza y simplifica todo el proceso, de principio a fin. Los trabajadores pueden realizar un seguimiento del tiempo en sus dispositivos móviles. A continuación, puede analizar los datos fácilmente con la herramienta de generación de informes de Connecteam para tomar mejores decisiones comerciales. Consulte Connecteam hoy para aprovechar al máximo el tiempo de su equipo.

preguntas frecuentes

¿Cómo te preparas para una auditoría de tiempo?

Para prepararse para una auditoría de tiempo, cree y distribuya su hoja de trabajo de auditoría de tiempo a sus trabajadores, ya sea en papel o en copias digitales. Luego, planifique qué recursos necesita para crear informes y analizar datos, por ejemplo, un consultor externo o una solución de software en línea como Connecteam que creará informes para usted.

¿Qué es la “auditoría en tiempo real”?

La auditoría de tiempo tradicional analiza hojas de tiempo históricas y tendencias. Estos conocimientos impulsan futuras decisiones comerciales. “Auditoría en tiempo real” significa ver cómo los empleados pasan sus horas de trabajo en tiempo real. Las aplicaciones como Connecteam le muestran a los trabajadores entradas de tiempo en vivo, ubicaciones y más, para que pueda realizar mejoras de inmediato.

¿Con qué frecuencia debe auditar el tiempo de los trabajadores?

Puede realizar auditorías de tiempo mensuales, trimestrales, semestrales o incluso anuales, según la naturaleza de su negocio. Ciertas empresas, como la entrega de alimentos, tienen un proceso de control interno que requiere que se realicen auditorías de tiempo con mayor frecuencia. Algunas empresas utilizan software como Connecteam para realizar auditorías en tiempo real.

Hoja de Auditoría de Tiempo

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