為什麼企業內容管理對您的業務至關重要

企業內容管理解決方案可幫助公司數字化、控制和自動化其非結構化信息，例如裝箱單和發票、簡歷、稅務文件、電子郵件和會議記錄。

ECM 系統將捕獲、讀取和索引信息以增加其可理解性； 賦予員工編輯或註釋信息的能力； 並提供全面的工作流程工具和自動化，以確保及時將正確的信息送到正確的人手中。

在該系統中，可以根據合規性法規安全地創建、管理、處理和存檔文檔。

88% 的上班族表示他們需要一個可靠、統一的數據搜索平台來幫助他們更好地完成工作。

所有員工（無論是移動的還是內部員工）都可以使用它們，並且記錄所有文檔訪問、更改和移動，以便更好地組織和取證。

所有通信（包括與客戶、供應商和分包商的通信）都得到智能管理，並且可以輕鬆檢索，以實現更好的工作流程和持續的流程改進。

為什麼企業內容管理解決方案至關重要

現代企業比以往任何時候都更加關注數字化流程和部署能夠推動成功的數字化轉型。

包括雲技術、移動功能、機器學習和自動化在內的一系列技術進步正在推動變革並創造機會。

除了企業必須處理來自客戶和工作流程的海量數據之外，隨著社交媒體平台、音頻和視頻創建更多非結構化數據供企業處理，新形式的內容正在興起。

到 2020 年，全球每天創建的數據量將達到 44 萬億千兆字節，其中大部分數據將是非結構化數據

企業內容管理系統提供了一種解決方案，通過提供以優化性能和最小化錯誤的方式組織信息的方式，幫助企業應對這些迅速而多產的變化。

此外，不斷升級的欺詐和網絡攻擊意味著數據治理和合規性比以往任何時候都更加重要。

ECM 允許對數據進行有效管理，並且——重要的是——與當前的業務分析集成以防止信息丟失。

最後，在競爭日益激烈的市場中，企業必須利用生產力的力量來保持優勢。

81% 的員工表示需要移動訪問公司文件

ECM 提供了一種安全且按邏輯組織的方式來歸檔關鍵信息，因此可用於簡化工作流程並提高數據效率。

分解：什麼是企業內容管理？

簡而言之，ECM（現代解決方案通常是基於雲的 ECM）是多功能係統，用於為業務目的編目和存儲非結構化信息。

但是，為了辨別它們為企業的流程、生產力和盈利能力帶來的真正價值，應該清楚地了解它們的構成、功能和收益的很多內容。

企業內容管理解決方案的組件

企業內容管理有五個基本組件：捕獲、管理、存儲、保存和交付。

捕獲

要捕獲數字和打印信息，ECM 必須同時具有掃描和光學字符識別 (OCR) 功能。

有些甚至可能採用手印識別技術 (HCR)，這是一種智能字符識別 (ICR) 形式，可以輕鬆解釋和捕獲手印文本。

這有助於自動化數據輸入任務，以減少人為錯誤並允許跟踪大量數據。

管理

管理工具將根據每個業務的要求而有所不同。 通常，它們包括：

• 允許內容協作的工具
• 用於業務流程管理的工作流工具
• 存檔和文件管理工具，使索引、保留和清除變得簡單

其他工具可以包括 Web 內容管理或文檔管理工具。

貯存

企業內容管理解決方案中的存儲解決方案包含三個基本要素：

第一的; 有一個存儲庫來收集文件。

第二; 一個庫工具，用於拾取經過捕獲和管理序列的文件。

最後; 保存文件和軟件以供檢索的硬件，例如服務器、基於雲的存儲、光盤等。

保存

與存儲組件的短期存儲庫相反，保存提供了關鍵文件的長期存儲或歸檔。

有許多媒體選擇可以提供適當的存檔，但重要的是要確保媒體類型與不斷發展的技術兼容以供長期使用。

送貨

為了能夠在整個系統中將內容轉移給適當的用戶，您需要幫助將信息從應用程序轉移到應用程序的中間件。

交付過程可以包括分發媒體以供最終用戶通過網站、社交媒體、內部網甚至印刷文檔訪問。

安全性在該過程的這一部分至關重要，因此當數據從一個地方移動到另一個地方時，禁止未經授權的編輯和訪問。

ECM 的工作原理

基本的 ECM 流程有所有五個 ECM 組件協同工作，以在數據的整個生命週期中組織和傳播關鍵的業務流程信息。 簡而言之：

• 數據被捕獲
• 信息在內部或公司網站上發布
• 信息自動安全存檔
• 定期刪除舊的、過時的或未使用的信息以節省空間

要開始使用 ECM，企業通常會識別組織內使用的每種類型的內容，並將它們分配給業務流程，甚至分配給特定的員工。

然後，ECM 軟件以重複內容為目標以減少存儲冗餘，然後將信息與元數據一起組織在中央存儲庫中，以便需要它的人快速有效地訪問它。

這些獲得批准的用戶可以使用全文搜索來查找必要的內容，然後他們可以閱讀、編輯或打印這些內容。

用戶還可以使用關鍵字或短語來搜索文檔，從而減少檢索時間並提高工作效率。

這些簡單但功能強大的工具允許部門或整個企業：

• 減少對紙張的依賴
• 簡化工作流程
• 降低風險
• 提高生產率
• 提供卓越的客戶服務

輕鬆訪問關鍵信息有助於企業做出更好的決策、更快地完成項目並輕鬆協作以提高效率。

ECM 如何使您的業務受益

因為企業內容管理系統為數據的傳播、存儲和管理提供了一個統一的平台，所以它可以幫助企業以一種滿足安全性和合規性要求的方式處理數據，從而實現卓越的風險管理。

其他好處包括：

• 審計能力，包括簽入/簽出和工作流程監督
• 通過版本控制簡化訪問並減少信息瓶頸
• 減少存儲、紙張和郵寄需求，從而最大限度地降低管理費用
• 優化的安全性
• 通過手動流程的自動化降低成本和潛在的錯誤
• 通過實時可見性改善客戶服務

ECM 對複雜工具的訪問為業務流程帶來了強大的功能。

例如，通過使用 ECM 系統提供的工具，數據挖掘變得更簡單、更準確，這些工具允許精確定位參數和搜索範圍，以實現更快、更準確的搜索。

展望未來，ECM 系統不斷發展和變化，因為它們針對在瞬息萬變的世界中尋求提高敏捷性、集成性和競爭優勢的企業的需求。

隨著數字化步伐的加快，ECM 繼續添加功能並結合機器學習和人工智能等不斷發展的技術，以最大限度地提高效率。

企業——無論大小——都在從這些系統中獲益，從而在市場上更加穩固地定位自己。

ECM 緩解了哪些痛點？

遵守

對於許多組織，尤其是那些必須處理食品配送、製造和醫療保健等行業的複雜合規法規的組織而言，ECM 可以極大地幫助進行記錄管理。

通過使用 ECM，企業可以更輕鬆地保持合規性。 例如，在審計的情況下，使用 ECM 存儲您的業務數據意味著可以在需要時提供對信息的安全遠程訪問——大大加快了強制審計的成本，讓企業高枕無憂。

除此之外，您捕獲和存儲的數據的規則和適當的治理也使監管合規性在其他方面變得更加容易。

例如，不再需要手動刪除信息——可以建立自動控制，以便您的 ECM 在您繼續開展業務的同時負責您的數據合規性。

控制

正如控制對於合規性非常重要一樣，它在一般業務運營中也發揮著重要作用，而 ECM 可以在確保對信息的控制方面發揮重要作用。

如果沒有 ECM 和中央數據存儲庫，公司通常會擁有分散且無組織的數據。

這在實際意義上意味著什麼？

這可能意味著員工使用不同版本的業務關鍵文檔； 這可能意味著代表使用過時的銷售協議或訂單。

在 Nintex 的一項調查中，39% 的受訪者聲稱在他們的組織內觀察到一個損壞的文檔流程：

• 49% 的人表示他們無法輕鬆找到文件
• 43% 的人聲稱在共享文件和請求文件批准時遇到困難
• 33% 的人在文檔版本控制方面遇到問題

借助中央信息存儲庫和 ECM 來組織數據，記錄在案的工作流程可以向您顯示誰被發送了什麼； 誰簽署了一項政策，誰沒有簽署； 誰需要一份尚未發送給他們的文件——你懂的。

使用集中的數據系統和核心的 ECM 可以更有效地更新、分發和跟踪業務關鍵數據。

生產率

企業希望實施企業內容管理系統的主要原因之一完全取決於生產力。

公司經常認識到缺乏他們現有的文檔管理流程。

根據 AIIM 的調查，搜索和管理信息的總體平均時間為 45 分鐘，約佔工作日的 8%。

使用過時的數據管理方法，員工花費比他們應該做的基本任務更多的時間，例如查找文檔。

這不僅讓那些不得不浪費時間尋找他們應該可以從任何地方立即訪問的東西的工人感到沮喪，而且還會因為勞動力使用不當而花費企業資金。

採用 ECM 有助於減少這種浪費並提高整個業務運營的生產力。

IHS 聲稱，對於中型企業（100-999 名員工）來說，ECM 可以將每個用戶每月因無法找到文檔而產生的成本從大約 200 美元降低到 10 美元。

效率

當然，提高運營效率與為文檔工作流程運行更高效的流程密切相關。

當我們談論 ECM 系統的實施時，文檔工作流已接近議程的首位。

相關文章：數字文檔工作流程解釋

42% 的知識工作者承認，基於紙張的工作流程降低了他們的日常任務效率、成本和生產力。

企業內容管理是提高業務效率的非常有用的工具，尤其是因為它有助於打破數據孤島。

數據孤島是指組織內出現的單獨數據存儲庫——通常在使用未集成系統的部門之間——在效率方面是一個很大的瓶頸。

通過使用 ECM 統一所有部門的業務數據並在必要和有益的情況下提供公司範圍內的數據訪問權限，可以顯著緩解這一痛點。

廢紙

ECM 解決方案解決的一個更明顯的痛點是企業在紙張上的花費以及相關的環境問題。

無紙化帶來的環境效益是部署 ECM 的一個令人欽佩的理由，如果從業務角度來看不是完全令人信服的話。

然而，這是一個不可低估的方面。 大流行帶來的更有趣的發展之一是消費者開始更加重視客戶體驗——以至於它現在成為企業之間的關鍵競爭差異化因素； 甚至高於價格和質量。

考慮到這一點，追求 ECM 並減少對紙張的依賴以向客戶展示您對特定問題的立場實際上是有益的。 如果某個企業的客戶在很大程度上關心環保主義，那麼追求純數字化方法實際上可以作為公司的關鍵營銷工具。

根據 IBM 的數據，全球 81% 的消費者屬於兩個購物者群體之一：價值驅動型消費者 (41%) 想要物超所值，而目標驅動型消費者 (40%) 則尋求符合其價值觀的產品和服務。

當然，在紙張浪費方面，無論是客戶還是沒有客戶，企業都面臨著緊迫的擔憂——這只是公司的印刷量比以往任何時候都多，而這些基於紙張的成本正在為中小企業增加。

相關信息圖：您的企業需要多少紙張成本？

查看鏈接信息圖中的一些統計數據，了解平均 SMB 的紙張成本：

1. 員工的平均打印習慣使公司每年損失 725 美元
2. 員工平均每天打印 34 頁，其中 17% 未讀
3. 90% 的公司不跟踪他們的印刷成本
4. 使用猜測來確定其印刷成本的公司平均低估了 40%
5. IT 部門平均花費 15% 的時間來解決與打印相關的問題
6. 在過去的 20 年裡，美國的紙張消耗量從 9200 萬噸增加到 2.08 億噸，增長了 126%
7. 企業的平均紙張消耗量每年增長 22%，這意味著在不到三年半的時間裡，您的消耗量將翻倍

當你把它放在這種背景下時，很明顯印刷成本正在上升，並且如果它們還沒有的話，對於企業來說將變得不可持續。

正因為如此，投資 ECM 系統來緩解這個代價高昂的痛點是組織有效解決這種浪費和不必要支出的好方法。

企業內容管理適用於企業的哪些地方？

大多數企業為其組織內的特定業務流程部署 ECM。 讓我們看一下ECM的一些常見應用。

管理合同

如果您處理大量合同，您就會知道管理它們可能會很痛苦，而 ECM 解決方案確實可以幫助處理這些類型的工作流。

ECM 允許您確保合同在正確的時間由正確的人員審核，在輪到他們審核或編輯文檔時，使用自動化將合同交付給必要的利益相關者。

自動化人力資源

招聘和入職的所有階段都可以自動化，以創建比以前更加精簡的人力資源流程。

在線表格可用於捕獲應用程序，然後通過自動化工作流程將其發送給招聘經理。

相同的原則可以應用於人力資源的許多其他方面，例如政策和程序管理、I-9 合規性和災難準備（將信息保存在雲中而不是物理歸檔）等等。

自動化應付賬款和應收賬款

實施 ECM 可以顯著改善 AP 和 AR。

AP 和 AR 是組織內使用紙張最多的兩個流程。 發票和賬單的處理速度和效率將決定您在這些領域的運營效率。

借助 ECM，AP 和 AR 可以完全數字化，與傳統的紙質方法相比，捕獲、存儲、訪問和管理更加簡化。

外賣

• 企業內容管理解決方案將捕獲、讀取和索引信息； 賦予員工編輯或註釋的能力； 並提供全面的工作流程工具和自動化。
• ECM 有五個基本組成部分：捕獲、管理、存儲、保存和交付。
• 企業內容管理系統是一種解決方案，可幫助企業以滿足安全性和合規性要求的方式處理數據，從而實現卓越的風險管理。
• 其他好處包括審計功能、簡化訪問和減少信息、減少存儲、紙張和郵寄需求，從而最大限度地降低間接成本、優化安全性、減少長期支出

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