Che cos'è un periodo di paga e come scegliere quello giusto

Tra le molte decisioni che dovrai considerare attentamente come imprenditore, capire quale periodo di paga meglio serve alla tua azienda dovrebbe avere la massima priorità. Sebbene possa essere allettante sceglierne uno e andare avanti, ci sono molti fattori cruciali da considerare prima di impegnarti.

Come regola generale, ti consigliamo di assicurarti che i dipendenti siano sufficientemente retribuiti per motivi di equità, ma anche per motivi di produttività. Per farlo con attenzione, esaminiamo le basi (che cos'è un periodo di paga) e altri fattori di impatto di cui non si parla abbastanza.

Tra lo stipendio e la retribuzione oraria, abbiamo inserito tutte le opzioni qui oltre a informazioni aggiuntive su come operano e cosa significa per il tuo libro paga.

Che cos'è un periodo di paga?

La definizione del periodo di paga è il periodo di tempo in cui i dipendenti vengono pagati per il lavoro completato. L'ora esatta in cui decidi di pagare i tuoi dipendenti è fondamentale in quanto determina la busta paga che il tuo dipendente riceve. Il periodo di retribuzione di solito non cambia e quindi i dipendenti vengono pagati su base settimanale, bisettimanale, semestrale o mensile.

Tuttavia, è importante verificare di rispettare il Fair Labor Standards Act (FLSA) per le regole esatte. Inoltre, eventuali pause pranzo o ferie a cui hanno diritto. Tutti gli stipendi dei dipendenti devono essere almeno salari minimi o superiori. Ecco le diverse opzioni di pagamento:

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I 4 periodi di paga comune

Settimanalmente:

Potresti chiedere, quanti periodi di paga in un anno? Quanti periodi di paga nel 2021? Un periodo di paga settimanale è composto da 52 buste paga. Anche se si chiama periodo di paga settimanale, scegli il giorno della settimana in cui inizia. Questo è molto vantaggioso come azienda perché puoi basarti su quando i clienti ti pagano. Se i tuoi clienti più grandi ti pagano venerdì, puoi pagare il tuo personale sabato.

I periodi di paga settimanale sono adatti alla maggior parte delle aziende che pagano il proprio personale a ore. I dipendenti consegnano i loro fogli presenze, compresi eventuali straordinari, all'assistente per le buste paga, ed è dopo essere stati esaminati che ricevono la busta paga. Spesso i pagamenti possono essere posticipati, il che significa che i lavoratori consegnano il loro foglio presenze e vengono pagati una settimana dopo.

Vantaggi del pagamento settimanale:

• I dipendenti che vivono da stipendio a stipendio possono ricevere i soldi più velocemente per pagare le bollette in sospeso
• I dipendenti che hanno completato gli straordinari sanno che i loro soldi arriveranno presto
• La direzione ha la capacità di elaborare facilmente le buste paga perché è solo per pochi giorni alla volta
• Fornisce un incentivo a lavorare di più che potrebbe portare a una maggiore produttività
• I dipendenti ne traggono vantaggio in quanto hanno un flusso di cassa costante

Svantaggi del pagamento settimanale:

• Se stai esternalizzando il tuo libro paga può essere piuttosto costoso in quanto paghi per transazione
• Spesso significa che si finisce per pagare di più poiché ci sono più buste paga all'anno
• Richiede molto tempo e potrebbe creare errori fiscali poiché è difficile da mantenere

Bisettimanale:

Un'altra domanda che hai in mente è quanti periodi di paga bisettimanale ci sono in un anno? Inoltre, quanti periodi di paga nel 2021? Un libro paga bisettimanale è composto da 26 periodi di paga o 27 in un anno e si verifica a settimane alterne.

I pagamenti bisettimanali possono essere sia per i dipendenti stipendiati che per quelli orari. Quando i datori di lavoro si chiedono quante buste paga in un anno? Il bisettimanale potrebbe risparmiare tempo poiché il libro paga è due volte al mese. I pagamenti bisettimanali possono rendere le tasse più facili da elaborare e quindi si verificano meno errori.

Vantaggi del pagamento bisettimanale:

• I dipendenti vengono pagati più spesso
• Meglio degli stipendi settimanali poiché i dipendenti potrebbero non avere il tempo di incassarli su base settimanale
• Conveniente poiché paghi a settimane alterne. Questo è vero soprattutto se utilizzi un fornitore in outsourcing poiché lo paghi solo quando necessario

Svantaggi del pagamento bisettimanale:

• Questo risulta più costoso in quanto i dipendenti ricevono più stipendi rispetto a quelli semestrali

Semestrale:

La tua prossima domanda è quindi quanti periodi di paga in un anno? Semestrale è due volte al mese sempre nella stessa data. Questo tipo di pagamento è solitamente per il lavoratore dipendente. Quante buste paga in un anno? Ricevono 24 buste paga nel corso dell'anno.

Pro dei pagamenti semestrali:

• I dipendenti conoscono le date esatte in cui dovrebbero essere pagati.
• Ti aiuta a gestire il tuo flusso di cassa

Contro dei pagamenti semestrali:

• I dipendenti delle buste paga devono essere sicuri di aver contato correttamente tutti i giorni poiché anche se sono alla stessa data ogni mese, la quantità di tempo trascorso dallo stipendio precedente potrebbe essere diversa
• Difficile per i dipendenti a ore se hanno fatto gli straordinari, devono presentare entro una certa data o devono aspettare fino alla prossima busta paga
• I nuovi dipendenti potrebbero dover aspettare il primo stipendio

Mensile:

Se ti stai chiedendo quante buste paga in un anno per gli stipendi mensili? I periodi di paga mensile sono molto comuni per i dipendenti stipendiati. Quante buste paga in un anno? Il lavoratore riceve 12 pagamenti durante l'anno.

Pro dei pagamenti mensili:

• Ottimo per la fatturazione dei dipendenti poiché ricevono pagamenti mensili
• Questa è la quantità minima di lavoro in quanto la busta paga viene calcolata una volta al mese

Contro delle rate mensili:

• I dipendenti non sono sempre contenti di questo accordo in quanto devono aspettare per essere pagati
• I nuovi dipendenti devono aspettare la prima busta paga

7 cose da considerare quando si scelgono i periodi di pagamento

1. Retribuzione lorda

La retribuzione lorda viene spesso confusa con la retribuzione netta. La retribuzione lorda è l'importo totale dovuto a ciascun dipendente prima dell'entrata in vigore delle detrazioni obbligatorie (tasse federali) e volontarie (assicurazione e pensionamento). L'importo totale dopo le detrazioni è chiamato stipendio netto .

La retribuzione netta è il numero a cui i dipendenti tengono di più perché è il totale reale che verrà messo sul loro conto bancario. Tuttavia, da parte tua, la cosa più importante su cui concentrarti è la retribuzione lorda perché gli importi della detrazione (dalla retribuzione lorda) oscilleranno in base alla frequenza del periodo di paga.

2. Anni bisestili

Quando viene aggiunto un giorno per stare al passo con la rotazione naturale della Terra, questo è quello che viene chiamato un anno bisestile. Ti starai chiedendo cosa c'entra l'astronomia con i periodi di paga? Bene, se passi per un periodo di paga settimanale o bisettimanale, questo giorno aggiuntivo comporterà un pagamento in eccesso. Questo è qualcosa per cui puoi solo prepararti e adattarti di conseguenza.

3. Precisione nel monitoraggio delle presenze e nelle buste paga

Quando paghi i tuoi dipendenti con una paga oraria, ogni ora, minuto e secondo conta per il tuo libro paga finale. Questo può essere noioso da tenere traccia, ma per evitare di pagare in eccesso o sottopagare è tua responsabilità mantenere l'accuratezza.

Il modo migliore per farlo è implementare un orologio automatico che segnerà le presenze (entrate, uscite, pause e straordinari) per te. Un sistema software come questo è spesso accoppiato con un servizio di buste paga che renderà tutto, dalla presenza alla busta paga, assolutamente senza soluzione di continuità.

A seconda del periodo di pagamento scelto, servizi come questi possono mantenere le tue finanze tempestive e accurate.

4. Diritti del lavoro dei dipendenti

I dipendenti hanno più controllo sui periodi di paga di quanto si possa pensare. Alcune leggi statali sul lavoro trasferiscono i diritti ai dipendenti di decidere quale periodo di paga funziona meglio per loro. Se sai che questo è vero per il tuo stato, parla con i tuoi dipendenti e vedi se riesci a trovare una felice via di mezzo.

Sappi che più frequenti sono i tuoi periodi di paga, più il personale ti costerà. Quindi, se riesci a capire cosa renderà felici te e i tuoi dipendenti, sarebbe meglio!

5. Flusso di cassa

A seconda del tuo settore e della composizione della tua attività, il flusso di cassa sarà diverso. Sapere quando il flusso di cassa raggiungerà i suoi massimi e minimi è estremamente importante per prepararsi. Sorgerebbero molti problemi se non potessi pagare i tuoi dipendenti in tempo, a causa della mancanza di flusso di cassa.

Detto questo, fai alcune ricerche e calcoli per prevedere quale sarà il tuo flusso di cassa e vai da lì.

6. Benefici per i dipendenti

I benefici per i dipendenti sono un vantaggio per te tanto quanto lo sono per i tuoi dipendenti. Offrire opzioni come l'assicurazione sulla vita e la pensione migliora la vita dei tuoi dipendenti, ma rende anche i dipendenti più inclini a voler lavorare per te.

Sebbene questo sia un enorme vantaggio, i vantaggi per i dipendenti possono avere un costo. Tuttavia, a seconda del periodo di paga scelto, potresti essere in grado di rendere deducibili dalle tasse alcuni benefici per i dipendenti. Trovare quale periodo di retribuzione supporta un percorso più conveniente per te senza ridurre i benefici dovrebbe essere il tuo obiettivo.

7. Leggi sul lavoro dei dipendenti (federali e statali)

Alla fine della giornata, vorrai rispettare la legge. Quando scegli il tuo periodo di paga, assicurati che sia conforme alle leggi statali e federali. Le leggi federali sul lavoro sono dettate dal Fair Labor Standards Act, che include il salario minimo e gli straordinari. Questo è estremamente importante da seguire e rimanere al passo con i tempi. Oltre a ciò, le leggi statali sul lavoro stabiliranno regole e regolamenti specifici per il settore in cui ti classifichi.

Quando si tratta di contare effettivamente gli straordinari e le pause, utilizza un sistema software di gestione dei dipendenti in grado di registrare automaticamente le ore di lavoro dei dipendenti per te!

Scegliere il miglior periodo di paga per le aziende

Quando si sceglie il periodo di pagamento corretto per la propria attività, ci sono alcuni fattori da considerare.

Innanzitutto, dovrai stimare quante persone prevedi di assumere. Anche il passo successivo è piuttosto semplice. Scegli se è meglio una paga oraria o dare uno stipendio fisso. Se opti per il lavoro orario, una busta paga settimanale o bisettimanale potrebbe essere la cosa migliore per te. Considerando che quando si assumono dipendenti stipendiati, uno stipendio semestrale o mensile sarebbe più adatto.

Quando prendi questa decisione, sarebbe saggio mettere i tuoi dipendenti al primo posto, poiché ciò aumenta la probabilità che rimangano più a lungo e potrebbe aumentare notevolmente il morale. Ciò significa che dovresti anche riflettere sul tipo di dipendente che stai cercando di assumere. Se il dipendente non può permettersi di passare dalla busta paga alla busta paga, optare per un periodo di paga settimanale o bisettimanale è una buona opzione.

Il flusso di cassa è un altro fattore determinante per il periodo di pagamento scelto. Se sei una piccola impresa, pensa a quanto spesso il denaro entra nel business. Se hai ordini permanenti, assicurati di conoscere le date che pagheranno quei clienti. Una volta che conosci le date e gli importi, puoi capire quale periodo di paga è più adatto sia a te che al tuo personale.

Alcuni stati potrebbero aver stabilito regole per la tua attività e/o settore. Quindi, prima di scolpire qualcosa nella pietra, è meglio verificare con il tuo commercialista per assicurarti che il periodo di paga che hai scelto sia conforme alle leggi che si applicano a te.

La linea di fondo sull'impostazione di un periodo di pagamento

Una volta che hai deciso il sistema di buste paga più adatto alla tua attività, sei pronto per partire. Ricorda che il pagamento è una parte cruciale di qualsiasi lavoro e, anche se il tuo dipendente ama quello che fa, a tutti piace ricevere denaro. Pagare i dipendenti in tempo e secondo la legge è ciò che creerà un ambiente di lavoro felice.

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