18 советов по планированию мероприятий

Имейте в виду, что ваш план мероприятия не высечен на камне и может быть изменен по мере необходимости.

Чем полнее вы будете, тем легче будет спланировать ваше следующее мероприятие. Ваша целевая аудитория также оценит наличие всей этой информации в одном месте.

3. Тщательно выбирайте место для проведения мероприятия

При планировании идеального места проведения мероприятия выбор места для проведения мероприятия является одним из самых важных решений, которые вы принимаете. Если это корпоративное мероприятие, то местоположение и размер имеют решающее значение, но если это свадьба или другое личное мероприятие, такие вещи, как атмосфера, могут быть важнее местоположения.

Начните с составления списка функций, которые вам нужны для каждого типа событий, чтобы получить представление о том, что вы ищете.

Затем составьте список потенциальных мест для проведения мероприятий в вашем районе и назначьте встречи для их посещения. Когда вы встретитесь с менеджером места проведения, принесите с собой список требований, а также несколько идей о том, как вы могли бы использовать их пространство, если у них нет пакетов для мероприятий.

Не забудьте спросить, есть ли у них предпочтительный список поставщиков и какова их политика в отношении алкоголя, украшений и других деталей потенциального мероприятия. Старайтесь не заключать договор с местом проведения, пока не узнаете, сколько людей посетит ваше мероприятие, так как это может повлиять на ваш выбор места.

Кроме того, узнайте, есть ли в месте проведения мероприятия технологические привилегии, такие как Wi-Fi и локальные ИТ, поскольку они могут упростить планирование и помочь гостям наладить связь.

4. Приложите усилия к брендингу и дизайну мероприятия

Брендинг и дизайн вашего мероприятия будут первым, что люди увидят, когда придут на ваше мероприятие. Это также то, что вы можете использовать для продвижения вашего мероприятия в социальных сетях, печатных материалах или даже на веб-сайте.

Когда вы будете готовы позаботиться об этих важных деталях, начните с создания общей темы для вашего мероприятия. Это может быть что-то простое, например, использование одной и той же цветовой схемы во всех ваших материалах для брендинга, или это может быть более конкретная тема, например, старинный цирк для карнавального мероприятия.

Когда у вас будет готовая тема, начните разрабатывать логотипы, шрифты и другую графику, которая поможет представить ваш бренд. Если вы не дизайнер, наймите кого-нибудь, кто сделает это за вас. Профессионал сможет создать что-то целостное и визуально привлекательное.

Затем начните разрабатывать материалы для брендинга вашего мероприятия, включая приглашения, подарочные пакеты и рекламные товары, такие как ручки или ремешки с вашим логотипом. Если у вас есть на это бюджет, подумайте о том, чтобы нанять дизайнера мероприятий, который поможет вам с этими деталями, чтобы они были связными и выглядели профессионально.

При разработке веб-сайта вашего мероприятия выберите тему, которая соответствует или дополняет другие ваши материалы для брендинга. Вы также можете использовать одни и те же цвета для каждой страницы вашего сайта, а также включить графику с предыдущих событий на новую, если это применимо.

Помимо дизайна события, вы хотите иметь название события. Название мероприятия должно быть уникальным, но оно также должно соответствовать имиджу вашего бренда. Например, если вы устраиваете вечеринку в честь Хэллоуина в ночном клубе под названием «Club Purple», то название «Фиолетовая вечеринка» будет хорошо работать, потому что оба названия связаны друг с другом и совпадают по цветовой гамме.

Не забудьте создать вывески для вашего мероприятия, которые помогут указать людям, куда идти. Это может быть что-то простое, например, большой баннер у входа или указатели направления по всему залу.

Создание целостного дизайна для вашего мероприятия — важный способ произвести хорошее первое впечатление и помочь продвигать ваше мероприятие задолго до его фактического проведения.

5. Рассчитайте бюджет мероприятия

Прежде чем вы начнете планировать свое мероприятие, важно иметь реалистичное представление о том, сколько денег вы готовы потратить. Это включает в себя стоимость места проведения, питание, декорации, развлечения и любые другие расходы, которые могут возникнуть.

Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте использовать рабочий лист, чтобы оценить стоимость вашего мероприятия. Как только у вас появится приблизительная цифра, начните искать способы снизить стоимость, чтобы оставаться в рамках своего бюджета.

Один из способов сэкономить деньги — выполнить часть работы самостоятельно, например, разработать и распечатать приглашения, создать вывески или центральные элементы. Вы также можете найти доступные варианты общественного питания или найти скидки на украшения и товары в местных магазинах, таких как Michaels или Hobby Lobby.

Если вы работаете в рамках бюджета, также важно учитывать расходы на персонал для вашего мероприятия. Хотя вы, возможно, не сможете нанять сотрудников на полный рабочий день, существует множество внештатных компаний, которые предлагают работников на неполный рабочий день с почасовой оплатой, что намного более доступно по сравнению с заработной платой.

Создав бюджет и придерживаясь его, вы сможете избежать любых неожиданностей в последнюю минуту, которые могут повлиять на общий успех вашего мероприятия.

6. Разработайте сильный маркетинговый план

Когда вы планируете мероприятие, важно создать сильную маркетинговую стратегию, чтобы рассказать о вашем мероприятии и увеличить посещаемость. Первый шаг — выбрать, какая платформа (платформы) будет наиболее эффективной для охвата вашей целевой аудитории.

Например, если вы размещаете сетевой микшер в местном ресторане, то Facebook может быть вашим лучшим выбором, потому что большинство людей, которые используют социальные сети, — это миллениалы и представители поколения X, а это означает, что их внимание сосредоточено на них.

Если бы вместо этого вы устроили концерт на открытом воздухе, то использование историй в Instagram для его продвижения было бы более эффективным, поскольку они удобны для мобильных устройств и приятны для глаз.

После того, как вы решили, какую платформу (платформы) использовать, пришло время приступить к созданию контента. Это должно включать в себя набор тизерных изображений или видео, цитаты спикеров или участников, а также информацию о мероприятии, такую ​​как дата, время и место. Вы также можете создать собственный хэштег, который люди будут использовать при публикации информации о вашем мероприятии, чтобы другим было легко найти его в социальных сетях.

Отношения со СМИ также являются важной частью маркетинга мероприятия. Это включает в себя обращение к местным изданиям и блоггерам, чтобы узнать, заинтересованы ли они в написании статей о вашем мероприятии. Вы также можете предложить им бесплатные билеты или бесплатное питание в обмен на покрытие.

Если вы планируете личное мероприятие, подумайте о включении в приглашение QR-кода, который ведет к дополнительной информации о вашей организации и о том, что участники могут ожидать от участия в этом конкретном собрании. Это также полезно, если есть какие-либо изменения, которые необходимо внести в последнюю минуту, поскольку люди всегда будут иметь доступ к самой последней информации о вашем мероприятии.

Кроме того, при планировании мероприятия всегда полезно нанять профессионального фотографа. Они не только помогут запечатлеть все важные моменты для ваших посетителей, но также важно иметь под рукой высококачественные изображения, которые вы можете использовать в будущих маркетинговых материалах или рекламных кампаниях.

Наконец, не забывайте об электронном маркетинге! Вы можете использовать такие инструменты, как MailChimp или Constant Contact, которые позволяют создавать красивые информационные бюллетени и рассылать их бесплатно (до определенного количества подписчиков).

Эти инструменты также позволяют отслеживать, сколько людей открывают и просматривают вашу электронную почту, чтобы вы могли видеть, какие сообщения находят отклик у вашей аудитории.

7. Рассмотрите возможность создания приложения для мероприятий

Если вы планируете мероприятие, возможно, стоит подумать о создании мобильного приложения для ваших посетителей. Приложение для проведения мероприятий имеет много преимуществ, таких как:

• Легкий доступ к важной информации, такой как карты и расписания, делает навигацию по залу проще, чем когда-либо прежде.
• Вы можете отправлять push-уведомления с обновлениями или напоминаниями о предстоящих выступлениях или мероприятиях.
• Интерактивные функции, такие как бюллетень для голосования или сессия вопросов и ответов, могут заинтересовать и развлечь участников.
• Возможность продавать билеты и товары прямо из приложения позволяет гостям легко покупать то, что им нужно, не покидая мероприятие.

Несмотря на то, что на рынке существует множество различных приложений для проведения мероприятий, большинство из них довольно доступны по цене, что делает их отличным вложением средств для проведения мероприятий любого типа. Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте связаться с местной компанией по разработке приложений, чтобы узнать, что они могут сделать для вас.

8. Наймите замечательный персонал

Одним из наиболее важных аспектов любого успешного мероприятия является персонал, которого вы нанимаете. Мало того, что они должны быть профессиональными и вежливыми, они также должны быть осведомлены о самом мероприятии и о том, что происходит, чтобы они могли ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у гостей.

При найме персонала для вашего мероприятия обязательно попросите его заполнить заявку и предоставить рекомендации. Это позволит вам увидеть, какой опыт у них был в подобных ситуациях, прежде чем принять окончательное решение о том, кого нанять.

Вам также понадобится кто-то, кто просматривает все, что нужно закончить до начала мероприятия, чтобы все были на одной волне и чтобы не было сюрпризов в течение самого дня.

Если у вас площадка под открытым небом, то рекомендуется нанять охранников, которые будут следить за любыми нарушителями спокойствия или потенциальными проблемами, такими как драки между гостями (или даже просто пьяными людьми, слоняющимися вокруг).

9. Имейте запасной план

Как бы хорошо вы ни планировали мероприятие, всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так. Вот почему важно иметь запасной план для каждого возможного сценария, чтобы не застать вас врасплох, если произойдет что-то неожиданное.

Например, что, если место забронировано дважды, и вам нужно перенести мероприятие в последнюю минуту? Или что, если половина вашего списка гостей не появится из-за снежной бури? Или нужно все переместить под тенты из-за дождя?

Наличие плана резервного копирования означает, что вы всегда готовы к наихудшему сценарию и можете справиться со всем, что встретится на вашем пути. Это может быть нелегко, но это определенно лучше, чем быть застигнутым врасплох и иметь дело с недовольными гостями или испорченным мероприятием.

Имея запасной план, вы сможете справиться с любой ситуацией и обеспечить бесперебойную работу вашего мероприятия.

10. Побалуйте своих спонсоров

Спонсоры являются важной частью любого мероприятия, и важно убедиться, что они чувствуют себя оцененными. В конце концов, они вкладывают деньги в ваше мероприятие, поэтому вы хотите убедиться, что они получат от этого максимальную отдачу.

Один из способов сделать это — побаловать их эксклюзивными преимуществами, такими как ранний доступ к месту проведения или размещение в специальной зоне, зарезервированной только для них (и их гостей). Вы также можете предложить им скидки на еду, напитки и другие вещи, которые могут их заинтересовать.

Декор и тема также являются ключом к успеху мероприятия, и они очень важны для ваших спонсоров. Таким образом, вы всегда должны держать их в курсе любых изменений или обновлений, которые вы делаете. Это гарантирует, что их брендинг и логотип будут видны на протяжении всего мероприятия и что они получат максимально возможную известность.

11. Создайте хэштег события

Одна из самых больших ошибок, которую люди допускают при планировании мероприятий, — отсутствие хэштега мероприятия. Хэштег позволяет посетителям узнать, что происходит с вашим мероприятием, и помогает им связаться с другими людьми, которые присутствуют на нем.

Это также позволяет вам отслеживать разговоры о мероприятии в социальных сетях, таких как Twitter, чтобы вы могли видеть, какой шум создается участниками еще до того, как они прибудут на ваше место! Это может помочь убедиться, что все идет гладко, без каких-либо неожиданных сюрпризов, потому что все уже знают, что происходит.

12. Включите отдельный диск облачного хранилища

Облачное хранилище отлично подходит для проведения мероприятий, поскольку оно позволяет хранить фотографии, видео и другие файлы в Интернете, а не на жестком диске вашего компьютера. Это означает, что если что-то случится во время мероприятия (например, перебои в подаче электроэнергии), доступ к важной информации, такой как списки гостей или регистрационные формы, все равно будет.

Это также позволяет вам отслеживать, сколько людей уже ответили на приглашение, что поможет гарантировать, что они прибудут в нужное время и в нужное место в первый день! Если в процессе планирования будут внесены какие-либо изменения, например добавление новых спонсоров или поставщиков, то все это будет точно отражено в вашей облачной системе хранения.

13. Имейте план транспортировки

Убедитесь, что каждый может без проблем добраться до места проведения мероприятия и обратно. Важно иметь транспортные планы для участников, которые прибывают из другого города или путешествуют самолетом или поездом, чтобы они ничего не пропустили! Это особенно верно, если на вашем мероприятии также будет подаваться алкоголь, поскольку людям может понадобиться безопасный способ вернуться домой.

Хорошие ресурсы, которые можно использовать для транспортировки, включают Uber, Lyft и службы такси, такие как Yellow Cab Co. Также полезно разместить карту Google с маркером на веб-сайте мероприятия, чтобы люди могли видеть адрес и направление, куда им нужно идти, прежде чем отправиться в путь. событие.

14. Сделайте так, чтобы еда и напитки считались

Еда и напитки являются важной частью любого мероприятия. Вы хотите, чтобы о ваших гостях хорошо позаботились, но при этом вы не хотите тратить весь бюджет на кейтеринг! Так как же найти золотую середину?

Одним из вариантов может быть наем грузовиков с едой или несколько местных ресторанов, которые обслуживают разные части дня (завтрак, обед, ужин). Это снизит расходы, а также предоставит гостям более персонализированный опыт.

Если вы планируете мероприятие на открытом воздухе и знаете, что, скорее всего, пойдет дождь, возьмите с собой зонтики или палатки для всех, чтобы они могли насладиться едой, не промокнув в процессе! Все дело в том, чтобы думать заранее и быть готовым к любой ситуации.

15. Имейте план развлечений

Позаботьтесь о том, чтобы вашим гостям всегда было чем заняться. Важно иметь планы развлечений во время мероприятий, чтобы люди не скучали и не оставались стоять в ожидании следующего события. Это может быть что угодно: от живых музыкальных выступлений до игр и конкурсов. Промежуточные развлечения могут включать в себя такие мероприятия, как фотобудки и зоны отдыха и взаимодействия с гостями.

16. Держите своих гостей в курсе

Важно держать ваших гостей в курсе любых изменений или обновлений, чтобы они всегда знали, что происходит. Это можно сделать лично, отправив им электронное письмо с последними новостями от вас или включив обновления в печатную программу. Вы также можете держать всех в курсе, публикуя обновления в социальных сетях, таких как Twitter и Instagram.

Обязательно используйте правильный хэштег, чтобы люди могли легко найти все ваши сообщения, связанные с событием!

17. Инвестируйте в новые технологии проведения мероприятий

Мероприятия выглядят иначе, чем раньше, и теперь у вас есть интерактивные виртуальные мероприятия, гибридные мероприятия и вебинары в дополнение к очным мероприятиям. Новые технологии могут превратить любое мероприятие из скучного в шумное, так что не забудьте воспользоваться этим, чтобы сделать его еще лучше!

Вы захотите инвестировать в такие вещи, как системы освещения, динамики и микрофоны для личных выступлений и презентаций.

Вот некоторые идеи виртуальных мероприятий:

• Дроны с прикрепленными камерами, чтобы вы могли снимать с воздуха на высотах, недоступных для людей.
• Гарнитуры виртуальной реальности, которые позволяют посетителям окунуться в захватывающий мир, не выходя из собственного дома.
• Очки дополненной реальности, которые накладывают цифровые изображения на объекты реального мира.
• Виртуальные живые концерты, включающие видеовыступления музыкальных исполнителей.

18. Соберите отзывы сотрудников и посетителей

После завершения мероприятия важно собрать отзывы как от ваших сотрудников, так и от посетителей, чтобы измерить успех и другие ключевые детали. Вы должны спросить их, что им больше всего понравилось в мероприятии, чтобы вы могли делать больше таких вещей на будущих мероприятиях.

Спросите, что можно улучшить, чтобы улучшить впечатление от мероприятия, или были ли какие-либо проблемы во время планирования или проведения, которые необходимо решить вскоре после того, как все немного уляжется.

Это позволит вам узнать больше о том, что прошло хорошо и что можно улучшить для будущих мероприятий, чтобы у участников остались положительные впечатления.

Не помешает делать заметки во время мероприятия, чтобы в следующий раз можно было внести необходимые изменения, например сменить место или компанию общественного питания.

Воспользуйтесь нашими советами, чтобы сделать ваше следующее мероприятие фантастическим

Планирование мероприятия может показаться сложной задачей. Но с этими советами вы сможете спланировать свое следующее мероприятие в кратчайшие сроки! И помните: не забывайте о мелочах, которые сделают любую вечеринку незабываемой — от украшений и еды до рассадки гостей. Удачи тебе!

Изображение: Шаттерсток