Guida dettagliata su come eseguire una verifica del tempo (+ Foglio di lavoro per la verifica del tempo)

I controlli del tempo mostrano come i lavoratori trascorrono il tempo tra attività e progetti in modo da poter valutare e migliorare la produttività. Aiutano anche a identificare il lavoro inefficiente e il furto di tempo. Inoltre, puoi utilizzare i fogli di controllo per individuare il lavoro eccessivo, prevenire i costi degli straordinari e rimanere conforme alle leggi sul lavoro.

In questa guida, spieghiamo cos'è un controllo del tempo e come puoi eseguirlo, anche utilizzando un software di controllo del tempo. Forniamo anche un foglio di lavoro gratuito che puoi scaricare e utilizzare per le verifiche del tempo presso la tua azienda.

Cos'è un controllo orario?

Un controllo del tempo è il processo di raccolta e analisi dei dati su come il tuo team trascorre il proprio tempo al lavoro . L'audit viene in genere condotto utilizzando schede attività con voci di entrata e uscita e tiene conto dei permessi e delle pause di riposo. Per maggiore contesto, i manager possono anche esaminare elenchi di attività e calendari o condurre sondaggi.

I dati delle schede attività possono essere analizzati in diversi modi. Puoi suddividere i dati per vedere quanto tempo viene speso in diverse attività e progetti per vedere come questo si allinea con gli obiettivi aziendali. Puoi anche tenere traccia di come i singoli lavoratori utilizzano il proprio tempo e valutare l'efficienza. Inoltre, i controlli orari ti danno visibilità sulle presenze e sui giorni di ferie dei tuoi dipendenti.

La frequenza con cui controlli il tempo varia a seconda delle esigenze e degli obiettivi della tua azienda. Idealmente, dovresti condurre regolarmente una verifica del tempo , una volta al trimestre o ogni 6 mesi. Ma se la tua azienda ha progetti più brevi più frequentemente, potresti prendere in considerazione l'auditing più spesso.

Perché è importante condurre una verifica del tempo?

Un controllo orario accurato e regolare per i dipendenti ti aiuta a:

Allocare le risorse in modo efficace

Vedere in che modo i tuoi dipendenti trascorrono il loro tempo in modo produttivo può aiutarti ad allocare meglio turni e progetti. Ad esempio, puoi assegnare attività con scadenze più brevi a coloro che di solito ottengono di più in meno tempo.

Allo stesso modo, le tendenze mostrano quali lavoratori sono più bravi nelle attività che richiedono competenze specifiche. Questo può aiutarti a mettere le persone giuste sui progetti giusti per massimizzare le competenze dei tuoi dipendenti.

Infine, comprendere le tendenze nella disponibilità dei dipendenti può aiutare con una migliore pianificazione. Ad esempio, gli audit possono mostrare che un lavoratore specifico spesso non è disponibile il venerdì, quindi puoi sapere di programmare altri lavoratori per colmare tale lacuna.

Identifica il furto di tempo, i ritardi e altre inefficienze

Il controllo del tempo ti aiuta a identificare la cattiva gestione del tempo, una vera preoccupazione quando i dipendenti sono sparsi in più sedi.

Ad esempio, puoi individuare modelli come i dipendenti che arrivano costantemente in ritardo al lavoro. I controlli del tempo fanno anche luce sul furto di tempo, quando i lavoratori trascorrono le ore pagate in modo improduttivo. Indicano anche quando i lavoratori stanno prendendo più pause di riposo del previsto.

Rispettare le leggi sul lavoro e prevenire i costi degli straordinari

Condurre un controllo del tempo per i dipendenti ti mantiene conforme alle leggi sul lavoro. La maggior parte delle giurisdizioni ha regole sul lavoro straordinario e sulle pause di riposo. Gli inserimenti orari possono aiutarti a identificare se determinati dipendenti lavorano oltre le ore consentite o non prendono le pause di riposo programmate.

Oltre alla conformità, ciò impedisce anche ai dipendenti di lavorare troppo e di sperimentare il burnout. Inoltre, può farti risparmiare un sacco di spese per gli straordinari.

Prendere decisioni aziendali strategiche

Un foglio di lavoro per il controllo del tempo ti dà chiarezza su quanto tempo viene speso in diversi progetti. Puoi confrontare il tempo e il costo del lavoro con le entrate per identificare se questi progetti stanno portando abbastanza soldi per giustificare il tempo speso per loro. Queste intuizioni sono preziose per guidare le selezioni di progetti futuri e le decisioni sulla strategia aziendale.

Come eseguire una verifica del tempo in 3 passaggi

Passaggio 1: creare un foglio di lavoro per il controllo del tempo

Cos'è un foglio di lavoro per il controllo del tempo?

I fogli di lavoro per la verifica del tempo sono moduli che i lavoratori possono compilare per tenere traccia delle voci del tempo e delle attività che hanno completato durante l'orario di lavoro. Puoi creare questi fogli in Microsoft Excel o Fogli Google oppure manualmente utilizzando carta e penna. I tuoi dipendenti possono compilarli online o utilizzando una penna, a seconda che tu abbia distribuito copie digitali o cartacee.

Potresti semplicemente utilizzare un programma o un calendario per vedere su quali turni lavorano i dipendenti e quando. Tuttavia, questo non fornisce dettagli come le attività completate durante i turni. Inoltre, non tiene conto delle pause di riposo, dei pasti e così via.

Cosa includere in un foglio di lavoro per il controllo del tempo

• Mese/Trimestre: nella parte superiore del foglio di lavoro, puoi aggiungere per quale mese o trimestre è valido il modulo. Ad esempio, luglio 2023 o Q3 2023. Assicurati di fornire spazio sufficiente affinché i lavoratori possano aggiungere voci per il mese o il trimestre.

• Nome del dipendente: lasciare spazio al dipendente per aggiungere il proprio nome completo.

• Colonna della data: il modulo deve includere una colonna della data in modo che i lavoratori possano indicare chiaramente per quale data stanno inserendo le informazioni.

• Colonna Ora di inizio: in questa colonna i lavoratori possono registrare l'ora in cui hanno iniziato un'attività o un progetto.

• Colonna Tempo di fine: indica quando i dipendenti hanno smesso di lavorare su un'attività. Questa potrebbe essere la fine della giornata o quando si sono fermati per una pausa di riposo.

• Colonna Totale ore: questa colonna indica quante ore di lavoro sono state completate tra "orario iniziato" e "orario terminato"

• Colonna attività/attività: qui è dove i lavoratori possono tenere traccia di ciò su cui stavano lavorando durante il tempo registrato.

• Colonna del livello di priorità: qui, i dipendenti possono contrassegnare l'importanza o la priorità dell'attività o del progetto. Dovresti disporre di un sistema coerente per registrarlo. Ad esempio, una scala in cui 1 rappresenta una priorità molto alta e 5 una priorità molto bassa.

• Colonna delle note aggiuntive: lascia un po' di spazio ai dipendenti per aggiungere eventuali note extra sul tempo trascorso o sull'attività su cui hanno lavorato.

• Firme: fornire spazio ai lavoratori per firmare i loro inserimenti orari. Questo aiuta a mantenere i dipendenti responsabili, incoraggia l'onestà e può essere prezioso se la tua azienda viene mai controllata. Puoi anche fornire uno spazio in cui i manager possano firmare una volta che hanno approvato le voci.

Passaggio 2: raccogli un contesto aggiuntivo (facoltativo)

Prima di analizzare i risultati, è utile raccogliere informazioni aggiuntive che i lavoratori non sono stati in grado di aggiungere ai propri moduli. Ad esempio, il lavoro del progetto potrebbe essere stato più lento del solito a causa di una malattia o di qualche altra questione personale.

Puoi raccogliere il contesto intervistando il lavoratore che è stato assegnato a un turno o a un progetto.

Tuttavia, se è necessario raccogliere informazioni da un periodo di tempo più ampio, le interviste potrebbero richiedere molto tempo. I sondaggi sono un ottimo modo per ottenere rapidamente le opinioni del team. Puoi persino renderli anonimi in modo che i lavoratori siano autentici nelle loro risposte.

Passaggio 3: creare report e analizzare i risultati

Crea grafici e diagrammi per analizzare le tendenze

La raccolta di fogli di lavoro per la verifica del tempo non è sufficiente per capire cosa sta realmente accadendo nella tua attività. Per individuare le tendenze e ottenere informazioni preziose, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

• Raccogli tutte le voci in un foglio di calcolo Excel o Google. Questo è più facile da fare se i fogli di lavoro erano già in questo formato. In caso contrario, dovrai aggiungere manualmente i dati dalle copie fisiche in un foglio online.

• Considera cosa vuoi ottenere dai dati. Puoi analizzare i dati in molti modi, ad esempio per lavoratore, team, progetti, posizioni e così via. Prendi una decisione su quali approfondimenti stai cercando. Ad esempio, potresti voler vedere quanto tempo viene dedicato al Progetto X rispetto al Progetto Y.

• Crea grafici e diagrammi per aiutarti a vedere visivamente le differenze. Utilizza i grafici di Excel o Fogli Google per creare elementi visivi semplici. Un grafico a barre, ad esempio, può mostrarti le ore totali trascorse sul Progetto X rispetto al Progetto Y. Ma un grafico a torta ti aiuterà a vedere quanto del tempo totale di un team è stato dedicato al Progetto X.

Lo sapevate?

Connecteam dispone di funzionalità avanzate di reportistica che ti consentono di visualizzare report personalizzati su orari e presenze con pochi clic.

Usa gli insight per guidare il processo decisionale

Gli approfondimenti della verifica del tempo possono aiutarti a prendere decisioni in linea con gli obiettivi aziendali .

Ad esempio, potresti decidere di interrompere l'assunzione di determinati progetti se il tempo necessario non vale il reddito che porta. Oppure potresti decidere di premiare i lavoratori che hanno svolto un ottimo lavoro in meno tempo.

Queste informazioni aiuteranno anche a pianificare e dare priorità al lavoro in modo più efficiente, ad esempio assegnando progetti ad alta priorità a lavoratori che in genere lavorano più velocemente.

Best practice per il controllo del tempo

Segui queste best practice per assicurarti che il tuo processo di controllo del tempo sia solido e affidabile.

Distribuire i moduli a tutti i dipendenti e ai nuovi assunti

Puoi distribuire i moduli digitalmente (via e-mail, condivisione di file, SMS, condivisione di link, ecc.) o di persona con copie cartacee. Assicurati solo che ogni lavoratore dell'azienda utilizzi il foglio di lavoro per tenere traccia del proprio tempo e delle proprie attività.

Potresti entrare in contatto con i tuoi dipendenti tramite e-mail o messaggio di testo per vedere se qualcuno per errore non ha ricevuto un foglio di lavoro. I moduli mancanti possono creare errori nei risultati, probabilmente dandoti la storia sbagliata.

Sottolineare l'importanza del foglio di lavoro e inviare promemoria

È inoltre necessario assicurarsi che tutti in azienda comprendano l'importanza dell'utilizzo del foglio di lavoro. Fallo tramite annunci aziendali o e-mail . Follow-up, di persona, per telefono o tramite e-mail o SMS, con tutti i lavoratori che non utilizzano il modulo come dovrebbero.

Puoi anche allegare il modulo al tuo manuale del dipendente come parte della sezione delle procedure aziendali obbligatorie.

Inoltre, ricorda ai dipendenti di entrare e uscire dai loro turni con il foglio di lavoro. Invia loro un promemoria via e-mail giornaliero o aggiungilo al loro elenco di attività in modo che se ne ricordino. È inoltre necessario ricordare ai lavoratori di inviare le proprie schede attività su base regolare, settimanale, mensile, ecc.

Limita le modifiche

È meglio non apportare modifiche importanti al modello del foglio di lavoro. Quando tutti i campi rimangono gli stessi, è più facile confrontare i risultati nel tempo .

Sii coerente con gli audit

Assicurati di controllare regolarmente il tempo del tuo team. Potrebbe essere mensile, trimestrale, semestrale o qualunque cosa funzioni meglio per la tua azienda. Essere coerenti ti aiuta a monitorare se le tue decisioni aziendali si traducono in miglioramenti nel tempo. Inoltre, mostra ai lavoratori che il processo di controllo del tempo viene preso sul serio.

Evita il favoritismo

Sii giusto ed equo quando analizzi i risultati delle verifiche temporali. Ad esempio, non dovresti agire contro un lavoratore per ritardo se un altro lavoratore è arrivato in ritardo altrettanto spesso. Il favoritismo può metterti legalmente a rischio di discriminazione e danneggiare la tua reputazione con i tuoi dipendenti, clienti e investitori.

Conservare i fogli di lavoro con cura e in modo sicuro

Indipendentemente dal fatto che i fogli di lavoro vengano inviati online o come copia cartacea, è necessario archiviarli in modo sicuro e in un unico posto in modo che non vadano persi.

Conservali in un luogo sicuro e fisico nell'ufficio della tua azienda, come uno schedario chiuso a chiave. Oppure puoi archiviarli digitalmente utilizzando un software basato su cloud.

Quindi, assicurati che solo le persone giuste abbiano accesso ai fogli di lavoro . Ad esempio, fornisci solo a determinati dipendenti le chiavi dello schedario o imposta autorizzazioni di accesso utente personalizzate se scegli di archiviare i fogli di lavoro in formato digitale.

Valutare l'efficacia

Rivedi regolarmente il tuo processo di controllo del tempo e controlla quanto funziona efficacemente. Valuta se le informazioni che ricevi sono sufficienti per capire come i tuoi dipendenti trascorrono il loro tempo. Quindi, considera qualsiasi altro contesto che potrebbe essere utile o campi aggiuntivi che devono essere aggiunti al modulo per una migliore analisi. Infine, puoi apportare eventuali modifiche per migliorare il processo.

Automatizza completamente il controllo del tempo con Connecteam

Il tempo di auditing può essere lungo e frustrante, ma un software come Connecteam elimina lo stress dal processo.

Con Connecteam, i lavoratori possono timbrare l'entrata e l'uscita dai turni con un solo tocco dei propri dispositivi. Riceveranno promemoria automatici per iniziare e terminare il monitoraggio del tempo all'inizio e alla fine dei turni.

Connecteam ti consente anche di configurare geofence . I dipendenti possono effettuare il punch-in solo quando si trovano all'interno di un geofence e devono timbrare quando hanno lasciato la posizione. Inoltre, puoi utilizzare il software di tracciamento della posizione GPS integrato per assicurarti che i dipendenti siano dove devono essere durante l'orario di lavoro.

Inoltre, puoi impostare regole personalizzate per le pause e gli straordinari e approvare o rifiutare le richieste di straordinari direttamente dall'app. In questo modo, parte del processo di auditing avviene in tempo reale prima che i problemi possano crescere.

Inoltre, le funzionalità di gestione delle attività di Connecteam ti consentono di vedere come i lavoratori stanno progredendo nelle attività che hai assegnato loro. Puoi anche inviare promemoria ai dipendenti per completare le loro attività quando le scadenze si avvicinano.

Infine, lo strumento di reporting personalizzato di Connecteam ti consente di analizzare i dati all'istante, senza dover raccogliere dati e creare grafici da solo. Puoi tenere traccia delle presenze, del tempo trascorso tra i progetti, dell'orario di lavoro dei singoli dipendenti e molto altro ancora.

Conclusione

Il controllo del tempo dei tuoi dipendenti ha una serie di vantaggi che ti aiuteranno ad aumentare la produttività. Inoltre, il processo ti aiuta a rispettare le leggi sul lavoro e a prendere decisioni aziendali più intelligenti. Ma anche conoscendo queste informazioni, potresti trovare difficile sapere esattamente come eseguire un controllo del tempo e quali passaggi seguire.

Innanzitutto, è necessario creare un foglio di lavoro per il controllo del tempo e assicurarsi che tutti i lavoratori si ricordino di completarlo. I dati di tutti i fogli di lavoro devono quindi essere combinati in un unico file Excel o Fogli Google in modo da poter creare grafici per analizzare i risultati.

Software come Connecteam automatizzano e semplificano l'intero processo, dall'inizio alla fine. I lavoratori possono tenere traccia del tempo sui propri dispositivi mobili. È quindi possibile analizzare facilmente i dati utilizzando lo strumento di reportistica di Connecteam per prendere decisioni aziendali migliori. Dai un'occhiata a Connecteam oggi per sfruttare al massimo il tempo del tuo team.

Domande frequenti

Come ci si prepara per una verifica del tempo?

Per prepararti a una verifica del tempo, crea e distribuisci il tuo foglio di lavoro per la verifica del tempo ai tuoi lavoratori, in formato cartaceo o digitale. Quindi, pianifica le risorse necessarie per creare report e analizzare i dati, ad esempio un consulente esterno o una soluzione software online come Connecteam che creerà report per te.

Cos'è il "controllo in tempo reale"?

Il controllo orario tradizionale analizza i time sheet storici e le tendenze. Queste intuizioni guidano le future decisioni aziendali. "Audit in tempo reale" significa vedere come i dipendenti trascorrono le loro ore di lavoro in tempo reale. App come Connecteam mostrano ai lavoratori gli orari in tempo reale, le posizioni e altro ancora, in modo che tu possa apportare miglioramenti immediatamente.

Quanto spesso dovresti controllare il tempo dei lavoratori?

È possibile eseguire audit temporali mensili, trimestrali, semestrali o anche annuali a seconda della natura della propria attività. Alcune attività come la consegna di cibo hanno un processo di controllo interno che richiede che gli audit temporali vengano condotti più frequentemente. Alcune aziende utilizzano software come Connecteam per effettuare audit in tempo reale.

Foglio di controllo del tempo

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