لماذا تعتبر إدارة محتوى المؤسسة ضرورية لعملك

يساعد حل إدارة محتوى المؤسسة الشركات على رقمنة المعلومات غير المهيكلة والتحكم فيها وأتمتة مثل قسائم التعبئة والفواتير والسير الذاتية والمستندات الضريبية ورسائل البريد الإلكتروني وملاحظات الاجتماعات.

سيقوم نظام ECM بالتقاط وقراءة وفهرسة المعلومات لزيادة قابليتها للفهم ؛ منح الموظفين القدرة على تحرير المعلومات أو التعليق عليها ؛ وتوفير أدوات سير عمل وأتمتة شاملة لضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأيدي الصحيحة في الوقت المناسب.

ضمن هذا النظام ، يمكن إنشاء المستندات وإدارتها ومعالجتها وأرشفتها بشكل آمن ووفقًا للوائح الامتثال.

88٪ من العاملين في المكاتب يقولون إنهم بحاجة إلى منصة بحث بيانات موحدة يمكن الاعتماد عليها تساعدهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل.

يمكن أن تكون متاحة لجميع الموظفين ، سواء كانوا متنقلين أو داخليًا ، ويتم تسجيل جميع عمليات الوصول إلى المستندات والتغييرات والحركات لتحسين التنظيم والطب الشرعي.

تتم إدارة جميع الاتصالات - بما في ذلك الاتصالات مع العملاء والموردين والمقاولين من الباطن - بذكاء ويمكن استرجاعها بسهولة لتحسين سير العمل والتحسين المستمر للعملية.

لماذا يعد حل إدارة محتوى المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية

تركز الشركات الحديثة أكثر من أي وقت مضى على العمليات الرقمية ونشر نوع التحول الرقمي الذي يدفع إلى النجاح.

إن هجمة التطورات التكنولوجية ، بما في ذلك التكنولوجيا السحابية وإمكانيات الأجهزة المحمولة والتعلم الآلي والأتمتة ، تحفز التغييرات وتخلق الفرص.

أشكال جديدة من المحتوى آخذة في الارتفاع مع إنشاء منصات الوسائط الاجتماعية والصوت والفيديو المزيد من البيانات غير المهيكلة للشركات للتعامل معها ، بالإضافة إلى تلال من البيانات التي يتعين على الشركات التعامل معها من العملاء وعمليات العمل.

بحلول عام 2020 ، ستصل الكمية العالمية من البيانات التي يتم إنشاؤها يوميًا إلى 44 تريليون غيغابايت وستكون معظم هذه البيانات غير منظمة

يوفر نظام إدارة محتوى المؤسسة حلاً يساعد الشركات على التعامل مع هذه التغييرات السريعة والغزيرة من خلال توفير طرق لتنظيم المعلومات بطريقة تعمل على تحسين الأداء وتقليل الخطأ.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تصاعد الاحتيال والهجمات الإلكترونية يعني أن إدارة البيانات والامتثال للوائح أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى.

تسمح وحدة التحكم الإلكترونية (ECM) بالإدارة الفعالة للبيانات - والأهم من ذلك - التكامل مع تحليلات الأعمال الحالية لحماية المعلومات من الضياع.

أخيرًا ، في سوق يتزايد فيه التنافس ، يجب على الشركات الاستفادة من قوة الإنتاجية للحفاظ على ميزتها.

أشار 81٪ من الموظفين إلى الحاجة إلى الوصول عبر الهاتف المحمول إلى مستندات الشركة

توفر وحدة التحكم في المحرك (ECM) طريقة آمنة ومنظمة منطقيًا لأرشفة المعلومات الهامة بحيث تكون متاحة لتبسيط سير العمل وزيادة الكفاءة مع بياناتك.

تقسيمها: ما هي إدارة محتوى المؤسسة؟

في أبسط صورها ، فإن ECMs (الحلول الحديثة عادةً ما تكون ECM قائمة على السحابة) هي أنظمة متعددة الوظائف تُستخدم لفهرسة المعلومات غير المهيكلة وتخزينها لأغراض العمل.

ومع ذلك ، هناك الكثير الذي يدخل في تركيبها ووظائفها وفوائدها التي يجب فهمها بوضوح من أجل تمييز القيمة الحقيقية التي يجلبونها للعمليات والإنتاجية والربحية في الأعمال التجارية.

مكونات حل إدارة محتوى المؤسسة

هناك خمسة مكونات أساسية لإدارة محتوى المؤسسة: الالتقاط والإدارة والتخزين والحفظ والتسليم.

يأسر

لالتقاط كل من المعلومات الرقمية والمطبوعة ، يجب أن تتمتع وحدة التحكم في المحرك بإمكانيات المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR).

قد يستخدم البعض تقنية التعرف على بصمات اليد (HCR) ، وهو شكل من أشكال التعرف الذكي على الأحرف (ICR) الذي يسمح بتفسير النص المطبوع يدويًا والتقاطه بسهولة.

يساعد ذلك في أتمتة مهام إدخال البيانات لتقليل الخطأ البشري والسماح بتتبع كميات كبيرة من البيانات.

إدارة

ستختلف أدوات الإدارة وفقًا لمتطلبات كل عمل. عادةً ما تشمل:

• الأدوات التي تسمح بالتعاون في المحتوى
• أدوات سير العمل لإدارة عمليات الأعمال
• أدوات إدارة الأرشفة والملفات لجعل الفهرسة والاحتفاظ والمسح أمرًا بسيطًا

يمكن أن تشمل الأدوات الأخرى إدارة محتوى الويب أو أدوات إدارة المستندات.

تخزين

هناك ثلاثة عناصر أساسية لحلول التخزين في حل إدارة محتوى المؤسسة:

أولاً؛ يوجد مستودع لجمع الملفات.

ثانيا؛ أداة مكتبة تلتقط الملفات التي مرت خلال تسلسل الالتقاط وإدارتها.

أخيراً؛ الأجهزة - مثل الخوادم والتخزين المستند إلى السحابة والأقراص الضوئية وغير ذلك - التي تحتفظ بالملفات والبرامج لاستردادها.

الحفظ

على عكس المستودع قصير المدى لمكون التخزين ، يوفر الحفظ تخزينًا طويل المدى أو أرشفة الملفات الهامة.

هناك العديد من خيارات الوسائط التي يمكن أن توفر أرشفة مناسبة ، ولكن من المهم التأكد من أن أنواع الوسائط متوافقة مع التقنيات المتطورة للاستخدام على المدى الطويل.

توصيل

لتتمكن من تحويل المحتوى إلى المستخدمين المناسبين في جميع أنحاء نظامك ، ستحتاج إلى برمجيات وسيطة تساعد في نقل المعلومات من تطبيق إلى آخر.

يمكن أن تشمل عملية التسليم توزيع الوسائط للوصول من قبل المستخدمين النهائيين من خلال مواقع الويب أو وسائل التواصل الاجتماعي أو الإنترانت أو حتى المستندات المطبوعة.

يعد الأمان أمرًا بالغ الأهمية في هذا الجزء من العملية بحيث يتم حظر عمليات التحرير والوصول غير المصرح بها حيث يتم نقل البيانات من مكان إلى آخر.

كيف تعمل ECM

تشتمل عملية ECM الأساسية على جميع مكونات ECM الخمسة التي تعمل جنبًا إلى جنب لتنظيم ونشر معلومات عملية الأعمال المهمة طوال دورة حياة البيانات. بالمختصر:

• يتم التقاط البيانات
• يتم نشر المعلومات داخليًا أو على موقع الشركة
• يتم أرشفة المعلومات بشكل تلقائي وآمن
• يتم حذف المعلومات القديمة أو القديمة أو غير المستخدمة بشكل دوري لتوفير مساحة

لبدء استخدام ECM ، تحدد الشركات عادةً كل نوع من أنواع المحتوى المستخدم داخل المنظمة وتعيينها لعملية تجارية وحتى لموظفين معينين.

بعد ذلك ، يستهدف برنامج ECM المحتوى المكرر لتقليل التكرار في التخزين ثم ينظم المعلومات في مستودع مركزي جنبًا إلى جنب مع البيانات الوصفية التي تسمح بالوصول إليها بسرعة وكفاءة من قبل الأشخاص الذين يحتاجون إليها.

يمكن لهؤلاء المستخدمين المعتمدين استخدام عمليات البحث عن النص الكامل لتحديد موقع المحتوى الضروري الذي يمكنهم بعد ذلك قراءته أو تحريره أو طباعته.

يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام الكلمات الرئيسية أو العبارات للبحث عن المستندات وتقليل وقت الاسترجاع وزيادة الإنتاجية.

تسمح هذه الأدوات البسيطة والفعالة للأقسام - أو الشركات بأكملها - بما يلي:

• تقليل الاعتماد على الورق
• تبسيط سير العمل
• تقليل المخاطر
• زيادة الإنتاجية
• تقديم خدمة عملاء استثنائية

يساعد الوصول السهل إلى المعلومات الهامة الشركات على اتخاذ قرارات أفضل ، وإكمال المشاريع بشكل أسرع ، والتعاون دون عناء لزيادة الكفاءة.

كيف تفيد ECM عملك

نظرًا لأن نظام إدارة محتوى المؤسسة يوفر نظامًا أساسيًا موحدًا لنشر البيانات وتخزينها وإدارتها ، فيمكنه مساعدة الشركات في التعامل مع البيانات بطريقة تلبي متطلبات الأمان والامتثال لإدارة المخاطر الاستثنائية.

تشمل المزايا الأخرى ما يلي:

• قدرات المراجعة بما في ذلك تسجيل الوصول / المغادرة ومراقبة سير العمل
• الوصول المبسط وتقليل الاختناقات في المعلومات من خلال التحكم في الإصدار
• تقليل احتياجات التخزين والورق والمراسلات لتقليل التكاليف العامة
• الأمن الأمثل
• انخفاض التكاليف - واحتمال الخطأ - من خلال أتمتة العمليات اليدوية
• تحسين خدمات العملاء من خلال الرؤية في الوقت الفعلي

يوفر وصول ECM إلى الأدوات المعقدة وظائف قوية لعمليات الأعمال.

على سبيل المثال ، يصبح استخراج البيانات أبسط وأكثر دقة من خلال استخدام الأدوات التي يوفرها نظام ECM والتي تسمح بتحديد المعلمات ونطاقات البحث لإجراء عمليات بحث أسرع وأكثر دقة.

من الآن فصاعدًا ، تستمر أنظمة ECM في التطور والتغيير لأنها تستهدف احتياجات الشركات التي تسعى إلى زيادة المرونة والتكامل والميزة التنافسية في عالم سريع التغير.

مع زيادة الوتيرة الرقمية ، تواصل ECM إضافة ميزات ودمج التقنيات المتطورة مثل التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي لزيادة الفعالية إلى أقصى حد.

وتجني الشركات - الكبيرة والصغيرة - فوائد هذه الأنظمة لتضع نفسها بقوة أكبر في السوق.

ما هي نقاط الألم التي تخففها ECM؟

امتثال

بالنسبة للعديد من المؤسسات ، لا سيما تلك التي يتعين عليها التعامل مع لوائح الامتثال المعقدة في صناعات مثل توزيع الأغذية والتصنيع والرعاية الصحية ، يمكن أن تساعد إدارة المحتوى في المؤسسة بشكل كبير في إدارة السجلات.

باستخدام ECM ، يكون من السهل جدًا على الشركات الحفاظ على الامتثال. في حالة التدقيق ، على سبيل المثال ، فإن استخدام ECM لتخزين بيانات عملك يعني أنه يمكن توفير وصول آمن عن بعد للمعلومات عند الحاجة - مما يسرع بشكل كبير من تكاليف عمليات التدقيق الإلزامية ويمنح الشركات راحة البال.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن القواعد والحوكمة السليمة للبيانات التي تلتقطها وتخزنها تجعل الامتثال التنظيمي أسهل كثيرًا بطرق أخرى أيضًا.

على سبيل المثال ، لم يعد من الضروري حذف المعلومات يدويًا - يمكن إنشاء عناصر تحكم تلقائية بحيث تهتم وحدة التحكم الإلكترونية (ECM) الخاصة بك بامتثال بياناتك بينما يمكنك متابعة عملك.

مراقبة

مثلما تعتبر السيطرة مهمة للغاية للامتثال ، فإنها تلعب أيضًا دورًا كبيرًا في العمليات التجارية العامة ، ويمكن أن تلعب إدارة المحتوى في المؤسسة دورًا كبيرًا في ضمان التحكم في المعلومات.

بدون ECM ومستودع بيانات مركزي ، من الشائع أن تمتلك الشركات بيانات لامركزية وغير منظمة.

ماذا يعني هذا من الناحية العملية؟

يمكن أن تعني الموظفين الذين يستخدمون إصدارات مختلفة من المستندات المهمة للأعمال ؛ يمكن أن يعني مندوبًا يستخدم اتفاقية مبيعات قديمة أو نموذج طلب.

في استطلاع أجرته شركة Nintex ، ادعى 39٪ من الأشخاص الذين تمت مقابلتهم أنهم لاحظوا عملية توثيق معطلة داخل مؤسستهم:

• قال 49٪ إنهم لا يستطيعون العثور على المستندات بسهولة
• ادعى 43٪ أنهم واجهوا صعوبات أثناء مشاركة المستندات وطلب الموافقة على المستند
• 33٪ واجهوا مشكلة في إصدار المستندات

من خلال مستودع معلومات مركزي و ECM لتنظيم البيانات ، يمكن أن توضح لك مهام سير العمل الموثقة من الذي يتم إرساله وماذا ؛ من قام بالتوقيع على سياسة ولم يفعل ذلك ؛ الذي يحتاج إلى مستند لم يتم إرساله إليهم - تحصل على الفكرة.

يمكن أن يتم تحديث وتوزيع وتتبع البيانات المهمة للأعمال بشكل أكثر فاعلية باستخدام نظام مركزي للبيانات و ECM في جوهره.

إنتاجية

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركات تتطلع إلى تنفيذ أنظمة إدارة محتوى المؤسسة هو مجرد الإنتاجية.

غالبًا ما تدرك الشركات أن عملياتها الحالية لإدارة المستندات غير متوفرة.

وفقًا لمسح AIIM ، يبلغ متوسط ​​الوقت الإجمالي الذي يقضيه البحث عن المعلومات وإدارتها 45 دقيقة ، أي حوالي 8 ٪ من يوم العمل.

مع الأساليب القديمة لإدارة البيانات ، يقضي الموظفون وقتًا أطول مما ينبغي عليهم القيام به في المهام الأساسية ، مثل البحث عن مستند.

لا يؤدي هذا فقط إلى إحباط العمال الذين يضطرون إلى إضاعة الوقت في البحث عن شيء يجب أن يكون لديهم إمكانية الوصول الفوري إليه من أي مكان ، ولكنه أيضًا يكلف أموال العمل في العمالة التي يتم استخدامها بشكل سيء.

يساعد اعتماد ECM في التخفيف من هذه الهدر وتحسين إنتاجية عمليات عملك ككل.

تدعي IHS أن ECM يمكنها تقليل التكاليف المتعلقة بعدم القدرة على العثور على المستندات لكل مستخدم شهريًا من حوالي 200 دولار إلى 10 دولارات للشركات متوسطة الحجم (100-999 موظفًا).

نجاعة

بالطبع ، يسير تحسين إنتاجية عملياتك جنبًا إلى جنب مع تشغيل عملية أكثر كفاءة لسير عمل المستندات.

عندما نتحدث عن تنفيذ أنظمة ECM ، يكون سير عمل المستندات قريبًا من أعلى جدول الأعمال.

الوظيفة ذات الصلة: شرح سير عمل المستند الرقمي

اعترف 42٪ من العاملين في مجال المعرفة بأن سير العمل الورقي يجعل مهامهم اليومية أقل كفاءة وأكثر تكلفة وأقل إنتاجية.

تعد إدارة محتوى المؤسسة أداة مفيدة للغاية في تحسين كفاءة الأعمال ، لأسباب ليس أقلها أنها تساعد في تفكيك صوامع البيانات.

صوامع البيانات ، التي تشير إلى مستودعات البيانات المنفصلة التي تنشأ داخل المؤسسة - غالبًا بين الأقسام التي تستخدم أنظمة غير متكاملة - تمثل عقبة كبيرة عندما يتعلق الأمر بالكفاءة.

يمكن التخفيف من نقطة الألم هذه بشكل كبير من خلال توحيد بيانات الأعمال عبر جميع الأقسام باستخدام ECM وتوفير وصول على مستوى الشركة إلى البيانات عند الضرورة والمفيدة.

نفايات الورق

واحدة من أكثر النقاط المؤلمة الواضحة التي يحلها حل ECM هي المبلغ الذي تنفقه الشركات على الورق ، بالإضافة إلى المخاوف البيئية المرتبطة بها.

تعد الفوائد البيئية المترتبة على عدم استخدام الورق سببًا مثيرًا للإعجاب ، إن لم يكن مقنعًا تمامًا من منظور الأعمال التجارية ، وهو سبب لنشر ECM.

ومع ذلك ، فهو جانب لا ينبغي الاستهانة به. كان أحد التطورات الأكثر إثارة للاهتمام التي خرجت من الوباء هو التركيز المتزايد الذي بدأه المستهلكون في التركيز على تجربة العملاء - لدرجة أنها أصبحت الآن العامل التنافسي الرئيسي بين الشركات ؛ حتى وضع أعلى من السعر والجودة.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، من المفيد في الواقع متابعة إدارة المحتوى في المؤسسة وتقليل الاعتماد على الورق لإثبات موقفك للعملاء بشأن مشكلات معينة. إذا كان العملاء في شركة معينة يهتمون بالبيئة بدرجة كبيرة ، فإن اتباع نهج رقمي فقط يمكن أن يعمل في الواقع كأداة تسويقية رئيسية للشركة.

وفقًا لشركة IBM ، ينتمي 81٪ من المستهلكين في جميع أنحاء العالم إلى واحدة من شريحتين من فئات المتسوقين: المستهلكون المدفوعون بالقيمة (41٪) الذين يريدون قيمة جيدة ومستهلكين مدفوعي الغرض (40٪) يبحثون عن منتجات وخدمات تتماشى مع قيمهم.

بالطبع ، عندما يتعلق الأمر بالنفايات الورقية ، هناك مخاوف ملحة للشركات أو العملاء أو لا يوجد عميل - وهذا ببساطة هو أن الشركات تطبع أكثر من أي وقت مضى ، وهذه التكاليف الورقية تتراكم للشركات الصغيرة والمتوسطة.

معلومات رسومية ذات صلة: كم يكلف الورق عملك؟

ألقِ نظرة على بعض هذه الإحصائيات من مخطط المعلومات المرتبط لمعرفة مقدار الورق الذي يكلف متوسط ​​SMB:

1. عادات طباعة الموظف العادي تكلف الشركات 725 دولارًا سنويًا
2. يقوم الموظفون في المتوسط ​​بطباعة 34 صفحة من اليوم ، 17٪ منها ستصبح غير مقروءة
3. 90٪ من الشركات لا تتعقب تكاليف الطباعة
4. الشركات التي تستخدم التخمين لتحديد تكاليف الطباعة في المتوسط ​​تقلل من تقديرها بنسبة 40٪
5. تقضي أقسام تكنولوجيا المعلومات في المتوسط ​​15٪ من وقتها في إصلاح المشكلات المتعلقة بالطباعة
6. على مدار العشرين عامًا الماضية ، ارتفع استهلاك الورق في الولايات المتحدة من 92 مليون طن إلى 208 مليون - بزيادة قدرها 126٪
7. ينمو متوسط ​​استهلاك الأعمال الورقي بنسبة 22٪ كل عام ، مما يعني أنه في أقل من ثلاث سنوات ونصف ، سيكون استهلاكك قد تضاعف

عندما تضعها في هذا السياق ، فمن الواضح أن تكاليف الطباعة آخذة في الارتفاع وستصبح - إذا لم تكن كذلك بالفعل - غير مستدامة للشركات.

ولهذا السبب ، فإن الاستثمار في نظام ECM للتخفيف من نقطة الألم المكلفة هذه طريقة جيدة للمؤسسة للتعامل بفعالية مع هذا الهدر والإنفاق غير الضروري.

أين يتم تطبيق إدارة محتوى المؤسسة في الأعمال التجارية؟

تقوم معظم الشركات بنشر ECM لعمليات تجارية محددة داخل مؤسستهم. دعنا نلقي نظرة على بعض التطبيقات الشائعة لـ ECM.

إدارة العقود

إذا كنت تتعامل مع الكثير من العقود ، فأنت تعلم أن إدارتها يمكن أن يكون بمثابة ألم ، ويمكن أن يساعد حل ECM حقًا في هذه الأنواع من سير العمل.

تتيح لك ECM التأكد من مراجعة العقود من قبل الأشخاص المناسبين في الأوقات المناسبة ، وذلك باستخدام الأتمتة لتسليم العقود لأصحاب المصلحة الضروريين عندما يحين دورهم لمراجعة المستند أو تحريره.

أتمتة الموارد البشرية

يمكن أتمتة جميع مراحل التوظيف والإعداد لإنشاء عملية موارد بشرية أكثر بساطة من ذي قبل.

يمكن استخدام النماذج عبر الإنترنت لالتقاط التطبيقات ، والتي يتم إرسالها بعد ذلك إلى مديري التوظيف من خلال سير عمل آلي.

يمكن تطبيق نفس المبدأ على العديد من جوانب الموارد البشرية الأخرى ، مثل إدارة السياسات والإجراءات ، والامتثال I-9 ، والاستعداد للكوارث (الحفاظ على المعلومات محمية في السحابة بدلاً من حفظها فعليًا) على سبيل المثال لا الحصر.

أتمتة الذمم الدائنة والمدينة

يمكن تحسين AP و AR بشكل كبير من خلال تنفيذ ECM.

AP و AR هما من أكثر العمليات التي تتطلب استخدام الورق داخل المنظمات. ستحدد مدى سرعة وفعالية معالجة الفواتير والفواتير مدى كفاءة عملياتك في هذه المجالات.

باستخدام ECM ، يمكن رقمنة AP و AR بشكل كامل ، مع الالتقاط والتخزين والوصول والإدارة بشكل أكثر بساطة من الأساليب الورقية التقليدية.

الوجبات الجاهزة

• سيقوم حل إدارة محتوى المؤسسة بالتقاط المعلومات وقراءتها وفهرستها ؛ منح الموظفين القدرة على التعديل أو التعليق التوضيحي ؛ وتوفير أدوات وأتمتة سير عمل شاملة.
• هناك خمسة مكونات أساسية لـ ECM: الالتقاط والإدارة والتخزين والحفظ والتسليم.
• يعد نظام إدارة محتوى المؤسسة حلاً يساعد الشركات على التعامل مع البيانات بطريقة تلبي متطلبات الأمان والامتثال لإدارة المخاطر الاستثنائية.
• تشمل المزايا الأخرى قدرات التدقيق والوصول المبسط والمعلومات المخفضة وتقليل التخزين والورق والاحتياجات البريدية لتقليل التكاليف العامة والأمان الأمثل وتقليل النفقات طويلة الأجل

إدارة محتوى المؤسسة للشركات الصغيرة: توفر الشركات المتوسطة الحجم الأدوات والخبرات للمساعدة في توجيه التحول ، سواء كان تنفيذ خدمات سحابية أو مجموعة من التقنيات الجديدة. لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لأنظمة إدارة الطباعة والمستندات مساعدتك ، قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني " The Keys to Efficient Workflows". إذا كنت بحاجة إلى استشارات إدارة محتوى المؤسسة ، فاتصل بأحد خبراء Impact ويمكننا مساعدتك.