اجتماعات العمل: 7 أشياء يجب تجنبها

يمكن أن تكون اجتماعات العمل محفوفة بالمخاطر. لقد ذهبنا جميعًا إلى الاجتماعات التي تبدأ متأخرة ، وتخرج عن الموضوع ، وتسبب الحجج ، ولا نتوصل إلى أي استنتاجات عاقلة. ومع ذلك ، لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو - إدارة اجتماع جيد هو فن ، ويمكن لأي شخص أن يتعلمه.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، في هذه المقالة سنناقش سبعة أشياء يجب عليك تجنبها من أجل إدارة الاجتماعات التي تؤدي إلى نتائج حقيقية وإيجابية.

فلنسرع!

1. اجتماعات غير ضرورية

ابدأ بأول شيء يجب مراعاته - قبل الاتصال باجتماع ، قرر ما إذا كنت تريد حقًا عقد اجتماع. إن عقد اجتماع لا طائل من ورائه ليس مجرد مضيعة لوقتك ، بل مضيعة للوقت الذي يحضره أي شخص آخر.

يحتوي Harvard Business Review على مقال ، بما في ذلك شجرة قرارات صغيرة لطيفة ، يمكن استخدامها لمساعدتك في تحديد ما إذا كان الاجتماع هو الاختيار الصحيح.

تأكد أيضًا من أنك بحاجة إلى مدخلات أولئك الذين تنوي دعوتهم إلى الاجتماع. إذا كنت تشعر حقًا أنك بحاجة إلى ملاحظات خارجية ، فحدد ما تحتاجه ومن لديه المعرفة التي تحتاجها للتقدم.

لا تدعو أشخاصًا غير ضروريين لمجرد جعل الاجتماع أكبر ويبدو أكثر أهمية. من الأفضل بكثير دعوة أولئك الذين يمكنهم مساعدتك في المضي قدمًا فقط. كما يسمح للأشخاص الآخرين الذين لا تتطلب مساهمتهم متابعة عملهم.

2. الحصول على الشخصية

اجتماعات العمل هي مجرد ذلك - حول الأعمال. سيقدر معظم الحاضرين تذكيرًا للجميع في البداية للبقاء على الموضوع.

تذكر أنه ما لم تكن تعرف معتقدات وإعجابات وما يكره كل من يحضر ، فمن الخطير أن تتجول في المنطقة المجهولة للقصص الشخصية. إذا كنت ترغب في لقاء مثمر وإيجابي ، التزم بالقضايا المهمة - وتأكد من أن الحاضرين يفعلون ذلك أيضًا.

من خلال التأكد من عدم الابتعاد عن الموضوع ، فأنت في وضع أفضل لضمان عدم قيام أي شخص آخر بذلك. كن حازمًا بشأن هذا الأمر ، وتخلص من الحكايات الشخصية بسرعة من خلال تذكير المتحدثين بالتركيز على مواضيع الاجتماع.

3. إضاعة الوقت

الاجتماعات التي تبدأ متأخرة أو تستمر بمرور الوقت هي لعنة حضور الاجتماع. لتجنب إلحاق هذا البؤس بنفسك ، أوضح أن اجتماعك سيبدأ في الوقت المحدد ، ثم التزم بالوعد. يمكنك أيضًا أن تجعل من المعروف أن أي شخص يتأخر أكثر من خمس دقائق لن يُسمح له بالدخول لتشجيع الحضور الفوري.

إذا لم يرد شخص ما لإعلامك بما إذا كان يحضر الاجتماع أم لا ، فمن الأفضل أن تكون استباقيًا وأن تتحقق من نفسك أو تفوض شخصًا ما لمعرفة ذلك على وجه اليقين.

ضع جدول أعمال يمكنك مسحه في الوقت الذي خصصته والتزم به. أيضًا ، قسّم الاجتماع بحيث تحصل كل نقطة على قدر معقول من الوقت المخصص لها ، وأخبر الجميع بمقياس الوقت هذا ، وامض قدمًا عندما يحين الوقت.

إذا كانت هناك بالفعل مشكلات لم يتم حلها في الوقت المسموح به ، فقم بجدولة متابعة مع الأشخاص الذين يمكنهم حلها.

4. يجنحها

التحضير هو كل شيء عندما يتعلق الأمر باجتماع عمل - فوجود اجتماع بدون هيكل محدد مسبقًا يدعو إلى المشاكل. ستجد أن كل شخص يأتي بموضوعات الحيوانات الأليفة الخاصة به ، سواء كانت ذات صلة بما تريد مناقشته أم لا ، وأي أفكار جيدة قد تغرق في الضوضاء.

اعمل مع المشاركين مسبقًا لتحديد مواضيع المناقشة ، ومن هؤلاء ، قم بإنشاء وتوزيع جدول أعمال حتى يعرف الجميع بالضبط ما سيغطي الاجتماع.

إذا كان لديك جدول أعمال يمكنك توزيعه قبل الاجتماع ، فيمكنك التحضير ، وكذلك يمكن للآخرين الذين يحضرون. يمكنك بعد ذلك إجراء محادثات غير رسمية سابقة للاجتماع مع الأفراد ، والتخطيط لاستجاباتهم بناءً على ملاحظاتهم الأولية.

5. المواجهة

تعتبر المناقشة الصحية أمرًا رائعًا في الاجتماعات ، ولكن من السهل أن تخرج الأمور عن السيطرة. غالبًا ما تضم ​​الاجتماعات أشخاصًا لهم شخصيات مختلفة جدًا ، ويمكن أن تبرز النقاشات. قد يكون هذا بمثابة ناقوس الموت لاجتماع مثمر ، لذا اعمل على التأكد من عدم حدوث تعارض.

إذا كنت تستخدم نبرة محترمة ، فسوف يحذو الآخرون حذوهم. لذا ، حتى لو قام شخص ما برمي كل لعبة من عربته ، كن بالغًا في المحادثة وتعامل معها بهدوء ولكن بحزم.

إذا كنت تعلم أن شخصًا ما من المحتمل أن يكون مزعجًا ، فحاول أن تتحدث مسبقًا ، وحدد السلوك الذي تتوقعه. في الاجتماع نفسه ، حدد حدودًا زمنية للمساهمات الفردية ، لذلك إذا تجول شخص ما في شكوى مفضلة ، فيمكنك التعامل معها على الفور.

حاول بناء توافق في الآراء باستخدام أسماء المجموعة ، مثل "نحن" و "لدينا" ، والتأكيد على التحديات أو الانتصارات المشتركة. تولي زمام السيطرة - لا تستخدم الاجتماع لإلقاء اللوم ، ولا تتسامح مع الهجمات الشخصية. كلما كانت نبرة صوتك أكثر حيادية ، قل التأثير الذي تمنحه للآخرين للتنفيس عن آرائهم الشخصية.

6. فك الارتباط

غالبًا ما تجد شخصًا أو شخصين ينسحبون من الاجتماع ويبدأون في الدردشة فيما بينهم. هذا مزعج للغاية ويجب التعامل معه.

إذا اضطررت لذلك ، أوقف الاجتماع للتركيز على محادثتهم الصغيرة - يجب أن يجذب ذلك انتباههم. عندما تحصل عليه ، اطلب مساهمتهم في المناقشة الرئيسية ، واستمر في العودة إليهم على فترات منتظمة للتأكد من أنهم لن يفقدوا المسار مرة أخرى.

اطلب من الناس إيقاف تشغيل هواتفهم. ما لم تكن هناك حالة حياة أو موت ، أو أن شريكهم على وشك الولادة ، فإن عدم وجود هاتف لمدة ساعة أو نحو ذلك لن يكون كارثة. إذا كان كل من حول الطاولة يتشاورون مع رسائل البريد الإلكتروني طوال الوقت ، فهذا يعد مصدر تشتيت بعيدًا عن معظم الاجتماعات.

7. عدم المتابعة

تتلاشى العديد من الاجتماعات - وعندما تنتهي ، نادرًا ما يكون الأشخاص أكثر حكمة مما كانوا عليه عندما دخلوا القاعة. هذا عار كبير ، لأنك إذا فكرت مليًا في الحاجة إلى عقد اجتماع وما تريد مناقشته ، فستأمل في الحصول على نتائج قابلة للتنفيذ.

لتحقيق ذلك ، تحتاج إلى إنشاء مجموعة من نقاط "الوجبات الجاهزة" - قائمة بالإجراءات التي تم الاتفاق عليها أثناء المناقشات ، بما في ذلك تفاصيل من المسؤول عن التأكد من حل مشكلات معينة أو تحقيق النتائج.

أخيرًا ، قم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع. يجب أن تنتهي كل نقطة في جدول الأعمال - ويجب عليك تدوينها بينما تحصل على مدخلات وموافقة الحاضرين.

بعد الاجتماع ، اكتب تقريرًا بعد الحدث يحدد هذه الإجراءات وأصحابها ، ووزعه على كل من حضر. يمكنك بعد ذلك استخدامها كقائمة مراجعة للتأكد من أن خططك في الموعد المحدد.

استنتاج

يعد عقد اجتماع عمل فعال ومنتج أداة مهمة لإدارة الأعمال التجارية ، ولكن من السهل جدًا ارتكاب الأخطاء. لضمان لقاء جيد ، يجب عليك:

1. قم بتحليل ما إذا كنت حقًا بحاجة إلى اجتماع.
2. الابتعاد عن القضايا الشخصية.
3. تجنب سوء إدارة الوقت.
4. استعد مسبقًا.
5. تجنب المواجهة.
6. شجع على المشاركة.
7. تذكر أن تلخص الاجتماع.

هل لديك أي أفكار حول ما يجب تجنبه في الاجتماعات؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!