18個活動策劃技巧

請記住，您的活動計劃並非一成不變，可以根據需要進行修改。

您越全面，就越容易計劃下一次活動。 您的目標受眾也會喜歡將所有這些信息集中在一個地方。

3. 仔細選擇您的活動空間

在規劃完美場地時，選擇您的活動空間是您將做出的最重要的決定之一。 如果是公司活動，那麼位置和規模至關重要，但如果是婚禮或其他個人活動，諸如氛圍之類的東西可能比位置更重要。

首先列出每種類型的活動所需的功能，以便了解您正在尋找什麼。

然後，列出您所在地區的潛在活動空間並安排訪問它們的約會。 當您與場地經理會面時，請帶上您的要求清單，以及如果他們沒有任何活動套餐，您可以如何使用他們的空間的一些想法。

不要忘記詢問他們是否有首選的供應商名單，以及他們關於酒精、裝飾品和其他潛在活動細節的政策。 在您知道有多少人將參加您的活動之前，盡量不要與場地簽約，因為這可能會影響您對地點的選擇。

此外，請了解場地位置是否有 Wi-Fi 和現場 IT 等技術優勢，因為它們可以簡化您的規劃並幫助客人聯繫。

4. 致力於活動品牌和設計

您的活動品牌和設計將是人們到達您的活動時首先看到的東西。 您還可以使用它通過社交媒體、印刷材料甚至網站來幫助宣傳您的活動。

當您準備好處理這些重要細節時，請先為您的活動創建一個整體主題。 這可能就像在所有品牌材料中使用相同的配色方案一樣簡單，也可能是更具體的主題，例如嘉年華主題活動的複古馬戲團。

確定主題後，開始設計徽標、字體和其他有助於傳達品牌的圖形。 如果您不是設計師，請僱人為您做這件事。 專業人士將能夠創造出具有凝聚力和視覺吸引力的東西。

接下來，開始設計您的活動品牌材料，包括邀請函、禮品袋和促銷品，例如帶有您的徽標的鋼筆或掛繩。 如果您有預算，請考慮聘請活動設計師來幫助您處理這些細節，以使它們具有凝聚力和專業外觀。

在設計活動網站時，請選擇與您的其他品牌材料相匹配或互補的主題。 您還可以為網站的每個頁面使用相同的顏色，並在適用的情況下在此新頁面上包含以前事件的圖形。

除了活動設計之外，您還希望有一個活動名稱。 活動的名稱應該是唯一的，但它也需要適合您的品牌形象。 例如，如果您在一家名為“Club Purple”的夜總會舉辦萬聖節派對，那麼將其命名為“Purple Party”會很好，因為這兩個名稱彼此相關，並且它們的配色方案也匹配。

不要忘記為您的活動創建標牌，以幫助引導人們去哪裡。 這可以是簡單的東西，例如入口處的大橫幅或整個場地的方向標誌。

為您的活動創建一個有凝聚力的設計是留下良好第一印象的重要方式，並有助於在活動實際發生之前很久就宣傳您的活動。

5.制定活動預算

在您開始計劃您的活動之前，重要的是要對您願意花多少錢有一個現實的想法。 這包括場地、餐飲、裝飾、娛樂和任何其他可能出現的雜項費用。

如果您不確定從哪裡開始，請嘗試使用工作表來幫助估算您的活動成本。 一旦你有了一個大概的數字，就開始尋找降低成本的方法，這樣你就不會超出預算。

省錢的一種方法是自己做一些工作，例如設計和打印邀請函、製作標牌或製作中心裝飾品。 您還可以找到價格實惠的餐飲選擇，或在 Michaels 或 Hobby Lobby 等當地商店尋找裝飾品和用品的折扣。

如果您在預算範圍內工作，那麼考慮活動的人員成本也很重要。 雖然您可能無法僱用全職員工，但有許多自由職業者公司以小時費率提供兼職員工，與薪水相比，這更實惠。

通過制定預算並堅持下去，您可以避免任何可能影響活動整體成功的最後一刻意外。

6.設計一個強有力的營銷計劃

當您計劃活動時，重要的是要製定強有力的營銷策略，以便宣傳您的活動並提高出席率。 第一步是選擇最有效地接觸目標受眾的平台。

例如，如果您在當地餐廳舉辦網絡混音器，那麼 Facebook 可能是您最好的選擇，因為大多數使用社交媒體的人都是千禧一代和 X 一代，這意味著他們的注意力集中在這些地方。

如果您要舉辦一場戶外音樂會，那麼使用 Instagram 故事來宣傳它會更有效，因為它們適合移動設備且易於觀看。

一旦您決定使用哪個平台，就該開始創建內容了。 這應該包括預告圖片或視頻、演講者或與會者的引述以及有關活動的信息，例如日期、時間和地點。 您還可以創建自定義主題標籤，供人們在發布有關您的活動時使用，以便其他人在社交媒體上輕鬆找到它。

媒體關係也是營銷活動的重要組成部分。 這包括聯繫當地的出版物和博主，看看他們是否有興趣撰寫有關您的活動的文章。 您還可以為他們提供免費門票或免費餐點以換取保險。

如果您計劃進行面對面的活動，請考慮在邀請函中包含一個 QR 碼，該二維碼鏈接到有關您的組織的更多信息以及參加者對參加此特定聚會的期望。 如果需要在最後一刻進行任何更改，這也很有幫助，因為人們將始終可以訪問有關您的活動的最新信息。

此外，在計劃活動時聘請專業攝影師總是一個好主意。 它們不僅有助於為您的與會者捕捉所有重要時刻，而且手頭有高質量的圖像也很重要，您可以在未來的營銷材料或促銷活動中使用這些圖像。

最後，不要忘記電子郵件營銷！ 您可以使用 MailChimp 或 Constant Contact 之類的工具來設計精美的時事通訊並免費發送出去（最多有一定數量的訂閱者）。

這些工具還允許您跟踪有多少人打開和點擊了您的電子郵件，這樣您就可以看到哪些消息與您的受眾產生了共鳴。

7.考慮擁有一個事件應用程序

如果您正在計劃一個活動，可能值得考慮為您的與會者創建一個移動應用程序。 擁有一個活動應用程序有很多好處，例如：

• 輕鬆訪問地圖和時間表等重要信息，讓您在場館中的導航變得前所未有的輕鬆。
• 您可以發送推送通知，其中包含有關即將到來的會談或事件的更新或提醒。
• 投票或問答環節等互動功能可以讓與會者保持參與和娛樂。
• 直接從應用程序銷售門票和商品的功能使客人無需離開活動即可輕鬆購買所需物品。

雖然市場上有許多不同的活動應用程序，但其中大多數都相當實惠，這使得它們成為任何類型活動的絕佳投資。 如果您不確定從哪裡開始，請嘗試聯繫當地的應用程序開發公司，看看他們能為您做些什麼。

8. 僱傭優秀的員工

任何成功的活動最重要的方面之一就是您僱用的員工。 他們不僅需要專業和有禮貌，而且還需要了解活動本身以及正在發生的事情，以便他們能夠回答客人可能提出的任何問題。

在為您的活動招聘工作人員時，請務必讓他們填寫申請表並提供參考資料。 這將使您能夠在最終決定僱用誰之前了解他們在類似情況下的經歷。

您還需要有人在活動開始前檢查所有需要完成的事情，以便每個人都在同一頁面上，並且當天不會有任何意外。

如果您有一個戶外場地，那麼聘請保安人員是個好主意，他們可以留意任何麻煩製造者或潛在問題，例如客人之間爆發的打架（甚至只是四處遊蕩的醉酒的人）。

9.有一個備份計劃

無論您如何計劃活動，總是有可能出現問題。 這就是為什麼為每種可能的情況制定備份計劃很重要，這樣如果發生意外情況，您就不會措手不及。

例如，如果場地被重複預訂並且您必須在最後一刻移動活動怎麼辦？ 或者，如果您的一半賓客名單因為暴風雪而沒有出現怎麼辦？ 或者因為下雨你需要把所有東西都搬到帳篷下？

制定後備計劃意味著您始終為最壞的情況做好準備，並且可以處理您遇到的任何事情。 這可能並不容易，但絕對比措手不及、不得不處理不愉快的客人或毀掉的事件要好。

通過制定後備計劃，您將能夠處理出現的任何情況並保持活動順利進行。

10. 寵愛你的讚助商

贊助商是任何活動的重要組成部分，重要的是要確保他們感到受到讚賞。 畢竟，他們正在為您的活動投入資金，因此您要確保他們從活動中獲得最大收益。

做到這一點的一種方法是讓他們享受獨家優惠，例如提前進入場地或在專為他們（及其客人）保留的特殊區域內就座。 您還可以為他們提供他們可能感興趣的食物、飲料和其他東西的折扣。

裝飾和主題也是活動成功的關鍵，它們對您的讚助商非常重要。 因此，您應該始終確保讓他們了解您所做的任何更改或更新。 這將確保他們的品牌和徽標在整個活動期間突出顯示，並儘可能獲得最大的曝光率。

11.創建一個事件標籤

人們在計劃活動時犯的最大錯誤之一就是沒有活動標籤。 主題標籤可讓與會者了解您的活動的進展情況，並幫助他們與參加的其他人建立聯繫。

這還允許您在 Twitter 等社交媒體平台上跟踪有關活動的對話，以便在與會者到達您的場地之前就可以看到他們正在產生什麼樣的嗡嗡聲！ 這有助於確保一切順利進行，沒有任何意外的驚喜，因為每個人都已經知道發生了什麼。

12.包括一個單獨的雲存儲驅動器

擁有云存儲非常適合舉辦活動，因為它允許您將照片、視頻和其他文件存儲在 Internet 上，而不是計算機的硬盤上。 這意味著如果在活動期間發生任何事情（例如停電），那麼仍然可以訪問重要信息，例如客人名單或註冊表。

它還允許您跟踪到目前為止有多少人已回复，這將有助於確保他們在第一天在正確的時間和地點到達！ 如果在整個規劃過程中進行了任何更改（例如添加新的讚助商或供應商），那麼這一切都將準確地反映在您的雲存儲系統中。

13. 制定交通計劃

確保每個人都可以順利進出活動。 為來自外地或乘坐飛機或火車旅行的與會者制定交通計劃非常重要，這樣他們就不會錯過任何東西！ 如果您的活動中也提供酒精飲料，則尤其如此，因為人們可能需要一種安全的回家方式。

可用於交通的良好資源包括 Uber、Lyft 和 Yellow Cab Co 等出租車服務。在活動網站上放置帶有標記的谷歌地圖也很有幫助，這樣人們就可以在前往之前看到他們需要去的地方的地址和方向事件。

14.讓食物和飲料變得重要

食物和飲料是任何活動的重要組成部分。 你想確保你的客人得到很好的照顧，但你也不想把全部預算都花在餐飲上！ 那麼如何找到快樂的媒介呢？

一種選擇是租用食品卡車或讓一些當地餐館迎合一天中的不同時段（早餐、午餐、晚餐）。 這將降低成本，同時為客人提供更加個性化的體驗。

如果您正在進行戶外活動並且知道可能會下雨，那麼請為每個人帶上雨傘或帳篷，這樣他們仍然可以享受用餐而不會在此過程中被淋濕！ 這一切都是為了提前思考並為任何情況做好準備。

15.有一個娛樂計劃

確保您的客人總是有事可做。 在活動期間制定娛樂計劃非常重要，這樣人們就不會感到無聊或站在原地等待下一件事發生。 這可以是從現場音樂表演到遊戲和比賽的任何東西。 臨時娛樂活動包括照相亭、休閒區和賓客互動區等活動。

16.讓您的客人了解情況

重要的是讓您的客人隨時了解任何更改或更新，以便他們隨時了解發生了什麼。 這可以通過向他們發送一封包含您的最新消息的電子郵件或在印刷程序中包含更新來親自完成。 您還可以通過在 Twitter 和 Instagram 等社交媒體平台上發布更新來讓每個人都了解最新情況。

確保使用正確的標籤，以便人們可以輕鬆找到與活動相關的所有帖子！

17.投資新的活動技術

活動看起來與以前不同，現在除了面對面活動外，您還擁有交互式虛擬活動、混合活動和網絡研討會。 新技術可以將任何類型的活動從乏味轉變為值得關注的活動，因此請務必利用它來改善體驗！

您需要投資於照明系統、揚聲器和麥克風等用於面對面演講和演示的設備。

一些虛擬活動創意包括：

• 帶有攝像頭的無人機，因此您可以在人類無法捕捉的高度捕捉鳥瞰圖。
• 虛擬現實耳機讓與會者能夠在舒適的家中體驗身臨其境的世界。
• 將數字圖像疊加到現實世界對像上的增強現實眼鏡。
• 虛擬現場音樂會，包括音樂藝術家的視頻表演。

18. 收集員工和與會者的反饋

活動結束後，收集員工和與會者的反饋以衡量成功和其他關鍵細節非常重要。 你應該問他們最喜歡這次活動的哪一點，這樣你就可以在以後的活動中做更多這樣的事情。

詢問可以在哪些方面進行改進以提升活動體驗，或者在計劃或執行過程中是否有任何問題需要在一切安定下來後儘快解決。

這將使您能夠更多地了解進展順利以及可以在哪些方面為未來的活動進行改進，以使與會者獲得積極的體驗。

在活動期間做筆記並沒有什麼壞處，因此您可以在下次進行任何必要的更改，例如更改地點或餐飲公司。

使用我們的提示讓您的下一個活動精彩紛呈

計劃活動似乎是一項艱鉅的任務。 但是有了這些提示，您將能夠立即計劃您的下一個活動！ 請記住：不要忘記讓任何聚會都令人難忘的小事——從裝飾和食物，一直到座位安排。 祝你好運！

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