Cómo solicitar el pago de su cliente sin ser grosero

Desafortunadamente, los autónomos y los emprendedores individuales tienen que aprender a solicitar el pago sin ser groseros porque las facturas impagas son comunes en la industria. No importa qué tan bueno sea el servicio que brinde, siempre habrá un cliente que pondrá a prueba su paciencia.

Aquí hay una guía completa sobre cómo solicitar pagos de manera profesional, sin ser grosero. Descubrirá algunos consejos sobre cómo hacerlo antes y después del vencimiento del pago. También puede acceder a scripts útiles de teléfono y correo electrónico.

Además de solicitar pagos, obtendrá algunas ideas sobre qué hacer en caso de que su cliente se niegue a pagar. Por último, descubrirá cómo puede evitar o, al menos, minimizar las posibilidades de trabajar con clientes que no pagan.

¿Qué es de mala educación en términos de pedir el pago adeudado?

Los pagos retrasados ​​vienen con muchas frustraciones. Afecta el flujo de efectivo y puede alterar las operaciones de todo su negocio.

Sin embargo, nunca debe dejar que la frustración se apodere de usted cuando solicite pagos. Primero, evite usar palabras duras y poco profesionales. Mantener relaciones profesionales con los clientes es esencial incluso cuando no están pagando a tiempo.

Usar palabras duras, amenazas y acusaciones solo sirve para alienar al cliente.

Y recuerda que tu cliente podría estar pasando por un problema financiero. Entonces, lo último que desea es arruinar una relación con un cliente que solo está pasando por un revés temporal.

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Lo que deberías hacer en cambio es ser educado. Y sí, puede solicitar su pago de manera directa y consistente sin ser grosero.

Consejos sobre cómo solicitar el pago sin ser grosero

La mayoría de los autónomos y emprendedores independientes consideran luchar por los pagos como parte del trabajo. Así de rampante es este problema. Así que aquí hay algunos consejos sobre cómo solicitar pagos cortésmente:

Confirmar que la factura fue entregada

Antes de enviar varios correos electrónicos solicitando el pago, asegúrese de que el cliente haya recibido su factura. Si es una pequeña empresa con un departamento de cuentas, hable con su personal y confirme que se envió la factura.

Si eres autónomo, revisa tus registros. Considere invertir en una aplicación o software de facturación para asegurarse de que sus facturas siempre se envíen a tiempo.

Enviar una solicitud de pago

Una vez que confirmes que el cliente recibió tu factura, es hora de solicitar el pago. La mayoría de las empresas prefieren los correos electrónicos porque son más profesionales.

Si inicia un negocio en línea y sus únicos medios de comunicación son el correo electrónico y el teléfono, entonces manténgase en los mismos canales. Si, por el contrario, también te comunicas con tus clientes a través de mensajes SMS, entonces no está de más pedir el pago a través de SMS. Solo asegúrese de mantener un registro de los mensajes.

Cualquiera que sea el canal que elija, asegúrese de ser cortés a lo largo de su mensaje. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

Sé amable

El tono de su mensaje debe ser amigable y profesional. También debe mencionarle al cliente que está deseando hacer más proyectos juntos.

Sé directo

Su solicitud debe ser lo más directa posible sin ser demasiado insistente.

Crea un mensaje corto y directo. Si tiene algún otro asunto que necesite discutir con el cliente, prográmelo para otro momento.

Adjuntar la factura

Es una buena práctica adjuntar la factura cada vez que solicite un pago. Eso hace que sea más fácil para el cliente ver de qué pago estás hablando y cuánto te debe.

Considere este ejemplo:

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE]

Espero que todo esté bien. Este es solo un aviso rápido de que la factura [NÚMERO DE FACTURA] , por un total de $ [MONTO] , vence dentro de siete días. He adjuntado una copia de la factura para su referencia.

Por favor, hágamelo saber si tiene alguna pregunta sobre la factura o los modos de pago.

¡Gracias, [NOMBRE DEL CLIENTE] !

Saludos,

[SU NOMBRE]

El script de correo electrónico cumple todos los requisitos. Es súper directo, lo que deja poco espacio para la distracción. El tono también es cálido y amistoso.

Hacer seguimientos al pago

Los seguimientos son esenciales cuando la fecha de vencimiento está a la vuelta de la esquina y el cliente aún no ha realizado el pago. Los correos electrónicos de seguimiento deben transmitir un sentido de urgencia sin dejar de ser profesionales.

Puede utilizar los correos electrónicos de seguimiento para recordar al cliente las condiciones de pago acordadas. Si, por ejemplo, tiene una tarifa de penalización, recuérdele al cliente la tarifa y la fecha en que entrará en vigencia.

Cómo solicitar el pago sin ser grosero una vez que es tarde

Ha realizado innumerables seguimientos, ya pasó la fecha de vencimiento; ¿ahora que? Es en este punto que la mayoría de la gente empieza a perder la calma.

No dejes que eso suceda.

Comience enviando otro correo electrónico de recordatorio de pago, esta vez resaltando el hecho de que el pago ya venció. También es el momento perfecto para mencionar su tarifa de penalización si tiene una.

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE]

Espero que estés teniendo un gran día. Este es un recordatorio rápido de que la factura [NÚMERO DE FACTURA] venció hace dos semanas. Tenga en cuenta que se cobrará una multa por pago atrasado del 3 % mensual a partir del [FECHA] según las condiciones de pago.

Limpia la factura lo antes posible para evitar el recargo por pago atrasado.

Estaré encantado de ayudarte si tienes problemas para procesar tu pago.

Gracias. Saludos cordiales,

[SU NOMBRE]

Si el cliente no responde al correo electrónico, llame por teléfono. Una llamada telefónica es súper directa, además evita que el cliente se esconda detrás de la computadora.

En la llamada, comience presentándose. Diles tu nombre y el proyecto en el que trabajaste. También ayuda señalar las fechas.

A continuación, mencione brevemente los correos electrónicos de seguimiento que realizó.

No acuse al cliente de ignorar sus correos electrónicos. En su lugar, use algo como “ Creo que se perdió mis solicitudes de pago para el proyecto en el que trabajamos ”. Es mucho más amigable y transmite el mensaje con la misma eficacia.

Aquí hay un buen ejemplo de un script de teléfono:

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE] . Este es [TU NOMBRE] . Trabajamos juntos en [NOMBRE DEL PROYECTO] sobre [CUÁNDO COLABORASTE] . Envié varios correos electrónicos con respecto al pago del proyecto, pero creo que no los recibió. Utilicé la siguiente dirección de correo electrónico cuando me comuniqué con usted; [SU DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO] .

Ser profesional y amable en la llamada te ayudará a obtener un resultado positivo sin arruinar la relación. Una vez que haya terminado con la llamada, envíe otro correo electrónico.

Haga referencia a la llamada telefónica que acaba de recibir y envíe la factura con los detalles del pago una vez más.

Plantillas sobre cómo solicitar el pago sin ser grosero

En términos generales, necesita dos tipos de plantillas. El primero es para recordatorios por correo electrónico enviados antes de la fecha de vencimiento. Las otras plantillas son para seguimientos posteriores a la fecha de vencimiento.

Aquí hay algunos scripts que podría usar:

Plantilla 1

Utilice esta plantilla una semana antes de la fecha de vencimiento.

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE] ,

Espero que estés teniendo un día maravilloso. Este es solo un recordatorio rápido de que el pago de [NOMBRE DEL PROYECTO] vence dentro de una semana el [FECHA DE VENCIMIENTO] .

Por favor encuentre adjunta la factura para su referencia.

No dude en comunicarse si tiene alguna pregunta.

Gracias. Saludos cordiales,

[SU NOMBRE]

Plantilla 2

Envíe otro recordatorio de pago si es la fecha de vencimiento y el cliente aún no ha pagado. Aquí hay un script de correo electrónico que podría usar.

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE] ,

Espero que todo esté bien por allí. Realmente disfruté trabajar contigo en [NOMBRE DEL PROYECTO] .

Esto es para recordarle que la factura de [NÚMERO DE FACTURA] vence hoy. Puede realizar el pago a través de cualquiera de los métodos destacados en la factura.

También he adjuntado una copia de la factura para su conveniencia.

Póngase en contacto si tiene alguna pregunta adicional.

Que usted, [NOMBRE DEL CLIENTE] .

Saludos cordiales,

[SU NOMBRE]

Plantilla 3

Si el cliente no ha pagado varios días después de la fecha de vencimiento, entonces es hora de crear un sentido de urgencia en sus correos electrónicos. Aquí hay una manera de hacerlo:

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE] .

Espero que lo estés haciendo bién. Este es un recordatorio de que el pago de la factura [NÚMERO DE FACTURA] venció el [FECHA] .

Por favor, liquide el pago tan pronto como pueda.

Gracias,

[SU NOMBRE]

Plantilla 4: una semana después de la fecha de vencimiento

Tienes que ser firme a partir de este punto. Así que señalar que el pago está vencido.

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE] ,

Espero que todo esté bien. Según mis registros, aún no he recibido el pago de la factura [NÚMERO DE FACTURA] . Tenga en cuenta que el pago venció hace una semana.

Por favor envíe el pago lo antes posible,

Adjunto la factura con el monto adeudado y la forma de pago para su conveniencia.

Gracias. Saludos cordiales,

[SU NOMBRE]

Plantilla 5: un mes después de la fecha de vencimiento

Es hora de ser más serios. Mencione su multa por mora y si la tarifa ya está activa, entregue al cliente la factura actualizada. Aquí hay un guión para ti:

Hola [NOMBRE DEL CLIENTE] ,

Espero que estés bien. Según mis registros, el pago de la factura [NÚMERO DE FACTURA] ahora tiene un mes de retraso. Se ha agregado una multa por pago atrasado de [PENALTY FEE] . Eso trae el monto total adeudado a [CANTIDAD REVISADA] .

Por favor, hágamelo saber cuando se realizará el pago. Estoy disponible si tienes alguna pregunta.

Gracias. Saludos cordiales,

[TU NOMBRE] .

Plantilla 6: Guión de mensaje de texto

Aquí hay un script que puede usar si desea solicitar el pago a través de SMS.

Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE] . Es [TU NOMBRE] aquí. Trabajé contigo en [NOMBRE DEL PROYECTO] . Solo quería comunicarme con usted sobre el pago atrasado del proyecto. Es este un buen momento?

Plantilla 7: Guión de llamada telefónica

Considere esta secuencia de comandos si desea realizar una llamada telefónica.

Hola, [NOMBRE DEL CLIENTE] . Es [TU NOMBRE] aquí. Trabajé contigo en [NOMBRE DEL PROYECTO] . Envié varios correos electrónicos sobre el pago de este proyecto. Creo que podrías haberlos perdido.

Ahora que lo tengo en una llamada, sería genial discutir el pago del proyecto. En este momento, me deben [CANTIDAD] . Esto ha estado pendiente desde el [FECHA] . ¿Ha tenido problemas para realizar el pago?

¿Hay algo que pueda hacer para ayudar a facilitar este pago?

Su objetivo es obtener una fecha de pago confirmada y algunos pasos claros a seguir. Eso ayuda a establecer expectativas. Puede optar por grabar esta llamada si planea iniciar acciones legales en una fecha posterior.

Digamos que usted hace todo esto y el cliente no paga; ¿Qué vas a hacer después?

Consejos para cobrar a tiempo

Tratar con clientes que no pagan es emocionalmente agotador. Sin mencionar que es innecesariamente costoso y puede paralizar su negocio.

Lamentablemente, no existe una forma infalible de evitar por completo a los clientes que no pagan. Sin embargo, varios pasos pueden minimizar el riesgo de trabajar con un cliente problemático. Esto es lo que puede hacer:

Realizar una investigación exhaustiva sobre el cliente.

Evite la mayoría de los problemas de impago realizando una verificación de antecedentes de cada nuevo cliente. Vaya en línea y busque la empresa o el nombre del cliente. Si es un gran negocio, verifique su calificación en el Better Business Bureau.

También puede usar sus redes para obtener más detalles sobre el cliente.

¿Qué debe buscar durante la investigación?

Primero, verifique si hay quejas por pagos atrasados ​​o impagos. En segundo lugar, esté atento a cualquier detalle que pueda indicar que el cliente está pasando por dificultades financieras.

Tenga en cuenta que el hecho de que el cliente tenga varias quejas de pagos atrasados ​​no significa que deba evitarlos. La investigación es simplemente para la evaluación de riesgos. Por lo tanto, también debe preguntarse cuánto riesgo está dispuesto a asumir.

En segundo lugar, ¿hay alguna manera de reducir el riesgo?

Crear un contrato legal

Tener un contrato legal establecido ayudará a garantizar que le paguen. No asuma que el cliente es un negocio demasiado grande como para no pagar a tiempo. Obtenga el acuerdo por escrito.

Un contrato legal hace que su acuerdo sea oficial y aclara algunos detalles críticos. Resolver disputas de facturas y otros problemas también es mucho más fácil cuando hay un contrato por escrito.

El contrato debe contener los siguientes detalles:

• Detalles sobre el trabajo contratado: debe mostrar el tipo de trabajo que se supone que debe hacer.
• Plazo de pago: ¿cuándo se espera el pago después de la facturación? Asegúrese de que esta información esté incluida en el contrato.
• Método de pago: ¿qué modo de pago se utilizará?
• Fecha límite: ¿cuándo es la fecha exacta de vencimiento del pago?
• Cargos por pago atrasado: si tiene una política de pago atrasado, inclúyala en el contrato.

Agregue cualquier otro detalle que se aplique a su modelo de negocio específico. Si, por ejemplo, tiene un cronograma de pagos, incluya esa información.

Ofrezca opciones de pago flexibles

Puede evitar algunos problemas de impago a través de opciones de pago flexibles.

Digamos que estás trabajando en un proyecto de $20,000. En lugar de pedir el monto total al finalizar, divídalo en cuotas. Por ejemplo, pagos mensuales.

También puede utilizar los hitos del proyecto. Por ejemplo, puede aceptar recibir la primera cuota una vez que se haya completado el 30% del proyecto. Y así.

El enfoque reduce la carga de su cliente, lo que les facilita mantenerse al día con los pagos. También garantiza un flujo de efectivo constante para usted. El modelo de hitos reduce su riesgo y aumenta la posibilidad de que le paguen.

Considere pedir un depósito

Considere pedir un depósito antes de comenzar a trabajar en el proyecto. Siempre es una buena señal si un cliente paga el depósito sin ningún problema. Un depósito reduce el riesgo. Y si resultan ser problemáticos, al menos no estará persiguiendo el 100% del pago.

Si no puedes pedir un depósito, considera el modelo de pago en cuotas flexibles.

Introducir penalizaciones tardías

Finalmente, puede usar multas por demora para obligar a los clientes a liquidar las facturas a tiempo.

Si tienes una política de penalización por retraso, comunícaselo a tu cliente con antelación. También debe mencionarlo en su correo electrónico de solicitud de pago de seguimiento.

Pensamientos finales

En este artículo, cubrimos cuatro temas principales. Primero, aprendió a solicitar el pago sin ser grosero. Le mostré algunos consejos sobre cómo solicitar el pago antes y después de la fecha de vencimiento.

En ambos casos, destaqué la importancia de mantener la calma y ser amable. La estrategia lo ayuda a obtener el dinero que le deben mientras mantiene una relación de trabajo con el cliente.

A continuación, te di plantillas sobre cómo solicitar pagos a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos. Siéntase libre de usar estas plantillas y ajustarlas según sea necesario.

Luego analizamos lo que puede hacer en caso de que el cliente no pague a tiempo. Básicamente hay tres opciones aquí. Contrate una agencia de cobros, presente una demanda en un tribunal de reclamos menores o reduzca sus pérdidas y deje ir al cliente.

Por último, discutimos lo que podría hacer de manera diferente en el futuro para evitar clientes que no pagan. Compartí seis consejos prácticos que son bastante fáciles de implementar. Con toda esta información a la mano, confío en que le irá mejor al solicitar pagos a sus clientes.

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