8 лучших советов по составлению счетов за фотографии с использованием шаблона счета за фотографии

Фотография — удивительная профессия для всех, кто может погрузиться в искусство запечатления великих моментов людей и природных элементов. Фотография может стать страстным интересом на всю жизнь и, возможно, даже навязчивой идеей для многих из нас. Помимо хобби, это хорошо зарекомендовавшая себя профессия, которая охватывает несколько категорий фотографии. Согласно недавнему исследованию рынка, проведенному IBISWorld, одна только индустрия фотографии в США приносит доход почти в 10 миллиардов долларов, обеспечивая работой более 200 000 человек через более чем 180 000 предприятий.

Однако многие фотографы считают, что управление своими финансами не так интересно, как их профессиональная работа. Однако нельзя недооценивать его важность: это то, как вам платят, и это также неотъемлемая часть вашего общения с клиентами. Правильное выставление счетов влияет на вашу прибыль, а также на рост бизнеса.

Поэтому выставление счетов — это искусство, которым должны овладеть все фотографы. В этой статье мы обсудим методы выставления счетов, которые вы должны использовать в счетах за фотографии, а затем рассмотрим 8 важных советов, которым должен следовать фотограф при выставлении счета клиенту.

Методы выставления счетов, используемые в счетах за фотографии

В индустрии фотографии широко используются три метода выставления счетов:

1. Метод «время плюс стоимость»

Здесь вы выставляете счет своему клиенту на основе времени, затраченного на выполнение проекта, а также добавляете все прямые затраты, понесенные в ходе проекта. Вот некоторые примеры прямых затрат: аренда оборудования (которое вам не принадлежит), управление субподрядами, такими как наем визажистов, колористов, моделей, транспортные расходы и расходы на парковку и проживание в гостинице.

Плата за надбавку в счетах-фактурах на фотосъемку «время плюс стоимость»

Как правило, фотографы взимают плату за наценку сверх прямых затрат. Это делается для того, чтобы покрыть время и усилия, необходимые для организации услуг и других товаров, которые являются прямыми затратами для вашего бизнеса, а также для оплаты бухгалтерских расходов. Если вы отправили письмо ретушёру по электронной почте, и весь этот процесс занял у вас 10 минут, плата за наценку сверх общей стоимости ретушера должна покрыть эти 10 минут.

Как правило, фотографы взимают наценку от 15% до 30%, но эксперты в отрасли рекомендуют фотографам использовать среднюю ставку наценки, которая покрывает все время и усилия, которые вы вкладываете в прямые затраты на проект.

2. Метод единовременной выплаты

Когда вы устанавливаете единую цену для конкретной задачи или набора задач, вы называете это единовременной выплатой. В эту цену могут входить и прямые расходы на фотографа.

Что фотографы должны понять здесь, так это то, что им не нужно выставлять счет за весь проект за одну гигантскую единовременную сумму. В счете правильно перечислите свою работу и распределите отдельные единовременные платежи по каждой задаче.

Помните и об этом лакомом кусочке: если вы выставляете счет клиенту по методу паушальной суммы и вдруг объем работ отличается от первоначального плана, вы можете взимать дополнительную работу по методу «время плюс стоимость». Эти дополнительные сборы пригодятся, если вы указали высокую почасовую ставку.

3. Лимит нарушения

Используя этот метод, фотограф может выставить счет клиенту на основе метода «время плюс стоимость», но до заранее установленного лимита единовременной суммы. Например, если фотограф берет 200 долларов в час, а предел сбоев установлен максимум на пять часов, он может брать только 1000 долларов, даже если на съемку у него уходит добрых семь часов.

8 советов, как лучше выставлять счета за фотографии

Все эти детали приводят к одному важному вопросу: каковы главные советы по выставлению счетов для фотографов? У нас есть 8 важных шагов, которым должен следовать каждый фотограф, когда дело доходит до выставления счета вашему клиенту:

1. Включите всю необходимую информацию в свой счет за фотосъемку.

Ни один фотограф не любит, когда их платежи задерживаются. Основной причиной этого является отправка неполных данных вашему клиенту. Когда вы указываете неправильные данные в счете-фактуре, клиенты могут запутаться. Это может привести к тому, что ваш счет будет отклонен клиентом.

Убедитесь, что вы включили все необходимые данные в счет-фактуру. Подробный счет предотвратит разногласия между вами и вашим клиентом и заставит их почувствовать, что их деньги потрачены не зря.

2. Используйте стандартный шаблон счета-фактуры с фотографией

Правильный шаблон счета упростит ваши счета и, самое главное, придаст им профессиональный вид. Если вам сложно придумать правильный шаблон счета, просто воспользуйтесь нашим бесплатным генератором счетов: в этом бесплатном инструменте все важные элементы четко отмечены подробными пояснениями, и вы можете легко создать элегантный PDF-файл, который будет отправлен по электронной почте на адрес ты сразу.

3. Выберите онлайн-сервис выставления счетов

Программное обеспечение для онлайн-выставления счетов для фотографов обеспечит вам уровень эффективности, необходимый для создания счетов и отслеживания всей вашей финансовой информации. Это снижает ваши расходы, экономит время и помогает вам быть хорошо организованным. Hiveage — отличная платформа для фотографов, поскольку она позволяет отправлять счета и оценки, принимать онлайн-платежи и получать подробные отчеты с единой простой в использовании платформы.

4. Держите ваш счет за фотосъемку профессиональным

Как фотограф, вы хорошо знаете своих клиентов. Вы были ответственны за точное понимание того, что они хотели; ты был тем, кто задавал правильные вопросы и внимательно слушал их ответы. Благодаря этому процессу вы, вероятно, узнали друг друга за рамками чисто деловых отношений.

Однако это не означает, что вы просите друга дать вам деньги при отправке счета. Выставление счетов строго деловое. Вы не делаете ничего, кроме запроса оплаты за оказанные услуги, и персонализация этого в любом случае вредна для бизнеса. Даже если вы знаете, что ваш клиент превысил свой бюджет, вы не можете допустить, чтобы это повлияло на выставление ему счета на запрошенную сумму или при отправке последующего напоминания.

5. Действуйте быстро

После завершения проекта (или до того, как вы начнете какую-либо работу, в зависимости от того, как вы ведете свой бизнес), не откладывайте отправку счета. Сделайте это немедленно. Задержка счета только задержит ваш платеж. Это также создаст впечатление, что вы неорганизованны, и ваши клиенты могут попытаться этим воспользоваться.

6. Создайте соглашение

Вам не нужно долго находиться в деловом мире, чтобы понять, что некоторые клиенты довольно небрежно относятся к оплате своих счетов, а некоторые исчезают, не заплатив вообще. Как бы неприятно это ни было, это просто часть реальности ведения бизнеса.

Но есть одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы помочь себе: получить это в письменном виде. Прежде чем принять работу, дайте потенциальному клиенту письмо-соглашение, в котором четко указаны ваши условия. В ваших ожиданиях оплаты не должно быть ничего двусмысленного или сложного для понимания, и клиент должен подписать его до того, как вы приступите к работе.

7. Отслеживайте все свои расходы

Отслеживание расходов считается ключевым шагом в ведении деловой документации. От чизбургера, который вы съели, до поездки на такси, на которой вы встретились с клиентом, очень важно отслеживать эти расходы. В конце концов, это отразится на росте вашего бизнеса и поможет вам составить финансовую отчетность и подготовить налоговые декларации.

Как фотограф, вы должны установить систему для организации квитанций и других важных записей с самого начала. Это можно сделать с помощью старой школы FiloFax. Если вы хотите быть более современным и систематическим, используйте инструмент выставления счетов, такой как Hiveage, который позволяет вам с легкостью отслеживать все свои расходы.

8. Знайте свои налоги

Вы можете найти налоги очень запутанными, но получение правильной информации и ее запись так же важны, как и выбор правильного оборудования для вашей следующей фотосессии.

В США существует три основных вида налогов — федеральный подоходный налог, подоходный налог штата и налог штата с продаж. Федеральный подоходный налог и подоходный налог штата относятся к вашему доходу. Однако подоходный налог штата требуется только в некоторых штатах. Вы несете ответственность за свои собственные удержания и требования ежегодно, хотя рекомендуется платить предполагаемые налоги ежеквартально, чтобы избежать стресса из-за большого счета во время уплаты налогов.

Согласно The Modern Tog, сбор налога с продаж требуется в некоторых штатах для платы за сессию и является обязательным во всех штатах для проданных продуктов. Этот налог должен быть добавлен к вашим ценам для оплаты вашими клиентами. Даже если у вас нет клиентов в течение налогооблагаемого периода, вы должны подать налоговую декларацию с продажами и указать ноль, иначе с вас может взиматься комиссия. В зависимости от региона, в котором находится ваш бизнес, может потребоваться дополнительный сбор местных налогов с продаж. Дополнительную налоговую информацию можно найти в этой статье. Если вы находитесь не в США, проконсультируйтесь со своим бухгалтером, чтобы узнать, существуют ли аналогичные налоги в вашей стране.

Эта статья также поможет вам понять важность налоговой проверки для фотографов и различных налоговых законов.

Вывод

Фотография требует времени, последовательности и непоколебимой приверженности. Это может привести к тому, что как профессиональные, так и внештатные фотографы не смогут должным образом выставить счета своим клиентам. Многие могут подумать, что это просто еще один документ с некоторыми цифрами, но реальность такова, что выставление счетов оказывает большое влияние на успех вашего бизнеса, а также на вашу прибыль.

Счета-фактуры помогают вам получать оплату вовремя, отслеживать ваши доходы и профессионализм проекта. Чтобы освоить выставление счетов, фотографы должны:

1. Подготовка подробных счетов со всей необходимой информацией
2. Используйте правильный шаблон счета-фактуры
3. Воспользуйтесь помощью программного обеспечения для онлайн-биллинга для фотографов.
4. Поддерживать профессионализм
5. Ускорьте процесс выставления счетов после завершения проекта
6. Четко изложите свои условия в соглашении
7. Отслеживайте все свои расходы
8. Узнайте о налогах

Выставляете ли вы счета своим клиентам? Есть ли у вас какие-либо другие советы, которые сделают процесс выставления счетов приятным для фотографов? Дайте нам знать ваши мысли в разделе комментариев ниже!

Специальное примечание

Хайведж связался с несколькими экспертами по фотографии из Калифорнии, чтобы они пораскинули мозгами и завершили эту статью. Мы пользуемся этим моментом, чтобы поблагодарить Анну Джонсон из Blessed Wedding Photography, Де'Андре и Кристину из Dee and Kris Photography и Роба Эндрю из Rob Andrew Photography за отзывы, которые они дали в условиях их плотного графика.

И особое спасибо Уди Тирошу , редактору и главному фотографу-хакеру известного фотоблога DIY Photography, за то, что он поделился профессиональными советами о фотографии.