엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 비즈니스에 필수적인 이유

기업 콘텐츠 관리 솔루션은 기업이 포장 명세서 및 송장, 이력서, 세금 문서, 이메일, 회의 메모와 같은 비정형 정보를 디지털화, 제어 및 자동화할 수 있도록 지원합니다.

ECM 시스템은 이해도를 높이기 위해 정보를 캡처하고 읽고 색인을 생성합니다. 직원에게 정보를 편집하거나 주석을 달 수 있는 권한을 부여합니다. 포괄적인 워크플로 도구와 자동화를 제공하여 올바른 정보가 적시에 올바른 사람에게 전달되도록 합니다.

이 시스템 내에서 규정 준수 규정에 따라 문서를 안전하게 생성, 관리, 처리 및 보관할 수 있습니다.

직장인의 88%는 업무를 더 잘 수행하는 데 도움이 되는 신뢰할 수 있는 통합 데이터 검색 플랫폼이 필요하다고 말합니다.

모바일 또는 사내 여부에 관계없이 모든 직원이 사용할 수 있으며 모든 문서 액세스, 변경 및 이동은 더 나은 조직 및 포렌식을 위해 기록됩니다.

고객, 공급업체 및 하청업체와의 커뮤니케이션을 포함한 모든 커뮤니케이션은 지능적으로 관리되며 더 나은 워크플로와 지속적인 프로세스 개선을 위해 쉽게 검색할 수 있습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션이 중요한 이유

현대 기업은 그 어느 때보다 디지털 프로세스에 집중하고 성공을 이끄는 디지털 혁신을 전개하고 있습니다.

클라우드 기술, 모바일 기능, 기계 학습 및 자동화를 포함한 기술 발전의 맹공격은 변화를 촉발하고 기회를 창출하고 있습니다.

소셜 미디어 플랫폼, 오디오 및 비디오가 비즈니스에서 처리해야 하는 비정형 데이터가 많아짐에 따라 새로운 형태의 콘텐츠가 부상하고 있으며, 기업이 고객 및 작업 프로세스에서 처리해야 하는 산더미 같은 데이터도 있습니다.

2020년까지 매일 생성되는 전 세계 데이터 양이 44조 기가바이트에 도달할 것이며 이 데이터의 대부분은 비정형 데이터가 될 것입니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 성능을 최적화하고 오류를 최소화하는 방식으로 정보를 구성하는 방법을 제공함으로써 기업이 이러한 신속하고 많은 변화에 대처하는 데 도움이 되는 솔루션을 제공합니다.

또한 사기 및 사이버 공격이 증가함에 따라 데이터 거버넌스와 규정 준수가 그 어느 때보다 중요해졌습니다.

ECM을 사용하면 데이터를 효과적으로 관리하고, 무엇보다 현재 비즈니스 분석과 통합하여 정보가 손실되지 않도록 보호할 수 있습니다.

마지막으로, 점점 더 경쟁이 치열해지는 시장에서 기업은 생산성의 힘을 활용하여 우위를 유지해야 합니다.

직원의 81%는 회사 문서에 대한 모바일 액세스의 필요성을 언급합니다.

ECM은 중요 정보를 보관하는 안전하고 논리적으로 구성된 방법을 제공하므로 워크플로를 간소화하고 데이터의 효율성을 높이는 데 사용할 수 있습니다.

분석: 엔터프라이즈 콘텐츠 관리란 무엇입니까?

간단히 말해 ECM(최신 솔루션은 일반적으로 클라우드 기반 ECM임)은 비즈니스 목적으로 비정형 정보를 분류하고 저장하는 데 사용되는 다기능 시스템입니다.

그러나 비즈니스의 프로세스, 생산성 및 수익성에 가져오는 진정한 가치를 식별하기 위해 명확하게 이해해야 하는 구성, 기능 및 이점이 많이 있습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션의 구성 요소

엔터프라이즈 컨텐츠 관리에는 캡처, 관리, 저장, 보존 및 전달의 5가지 기본 구성 요소가 있습니다.

포착

디지털 정보와 인쇄 정보를 모두 캡처하려면 ECM에 스캔 기능과 OCR(광학 문자 인식) 기능이 모두 있어야 합니다.

일부는 손으로 인쇄한 텍스트를 쉽게 해석하고 캡처할 수 있는 지능형 문자 인식(ICR)의 한 형태인 손자국 인식 기술(HCR)을 사용할 수도 있습니다.

이를 통해 데이터 입력 작업을 자동화하여 인적 오류를 줄이고 대량의 데이터를 추적할 수 있습니다.

관리

관리 도구는 각 비즈니스의 요구 사항에 따라 다릅니다. 일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 콘텐츠 협업을 가능하게 하는 도구
• 비즈니스 프로세스 관리를 위한 워크플로 도구
• 인덱싱, 보존 및 제거를 간소화하는 아카이브 및 파일 관리 도구

다른 도구에는 웹 콘텐츠 관리 또는 문서 관리 도구가 포함될 수 있습니다.

저장

엔터프라이즈 컨텐츠 관리 솔루션의 스토리지 솔루션에는 세 가지 기본 요소가 있습니다.

첫 번째; 파일을 수집하는 저장소가 있습니다.

초; 캡처 및 관리 시퀀스를 거친 파일을 선택하는 라이브러리 도구입니다.

드디어; 서버, 클라우드 기반 스토리지, 광 디스크 등과 같은 하드웨어는 검색을 위해 파일과 소프트웨어를 보관합니다.

보존

스토리지 구성 요소의 단기 리포지토리와 대조적으로 보존은 중요한 파일의 장기 스토리지 또는 아카이브를 제공합니다.

적절한 보관을 제공할 수 있는 미디어 선택 사항이 많이 있지만 미디어 유형이 장기간 사용을 위해 진화하는 기술과 호환되는지 확인하는 것이 중요합니다.

배달

시스템 전체에서 적절한 사용자에게 콘텐츠를 이동할 수 있으려면 정보를 응용 프로그램에서 응용 프로그램으로 이동하는 데 도움이 되는 미들웨어가 필요합니다.

전달 프로세스에는 웹사이트, 소셜 미디어, 인트라넷 또는 인쇄된 문서를 통해 최종 사용자가 액세스할 수 있는 미디어 배포가 포함될 수 있습니다.

보안은 프로세스의 이 부분에서 매우 중요하므로 데이터가 다른 곳으로 이동할 때 무단 편집 및 액세스가 금지됩니다.

ECM 작동 방식

기본 ECM 프로세스에는 데이터 수명 주기 전반에 걸쳐 중요한 비즈니스 프로세스 정보를 구성하고 배포하기 위해 함께 작동하는 5개의 ECM 구성 요소가 있습니다. 간단히 말해서:

• 데이터 캡처
• 정보는 내부 또는 회사 웹사이트에 게시됩니다.
• 정보가 자동으로 안전하게 보관됩니다.
• 오래되거나 오래되거나 사용되지 않는 정보는 공간 절약을 위해 주기적으로 삭제됩니다.

ECM 사용을 시작하기 위해 기업은 일반적으로 조직 내에서 사용되는 각 콘텐츠 유형을 식별하고 이를 비즈니스 프로세스와 특정 직원에게 할당합니다.

그런 다음 ECM 소프트웨어는 중복 콘텐츠를 대상으로 하여 스토리지 중복을 줄이고 필요한 사람들이 빠르고 효율적으로 액세스할 수 있도록 하는 메타데이터와 함께 중앙 저장소에 정보를 구성합니다.

이러한 승인된 사용자는 전체 텍스트 검색을 사용하여 읽고 편집하거나 인쇄할 수 있는 필요한 콘텐츠를 찾을 수 있습니다.

또한 사용자는 키워드나 구문을 사용하여 문서를 검색할 수 있으므로 검색 시간이 단축되고 생산성이 향상됩니다.

이 간단하지만 강력한 도구를 사용하면 부서 또는 전체 기업에서 다음을 수행할 수 있습니다.

• 종이 의존도 줄이기
• 워크플로 간소화
• 위험 감소
• 생산성 향상
• 탁월한 고객 서비스 제공

중요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있어 기업이 더 나은 결정을 내리고, 프로젝트를 더 빨리 완료하고, 효율성을 높이기 위해 손쉽게 협업할 수 있습니다.

ECM이 비즈니스에 미치는 이점

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 데이터의 보급, 저장 및 관리를 위한 통합 플랫폼을 제공하기 때문에 기업이 탁월한 위험 관리를 위한 보안 및 규정 준수 요구 사항을 충족하는 방식으로 데이터를 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

기타 혜택은 다음과 같습니다.

• 체크인/체크아웃 및 워크플로 감독을 포함한 감사 기능
• 버전 제어를 통해 액세스 간소화 및 정보 병목 현상 감소
• 간접비를 최소화하기 위해 보관, 종이 및 우편물 요구 감소
• 최적화된 보안
• 수동 프로세스 자동화를 통한 비용 절감 및 오류 가능성
• 실시간 가시성을 통한 고객 서비스 개선

복잡한 도구에 대한 ECM의 액세스는 비즈니스 프로세스에 강력한 기능을 제공합니다.

예를 들어, 데이터 마이닝은 더 빠르고 정확한 검색을 위해 매개변수와 검색 범위를 정확히 지적할 수 있는 ECM 시스템에서 제공하는 도구를 사용하여 더 간단하고 정확해집니다.

앞으로 ECM 시스템은 빠르게 변화하는 세계에서 향상된 민첩성, 통합 및 경쟁 우위를 추구하는 비즈니스의 요구 사항을 목표로 함에 따라 계속해서 진화하고 변화합니다.

디지털 속도가 빨라짐에 따라 ECM은 계속해서 기능을 추가하고 기계 학습 및 인공 지능과 같은 진화하는 기술을 통합하여 효율성을 극대화합니다.

그리고 크고 작은 기업은 이러한 시스템의 이점을 활용하여 시장에서 더욱 확고한 입지를 구축하고 있습니다.

ECM은 어떤 문제점을 완화합니까?

규정 준수

많은 조직, 특히 식품 유통, 제조 및 의료와 같은 산업에서 복잡한 규정 준수 규정을 처리해야 하는 조직의 경우 ECM은 기록 관리에 큰 도움이 될 수 있습니다.

ECM을 사용하면 기업에서 규정 준수를 훨씬 쉽게 유지할 수 있습니다. 예를 들어 감사의 경우 ECM을 사용하여 비즈니스 데이터를 저장한다는 것은 필요할 때 정보에 대한 안전한 원격 액세스를 제공할 수 있음을 의미하므로 필수 감사 비용을 크게 단축하고 기업이 안심할 수 있습니다.

이 외에도 캡처 및 저장하는 데이터의 규칙과 적절한 거버넌스를 통해 다른 방식으로도 규정 준수를 훨씬 쉽게 할 수 있습니다.

예를 들어, 더 이상 정보를 수동으로 삭제할 필요가 없습니다. 자동 제어를 설정하여 ECM이 데이터 규정 준수를 관리하면서 비즈니스를 계속할 수 있습니다.

제어

규정 준수를 위해 제어가 매우 중요한 것처럼 일반 비즈니스 운영에서도 큰 역할을 하며 ECM은 정보에 대한 제어를 보장하는 데 큰 역할을 할 수 있습니다.

ECM과 중앙 데이터 리포지토리가 없으면 기업이 분산되고 조직화되지 않은 데이터를 갖는 것이 일반적입니다.

이것은 실용적인 의미에서 무엇을 의미합니까?

이는 직원들이 서로 다른 버전의 비즈니스 크리티컬 문서를 사용하는 것을 의미할 수 있습니다. 오래된 판매 계약이나 주문 양식을 사용하는 담당자를 의미할 수 있습니다.

Nintex 설문 조사에서 인터뷰 대상자의 39%는 조직 내에서 문서 오류가 발생하는 과정을 관찰했다고 주장했습니다.

• 49%는 문서를 쉽게 찾을 수 없다고 말했습니다
• 43%는 문서를 공유하고 문서 승인을 요청하는 동안 어려움을 겪었다고 주장했습니다.
• 33%는 문서 버전 관리에 문제가 있었습니다.

중앙 정보 리포지토리와 데이터를 구성하는 ECM을 사용하여 문서화된 워크플로는 누구에게 무엇을 보내고 있는지 보여줄 수 있습니다. 정책에 서명한 사람과 서명하지 않은 사람 누가 그들에게 보내지 않은 문서가 필요한지 알 수 있습니다.

비즈니스 크리티컬 데이터의 업데이트, 배포 및 추적은 데이터에 대한 중앙 집중식 시스템과 그 핵심에 ECM을 사용하여 훨씬 더 효과적으로 수행할 수 있습니다.

생산력

기업이 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템을 구현하려는 주된 이유 중 하나는 순전히 생산성 때문입니다.

기업은 문서 관리를 위한 기존 프로세스가 부족하다는 것을 종종 인식합니다.

AIIM 조사에 따르면 정보를 검색하고 관리하는 데 소요되는 전체 평균 시간은 45분으로 근무일의 약 8%입니다.

구식 데이터 관리 방식으로 인해 직원들은 문서 검색과 같은 기본 작업을 수행하는 데 필요한 것보다 더 많은 시간을 할애합니다.

이것은 어디에서나 즉시 액세스할 수 있어야 하는 것을 찾는 데 시간을 낭비해야 하는 작업자를 좌절시킬 뿐만 아니라 노동력의 비즈니스 비용을 제대로 사용하지 못하게 합니다.

ECM을 채택하면 이러한 낭비를 줄이고 전체 비즈니스 운영의 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

IHS는 ECM이 사용자당 문서를 찾을 수 없는 것과 관련된 비용을 중간 규모 기업(직원 100-999명)의 경우 월 약 200달러에서 10달러로 줄일 수 있다고 주장합니다.

능률

물론 작업 생산성 향상은 문서 워크플로를 위한 보다 효율적인 프로세스를 실행하는 것과 함께 진행됩니다.

ECM 시스템 구현에 대해 이야기할 때 문서 워크플로는 의제에 가깝습니다.

관련 게시물: 디지털 문서 워크플로 설명

지식 근로자의 42%는 종이 기반 워크플로가 일상 업무를 덜 효율적이고 비용이 많이 들고 생산성을 떨어뜨린다고 인정했습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 특히 데이터 사일로를 무너뜨리는 데 도움이 되기 때문에 비즈니스 효율성을 개선하는 데 매우 유용한 도구입니다.

조직 내(종종 통합되지 않은 시스템을 사용하는 부서 간에 발생하는 별도의 데이터 리포지토리)를 나타내는 데이터 사일로는 효율성과 관련하여 큰 병목 현상입니다.

ECM을 사용하여 모든 부서의 비즈니스 데이터를 통합하고 필요하고 유익한 경우 전사적으로 데이터에 액세스할 수 있게 함으로써 이러한 문제점을 크게 완화할 수 있습니다.

종이 쓰레기

ECM 솔루션이 해결하는 더 분명한 문제점 중 하나는 기업이 종이에 지출하는 비용과 이와 관련된 환경 문제입니다.

종이를 사용하지 않는 환경에서 얻을 수 있는 이점은 비즈니스 관점에서 완전히 매력적이지는 않더라도 ECM을 배포해야 하는 이유입니다.

그러나 과소평가해서는 안 되는 측면입니다. 팬데믹에서 나온 더 흥미로운 발전 중 하나는 소비자가 고객 경험을 강조하기 시작했다는 점입니다. 심지어 가격과 품질보다 높은 위치에 배치합니다.

이를 염두에 두고 ECM을 추구하고 종이에 대한 의존도를 줄여 특정 문제에 대한 귀하의 입장을 고객에게 보여주는 것이 실제로 유리합니다. 특정 비즈니스의 고객이 환경 보호에 대해 어느 정도 관심을 갖는다면 디지털 전용 접근 방식을 추구하는 것이 실제로 회사의 핵심 마케팅 도구로 기능할 수 있습니다.

IBM에 따르면 전 세계 소비자의 81%는 좋은 가치를 원하는 가치 중심 소비자(41%)와 자신의 가치에 맞는 제품과 서비스를 찾는 목적 중심 소비자(40%)의 두 가지 쇼핑 부문 중 하나에 속합니다.

물론 종이 폐기물과 관련하여 기업, 고객 또는 고객이 없는 경우 긴급한 우려 사항이 있습니다. 즉, 오늘날 기업이 그 어느 때보다 많은 양을 인쇄하고 이러한 종이 기반 비용이 SMB에 누적되고 있다는 것입니다.

관련 인포그래픽: 귀하의 비즈니스에 종이 비용이 얼마나 듭니까?

연결된 인포그래픽에서 이러한 통계 중 일부를 살펴보고 평균 SMB에 드는 용지 비용을 확인하십시오.

1. 평균 직원의 인쇄 습관은 회사에서 연간 725달러의 비용을 발생시킵니다.
2. 직원들은 하루 평균 34페이지를 인쇄하며 그 중 17%는 읽지 않은 상태입니다.
3. 기업의 90%는 인쇄 비용을 추적하지 않습니다.
4. 추측을 사용하여 인쇄 비용을 식별하는 회사는 평균 40% 과소 평가합니다.
5. IT 부서는 인쇄 관련 문제를 해결하는 데 평균 15%의 시간을 할애합니다.
6. 지난 20년 동안 미국의 종이 소비량은 9,200만 톤에서 2억 8,000만 톤으로 126% 증가했습니다.
7. 평균적인 기업의 종이 소비는 매년 22%씩 증가합니다. 즉, 불과 3년 반 만에 소비가 두 배가 될 것입니다.

이러한 맥락에서 볼 때 인쇄 비용이 상승하고 있으며 비즈니스에서 지속 가능하지 않은 경우(아직 그렇지 않은 경우) 될 것이 분명합니다.

이 때문에 ECM 시스템에 투자하여 이러한 비용이 많이 드는 문제를 완화하는 것은 조직이 이러한 낭비와 불필요한 지출을 효과적으로 처리할 수 있는 좋은 방법입니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 비즈니스에서 어디에 적용할 수 있습니까?

대부분의 기업은 조직 내의 특정 비즈니스 프로세스에 대해 ECM을 배포합니다. ECM의 몇 가지 일반적인 응용 프로그램을 살펴보겠습니다.

계약 관리

많은 계약을 처리하는 경우 계약을 관리하는 것이 어려울 수 있으며 ECM 솔루션이 이러한 종류의 워크플로에 실제로 도움이 될 수 있음을 알고 있습니다.

ECM을 사용하면 문서를 검토하거나 편집할 차례가 되었을 때 필요한 이해 관계자에게 계약을 전달하는 자동화를 사용하여 적시에 적합한 사람이 계약을 검토할 수 있습니다.

인적 자원 자동화

채용 및 온보딩의 모든 단계를 자동화하여 이전보다 훨씬 간소화된 HR 프로세스를 생성할 수 있습니다.

온라인 양식을 사용하여 지원서를 캡처한 다음 자동화된 워크플로를 통해 채용 관리자에게 보낼 수 있습니다.

몇 가지 예를 들자면 정책 및 절차 관리, I-9 규정 준수, 재해 대비(정보를 물리적으로 보관하지 않고 클라우드에서 보호)와 같은 HR의 다른 많은 측면에도 동일한 원칙을 적용할 수 있습니다.

미지급금 및 외상매출금 자동화

AP 및 AR은 ECM 구현으로 크게 향상될 수 있습니다.

AP 및 AR은 조직 내에서 가장 종이 집약적인 두 가지 프로세스입니다. 인보이스 및 청구서를 얼마나 빠르고 효과적으로 처리할 수 있는지에 따라 이러한 영역에서 운영의 효율성이 결정됩니다.

ECM을 사용하면 기존 종이 방식보다 훨씬 간소화된 캡처, 저장, 액세스 및 관리를 통해 AP 및 AR을 완전히 디지털화할 수 있습니다.

테이크아웃

• 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션은 정보를 캡처하고 읽고 색인을 생성합니다. 직원에게 편집하거나 주석을 달 수 있는 권한을 부여합니다. 포괄적인 워크플로 도구 및 자동화를 제공합니다.
• ECM에는 캡처, 관리, 저장, 보존 및 전달의 5가지 기본 구성 요소가 있습니다.
• 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 기업이 탁월한 위험 관리를 위한 보안 및 규정 준수 요구 사항을 충족하는 방식으로 데이터를 처리할 수 있도록 지원하는 솔루션입니다.
• 기타 이점으로는 감사 기능, 간소화된 액세스 및 정보 감소, 간접비 최소화, 보안 최적화, 장기 지출 감소를 위한 스토리지, 종이 및 우편물 요구 감소 등이 있습니다.

소규모 기업을 위한 엔터프라이즈 콘텐츠 관리: MSP는 클라우드 서비스를 구현하든 새로운 기술을 구현하든 상관없이 혁신을 이끄는 데 도움이 되는 도구와 전문 지식을 제공합니다. 인쇄 및 문서 관리 시스템이 귀하를 어떻게 도울 수 있는지 자세히 알아보려면 eBook, " 효율적인 워크플로의 열쇠"를 다운로드하십시오. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 컨설팅이 필요한 경우 Impact 전문가에게 연락하시면 도와드리겠습니다.