18 Suggerimenti per la pianificazione di eventi

Tieni presente che il tuo programma di eventi non è scolpito nella pietra e può essere modificato secondo necessità.

Più completo sarai, più facile sarà pianificare il tuo prossimo evento. Il tuo pubblico di destinazione apprezzerà anche avere tutte queste informazioni in un unico posto.

3. Scegli con attenzione il tuo spazio per eventi

Quando pianifichi la location perfetta, la scelta dello spazio per eventi è una delle decisioni più importanti che prenderai. Se si tratta di una funzione aziendale, la posizione e le dimensioni sono fondamentali, ma se si tratta di un matrimonio o di un altro evento personale, cose come l'atmosfera potrebbero essere più importanti della posizione.

Inizia facendo un elenco delle funzionalità di cui hai bisogno per ogni tipo di evento in modo da farti un'idea di cosa stai cercando.

Quindi, fai un elenco di potenziali spazi per eventi nella tua zona e fissa degli appuntamenti per visitarli. Quando incontri il responsabile della sede, porta con te il tuo elenco di requisiti e alcune idee su come potresti utilizzare il loro spazio se non hanno pacchetti di eventi.

Non dimenticare di chiedere se hanno un elenco preferito di fornitori e quali sono le loro politiche per quanto riguarda alcol, decorazioni e altri potenziali dettagli dell'evento. Cerca di non stipulare un contratto con la sede fino a quando non saprai quante persone parteciperanno al tuo evento poiché ciò potrebbe influire sulla scelta della posizione.

Inoltre, scopri se ci sono vantaggi tecnologici come Wi-Fi e IT in loco presso la sede della sede, in quanto possono semplificare la pianificazione e aiutare gli ospiti a connettersi.

4. Impegnarsi nel branding e nel design degli eventi

Il marchio e il design del tuo evento saranno la prima cosa che le persone vedranno quando arriveranno al tuo evento. È anche qualcosa che puoi usare per promuovere il tuo evento attraverso i social media, i materiali stampati o persino su un sito web.

Quando sei pronto per occuparti di questi dettagli importanti, inizia creando un tema generale per il tuo evento. Potrebbe trattarsi di qualcosa di semplice come utilizzare la stessa combinazione di colori in tutti i tuoi materiali di branding o potrebbe essere un tema più specifico, come un circo vintage per un evento a tema carnevalesco.

Una volta che hai impostato il tuo tema, inizia a progettare loghi, caratteri e altri elementi grafici che ti aiuteranno a comunicare il tuo marchio. Se non sei un designer, assumi qualcuno che lo faccia per te. Un professionista sarà in grado di creare qualcosa che sia coeso e visivamente accattivante.

Quindi, inizia a progettare i materiali per il branding del tuo evento, inclusi inviti, sacchetti regalo e articoli promozionali come penne o cordini con il tuo logo su di essi. Se hai il budget per farlo, prendi in considerazione l'assunzione di un designer di eventi che ti aiuti con questi dettagli in modo che siano coerenti e dall'aspetto professionale.

Quando progetti il ​​sito web del tuo evento, scegli un tema che corrisponda o integri gli altri materiali di branding. Puoi anche utilizzare gli stessi colori per ogni pagina del tuo sito e includere la grafica di eventi precedenti su questa nuova, se applicabile.

Oltre al design dell'evento, vuoi avere un nome per l'evento. Il nome dell'evento dovrebbe essere univoco, ma deve anche adattarsi all'immagine del tuo marchio. Ad esempio, se stai organizzando una festa di Halloween in una discoteca chiamata "Club Purple", chiamarla qualcosa come "Purple Party" funzionerebbe bene perché entrambi i nomi sono correlati tra loro e si abbinano anche nella combinazione di colori.

Non dimenticare di creare segnaletica per il tuo evento che aiuterà a indirizzare le persone dove andare. Questo potrebbe essere qualcosa di semplice come un grande striscione all'ingresso o segnali direzionali in tutto il locale.

Creare un design coerente per il tuo evento è un modo importante per fare una buona prima impressione e aiuta a promuovere il tuo evento molto prima che abbia effettivamente luogo.

5. Elabora un budget per l'evento

Prima di iniziare a pianificare il tuo evento, è importante avere un'idea realistica di quanti soldi sei disposto a spendere. Ciò include il costo della sede, del catering, delle decorazioni, dell'intrattenimento e di tutte le altre spese varie che potrebbero sorgere.

Se non sai da dove iniziare, prova a utilizzare un foglio di lavoro per stimare il costo del tuo evento. Una volta che hai un numero di ballpark, inizia a trovare modi per ridurre i costi in modo da rimanere entro il tuo budget.

Un modo per risparmiare denaro è fare parte del lavoro da soli, come progettare e stampare inviti, creare segnaletica o realizzare centrotavola. Puoi anche trovare opzioni di catering convenienti o cercare sconti su decorazioni e forniture da negozi locali come Michaels o Hobby Lobby.

Se lavori con un budget limitato, è anche importante considerare il costo del personale per il tuo evento. Anche se potresti non essere in grado di assumere dipendenti a tempo pieno, ci sono molte aziende freelance che offrono lavoratori part-time a una tariffa oraria molto più conveniente rispetto a uno stipendio.

Creando un budget e rispettandolo, puoi evitare sorprese dell'ultimo minuto che potrebbero influire sul successo generale del tuo evento.

6. Progetta un forte piano di marketing

Quando stai pianificando un evento, è importante creare una forte strategia di marketing per spargere la voce sul tuo evento e aumentare la partecipazione. Il primo passo è scegliere quali piattaforme saranno più efficaci per raggiungere il tuo pubblico di destinazione.

Ad esempio, se stai ospitando un mixer di rete in un ristorante locale, Facebook potrebbe essere la soluzione migliore perché la maggior parte delle persone che usano i social media sono Millennial e Gen X, il che significa che è lì che si concentra la loro attenzione.

Se invece dovessi ospitare un concerto all'aperto, utilizzare le storie di Instagram per promuoverlo sarebbe più efficace poiché sono ottimizzati per i dispositivi mobili e facili da vedere.

Una volta che hai deciso quale piattaforma(i) utilizzare, è il momento di iniziare a creare contenuti. Ciò dovrebbe includere un mix di immagini o video teaser, citazioni di relatori o partecipanti e informazioni sull'evento come data, ora e luogo. Puoi anche creare un hashtag personalizzato che le persone possono utilizzare quando pubblicano post sul tuo evento in modo che sia facile per gli altri trovarlo sui social media.

Anche le relazioni con i media sono una parte importante del marketing di un evento. Ciò include contattare le pubblicazioni locali e i blogger per vedere se sono interessati a scrivere del tuo evento. Puoi anche offrire loro biglietti gratuiti o un pasto gratuito in cambio di copertura.

Se stai pianificando un evento di persona, considera di includere un codice QR nell'invito che rimanda a ulteriori informazioni sulla tua organizzazione e su cosa possono aspettarsi i partecipanti dalla partecipazione a questo particolare incontro. Ciò è utile anche se ci sono modifiche che devono essere apportate all'ultimo minuto poiché le persone avranno sempre accesso alle informazioni più aggiornate sul tuo evento.

Inoltre, assumere un fotografo professionista è sempre una buona idea quando si pianifica un evento. Non solo aiuteranno a catturare tutti i momenti importanti per i tuoi partecipanti, ma è anche importante avere a portata di mano immagini di alta qualità che potrai utilizzare in futuri materiali di marketing o campagne promozionali.

Infine, non dimenticare l'email marketing! Puoi utilizzare strumenti come MailChimp o Constant Contact che ti consentono di progettare bellissime newsletter e inviarle gratuitamente (fino a un certo numero di iscritti).

Questi strumenti ti consentono anche di tenere traccia di quante persone aprono e fanno clic sulla tua e-mail, in modo da poter vedere quali messaggi stanno risuonando con il tuo pubblico.

7. Considera di avere un'app per eventi

Se stai pianificando un evento, potrebbe valere la pena cercare di creare un'app mobile per i tuoi partecipanti. Ci sono molti vantaggi nell'avere un'app per eventi come:

• Il facile accesso a informazioni importanti come mappe e orari rende la navigazione all'interno della sede più facile che mai.
• Puoi inviare notifiche push con aggiornamenti o promemoria su conferenze o eventi imminenti.
• Funzionalità interattive come una scheda elettorale o una sessione di domande e risposte possono mantenere i partecipanti coinvolti e divertiti.
• La possibilità di vendere biglietti e merchandising direttamente dall'app consente agli ospiti di acquistare facilmente ciò di cui hanno bisogno senza dover lasciare l'evento.

Sebbene ci siano molte app per eventi diverse sul mercato, la maggior parte di esse sono abbastanza convenienti, il che le rende un ottimo investimento per qualsiasi tipo di evento. Se non sai da dove cominciare, prova a contattare una società di sviluppo di app locale per vedere cosa possono fare per te.

8. Assumi personale straordinario

Uno degli aspetti più importanti di qualsiasi evento di successo è il personale che assumi. Non solo devono essere professionali e cortesi, ma devono anche essere informati sull'evento stesso e su cosa sta succedendo in modo da poter rispondere a qualsiasi domanda che gli ospiti potrebbero avere.

Quando assumi personale per il tuo evento, assicurati sempre che compili una domanda e fornisca referenze. Questo ti permetterà di vedere che tipo di esperienza hanno avuto in situazioni simili prima di prendere una decisione finale su chi viene assunto.

Avrai anche bisogno di qualcuno che esamini tutto ciò che deve essere terminato prima dell'inizio dell'evento in modo che tutti siano sulla stessa pagina e che non ci siano sorprese nel giorno stesso.

Se hai un luogo all'aperto, allora è una buona idea assumere guardie di sicurezza che possano tenere d'occhio eventuali piantagrane o potenziali problemi come litigi che scoppiano tra gli ospiti (o anche solo persone ubriache che vagano in giro).

9. Avere un piano di backup

Non importa quanto bene pianifichi un evento, c'è sempre la possibilità che qualcosa vada storto. Ecco perché è importante disporre di un piano di backup in atto per ogni possibile scenario in modo da non essere colti alla sprovvista se accade qualcosa di inaspettato.

Ad esempio, cosa succede se il luogo è prenotato due volte e devi spostare l'evento all'ultimo minuto? O se metà della tua lista degli invitati non si presenta a causa di una tempesta di neve? Oppure devi spostare tutto sotto le tende a causa della pioggia?

Avere un piano di backup significa che sei sempre preparato per lo scenario peggiore e puoi gestire tutto ciò che ti capita. Potrebbe non essere facile, ma è decisamente meglio che essere colti alla sprovvista e avere a che fare con ospiti infelici o un evento rovinato.

Avendo un piano di riserva, sarai in grado di gestire qualsiasi situazione che si presenta e mantenere il tuo evento senza intoppi.

10. Coccola i tuoi sponsor

Gli sponsor sono una parte importante di qualsiasi evento ed è importante assicurarsi che si sentano apprezzati. Dopotutto, stanno investendo denaro nel tuo evento, quindi vuoi assicurarti che ne traggano il massimo.

Un modo per farlo è coccolarli con vantaggi esclusivi come l'accesso anticipato alla sede o posti a sedere in un'area speciale riservata solo a loro (e ai loro ospiti). Puoi anche offrire loro sconti su cibo, bevande e altre cose che potrebbero interessarli.

Anche l'arredamento e il tema sono fondamentali per il successo di un evento e sono molto importanti per i tuoi sponsor. Pertanto, dovresti sempre assicurarti di tenerli aggiornati su eventuali modifiche o aggiornamenti apportati. Ciò garantirà che il loro marchio e il logo siano visibili in modo visibile durante l'evento e che ottengano la massima visibilità possibile.

11. Crea un hashtag evento

Uno dei più grandi errori che le persone commettono quando si pianificano gli eventi è non avere un hashtag dell'evento. Un hashtag consente ai partecipanti di sapere cosa sta succedendo al tuo evento e li aiuta a connettersi con le altre persone che stanno partecipando.

Ciò ti consente anche di tenere traccia delle conversazioni sull'evento su piattaforme di social media come Twitter in modo da poter vedere che tipo di buzz viene generato dai partecipanti prima ancora che arrivino alla tua sede! Questo può aiutare a garantire che tutto vada liscio senza sorprese inaspettate perché tutti sanno già cosa sta succedendo.

12. Includere un'unità di archiviazione cloud separata

Avere l'archiviazione cloud è ottimo per gli eventi perché ti consente di archiviare foto, video e altri file su Internet anziché sul disco rigido del tuo computer. Ciò significa che se succede qualcosa durante un evento (come interruzioni di corrente), sarà comunque possibile accedere a informazioni importanti come elenchi di invitati o moduli di registrazione.

Ti consente anche di tenere traccia di quante persone hanno risposto finora, il che ti aiuterà a garantire che arrivino all'ora e nel luogo corretti il ​​primo giorno! Se vengono apportate modifiche durante il processo di pianificazione, come l'aggiunta di nuovi sponsor o fornitori, tutto ciò si rifletterà accuratamente all'interno del tuo sistema di archiviazione cloud.

13. Avere un piano di trasporto

Assicurati che tutti possano andare e tornare dall'evento senza problemi. È importante disporre di piani di trasporto in atto per i partecipanti che vengono da fuori città o viaggiano in aereo o in treno in modo che non si perdano nulla! Ciò è particolarmente vero se ci sarà anche l'alcol servito al tuo evento poiché le persone potrebbero aver bisogno di un modo sicuro per tornare a casa.

Buone risorse da utilizzare per il trasporto includono Uber, Lyft e servizi di taxi come Yellow Cab Co. Anche inserire una mappa di Google con un indicatore sul sito Web dell'evento è utile in modo che le persone possano vedere l'indirizzo e la direzione verso dove devono andare prima di dirigersi verso l'evento.

14. Fai contare il cibo e le bevande

Cibo e bevande sono una parte importante di ogni evento. Vuoi assicurarti che i tuoi ospiti siano ben curati, ma non vuoi nemmeno spendere l'intero budget per la ristorazione! Quindi, come trovi una via di mezzo?

Un'opzione sarebbe noleggiare camion di cibo o avere alcuni ristoranti locali che si rivolgono a diverse parti della giornata (colazione, pranzo, cena). Ciò manterrà bassi i costi fornendo anche agli ospiti un'esperienza più personalizzata.

Se stai organizzando un evento all'aperto e sai che è probabile che piova, porta ombrelli o tende per tutti in modo che possano ancora godersi il pasto senza rimanere inzuppati nel processo! Si tratta di pensare in anticipo ed essere preparati per qualsiasi situazione.

15. Avere un piano di intrattenimento

Assicurati che ci sia sempre qualcosa da fare per i tuoi ospiti. È importante disporre di programmi di intrattenimento in atto durante gli eventi in modo che le persone non si annoino o rimangano in piedi in attesa che accada la prossima cosa. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, da spettacoli di musica dal vivo a giochi e concorsi. L'intrattenimento temporaneo può includere attività come cabine fotografiche e aree relax e coinvolgimento degli ospiti.

16. Tieni informati i tuoi ospiti

È importante tenere informati i tuoi ospiti su eventuali modifiche o aggiornamenti, in modo che sappiano cosa sta succedendo in ogni momento. Questo potrebbe essere fatto di persona inviando loro un'e-mail con le ultime notizie da te o includendo aggiornamenti in un programma stampato. Puoi anche tenere tutti aggiornati pubblicando aggiornamenti su piattaforme di social media come Twitter e Instagram.

Assicurati di utilizzare l'hashtag giusto in modo che le persone possano trovare facilmente tutti i tuoi post relativi all'evento!

17. Investi nella nuova tecnologia per eventi

Gli eventi hanno un aspetto diverso rispetto a prima e ora hai eventi virtuali interattivi, eventi ibridi e webinar oltre agli eventi di persona. La nuova tecnologia può trasformare qualsiasi tipo di evento da blando a degno di nota, quindi assicurati di approfittarne per rendere l'esperienza ancora migliore!

Ti consigliamo di investire in cose come sistemi di illuminazione, altoparlanti e microfoni per discorsi e presentazioni di persona.

Alcune idee per eventi virtuali includono:

• Droni con telecamere collegate in modo da poter catturare viste aeree ad altezze non possibili per l'uomo.
• Cuffie per realtà virtuale che consentono ai partecipanti di vivere mondi immersivi comodamente da casa.
• Occhiali per realtà aumentata che sovrappongono immagini digitali su oggetti del mondo reale.
• Concerti dal vivo virtuali che includono performance video di artisti musicali.

18. Raccogliere il feedback del personale e dei partecipanti

Al termine dell'evento, è importante raccogliere feedback sia dal personale che dai partecipanti per misurare il successo e altri dettagli chiave. Dovresti chiedere loro cosa gli è piaciuto di più dell'evento in modo che tu possa fare di più di queste cose in eventi futuri.

Chiedi dove potrebbero essere apportati miglioramenti per migliorare l'esperienza dell'evento o se ci sono stati problemi durante la pianificazione o l'esecuzione che devono essere affrontati subito dopo che tutto si è un po' sistemato.

Ciò ti consentirà di saperne di più su ciò che è andato bene e dove è possibile apportare miglioramenti per eventi futuri per rendere l'esperienza positiva dei partecipanti.

Non fa male prendere appunti durante l'evento in modo da poter apportare le modifiche necessarie la prossima volta, come cambiare sede o società di catering.

Usa i nostri suggerimenti per rendere fantastico il tuo prossimo evento

Pianificare un evento può sembrare un compito arduo. Ma con questi suggerimenti, sarai in grado di pianificare il tuo prossimo evento in pochissimo tempo! E ricorda: non dimenticare le piccole cose che rendono memorabile qualsiasi festa, dalle decorazioni e dal cibo, fino alla disposizione dei posti a sedere. Buona fortuna a te!

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