Riunioni di lavoro: 7 cose da evitare

Le riunioni di lavoro possono essere impegnative. Siamo stati tutti a riunioni che iniziano tardi, vanno fuori tema, causano discussioni e non giungono a conclusioni sane. Tuttavia, non deve essere così: gestire una buona riunione è un'arte e chiunque può imparare.

Con questo in mente, in questo articolo esamineremo sette cose che devi evitare per organizzare riunioni che producano risultati reali e positivi.

Diamoci da fare!

1. Riunioni inutili

A partire dalla prima cosa da considerare: prima di convocare una riunione, decidi se hai davvero bisogno di tenerne una. Avere un incontro inutile non è solo una perdita di tempo, ma quella di tutti gli altri partecipanti.

L'Harvard Business Review ha un articolo, incluso un piccolo albero decisionale, che può essere utilizzato per aiutarti a determinare se una riunione è la scelta giusta.

Inoltre, assicurati di aver bisogno del contributo di coloro che intendi invitare alla riunione. Se ritieni davvero di aver bisogno di un feedback esterno, stabilisci ciò di cui hai bisogno e chi ha le conoscenze di cui hai bisogno per progredire.

Non invitare persone non necessarie solo per rendere la riunione più grande e sembrare più importante. È molto più efficiente invitare solo coloro che possono aiutarti ad andare avanti. Consente inoltre ad altre persone il cui contributo non è richiesto di andare avanti con il proprio lavoro.

2. Diventare personale

Le riunioni di lavoro sono proprio questo: riguardano gli affari. La maggior parte dei partecipanti apprezzerà un promemoria a tutti all'inizio per rimanere in tema.

Ricorda che a meno che tu non conosca le convinzioni, i simpatie e le antipatie di tutti i partecipanti, è pericoloso vagare nel territorio sconosciuto delle storie personali. Se desideri un incontro fruttuoso e positivo, attieniti alle questioni importanti e assicurati che lo facciano anche i partecipanti.

Assicurandoti di non andare fuori tema, sei in una posizione migliore per assicurarti che nessun altro lo faccia. Sii fermo su questo e interrompi rapidamente le storie personali ricordando ai relatori di concentrarsi sugli argomenti della riunione.

3. Perdita di tempo

Le riunioni che iniziano in ritardo o durano nel tempo sono la rovina dell'esistenza del partecipante alla riunione. Per evitare di infliggere tu stesso questa sofferenza, chiarisci che il tuo incontro inizierà in tempo, quindi mantieni la promessa. Potresti anche far sapere che chiunque sia in ritardo di più di cinque minuti non potrà entrare per incoraggiare la pronta presenza.

Se qualcuno non ha risposto per farti sapere se sta partecipando o meno alla riunione, è meglio essere proattivi e controllare te stesso o delegare qualcuno a scoprirlo con certezza.

Imposta un'agenda che puoi cancellare nel tempo che hai assegnato e attieniti ad essa. Inoltre, suddividi la riunione in modo che a ogni punto venga assegnata una ragionevole quantità di tempo, dì a tutti qual è questa scala temporale e vai avanti quando il tempo è scaduto.

Se ci sono davvero problemi irrisolti nel tempo concesso, programma un follow-up con le persone che possono risolverli.

4. Alare esso

La preparazione è tutto quando si tratta di una riunione di lavoro: avere una riunione senza una struttura predeterminata crea problemi. Scoprirai che tutti portano i propri argomenti preferiti, indipendentemente dal fatto che siano rilevanti per ciò di cui vuoi discutere o meno, e qualsiasi buona idea potrebbe affogare nel rumore.

Collaborare con i partecipanti in anticipo per determinare gli argomenti di discussione e, da questi, creare e distribuire un'agenda in modo che tutti sappiano esattamente cosa tratterà la riunione.

Se hai un ordine del giorno che puoi distribuire prima della riunione, puoi prepararti, e così anche gli altri che dovrebbero partecipare. Puoi quindi tenere chat informali pre-riunione con le persone e pianificare le loro risposte in base al loro feedback iniziale.

5. Confronto

Una sana discussione è un'ottima cosa durante le riunioni, ma è facile che le cose sfuggano di mano. Le riunioni spesso coinvolgono persone con personalità molto diverse e possono nascere discussioni. Questa può essere la campana a morto per un incontro produttivo, quindi lavora per assicurarti che non si verifichino conflitti.

Se assumi un tono rispettoso, gli altri seguiranno l'esempio. Quindi, anche se qualcuno sta buttando fuori ogni giocattolo dalla sua carrozzina, sii l'adulto nella conversazione e affrontalo con calma ma con fermezza.

Se sai che qualcuno potrebbe essere di disturbo, prova a dire una parola in anticipo e delinea il comportamento che ti aspetti. Nella riunione stessa, stabilisci limiti di tempo per i contributi individuali, quindi se qualcuno si avvicina a una lamentela preferita, puoi affrontarla prontamente.

Cerca di creare consenso utilizzando nomi di gruppo, come "noi" e "nostro", e sottolineando le sfide o le vittorie comuni. Prendi il controllo: non usare la riunione per incolpare e non tollerare attacchi personali. Più imparziale è il tuo tono, meno leva dai agli altri per sfogare opinioni personali.

6. Disimpegno

Spesso troverai una o due persone che si disimpegnano dalla riunione e iniziano a chiacchierare tra di loro. Questo è estremamente dirompente e deve essere affrontato.

Se necessario, interrompi la riunione per concentrarti sulla loro chiacchierata: questo dovrebbe attirare la loro attenzione. Quando ce l'hai, chiedi il loro contributo alla discussione principale e continua a tornare su di loro a intervalli regolari per assicurarti che non perdano di nuovo le tracce.

Chiedi alle persone di spegnere i loro telefoni. A meno che non ci sia una situazione di vita o di morte, o il loro partner stia per partorire, rimanere senza telefono per circa un'ora non sarà una calamità. Se tutti intorno al tavolo consultano le loro e-mail per tutto il tempo, è una distrazione troppo lontana per la maggior parte delle riunioni.

7. Non dare seguito

Molte riunioni finiscono e quando finiscono, le persone raramente sono più sagge di quando sono entrate nella stanza. Questo è un grande peccato, perché se hai riflettuto attentamente sulla necessità di avere un incontro e su ciò di cui vuoi discutere, speri in risultati attuabili.

Per raggiungere questi obiettivi, è necessario creare una serie di punti "da asporto", un elenco di azioni che sono state concordate durante le discussioni, inclusi i dettagli di chi è responsabile per assicurarsi che particolari problemi siano risolti o che i risultati siano raggiunti.

Infine, prendere appunti durante la riunione. Ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe giungere a una conclusione e dovresti scriverlo mentre hai il contributo e l'accordo dei partecipanti.

Dopo l'incontro, scrivi un rapporto post-evento che illustri queste azioni e i loro proprietari e distribuiscilo a tutti i partecipanti. Puoi quindi usarlo come lista di controllo per assicurarti che i tuoi piani siano nei tempi previsti.

Conclusione

Tenere una riunione di lavoro efficace e produttiva è uno strumento importante per gestire un'impresa, ma è molto facile commettere errori. Per garantire un buon incontro, dovresti:

1. Analizza se hai davvero bisogno di una riunione.
2. Stai alla larga dai problemi personali.
3. Evita di gestire male il tempo.
4. Preparati con largo anticipo.
5. Evita il confronto.
6. Incoraggiare la partecipazione.
7. Ricordati di riassumere l'incontro.

Hai qualche idea su cosa evitare nelle riunioni? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!