I 8 migliori suggerimenti per le fatture fotografiche con il modello di fattura fotografica

La fotografia è una professione straordinaria per chiunque possa immergersi nell'arte di catturare grandi momenti di persone ed elementi naturali. La fotografia potrebbe diventare un interesse appassionato, per tutta la vita e forse anche un'ossessione per molti di noi. Al di là di un semplice hobby, è una professione consolidata che abbraccia diverse categorie di fotografia. Secondo una recente ricerca di mercato condotta da IBISWorld, il solo settore fotografico degli Stati Uniti genera un fatturato di quasi 10 miliardi di dollari fornendo lavoro a più di 200.000 persone attraverso più di 180.000 aziende.

Tuttavia, molti fotografi ritengono che la gestione delle proprie finanze non sia così interessante come il loro lavoro professionale. Tuttavia, non si può sottovalutare la sua importanza: è il modo in cui vieni pagato, ed è anche una parte essenziale della comunicazione con il tuo cliente. Una corretta fatturazione ha un impatto sui profitti e sulla crescita del business.

Pertanto, la fatturazione è un'arte che tutti i fotografi dovrebbero padroneggiare. In questo articolo, discutiamo i metodi di fatturazione da utilizzare nelle fatture fotografiche, quindi esploriamo 8 suggerimenti importanti che un fotografo dovrebbe seguire quando fattura a un cliente.

Metodi di fatturazione utilizzati nelle fatture fotografiche

Esistono tre metodi di fatturazione ampiamente utilizzati nel settore della fotografia:

1. Metodo tempo più costo

Qui fatturate al vostro cliente in base al tempo impiegato per completare il progetto e aggiungete anche tutti i costi diretti sostenuti durante il progetto. Alcuni esempi di costi diretti sono: noleggio di attrezzature (che non sono di tua proprietà), gestione di subappalti come l'assunzione di truccatori, coloristi, modelli, spese di viaggio e spese sostenute per il parcheggio e la sistemazione in hotel.

Commissione di ricarico nelle fatture per fotografie tempo più costo

Come pratica comune, i fotografi addebitano una commissione di markup in aggiunta ai costi diretti. Questo viene fatto per coprire il tempo e lo sforzo necessari per organizzare servizi e altri beni che rappresentano un costo diretto per la tua attività e anche per pagare i costi contabili. Se hai inviato un'e-mail a un ritoccatore e l'intero processo ha richiesto 10 minuti, la commissione di markup in aggiunta al costo totale del ritoccatore dovrebbe coprire quei 10 minuti.

In genere, i fotografi addebitano un ricarico dal 15% al ​​30%, ma gli esperti del settore consigliano ai fotografi di utilizzare un tasso di ricarico medio che copra tutto il tempo e lo sforzo che dedichi a tutti i costi diretti di un progetto.

2. Metodo della somma forfettaria

Quando decidi un prezzo unico per un compito specifico o una serie di compiti, lo chiami somma forfettaria. Questo prezzo può includere anche i costi diretti di un fotografo.

Quello che i fotografi devono capire qui è che non devono fatturare un intero progetto per un gigantesco prezzo forfettario. In una fattura, dettaglia correttamente il tuo lavoro e assegna pagamenti forfettari individuali a ciascuna attività.

Ricorda anche questo bocconcino: se fatturerai un cliente utilizzando il metodo dell'importo forfettario e improvvisamente lo scopo del lavoro varia dal piano originale, puoi addebitare il lavoro extra con l'aiuto del metodo del tempo più i costi. Questi costi aggiuntivi saranno utili se hai citato una tariffa oraria elevata.

3. Limite sconvolto

Utilizzando questo metodo, un fotografo può fatturare a un cliente in base al metodo di tempo più costo, ma fino a un limite di somma forfettaria predefinito. Ad esempio, se un fotografo addebita $ 200 all'ora e il limite di turbativa è fissato per un massimo di cinque ore, può addebitare solo $ 1000 anche se impiega ben sette ore per completare le riprese.

Gli 8 migliori consigli per una migliore fatturazione delle fotografie

Tutti questi dettagli portano a una domanda importante: quali sono i migliori consigli per la fatturazione per i fotografi? Abbiamo 8 passaggi importanti che ogni fotografo dovrebbe seguire quando si tratta di fatturare il tuo cliente:

1. Includere tutte le informazioni rilevanti nella fattura della fotografia

A nessun fotografo piace quando i loro pagamenti vengono ritardati. Il motivo principale per cui ciò accade è l'invio di dati incompleti al tuo cliente. Quando includi dettagli errati nella fattura, i clienti si confondono. Ciò potrebbe comportare il rifiuto della fattura da parte del cliente.

Assicurati di includere tutti i dettagli necessari in una fattura. Una fattura dettagliata eviterà disaccordi tra te e il tuo cliente e farà sentire loro come se i loro soldi fossero ben spesi.

2. Utilizzare un modello di fattura fotografica standard

Un modello di fattura adeguato semplificherà le tue fatture e, soprattutto, gli darà un aspetto professionale. Se hai difficoltà a trovare un modello di fattura adeguato, dai un'occhiata al nostro Generatore di fatture gratuito: questo strumento gratuito ha tutti gli elementi importanti chiaramente contrassegnati con spiegazioni dettagliate e puoi facilmente generare un elegante PDF che verrà inviato via email a tu subito.

3. Optare per un servizio di fatturazione online

Un software di fatturazione online per fotografi ti fornirà il livello di efficienza necessario per generare fatture e tenere traccia di tutte le tue informazioni finanziarie. Riduce i costi, fa risparmiare tempo e ti aiuta a essere ben organizzato. Hiveage è un'ottima piattaforma per i fotografi, poiché ti consentirà di inviare fatture e preventivi, accettare pagamenti online e ottenere rapporti dettagliati da un'unica piattaforma facile da usare.

4. Mantieni la fattura della tua fotografia professionale

Come fotografo, conosci molto bene i tuoi clienti. Eri responsabile di capire esattamente cosa volevano; sei stato tu a fare le domande giuste e ad ascoltare attentamente le loro risposte. Attraverso questo processo probabilmente avete avuto modo di conoscervi al di là dell'ambito di un puro rapporto d'affari.

Tuttavia, ciò non significa che stai chiedendo a un amico di darti dei soldi quando invii una fattura. La fatturazione è strettamente commerciale. Non stai facendo altro che richiedere il pagamento per i servizi resi e personalizzarlo in qualsiasi modo è dannoso per gli affari. Anche se sei in grado di sapere che il tuo cliente ha superato il suo budget, non puoi lasciare che ciò influisca quando gli fatturerai l'importo richiesto o quando invii un promemoria di follow-up.

5. Agire prontamente

Dopo che un progetto è stato completato (o prima di iniziare qualsiasi lavoro, a seconda del modo in cui gestisci la tua attività), non ritardare l'invio della fattura. Fallo immediatamente. Una fattura ritardata ritarderà solo il pagamento. Darà anche l'immagine che sei disorganizzato e i tuoi clienti potrebbero cercare di trarne vantaggio.

6. Crea un accordo

Non è necessario rimanere a lungo nel mondo degli affari per rendersi conto che alcuni clienti sono piuttosto negligenti nel pagare le fatture e altri ancora scompariranno senza pagare affatto. Per quanto frustrante sia, fa semplicemente parte della realtà del fare affari.

Ma c'è una cosa che puoi fare per aiutare te stesso: metterlo per iscritto. Prima di accettare il lavoro, consegna al potenziale cliente una lettera di accordo che indichi chiaramente le tue condizioni. Non dovrebbe esserci nulla di ambiguo o difficile da capire sulle tue aspettative per il pagamento e il cliente dovrebbe firmarlo prima di iniziare il lavoro.

7. Tieni traccia di tutte le tue spese

Il monitoraggio delle spese è considerato un passaggio fondamentale nella tenuta dei registri aziendali. Dal cheeseburger che hai mangiato alla corsa in taxi che hai fatto per incontrare il tuo cliente, è estremamente importante tenere traccia di queste spese. Alla fine della giornata, rifletterà sulla crescita della tua attività e ti assisterà nella creazione di rendiconti finanziari e nella preparazione delle dichiarazioni dei redditi.

Come fotografo, dovresti stabilire un sistema per organizzare le ricevute e altri documenti importanti fin dall'inizio. Questo potrebbe essere fatto utilizzando un FiloFax della vecchia scuola. Se vuoi essere più moderno e sistematico, usa uno strumento di fatturazione come Hiveage che ti consente di tenere traccia di tutte le tue spese con molta facilità.

8. Conosci le tue tasse

Potresti trovare le tasse molto confuse, ma ottenere informazioni corrette e registrarle è importante quanto selezionare l'attrezzatura adeguata per il tuo prossimo servizio fotografico.

Negli Stati Uniti, esistono tre tipi principali di imposte: l'imposta federale sul reddito, l'imposta statale sul reddito e l'imposta statale sulle vendite. L'imposta federale sul reddito e l'imposta sul reddito statale sono sul tuo reddito. Tuttavia, l'imposta sul reddito statale è richiesta solo in alcuni stati. È tua responsabilità effettuare le tue ritenute d'acconto e richiedere annualmente, anche se si suggerisce di pagare le tasse stimate trimestralmente per evitare lo stress di una grossa fattura al momento delle tasse.

Secondo The Modern Tog, le riscossioni dell'imposta sulle vendite sono richieste in alcuni stati sulle commissioni di sessione e obbligatorie in tutti gli stati per i prodotti venduti. Questa tassa dovrebbe essere aggiunta ai tuoi prezzi per essere pagata dai tuoi clienti. Anche se non hai clienti per un periodo imponibile, devi presentare una dichiarazione dei redditi e inserire zero o ti può essere addebitata una commissione. A seconda dell'area in cui risiede la tua attività, potrebbe essere necessario riscuotere anche le tasse locali sulle vendite. Ulteriori informazioni fiscali sono disponibili in questo articolo. Se non sei negli Stati Uniti, consulta il tuo commercialista per vedere se ci sono tasse simili da riscuotere nel tuo paese.

Questo articolo qui ti aiuterà anche a comprendere l'importanza di una verifica fiscale per i fotografi e le diverse leggi fiscali.

Conclusione

La fotografia richiede tempo, coerenza e impegno costante. Ciò potrebbe far sì che i fotografi professionisti e freelance perdano la corretta fatturazione ai propri clienti. Molti penserebbero che si tratta solo di un altro documento con alcuni numeri, ma la realtà è che la fatturazione ha un impatto importante sul successo della tua attività e sul tuo margine di profitto.

Le fatture ti aiutano a essere pagato in tempo, a monitorare i tuoi guadagni e la professionalità del progetto. Per padroneggiare la fatturazione, i fotografi dovrebbero:

1. Prepara fatture dettagliate con tutte le informazioni pertinenti
2. Utilizzare un modello di fattura appropriato
3. Ottieni l'assistenza di un software di fatturazione online per i fotografi
4. Mantieni la professionalità
5. Accelera il processo di fatturazione dopo aver completato un progetto
6. Spiega chiaramente i tuoi termini in un accordo
7. Tieni traccia di tutte le tue spese
8. Conosci le tasse

Fatturi i tuoi clienti? Hai altri suggerimenti che renderanno la fatturazione un'esperienza piacevole per i fotografi? Facci sapere i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto!

Nota speciale

Hiveage ha contattato diversi esperti di fotografia con sede fuori dalla California per raccogliere i loro cervelli e completare questo articolo. Cogliamo questo momento per ringraziare Anna Johnson di Blessed Wedding Photography, De'Andre e Kristina di Dee and Kris Photography e Rob Andrew di Rob Andrew Photography per il feedback che hanno dato in mezzo ai loro impegni.

E un ringraziamento molto speciale a Udi Tirosh , Editor e Chief Photography Hacker del rinomato blog di fotografia DIY Photography, per aver condiviso suggerimenti professionali sulla fotografia.