Myślisz, że przepłacasz rachunki za telefon służbowy? Oto sposoby na ich zmniejszenie

Jak się czujesz, kiedy otrzymujesz rachunek za telefon?

Pomiędzy wszystkimi mylącymi opłatami, broszurami marketingowymi, kopertami zwrotnymi i znaczkami, czytanie rachunku telefonicznego w firmie może być frustrującym doświadczeniem dla każdego przedsiębiorcy.

Któż nie oburzyłby się, gdyby na rachunku pojawiły się niespodziewane opłaty? Co więcej, jakie są te wszystkie pozycje w zestawieniu rozliczeniowym?

Czujemy twój ból. Firmy często płacą wyższe rachunki telefoniczne niż potrzebują. Stworzyliśmy ten przewodnik, aby pomóc Ci zrozumieć rachunek za telefon biznesowy i pokazać, jak obniżyć wydatki nawet o 60%.

6 sposobów na obniżenie rachunku za telefon biznesowy

1) Co obejmuje rachunek za telefon służbowy?

Podobnie jak rozliczanie podatków, czytanie rachunku telefonicznego w Twojej firmie nie jest łatwe ani przyjemne.

Zaśmiecony rachunek telefoniczny ma na celu jedno: sprawić, że zapłacisz, nie przejmując się konkretnymi opłatami i prowizjami. Mnóstwo opłat jest zamierzone, więc zapłacisz bez ich kwestionowania.

Przejdźmy do podstaw.

Oto najważniejsze pozycje na Twoim firmowym rachunku telefonicznym:

• Korzystanie z telefonu: korzystanie ze wszystkich telefonów w Twojej firmie, które zazwyczaj obejmuje podstawową usługę telefoniczną, nadwyżki, opłaty za przejazdy, opłaty za połączenia międzymiastowe i roaming.
• Plan telefoniczny: Rodzaj planu usług telefonicznych, który określa minuty rozmów lub nieograniczone korzystanie z telefonu.
• Usługi: W tym miejscu zostaną wyszczególnione dodatkowe usługi dołączone do planu taryfowego. Nie zdziw się, jeśli poszczególne opłaty wynoszą około 2-5 dolarów każda, ponieważ firmy telekomunikacyjne zakładają, że prawdopodobnie nie zadzwonisz, aby je usunąć. Przykłady obejmują przekazywanie połączeń, połączenia oczekujące i połączenia trójstronne.
• Urządzenia: Szczegóły dotyczące zakupionego lub wydzierżawionego sprzętu, w tym telefonów VoIP, telefonów komórkowych lub urządzeń, które modernizują starsze POTS (Zwykły Stary Telefon) są wymienione tutaj.
• Opłaty za spóźnienie: Jeśli masz zaległe saldo poza okresem karencji, mogłeś ponieść opłatę za spóźnienie.
• Zniżki: Jeśli na początku usługi miałeś specjalną zniżkę, może być ona wymieniona tutaj. Nie zdziw się, jeśli zniżki po cichu znikną po okresie wstępnym.
• Podatki, dopłaty i opłaty: to duży problem, który niepokoi większość ludzi. Niezliczone zarzuty trafiają do Wuja Sama, ale nie wszystkie. Podatki administracyjne, regulacyjne, podatki od sprzedaży oraz opłaty za usługi powszechne i licencje biznesowe są opcjonalne, aby przewoźnicy przerzucali te opłaty na Ciebie.

Federalna Komisja Łączności (FCC) zaleca, aby wszyscy konsumenci regularnie sprawdzali swoje rachunki telefoniczne, aby zrozumieć, jakie opłaty i prowizje płacą.

2) Oblicz całkowity koszt posiadania

Niewielu właścicieli firm uwzględniło całkowity koszt posiadania podczas ustanawiania usługi telefonicznej. Osoby, które rozumieją korzyści płynące z korzystania z hostowanego/dzierżawionego systemu telefonicznego zamiast posiadania amortyzowanego zasobu, odblokują ogromny rozwój firmy.

Oto jak obliczyć całkowity koszt posiadania:

Koszty początkowe + (konserwacja + koszty cykliczne) x czas

Na przykład koszt posiadania tradycyjnego systemu telefonicznego z centralą PBX do obsługi połączeń przez sieć telefoniczną obejmowałby następujące koszty całkowite:

• Telefony
• Systemy PBX
• Starsze okablowanie
• pracownicy IT
• Serwerownia
• połączenie internetowe

Całkowity koszt systemu telefonicznego VoIP obejmuje:

• Telefony VoIP
• Usługa VoIP
• połączenie internetowe

Jeśli komputery są już podłączone przewodowo, możesz użyć tego samego okablowania Ethernet do zasilania telefonów stacjonarnych. Może nie chcesz telefonów — po prostu używaj komputera stacjonarnego, laptopa lub smartfona do rozmów biznesowych.

Koszt posiadania pomaga określić całkowitą kwotę dotacji, a nie samą opłatę miesięczną. Najtańsza opcja nie zawsze jest najlepszą opcją dla właściciela małej firmy.

3) Sprawdź, czy masz jakieś nieprawidłowe opłaty

Niektóre plany taryfowe dla firm oferują spójne, proste ceny. Jeśli jesteś jednym z pechowców, możesz mieć szalenie wysokie opłaty i nawet nie wiesz, dlaczego. Oto trzy rzeczy, które musisz zrobić, aby poradzić sobie z wysokimi opłatami:

• Przestań płacić za minuty. Ograniczenie swojego biznesu do 1000 minut rozmów jest głupią grą. Zwłaszcza jeśli sprzedajesz lub musisz wspierać produkt, co miesiąc przekroczysz swój limit.
• Zablokuj dodatkowe opłaty drogowe. Jeśli nigdy nie musisz dzwonić na numery premium (płatne), które naliczają opłaty, możesz je zablokować, prosząc o to swojego dostawcę usług telefonicznych.
• Ogranicz połączenia międzynarodowe. Jeśli nie masz usługi telefonicznej VoIP, jedno połączenie za granicą może zrujnować Twój biznesowy rachunek telefoniczny.

Nawet jeśli opłaty są prawidłowe, nie zaszkodzi zadzwonić i poprosić o kredyt. To może nie działać za każdym razem, ale lepiej niż pozwolić firmie telekomunikacyjnej przejść nad tobą.

Pracowałeś wystarczająco ciężko na swoje pieniądze, nie oddawaj ich tylko w postaci opłat serwisowych.

4) Zrozum swoje potrzeby operacyjne

Podstawowym problemem w przypadku najdroższych rachunków telefonicznych dla firm jest to, że firma po prostu je przerosła. W miarę rozwoju Twojej firmy możesz nie kwalifikować się do wcześniejszych zniżek.

Wybierając dostawcę usług telefonicznych dla swojej firmy, musisz zaplanować rozwój. Oto kilka pytań, których możesz użyć, aby ocenić swoje potrzeby i wybrać właściwe:

• Czy dostawca oferuje proste ceny?
• Czy jest to cena początkowa, czy pozostanie taka sama?
• Czy możesz od razu dodać więcej linii telefonicznych, które obejmuje Twoja firma?
• Jak będzie wyglądała liczba Twoich pracowników za rok?
• Będziesz działać w wielu lokalizacjach lub będziesz mieć zdalnych pracowników?
• Czy Twoi pracownicy mogą odbierać rozmowy biznesowe poza biurem?
• Czy możesz skontaktować się z obsługą klienta w ciągu kilku sekund, jeśli potrzebujesz pomocy?

Te pytania mogą wydawać się proste, ale szczerze mówiąc, potrzebujesz dostawcy usług telefonicznych, który nie będzie z tobą grał.

5) Jakich funkcji telefonu biznesowego potrzebujesz?

Jeśli chodzi o docenienie usług telefonicznych w firmie, niekoniecznie potrzebujesz trzech tuzinów funkcji. Potrzebujesz jednak niezawodnej usługi, prostego rachunku i odpowiednich funkcji, które będą służyć zarówno Twojej firmie, jak i klientom.

Po rozmowach z wieloma właścicielami firm podzielili się ze mną swoimi ulubionymi funkcjami:

• Nielimitowane ogólnopolskie rozmowy telefoniczne z klientami i potencjalnymi klientami
• Faksowanie online do wysyłania i odbierania faksów bez sprzętu
• Niestandardowy identyfikator dzwoniącego, aby zachęcić potencjalnych klientów do odebrania telefonu
• Automatyczna sekretarka kieruje rozmówców do właściwej osoby
• Bezpłatny numer (np. 800, 866), więc wydają się większe niż są
• Aplikację, którą mają na swoim iPhonie lub Androidzie, dzięki czemu mogą pracować poza biurem
• Otrzymywanie poczty głosowej dostarczanej na ich adres e-mail

Poza tym to zależy od Ciebie, ale są to kluczowe cechy, na których najbardziej zależy odnoszącym sukcesy firmom.

6) Rozważ przejście na VoIP

Słuchaj, telefony stacjonarne nie są tanie. Rozumiem. Wszystko czego potrzebujesz to połączenie szerokopasmowe i możesz całkowicie pominąć firmę telekomunikacyjną. Większość firm telefonicznych nie chce, abyś wiedział, że możesz zachować swój numer telefonu i zabrać go ze sobą. To prawda!

Dziesięć lat obejmuje usługi telefonii internetowej, które kosztują właścicieli firm ponad 50 dolarów za linię. Dziś można go kupić za 20 USD za użytkownika miesięcznie — i otrzymujesz wszystko, czego potrzebujesz, takie jak poczta głosowa na e-mail, automatyczna sekretarka i rozmowy w jakości HD.

Firmy mogą obniżyć swoje rachunki o 60%, przechodząc na VoIP. Z tanimi połączeniami międzynarodowymi, bez opłat konfiguracyjnych i nieograniczonymi połączeniami krajowymi, nie musisz się martwić. Firmy telefoniczne po prostu nie nadążają za wydajnością i niższymi kosztami, jakie zapewnia VoIP.

Opublikowane ponownie za zgodą. Oryginał tutaj.

Obraz: Depositphotos.com