18 이벤트 계획 팁

이벤트 계획은 확정된 것이 아니며 필요에 따라 수정할 수 있습니다.

더 포괄적일수록 다음 이벤트를 더 쉽게 계획할 수 있습니다. 타겟 청중은 또한 이 모든 정보를 한 곳에서 볼 수 있다는 사실에 감사할 것입니다.

3. 이벤트 공간을 신중하게 선택하십시오

완벽한 장소를 계획할 때 이벤트 공간을 선택하는 것은 가장 중요한 결정 중 하나입니다. 기업의 기능이라면 위치와 크기가 중요하지만 결혼식이나 기타 개인 행사의 경우 위치보다 분위기 같은 것이 더 중요할 수 있습니다.

당신이 찾고 있는 것에 대한 아이디어를 얻기 위해 각 이벤트 유형에 필요한 기능의 목록을 만드는 것으로 시작하십시오.

그런 다음 해당 지역의 잠재적인 이벤트 공간 목록을 만들고 방문 약속을 잡으십시오. 장소 관리자를 만날 때 요구 사항 목록과 이벤트 패키지가 없는 경우 공간을 어떻게 사용할지에 대한 몇 가지 아이디어를 가져오십시오.

그들이 선호하는 공급업체 목록이 있는지 그리고 주류, 장식 및 기타 잠재적인 이벤트 세부 사항에 관한 정책이 무엇인지 묻는 것을 잊지 마십시오. 장소 선택에 영향을 미칠 수 있으므로 이벤트에 얼마나 많은 사람들이 참석할지 알 때까지 장소와 계약하지 마십시오.

또한 Wi-Fi 및 현장 IT와 같은 기술 특혜가 행사장 위치에 있는지 확인하십시오. 이러한 기술은 계획을 단순화하고 게스트 연결을 도울 수 있기 때문입니다.

4. 이벤트 브랜딩 및 디자인에 노력

이벤트 브랜딩 및 디자인은 사람들이 이벤트에 도착했을 때 가장 먼저 보게 되는 것입니다. 또한 소셜 미디어, 인쇄물 또는 웹 사이트를 통해 이벤트를 홍보하는 데 사용할 수 있습니다.

이러한 중요한 세부 사항을 처리할 준비가 되면 이벤트의 전체 테마를 만드는 것으로 시작하십시오. 이것은 모든 브랜딩 자료에 동일한 색 구성표를 사용하는 것처럼 간단할 수도 있고 카니발 테마 이벤트를 위한 빈티지 서커스와 같이 보다 구체적인 테마일 수도 있습니다.

테마가 정해지면 브랜드를 알리는 데 도움이 되는 로고, 글꼴 및 기타 그래픽 디자인을 시작하세요. 디자이너가 아닌 경우 이 작업을 수행할 사람을 고용하십시오. 전문가는 응집력 있고 시각적으로 매력적인 것을 만들 수 있습니다.

다음으로 초대장, 선물 가방 및 로고가 있는 펜이나 끈과 같은 판촉 품목을 포함한 이벤트 브랜딩 자료 디자인을 시작하십시오. 예산이 있다면 이벤트 디자이너를 고용하여 이러한 세부 사항을 지원하여 응집력 있고 전문적으로 보이도록 하는 것이 좋습니다.

이벤트 웹사이트를 디자인할 때 다른 브랜딩 자료와 일치하거나 보완하는 테마를 선택하십시오. 또한 사이트의 각 페이지에 동일한 색상을 사용할 수 있으며 해당되는 경우 이 새 페이지에 이전 이벤트의 그래픽을 포함할 수 있습니다.

이벤트 디자인 외에도 이벤트 이름이 필요합니다. 이벤트 이름은 고유해야 하지만 브랜드 이미지와도 맞아야 합니다. 예를 들어, "Club Purple"이라는 나이트클럽에서 할로윈 ​​파티를 주최하는 경우 "Purple Party"와 같은 이름으로 부르는 것이 효과적입니다. 두 이름이 서로 관련이 있고 색 구성표도 일치하기 때문입니다.

사람들이 어디로 가야하는지 안내하는 데 도움이 될 이벤트 표지판을 만드는 것을 잊지 마십시오. 이것은 입구의 대형 현수막이나 행사장 전체의 방향 표지판과 같은 단순한 것일 수 있습니다.

이벤트를 위한 응집력 있는 디자인을 만드는 것은 좋은 첫인상을 주는 중요한 방법이며 이벤트가 실제로 시작되기 훨씬 전에 이벤트를 홍보하는 데 도움이 됩니다.

5. 행사 예산을 짜라

이벤트 계획을 시작하기 전에 지출할 금액에 대한 현실적인 아이디어를 갖는 것이 중요합니다. 여기에는 행사장, 케이터링, 장식, 엔터테인먼트 및 기타 발생할 수 있는 기타 비용이 포함됩니다.

어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 워크시트를 사용하여 이벤트 비용을 추정해 보십시오. 야구장 번호가 있으면 예산 범위 내에서 비용을 줄이는 방법을 찾기 시작하십시오.

비용을 절약하는 한 가지 방법은 초대장 디자인 및 인쇄, 간판 제작 또는 센터피스 제작과 같은 일부 작업을 직접 수행하는 것입니다. 또한 저렴한 케이터링 옵션을 찾거나 Michaels 또는 Hobby Lobby와 같은 지역 상점에서 장식 및 용품에 대한 할인을 찾을 수 있습니다.

예산 내에서 작업하는 경우 이벤트를 위한 직원 비용을 고려하는 것도 중요합니다. 정규직 직원을 고용할 수 없을 수도 있지만 급여에 비해 훨씬 저렴한 시간당 요금으로 시간제 직원을 제공하는 프리랜서 회사가 많이 있습니다.

예산을 세우고 이를 지키면 이벤트의 전반적인 성공에 영향을 미칠 수 있는 마지막 순간의 놀라움을 피할 수 있습니다.

6. 강력한 마케팅 계획 설계

이벤트를 계획할 때 이벤트에 대해 알리고 참석을 유도하려면 강력한 마케팅 전략을 세우는 것이 중요합니다. 첫 번째 단계는 타겟 고객에게 도달하는 데 가장 효과적인 플랫폼을 선택하는 것입니다.

예를 들어, 지역 식당에서 네트워킹 믹서를 호스팅하는 경우 소셜 미디어를 사용하는 대부분의 사람들이 밀레니얼 및 X세대이므로 Facebook이 가장 좋은 선택일 수 있습니다.

야외 콘서트를 대신 주최한다면 인스타그램 스토리를 사용하여 홍보하는 것이 모바일 친화적이고 눈에 잘 띄기 때문에 더 효과적일 것입니다.

사용할 플랫폼을 결정했다면 이제 콘텐츠 제작을 시작할 차례입니다. 여기에는 티저 이미지 또는 비디오, 연사 또는 참석자의 인용문, 날짜, 시간 및 장소와 같은 이벤트 정보가 포함되어야 합니다. 다른 사람들이 소셜 미디어에서 쉽게 찾을 수 있도록 이벤트에 대해 게시할 때 사용할 사용자 지정 해시태그를 만들 수도 있습니다.

미디어 관계도 마케팅 이벤트의 중요한 부분입니다. 여기에는 지역 간행물 및 블로거에게 연락하여 이벤트에 대해 글을 쓰는 데 관심이 있는지 확인하는 것이 포함됩니다. 보장을 받는 대가로 무료 티켓이나 무료 식사를 제공할 수도 있습니다.

대면 이벤트를 계획하는 경우 조직 및 참석자가 이 특정 모임에 참석함으로써 기대할 수 있는 추가 정보에 대한 링크가 있는 QR 코드를 초대장에 포함하는 것을 고려하십시오. 사람들이 항상 이벤트에 대한 최신 정보에 액세스할 수 있으므로 마지막 순간에 변경해야 할 사항이 있는 경우에도 유용합니다.

또한 이벤트를 계획할 때는 항상 전문 사진 작가를 고용하는 것이 좋습니다. 참석자에게 중요한 모든 순간을 포착하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 향후 마케팅 자료나 판촉 캠페인에 사용할 수 있는 고품질 이미지를 준비하는 것도 중요합니다.

마지막으로 이메일 마케팅을 잊지 마세요! MailChimp 또는 Constant Contact와 같은 도구를 사용하여 멋진 뉴스레터를 디자인하고 무료로 보낼 수 있습니다(특정 구독자 수까지).

또한 이러한 도구를 사용하면 얼마나 많은 사람들이 귀하의 이메일을 열고 클릭하는지 추적할 수 있으므로 어떤 메시지가 청중에게 반향을 일으키고 있는지 확인할 수 있습니다.

7. 이벤트 앱을 고려하십시오

이벤트를 계획하는 경우 참석자를 위한 모바일 앱을 만드는 방법을 고려해 볼 가치가 있습니다. 다음과 같은 이벤트 앱을 사용하면 많은 이점이 있습니다.

• 지도 및 일정과 같은 중요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있어 그 어느 때보다 쉽게 ​​장소를 탐색할 수 있습니다.
• 다가오는 강연이나 이벤트에 대한 업데이트나 미리 알림이 포함된 푸시 알림을 보낼 수 있습니다.
• 투표용지 또는 Q&A 세션과 같은 대화형 기능을 통해 참석자의 참여와 즐거움을 유지할 수 있습니다.
• 앱에서 바로 티켓과 상품을 판매할 수 있는 기능을 통해 게스트는 이벤트를 떠나지 않고도 필요한 것을 쉽게 구매할 수 있습니다.

시장에는 다양한 이벤트 앱이 있지만 대부분은 상당히 저렴하여 모든 유형의 이벤트에 큰 투자를 할 수 있습니다. 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 현지 앱 개발 회사에 연락하여 무엇을 도와드릴 수 있는지 알아보십시오.

8. 놀라운 직원 고용

성공적인 이벤트의 가장 중요한 측면 중 하나는 고용한 직원입니다. 그들은 전문적이고 정중해야 할 뿐만 아니라 행사 자체와 진행 상황에 대해 잘 알고 있어야 손님이 가질 수 있는 질문에 답할 수 있습니다.

행사를 위해 직원을 고용할 때 항상 지원서를 작성하고 참조 자료를 제공하도록 하십시오. 이를 통해 누가 고용될지에 대한 최종 결정을 내리기 전에 유사한 상황에서 어떤 경험을 했는지 알 수 있습니다.

또한 이벤트가 시작되기 전에 마무리가 필요한 모든 것을 검토하여 모든 사람이 같은 페이지에 있고 당일에 놀라운 일이 없도록 하는 사람이 필요합니다.

야외 장소가 있는 경우 문제를 일으키는 사람이나 손님 사이에서 벌어지는 싸움(또는 만취한 사람들이 돌아다니는 등)과 같은 잠재적인 문제를 주시할 수 있는 경비원을 고용하는 것이 좋습니다.

9. 백업 계획 세우기

이벤트를 아무리 잘 계획하더라도 문제가 발생할 가능성은 항상 있습니다. 그렇기 때문에 예상치 못한 일이 발생하더라도 당황하지 않도록 가능한 모든 시나리오에 대한 백업 계획을 마련하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 장소가 이중 예약이고 마지막 순간에 이벤트를 옮겨야 하는 경우 어떻게 해야 합니까? 또는 눈보라 때문에 게스트 목록의 절반이 표시되지 않으면 어떻게 될까요? 아니면 비 때문에 모든 것을 텐트 아래로 옮겨야 합니까?

백업 계획이 있다는 것은 최악의 시나리오에 항상 대비하고 있고 앞으로 닥쳐오는 모든 일을 처리할 수 있다는 것을 의미합니다. 쉽지 않을 수도 있지만, 방심해서 불행한 손님이나 망한 사건을 처리해야 하는 것보다는 확실히 낫습니다.

백업 계획이 있으면 발생하는 모든 상황을 처리하고 이벤트를 원활하게 진행할 수 있습니다.

10. 후원자를 애지중지하십시오

후원자는 모든 이벤트의 중요한 부분이며 그들이 감사하다고 느끼는지 확인하는 것이 중요합니다. 결국 그들은 이벤트에 돈을 투자하고 있으므로 이벤트를 최대한 활용할 수 있도록 해야 합니다.

이를 수행하는 한 가지 방법은 행사장에 일찍 입장하거나 그들(및 그들의 손님)만을 위해 예약된 특별 구역 좌석과 같은 독점적인 혜택으로 그들을 애지중지하는 것입니다. 또한 음식, 음료 및 기타 관심을 가질 만한 물건에 대한 할인을 제공할 수도 있습니다.

장식과 테마는 이벤트 성공의 열쇠이며 후원자에게 매우 중요합니다. 따라서 변경 사항이나 업데이트에 대한 루프를 항상 유지해야 합니다. 이렇게 하면 이벤트 내내 브랜드와 로고가 눈에 띄게 표시되고 최대한 노출될 수 있습니다.

11. 이벤트 해시태그 생성

사람들이 이벤트를 계획할 때 저지르는 가장 큰 실수 중 하나는 이벤트 해시태그가 없다는 것입니다. 해시태그는 참석자에게 이벤트 진행 상황을 알리고 참석 중인 다른 사람들과 연결하는 데 도움이 됩니다.

이를 통해 Twitter와 같은 소셜 미디어 플랫폼에서 이벤트에 대한 대화를 추적할 수 있으므로 참석자가 행사장에 도착하기 전에 어떤 종류의 버즈가 발생하는지 확인할 수 있습니다! 모든 사람이 이미 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 있기 때문에 예기치 않은 놀라움 없이 모든 일이 순조롭게 진행되도록 할 수 있습니다.

12. 별도의 클라우드 스토리지 드라이브 포함

클라우드 스토리지를 사용하면 컴퓨터의 하드 드라이브 대신 인터넷에 사진, 비디오 및 기타 파일을 저장할 수 있으므로 이벤트에 적합합니다. 즉, 정전과 같은 이벤트 중에 어떤 일이 발생하더라도 게스트 목록이나 등록 양식과 같은 중요한 정보에 계속 액세스할 수 있습니다.

또한 지금까지 RSVP를 받은 사람의 수를 추적할 수 있으므로 첫날에 정확한 시간과 장소에 도착할 수 있습니다! 새로운 스폰서 또는 공급업체 추가와 같은 계획 프로세스 전반에 걸쳐 변경 사항이 있는 경우 이 모든 것이 클라우드 스토리지 시스템에 정확하게 반영됩니다.

13. 교통 계획을 세워라

모두가 문제 없이 행사장을 오갈 수 있도록 하십시오. 다른 지역에서 오거나 비행기나 기차로 여행하는 참석자를 위한 교통 수단을 마련하여 놓칠 일이 없도록 하는 것이 중요합니다! 사람들이 집에 안전하게 갈 수 있는 방법이 필요할 수 있기 때문에 행사에서 알코올이 제공되는 경우 특히 그렇습니다.

교통 수단으로 사용할 수 있는 좋은 리소스로는 Uber, Lyft 및 Yellow Cab Co와 같은 택시 서비스가 있습니다. 이벤트 웹사이트에 Google 지도에 마커를 추가하면 사람들이 목적지에 도착하기 전에 목적지의 주소와 방향을 볼 수 있도록 하는 것도 도움이 됩니다. 이벤트.

14. 음식과 음료를 중요하게 생각하십시오

음식과 음료는 모든 행사에서 중요한 부분입니다. 손님을 잘 돌보고 싶지만 케이터링에 전체 예산을 쓰고 싶지는 않습니다! 그럼 어떻게 행복한 매체를 찾을 수 있을까요?

한 가지 옵션은 푸드 트럭을 고용하거나 일부 지역 레스토랑에서 하루 중 다른 시간(아침, 점심, 저녁)을 제공하도록 하는 것입니다. 이를 통해 비용을 절감하는 동시에 고객에게 보다 개인화된 경험을 제공할 수 있습니다.

야외 행사를 하고 있고 비가 올 것 같다면 우산이나 텐트를 모두 가져와서 모두가 물에 젖지 않고 식사를 즐길 수 있도록 하세요! 모든 상황에 대해 미리 생각하고 대비하는 것입니다.

15. 엔터테인먼트 계획 세우기

손님이 할 일이 항상 있는지 확인하십시오. 이벤트 기간 동안 엔터테인먼트 계획을 세워 사람들이 지루하거나 다음 일이 일어나기를 기다리지 않도록 하는 것이 중요합니다. 이것은 라이브 음악 공연에서 게임 및 콘테스트에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 중간 엔터테인먼트에는 사진 부스, 휴식 및 게스트 참여 공간과 같은 활동이 포함될 수 있습니다.

16. 손님에게 정보를 제공하십시오

게스트에게 변경 사항이나 업데이트에 대한 정보를 제공하여 항상 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이것은 귀하의 최신 뉴스가 포함된 이메일을 보내거나 인쇄된 프로그램에 업데이트를 포함하여 직접 수행할 수 있습니다. Twitter 및 Instagram과 같은 소셜 미디어 플랫폼에 업데이트를 게시하여 모든 사람에게 최신 정보를 제공할 수도 있습니다.

사람들이 이벤트와 관련된 모든 게시물을 쉽게 찾을 수 있도록 올바른 해시태그를 사용하세요!

17. 새로운 이벤트 기술에 대한 투자

이벤트는 이전과 다르게 보이며 이제 대면 이벤트 외에도 대화형 가상 이벤트, 하이브리드 이벤트 및 웨비나가 있습니다. 신기술은 모든 유형의 이벤트를 엉뚱한 행사에서 화제가 될 만한 행사로 변화시킬 수 있으므로 이를 활용하여 경험을 더욱 향상시키십시오!

직접 연설 및 프레젠테이션을 위한 조명 시스템, 스피커 및 마이크와 같은 것에 투자하고 싶을 것입니다.

일부 가상 이벤트 아이디어는 다음과 같습니다.

• 카메라가 부착된 드론으로 사람이 불가능한 높이에서 항공 사진을 찍을 수 있습니다.
• 참석자가 집에서 편안하게 몰입형 세계를 경험할 수 있게 해주는 가상 현실 헤드셋.
• 디지털 이미지를 실제 물체에 겹쳐주는 증강 현실 안경입니다.
• 뮤지컬 아티스트의 비디오 공연이 포함된 가상 라이브 콘서트.

18. 직원 및 참석자 피드백 수집

이벤트가 끝난 후 직원과 참석자 모두로부터 피드백을 수집하여 성공 및 기타 주요 세부 정보를 측정하는 것이 중요합니다. 향후 이벤트에서 더 많은 일을 할 수 있도록 이벤트에서 가장 좋았던 점을 그들에게 물어봐야 합니다.

이벤트 경험을 향상시키기 위해 개선할 수 있는 부분이 있는지 또는 모든 것이 약간 진정된 후 곧 해결해야 할 계획 또는 실행 중 문제가 있는지 물어보십시오.

이를 통해 참석자가 긍정적인 경험을 할 수 있도록 앞으로의 이벤트를 위해 무엇이 잘 진행되었는지와 개선할 수 있는 부분에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

이벤트 중에 메모를 해두는 것도 나쁘지 않으니 다음에 장소를 바꾸거나 케이터링 회사를 변경하는 등 필요한 사항을 변경할 수 있습니다.

다음 이벤트를 환상적으로 만들기 위해 팁을 사용하세요.

이벤트를 계획하는 것은 힘든 작업처럼 보일 수 있습니다. 그러나 이러한 팁을 사용하면 다음 이벤트를 즉시 계획할 수 있습니다! 그리고 기억하세요. 장식과 음식, 좌석 배치에 이르기까지 모든 파티를 기억에 남게 만드는 작은 것들을 잊지 마세요. 행운을 빕니다!

이미지: 셔터스톡