Bagaimana Meminta Pembayaran dari Klien Anda Tanpa Menjadi Kasar

Sayangnya, freelancer dan solopreneur harus belajar bagaimana meminta pembayaran tanpa bersikap kasar karena faktur yang belum dibayar adalah hal biasa di industri ini. Sebaik apapun layanan yang Anda berikan, akan selalu ada klien yang akan menguji kesabaran Anda.

Berikut adalah panduan lengkap tentang cara meminta pembayaran secara profesional, tanpa bersikap kasar. Anda akan menemukan beberapa tips tentang cara melakukannya sebelum dan sesudah pembayaran jatuh tempo. Anda juga dapat mengakses skrip telepon dan email yang berguna.

Selain meminta pembayaran, Anda akan mendapatkan beberapa ide tentang apa yang harus dilakukan jika klien Anda menolak untuk membayar. Terakhir, Anda akan menemukan bagaimana Anda dapat menghindari atau, paling tidak, meminimalkan kemungkinan bekerja dengan klien yang tidak membayar.

Apa yang tidak sopan dalam hal meminta pembayaran hutang?

Pembayaran tertunda datang dengan banyak frustrasi. Ini mempengaruhi arus kas dan dapat mengubah operasi seluruh bisnis Anda.

Namun, Anda tidak boleh membiarkan rasa frustrasi menguasai diri Anda saat meminta pembayaran. Pertama, hindari menggunakan kata-kata kasar dan tidak profesional. Mempertahankan hubungan profesional dengan klien sangat penting bahkan ketika mereka tidak membayar tepat waktu.

Menggunakan kata-kata kasar, ancaman, dan tuduhan hanya berfungsi untuk mengasingkan klien.

Dan ingat bahwa klien Anda mungkin sedang mengalami masalah keuangan. Jadi hal terakhir yang Anda inginkan adalah merusak hubungan dengan klien yang hanya mengalami kemunduran sementara.

Butuh lebih banyak klien?

Dapatkan lebih banyak pekerjaan lepas dengan buku GRATIS kami: 10 Klien Baru dalam 30 Hari . Masukkan email Anda di bawah ini dan semuanya milik Anda.

Unduh sekarang

Yang harus Anda lakukan adalah tetap sopan. Dan ya, Anda dapat meminta pembayaran Anda secara langsung dan konsisten tanpa bersikap kasar.

Tips cara meminta pembayaran tanpa bersikap kasar

Sebagian besar pekerja lepas dan solopreneur menganggap memperjuangkan pembayaran sebagai bagian dari pekerjaan. Begitu merajalelanya masalah ini. Jadi, inilah beberapa tips tentang cara meminta pembayaran dengan sopan:

Konfirmasikan bahwa faktur telah dikirim

Sebelum mengirim beberapa email yang meminta pembayaran, pastikan klien menerima faktur Anda. Jika Anda adalah bisnis kecil dengan departemen akun, bicarakan dengan staf Anda dan konfirmasikan bahwa faktur telah dikirim.

Jika Anda seorang freelancer, periksa catatan Anda. Pertimbangkan untuk berinvestasi dalam aplikasi atau perangkat lunak faktur untuk memastikan faktur Anda selalu dikirim tepat waktu.

Kirim permintaan pembayaran

Setelah Anda mengkonfirmasi klien menerima faktur Anda, saatnya untuk meminta pembayaran. Sebagian besar bisnis lebih memilih email karena lebih profesional.

Jika Anda memulai bisnis online dan satu-satunya cara komunikasi Anda adalah email dan telepon, maka tetaplah pada saluran yang sama. Sebaliknya, jika Anda juga berkomunikasi dengan klien Anda melalui pesan SMS, maka tidak ada salahnya untuk meminta pembayaran melalui SMS. Pastikan Anda menyimpan catatan pesan.

Saluran mana pun yang Anda pilih, pastikan untuk tetap sopan sepanjang pesan Anda. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:

Bersikap ramah

Nada pesan Anda harus ramah dan profesional. Anda juga harus menyebutkan kepada klien bahwa Anda menantikan untuk melakukan lebih banyak proyek bersama.

Langsung

Permintaan Anda harus selangsung mungkin tanpa terlalu memaksa.

Buat pesan singkat dan lugas. Jika Anda memiliki masalah lain yang perlu Anda diskusikan dengan klien, jadwalkan untuk waktu yang berbeda.

Lampirkan faktur

Sebaiknya lampirkan faktur setiap kali Anda meminta pembayaran. Itu memudahkan klien untuk melihat pembayaran apa yang Anda bicarakan dan berapa banyak mereka berutang kepada Anda.

Pertimbangkan contoh ini:

Hai [NAMA KLIEN]

Saya harap semuanya baik-baik saja. Ini hanyalah pemberitahuan singkat bahwa faktur [INVOICE NUMBER] , dengan total $ [AMOUNT] , akan jatuh tempo tujuh hari dari sekarang. Saya telah melampirkan salinan faktur untuk referensi Anda.

Mohon beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tentang faktur atau cara pembayaran.

Terima kasih, [NAMA KLIEN] !

Salam Hormat,

[NAMAMU]

Skrip email mencentang semua kotak. Ini sangat langsung, yang menyisakan sedikit ruang untuk gangguan. Nadanya juga hangat dan ramah.

Lakukan tindak lanjut pembayaran

Tindak lanjut sangat penting ketika tanggal jatuh tempo sudah dekat, dan klien belum melakukan pembayaran. Email tindak lanjut perlu menyampaikan rasa urgensi sambil tetap profesional.

Anda dapat menggunakan email tindak lanjut untuk mengingatkan klien tentang persyaratan pembayaran yang disepakati. Jika, misalnya, Anda memiliki biaya penalti, ingatkan klien tentang biaya tersebut dan tanggal berlakunya.

Bagaimana cara meminta pembayaran tanpa bersikap kasar begitu terlambat

Anda telah melakukan tindak lanjut yang tak terhitung jumlahnya, sudah melewati tanggal jatuh tempo; sekarang apa? Pada titik inilah kebanyakan orang mulai kehilangan ketenangan.

Jangan biarkan itu terjadi.

Mulailah dengan mengirimkan email pengingat pembayaran lainnya, kali ini menyoroti fakta bahwa pembayaran sudah jatuh tempo. Ini juga waktu yang tepat untuk menyebutkan biaya penalti Anda jika Anda memilikinya.

Hai [NAMA KLIEN]

Saya harap Anda mengalami hari yang menyenangkan. Ini adalah pengingat cepat bahwa faktur [INVOICE NUMBER] telah jatuh tempo dua minggu yang lalu. Mohon diperhatikan bahwa denda keterlambatan pembayaran sebesar 3% per bulan akan dikenakan mulai dari [TANGGAL] sesuai dengan ketentuan pembayaran.

Harap hapus faktur secepatnya untuk menghindari biaya keterlambatan.

Saya akan dengan senang hati membantu jika Anda mengalami masalah saat memproses pembayaran.

Terima kasih. Salam,

[NAMAMU]

Jika klien tidak menanggapi email, hubungi telepon. Panggilan telepon sangat langsung, plus itu menghentikan klien bersembunyi di balik komputer.

Saat menelepon, mulailah dengan memperkenalkan diri. Beri tahu mereka nama Anda dan proyek yang Anda kerjakan. Ini membantu untuk menunjukkan tanggal juga.

Selanjutnya, sebutkan secara singkat email tindak lanjut yang Anda buat.

Jangan menuduh klien mengabaikan email Anda. Sebagai gantinya, gunakan sesuatu seperti, " Saya yakin Anda melewatkan permintaan pembayaran saya untuk proyek yang kami kerjakan ." Ini jauh lebih ramah dan menyampaikan pesan sama efektifnya.

Berikut ini contoh skrip telepon yang bagus:

Hai [NAMA KLIEN] . Ini [NAMA ANDA] . Kami bekerja bersama di [NAMA PROYEK] tentang [KETIKA ANDA BERKOLABORASI] . Saya telah mengirim beberapa email mengenai pembayaran untuk proyek tersebut, tetapi saya yakin Anda melewatkannya. Saya menggunakan alamat email berikut saat berkomunikasi dengan Anda; [ALAMAT EMAIL ANDA] .

Bersikap profesional dan ramah saat menelepon akan membantu Anda mendapatkan hasil positif tanpa merusak hubungan. Setelah Anda selesai menelepon, kirim email lagi.

Referensikan panggilan telepon yang baru saja Anda lakukan dan kirimkan faktur dengan detail pembayaran sekali lagi.

Template cara meminta pembayaran tanpa bersikap kasar

Secara umum, Anda memerlukan dua jenis template. Yang pertama adalah untuk pengingat email yang dikirim sebelum tanggal jatuh tempo. Template lainnya adalah untuk tindak lanjut setelah tanggal jatuh tempo.

Berikut adalah beberapa skrip yang dapat Anda gunakan:

Templat 1

Gunakan template ini satu minggu sebelum tanggal jatuh tempo.

Hai [NAMA KLIEN] ,

Saya harap Anda mengalami hari yang indah. Ini hanya pengingat singkat bahwa pembayaran untuk [NAMA PROYEK] jatuh tempo satu minggu dari sekarang pada [TANGGAL TANGGAL] .

Silakan temukan terlampir faktur untuk referensi Anda.

Jangan ragu untuk menghubungi jika Anda memiliki pertanyaan.

Terima kasih. Salam,

[NAMAMU]

Templat 2

Kirim pengingat pembayaran lain jika itu adalah tanggal jatuh tempo dan klien belum membayar. Berikut skrip email yang dapat Anda gunakan.

Hai [NAMA KLIEN] ,

Saya harap semuanya baik-baik saja di sana. Saya sangat senang bekerja dengan Anda di [PROJECT NAME] .

Ini untuk mengingatkan Anda bahwa faktur untuk [INVOICE NUMBER] jatuh tempo hari ini. Anda dapat melakukan pembayaran melalui salah satu metode yang disorot pada faktur.

Saya juga telah melampirkan salinan faktur untuk kenyamanan Anda.

Silakan hubungi jika Anda memiliki pertanyaan tambahan.

Bahwa Anda, [NAMA KLIEN] .

Salam,

[NAMAMU]

Templat 3

Jika klien belum membayar beberapa hari setelah tanggal jatuh tempo, maka inilah saatnya untuk menciptakan rasa urgensi dalam email Anda. Berikut adalah salah satu cara untuk melakukannya:

Hai [NAMA KLIEN] .

Saya harap Anda baik-baik saja. Ini adalah pengingat bahwa pembayaran untuk invoice [INVOICE NUMBER] jatuh tempo pada [DATE] .

Silakan hapus pembayaran sesegera mungkin.

Terima kasih,

[NAMAMU]

Templat 4: Satu Minggu Setelah Tanggal Jatuh Tempo

Anda harus tegas dari titik ini dan seterusnya. Jadi tunjukkan bahwa pembayarannya sudah lewat waktu.

Hai [NAMA KLIEN] ,

Saya harap semuanya baik-baik saja. Berdasarkan catatan saya, saya belum menerima pembayaran untuk invoice [INVOICE NUMBER] . Mohon diperhatikan bahwa pembayaran telah jatuh tempo satu minggu yang lalu.

Kirimkan pembayaran secepatnya,

Saya telah melampirkan faktur dengan jumlah jatuh tempo dan metode pembayaran untuk kenyamanan Anda.

Terima kasih. Salam,

[NAMAMU]

Templat 5: Satu Bulan Setelah Tanggal Jatuh Tempo

Saatnya untuk lebih serius. Sebutkan denda keterlambatan Anda dan jika biayanya sudah aktif, berikan faktur yang diperbarui kepada klien. Ini skrip untuk Anda:

Hai [NAMA KLIEN] ,

Aku harap kamu baik baik saja. Menurut catatan saya, pembayaran invoice [INVOICE NUMBER] sekarang sudah lewat satu bulan. Denda denda keterlambatan sebesar [PENALTY FEE] telah ditambahkan. Itu membawa jumlah total karena [REVISED AMOUNT] .

Mohon beri tahu saya kapan pembayaran akan dilakukan. Saya tersedia jika Anda memiliki pertanyaan.

Terima kasih. Salam,

[NAMA ANDA] .

Templat 6: Skrip Pesan Teks

Berikut adalah script yang dapat Anda gunakan jika Anda ingin meminta pembayaran melalui SMS.

Hai, [NAMA KLIEN] . Ini [NAMA ANDA] di sini. Saya bekerja dengan Anda di [NAMA PROYEK] . Saya hanya ingin menyentuh dasar dengan Anda mengenai pembayaran yang terlambat untuk proyek tersebut. Apakah ini waktu yang baik?

Templat 7: Skrip Panggilan Telepon

Pertimbangkan skrip ini jika Anda ingin melakukan panggilan telepon.

Halo, [NAMA KLIEN] . Ini [NAMA ANDA] di sini. Saya bekerja dengan Anda di [NAMA PROYEK] . Saya mengirim beberapa email tentang pembayaran untuk proyek ini. Saya pikir Anda mungkin merindukan mereka.

Sekarang setelah saya menelepon Anda, akan sangat bagus untuk mendiskusikan pembayaran untuk proyek tersebut. Saat ini, saya berutang [AMOUNT] . Ini luar biasa sejak [DATE] . Apakah Anda mengalami masalah dalam melakukan pembayaran?

Apakah ada yang bisa saya lakukan untuk membantu memfasilitasi pembayaran ini?

Tujuan Anda adalah mendapatkan tanggal pembayaran yang dikonfirmasi, dan beberapa langkah selanjutnya yang jelas. Itu membantu menetapkan harapan. Anda dapat memilih untuk merekam panggilan ini jika Anda berencana untuk membawa proses hukum di kemudian hari.

Katakanlah Anda melakukan semua ini, dan klien gagal membayar; apa yang kamu lakukan selanjutnya?

Tips agar dibayar tepat waktu

Berurusan dengan klien yang tidak membayar sangat menguras emosi. Belum lagi itu tidak perlu mahal dan dapat melumpuhkan bisnis Anda.

Sayangnya, tidak ada cara yang sangat mudah untuk menghindari klien yang tidak membayar sepenuhnya. Namun, beberapa langkah dapat meminimalkan risiko bekerja dengan klien yang bermasalah. Inilah yang dapat Anda lakukan:

Lakukan penelitian menyeluruh pada klien

Hindari sebagian besar masalah yang tidak membayar dengan melakukan pemeriksaan latar belakang pada setiap klien baru. Pergi online dan cari perusahaan atau nama klien. Jika itu bisnis besar, periksa peringkat mereka di Better Business Bureau.

Anda juga dapat menggunakan jaringan Anda untuk mendapatkan detail lebih lanjut tentang klien.

Apa yang harus Anda cari selama penelitian?

Pertama, periksa apakah ada keluhan keterlambatan atau tidak bayar. Kedua, perhatikan setiap detail yang mungkin mengisyaratkan klien sedang mengalami kesulitan keuangan.

Perhatikan bahwa hanya karena klien memiliki beberapa keluhan tentang keterlambatan pembayaran tidak berarti Anda harus menghindarinya. Penelitian ini hanya untuk penilaian risiko. Jadi, Anda juga perlu bertanya pada diri sendiri seberapa besar risiko yang bersedia Anda ambil.

Kedua, apakah ada cara untuk mengurangi risiko?

Buat kontrak hukum

Memiliki kontrak hukum di tempat akan membantu memastikan Anda dibayar. Jangan menganggap klien adalah bisnis yang terlalu besar untuk tidak membayar tepat waktu. Dapatkan kesepakatan secara tertulis.

Sebuah kontrak hukum membuat perjanjian Anda resmi dan menjernihkan beberapa detail penting. Menyelesaikan sengketa faktur dan masalah lainnya juga jauh lebih mudah bila ada kontrak tertulis.

Kontrak harus berisi perincian berikut:

• Detail tentang pekerjaan kontrak – harus menunjukkan jenis pekerjaan yang harus Anda lakukan.
• Jangka waktu pembayaran – kapan pembayaran diharapkan setelah pembuatan faktur? Pastikan informasi ini tercakup dalam kontrak.
• Metode pembayaran – cara pembayaran apa yang akan digunakan?
• Batas waktu – kapan tepatnya tanggal jatuh tempo pembayaran?
• Biaya keterlambatan pembayaran – jika Anda memiliki kebijakan pembayaran terlambat, sertakan dalam kontrak.

Tambahkan detail lain yang berlaku untuk model bisnis spesifik Anda. Jika, misalnya, Anda memiliki jadwal pembayaran, sertakan informasi tersebut.

Tawarkan opsi pembayaran yang fleksibel

Anda dapat menghindari beberapa masalah non-pembayaran melalui opsi pembayaran yang fleksibel.

Katakanlah Anda sedang mengerjakan proyek senilai $20.000. Alih-alih meminta jumlah penuh setelah selesai, bagilah menjadi beberapa angsuran. Misalnya, pembayaran bulanan.

Anda juga dapat menggunakan pencapaian proyek. Misalnya, Anda dapat setuju untuk menerima angsuran pertama setelah 30% dari proyek selesai. Dan seterusnya.

Pendekatan ini mengurangi beban klien Anda, membuatnya lebih mudah bagi mereka untuk mengikuti pembayaran. Ini juga memastikan arus kas yang stabil untuk Anda. Model tonggak sejarah mengurangi risiko Anda dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan bayaran.

Pertimbangkan untuk meminta deposit

Pertimbangkan untuk meminta deposit sebelum Anda mulai mengerjakan proyek. Itu selalu pertanda baik jika klien membayar deposit tanpa masalah. Deposit mengurangi risiko. Dan jika ternyata bermasalah, setidaknya Anda tidak akan mengejar 100% pembayaran.

Jika tidak bisa meminta deposit, pertimbangkan model pembayaran cicilan yang fleksibel.

Perkenalkan penalti terlambat

Terakhir, Anda dapat menggunakan penalti keterlambatan untuk mendorong klien menyelesaikan tagihan tepat waktu.

Jika Anda memiliki kebijakan denda keterlambatan, komunikasikan terlebih dahulu kepada klien Anda. Anda juga harus menyebutkannya di email permintaan pembayaran tindak lanjut Anda.

Pikiran Akhir

Dalam artikel ini, kami membahas empat mata pelajaran utama. Pertama, Anda belajar bagaimana meminta pembayaran tanpa bersikap kasar. Saya membawa Anda melalui tips tentang cara meminta pembayaran sebelum dan sesudah tanggal jatuh tempo.

Dalam kedua kasus tersebut, saya menyoroti pentingnya tetap tenang dan bersikap baik. Strategi ini membantu Anda mendapatkan uang yang terutang sambil mempertahankan hubungan kerja dengan klien.

Selanjutnya, saya memberi Anda template tentang cara meminta pembayaran melalui panggilan telepon dan email. Jangan ragu untuk menggunakan template ini dan sesuaikan seperlunya.

Kemudian kami melihat apa yang dapat Anda lakukan jika klien tidak membayar tepat waktu. Pada dasarnya ada tiga opsi di sini. Sewa agen penagihan, ajukan gugatan di pengadilan klaim kecil, atau potong kerugian Anda dan lepaskan klien.

Terakhir, kami membahas apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda untuk menghindari klien yang tidak membayar. Saya membagikan enam tip yang dapat ditindaklanjuti yang cukup mudah diterapkan. Dengan semua informasi ini, saya yakin Anda akan lebih baik dalam meminta pembayaran dari klien Anda.

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!