Spotkania biznesowe: 7 rzeczy, których należy unikać

Spotkania biznesowe mogą być napięte. Wszyscy byliśmy na spotkaniach, które zaczynają się późno, odbiegają od tematu, wywołują kłótnie i nie dochodzą do żadnych rozsądnych wniosków. Jednak wcale nie musi tak być – prowadzenie dobrego spotkania to sztuka, której każdy może się nauczyć.

Mając to na uwadze, w tym artykule omówimy siedem rzeczy, których musisz unikać, aby prowadzić spotkania, które przyniosą prawdziwe, pozytywne wyniki.

Do roboty!

1. Niepotrzebne spotkania

Zaczynając od pierwszej rzeczy do rozważenia – zanim zorganizujesz spotkanie, zdecyduj, czy naprawdę musisz je zorganizować. Odbywanie bezsensownego spotkania to nie tylko strata czasu, ale także wszystkich obecnych.

Harvard Business Review zawiera artykuł, w tym ładne małe drzewo decyzyjne, które może pomóc w ustaleniu, czy spotkanie jest właściwym wyborem.

Upewnij się również, że potrzebujesz wkładu osób, które zamierzasz zaprosić na spotkanie. Jeśli naprawdę czujesz, że potrzebujesz informacji zwrotnej z zewnątrz, ustal, czego potrzebujesz i kto ma wiedzę niezbędną do rozwoju.

Nie zapraszaj zbędnych osób tylko po to, aby spotkanie było większe i wydawało się ważniejsze. O wiele efektywniej jest zapraszać tylko tych, którzy mogą Ci pomóc. Pozwala także innym osobom, których wkład nie jest wymagany, na kontynuowanie swojej pracy.

2. Pierwsze osobiste

Spotkania biznesowe są właśnie tym – o biznesie. Większość uczestników doceni przypomnienie wszystkim na początku, aby pozostać przy temacie.

Pamiętaj, że jeśli nie znasz przekonań, upodobań i niechęci wszystkich uczestników, niebezpiecznie jest wędrować po nieznanym terytorium osobistych historii. Jeśli chcesz owocnego i pozytywnego spotkania, trzymaj się ważnych spraw – i upewnij się, że uczestnicy również.

Upewniając się, że nie zbaczasz z tematu, jesteś w lepszej sytuacji, aby upewnić się, że nikt inny tego nie zrobi. Bądź stanowczy i szybko odcinaj osobiste opowieści, przypominając prelegentom, aby skupili się na tematach spotkania.

3. Marnowanie czasu

Spotkania, które rozpoczynają się późno lub przeciągają się w czasie, są zmorą egzystencji uczestnika spotkania. Aby uniknąć zadawania sobie tego nieszczęścia, wyjaśnij, że spotkanie rozpocznie się o czasie, a następnie trzymaj się obietnicy. Możesz również powiadomić, że każdy, kto spóźni się więcej niż pięć minut, nie zostanie wpuszczony, aby zachęcić do szybkiej obecności.

Jeśli ktoś nie odpowiedział, aby poinformować Cię, czy bierze udział w spotkaniu, czy nie, lepiej działać proaktywnie i albo sprawdzić siebie, albo oddelegować kogoś, aby się dowiedział na pewno.

Ustaw plan, który możesz wyczyścić w wyznaczonym czasie, i trzymaj się go. Podziel spotkanie, aby każdy punkt miał przypisaną rozsądną ilość czasu, powiedz wszystkim, jaka jest ta skala czasowa, i przejdź dalej, gdy czas się skończy.

Jeśli naprawdę istnieją nierozwiązane problemy w wyznaczonym czasie, zaplanuj kontynuację z osobami, które mogą je rozwiązać.

4. Skrzydlać to

Przygotowanie to wszystko, jeśli chodzi o spotkanie biznesowe – spotkanie bez z góry ustalonej struktury powoduje problemy. Przekonasz się, że każdy ma swoje ulubione tematy, niezależnie od tego, czy dotyczą tego, o czym chcesz dyskutować, czy nie, a wszelkie dobre pomysły mogą utonąć w hałasie.

Współpracuj z uczestnikami z wyprzedzeniem, aby określić tematy dyskusji, a następnie stwórz i rozpowszechnij program, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, czego dotyczy spotkanie.

Jeśli masz agendę, którą możesz rozdać przed spotkaniem, możesz się przygotować, podobnie jak inni, którzy mają uczestniczyć. Następnie możesz prowadzić nieformalne rozmowy przed spotkaniem z poszczególnymi osobami i planować ich odpowiedzi na podstawie ich wstępnych opinii.

5. Konfrontacja

Zdrowa dyskusja to świetna rzecz na spotkaniach, ale łatwo jest wymknąć się spod kontroli. W spotkaniach często biorą udział ludzie o bardzo różnych osobowościach i mogą pojawić się kłótnie. To może być dzwon pogrzebowy dla produktywnego spotkania, więc staraj się, aby nie doszło do konfliktu.

Jeśli przyjmiesz ton szacunku, inni pójdą w ich ślady. Więc nawet jeśli ktoś wyrzuca każdą zabawkę z wózka, bądź dorosły w rozmowie i zajmij się nią spokojnie, ale stanowczo.

Jeśli wiesz, że ktoś może przeszkadzać, postaraj się zawrzeć słowo z wyprzedzeniem i nakreśl zachowanie, którego oczekujesz. W samym spotkaniu ustal limity czasowe dla poszczególnych wkładów, więc jeśli ktoś zawędruje do ulubionej skargi, możesz szybko się nią zająć.

Staraj się budować konsensus, używając rzeczowników grupowych, takich jak „my” i „nasze”, oraz podkreślając wspólne wyzwania lub zwycięstwa. Przejmij kontrolę – nie wykorzystuj spotkania do obwiniania i nie toleruj osobistych ataków. Im bardziej bezstronny jest twój ton, tym mniej wywierasz nacisku na innych, by wyrażać osobiste opinie.

6. Oderwanie się

Często zdarza się, że jedna lub dwie osoby odrywają się od spotkania i zaczynają rozmawiać między sobą. Jest to niezwykle destrukcyjne i należy się nim zająć.

Jeśli musisz, zatrzymaj spotkanie, aby skupić się na ich małej pogawędce – to powinno zwrócić ich uwagę. Kiedy już to zrobisz, poproś ich o wkład w główną dyskusję i wracaj do nich w regularnych odstępach czasu, aby upewnić się, że nie zgubią się ponownie.

Poproś ludzi o wyłączenie telefonów. O ile nie ma sytuacji życia lub śmierci lub ich partner nie ma zamiaru urodzić, bycie bez telefonu przez godzinę lub dłużej nie będzie katastrofą. Jeśli wszyscy przy stole przez cały czas sprawdzają swoje e-maile, jest to zbyt duże rozproszenie na większość spotkań.

7. Nie podążanie za

Wiele spotkań po prostu się kończy – a kiedy się kończą, ludzie rzadko są mądrzejsi niż wtedy, gdy weszli do pokoju. To wielka szkoda, ponieważ jeśli dokładnie przemyślałeś potrzebę spotkania i to, co chcesz omówić, będziesz mieć nadzieję na wymierne rezultaty.

Aby to osiągnąć, musisz stworzyć zestaw punktów „na wynos” – listę działań, które zostały uzgodnione podczas dyskusji, w tym szczegóły dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za rozwiązanie poszczególnych problemów lub osiągnięcie wyników.

Na koniec rób notatki podczas spotkania. Każdy punkt porządku obrad powinien zakończyć się – i należy go zapisać, mając wkład i zgodę uczestników.

Po spotkaniu napisz raport po wydarzeniu opisujący te działania i ich właścicieli i rozdaj go wszystkim, którzy w nim uczestniczyli. Następnie możesz użyć go jako listy kontrolnej, aby upewnić się, że Twoje plany są zgodne z harmonogramem.

Wniosek

Zorganizowanie efektywnego i produktywnego spotkania biznesowego jest ważnym narzędziem prowadzenia biznesu, ale bardzo łatwo o błędy. Aby zapewnić udane spotkanie, powinieneś:

1. Przeanalizuj, czy naprawdę potrzebujesz spotkania.
2. Unikaj osobistych problemów.
3. Unikaj złego zarządzania czasem.
4. Przygotuj się z dużym wyprzedzeniem.
5. Unikaj konfrontacji.
6. Zachęcaj do uczestnictwa.
7. Pamiętaj o podsumowaniu spotkania.

Czy masz jakieś przemyślenia, czego unikać na spotkaniach? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!