Reuniões de negócios: 7 coisas que você deve evitar

As reuniões de negócios podem ser complicadas. Todos nós já fomos a reuniões que começam tarde, desviam do assunto, causam discussões e não chegam a conclusões sensatas. No entanto, não precisa ser assim – organizar uma boa reunião é uma arte, e qualquer um pode aprender.

Com isso em mente, neste artigo vamos analisar sete coisas que você deve evitar para realizar reuniões que produzam resultados reais e positivos.

Vamos rachar!

1. Reuniões desnecessárias

Começando com a primeira coisa a considerar – antes de convocar uma reunião, decida se você realmente precisa realizar uma. Ter uma reunião inútil não é apenas um desperdício de seu tempo, mas de todos os outros participantes.

A Harvard Business Review tem um artigo, incluindo uma pequena árvore de decisão, que pode ser usada para ajudá-lo a determinar se uma reunião é a escolha certa.

Além disso, certifique-se de que você precisa da entrada daqueles que você pretende convidar para a reunião. Se você realmente sente que precisa de feedback externo, descubra o que você precisa e quem tem o conhecimento necessário para progredir.

Não convide pessoas desnecessárias apenas para tornar a reunião maior e parecer mais importante. É muito mais eficiente convidar apenas aqueles que podem ajudá-lo a seguir em frente. Também permite que outras pessoas cuja contribuição não seja necessária continuem com seu trabalho.

2. Personalizando

As reuniões de negócios são apenas isso – sobre negócios. A maioria dos participantes apreciará um lembrete a todos no início para permanecer no tópico.

Lembre-se de que, a menos que você conheça as crenças, gostos e desgostos de todos os participantes, é perigoso vagar pelo território desconhecido das histórias pessoais. Se você deseja uma reunião proveitosa e positiva, atenha-se às questões importantes – e certifique-se de que os participantes também o façam.

Certificando-se de não se desviar do assunto, você está em uma posição melhor para garantir que ninguém mais o faça. Seja firme quanto a isso e corte as histórias pessoais rapidamente, lembrando os palestrantes de se concentrarem nos tópicos da reunião.

3. Perda de tempo

Reuniões que começam tarde ou se esgotam são a ruína da existência do frequentador da reunião. Para evitar infligir essa infelicidade a si mesmo, deixe claro que sua reunião começará na hora certa e, em seguida, cumpra a promessa. Você também pode informar que qualquer pessoa que esteja mais de cinco minutos atrasada não poderá entrar para incentivar o comparecimento imediato.

Se alguém não respondeu para que você saiba se está participando da reunião ou não, é melhor ser proativo e verificar você mesmo ou delegar alguém para descobrir com certeza.

Defina uma agenda que você possa cumprir no tempo que atribuiu e cumpra-a. Além disso, divida a reunião para que cada ponto tenha uma quantidade razoável de tempo atribuída a ela, diga a todos qual é essa escala de tempo e siga em frente quando o tempo acabar.

Se realmente houver problemas não resolvidos no tempo permitido, agende um acompanhamento com as pessoas que podem resolvê-los.

4. Voando

Preparação é tudo quando se trata de uma reunião de negócios – fazer uma reunião sem uma estrutura pré-determinada é convidar a problemas. Você descobrirá que todos trazem seus próprios tópicos de estimação, sejam eles relevantes para o que você deseja discutir ou não, e qualquer boa ideia pode se afogar no barulho.

Trabalhe com os participantes com antecedência para determinar os tópicos de discussão e, a partir deles, crie e distribua uma agenda para que todos saibam exatamente o que a reunião abordará.

Se você tem uma agenda que pode distribuir antes da reunião, você pode se preparar, assim como os outros que devem comparecer. Você pode, então, realizar bate-papos informais pré-reunião com indivíduos e planejar suas respostas com base no feedback inicial.

5. Confronto

Discussões saudáveis ​​são ótimas em reuniões, mas é fácil as coisas saírem do controle. As reuniões geralmente envolvem pessoas com personalidades muito diferentes, e discussões podem surgir. Esta pode ser a sentença de morte para uma reunião produtiva, então trabalhe para garantir que não ocorram conflitos.

Se você adotar um tom respeitoso, os outros seguirão o exemplo. Portanto, mesmo que alguém esteja jogando todos os brinquedos para fora do carrinho, seja o adulto na conversa e lide com isso com calma, mas com firmeza.

Se você sabe que alguém pode ser perturbador, tente dar uma palavra com antecedência e descreva o comportamento que você espera. Na própria reunião, estabeleça limites de tempo para contribuições individuais, para que, se alguém se deparar com uma queixa favorita, você possa lidar com ela imediatamente.

Tente construir consenso usando nomes de grupo, como 'nós' e 'nosso', e enfatizando desafios ou vitórias comuns. Assuma o controle – não use a reunião para colocar a culpa e não tolere ataques pessoais. Quanto mais imparcial for o seu tom, menos influência você dá aos outros para desabafar opiniões pessoais.

6. Desengajamento

Muitas vezes você encontrará uma ou duas pessoas que se desvinculam da reunião e começam a conversar entre si. Isso é extremamente perturbador e precisa ser tratado.

Se for preciso, interrompa a reunião para se concentrar no pequeno bate-papo – isso deve chamar a atenção deles. Quando você o tiver, peça a opinião deles para a discussão principal e continue retornando a eles em intervalos regulares para garantir que eles não percam o controle novamente.

Peça às pessoas para desligarem seus telefones. A menos que haja uma situação de vida ou morte, ou seu parceiro esteja prestes a dar à luz, ficar sem telefone por uma hora ou mais não será uma calamidade. Se todos ao redor da mesa estão consultando seus e-mails o tempo todo, é uma distração muito grande para a maioria das reuniões.

7. Não Acompanhando

Muitas reuniões simplesmente param – e quando terminam, as pessoas raramente são mais sábias do que quando entraram na sala. Isso é uma grande pena, porque se você pensou cuidadosamente sobre a necessidade de fazer uma reunião e o que deseja discutir, estará esperando por resultados acionáveis.

Para alcançá-los, você precisa criar um conjunto de pontos 'takeaway' – uma lista de ações que foram acordadas durante as discussões, incluindo detalhes de quem é responsável por garantir que determinados problemas sejam resolvidos ou os resultados alcançados.

Por fim, faça anotações durante a reunião. Cada ponto da agenda deve chegar a uma conclusão – e você deve anotá-la enquanto tem a opinião e o acordo dos participantes.

Após a reunião, redija um relatório pós-evento descrevendo essas ações e seus proprietários, e distribua-o a todos os participantes. Você pode usá-lo como uma lista de verificação para garantir que seus planos estejam dentro do cronograma.

Conclusão

Realizar uma reunião de negócios eficaz e produtiva é uma ferramenta importante para administrar um negócio, mas é muito fácil cometer erros. Para garantir uma boa reunião, você deve:

1. Analise se você realmente precisa de uma reunião.
2. Afaste-se de questões pessoais.
3. Evite o mau gerenciamento do tempo.
4. Prepare-se com bastante antecedência.
5. Evite o confronto.
6. Incentive a participação.
7. Lembre-se de resumir a reunião.

Você tem alguma opinião sobre o que evitar nas reuniões? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!