Bagaimana Melacak dan Meningkatkan Keterkiriman Email?

Pemasar menyukai email. Terlepas dari kemajuan teknologi atau aplikasi baru apa yang sedang tren, email masih menjadi salah satu saluran pemasaran yang paling penting. Itulah mengapa kemampuan pengiriman email sangat penting. Konsultasikan panduan komprehensif tentang pengiriman email ini, dan email Anda akan sampai ke kotak masuk pelanggan.

Keterkiriman email vs pengiriman email

Istilah-istilah ini sering membingungkan. Namun, penting untuk membedakan di antara mereka. Pengiriman email mengatakan jika server email penerima menerima file email yang sebenarnya dan mengirimkannya ke folder mana pun di kotak surat.

Dengan kemampuan pengiriman email, server menerima file. Itu membawanya ke kotak surat, tetapi pertanyaannya adalah apakah itu dikirim ke kotak masuk, spam, sosial, pembaruan, atau folder lain yang jarang diperiksa penerima. Jadi, apa sebenarnya kemampuan pengiriman email? Ini adalah kemampuan untuk memasukkan email ke kotak masuk penerima.

Pentingnya keterkiriman email

Tanpa kemampuan pengiriman yang baik, kampanye email Anda tidak akan menjangkau audiens yang Anda tuju. Penerima tidak akan dapat membaca dan mengenali penawaran Anda, dan upaya Anda akan sia-sia. Anda ingin membuatnya ke kotak masuk penerima, bukan folder spam atau sampah. Memantau metrik utama akan memungkinkan Anda mengawasi kemampuan pengiriman Anda.

Berapa tingkat keterkiriman email yang dapat diterima?

Tingkat pengiriman email yang wajar melebihi 95%. Platform pemasaran email dapat menunjukkan kepada Anda persentase yang tepat dari email terkirim, dibuka, atau terpental. Tentu saja, 100% ideal tetapi tidak dapat dicapai, jadi pertahankan setinggi mungkin! Banyak faktor yang mempengaruhi kemampuan pengiriman email. Banyak dari ini yang dapat Anda kendalikan, tetapi beberapa di antaranya tidak dapat Anda kendalikan, seperti pemadaman, kotak masuk pelanggan penuh, atau masalah teknis lainnya.

Faktor-faktor apa yang mempengaruhi kemampuan pengiriman email?

1. Infrastruktur

Otentikasi email juga merupakan komponen penting dari infrastruktur email yang baik. Kabar baiknya adalah bahwa sebagian besar penyedia layanan email (ESP) secara otomatis memverifikasi alamat IP dan nama domain yang digunakan oleh klien mereka untuk mengirim email. Server, konfigurasi, dan kontrol yang digunakan oleh penyedia layanan email (ESP) perusahaan memengaruhi cara penyedia kotak surat mengenali email mereka, jadi buatlah pilihan yang bijak.

Mengautentikasi email Anda dengan protokol SPF dan DKIM dan menyiapkan data DMARC sangat penting untuk memastikan pengiriman yang baik, jadi periksa kembali dengan ESP Anda untuk memastikan bahwa ketiga elemen autentikasi sudah ada.

2. Volume email

Semakin banyak email yang dikirim perusahaan, semakin dekat penyedia kotak surat memeriksa pesan mereka. Akibatnya, pengirim yang sangat besar pasti akan berjuang lebih dari pengirim kecil untuk mempertahankan pengiriman yang baik. Jika server SMTP Anda terlalu dimuat, itu juga dapat menyebabkan antrian email. Oleh karena itu, penting untuk memilih layanan SMTP email yang baik. Pola pengiriman juga penting karena spammer sering kali mencoba mengirim banyak email secara tiba-tiba.

Penyedia kotak masuk lebih suka melihat pola yang konsisten dalam volume pengiriman merek dari waktu ke waktu. Ini tidak berarti bahwa merek harus mengirim volume yang sama setiap hari atau bahkan setiap minggu, tetapi pola yang merata lebih disukai. Ini juga berarti bahwa merek harus secara bertahap meningkatkan volume dalam minggu-minggu sebelum musim frekuensi email yang lebih besar, seperti musim perayaan untuk pengecer.

3. Konten

Meskipun kata-kata, tanda baca, dan konsistensi gambar dan teks dalam email Anda pernah menjadi faktor pemfilteran email yang penting, kini sebagian besar tidak relevan. Kode email kini menjadi konten yang dicari oleh penyedia kotak masuk.

Mereka tidak ingin melihat kode yang berpotensi berbahaya, seperti tag embed>. Mereka menginginkan email yang dikodekan dengan benar, misalnya, dengan semua tag ditutup.

URL diteliti dengan cermat. Ketika email merek berisi tautan ke situs web dengan reputasi buruk, keterkirimannya akan terganggu. Mereka akan memiliki masalah serupa jika mereka menggunakan tag tautan URL, yang sering digunakan oleh spammer untuk menyamarkan ke mana mereka menautkan.

4. Pantulan dan jebakan spam

Penyedia kotak surat juga ingin memastikan bahwa merek mengikuti praktik akuisisi pelanggan yang baik dan tidak mengirim ke alamat yang salah, yang diklasifikasikan menjadi dua jenis. Mereka tidak ingin bisnis mengirim email ke banyak alamat email yang tidak valid.

Ketika pengirim melakukan ini, email mereka "terpental keras", dan ESP mereka segera berhenti mengirim kampanye mendatang ke alamat tersebut. Jika lebih dari 2% email merek terpental keras dalam sebulan, keterkirimannya akan terganggu.

5. Keluhan spam

Bentuk umpan balik pelanggan yang paling tua adalah reaksi negatif berupa keluhan spam. Merek ingin mempertahankan keluhan spam seminimal mungkin.

Jika lebih dari 0,1% pelanggan merek melaporkan email mereka sebagai spam, email merek mungkin diblokir atau dibuang. Sayangnya, pelanggan melaporkan email pengirim sebagai spam karena berbagai alasan, termasuk kegagalan untuk ikut serta, ketidakmampuan untuk berhenti berlangganan dengan mudah, atau tidak lagi menginginkan email tersebut.

6. Keterlibatan

Saat ini, penyedia kotak surat memberikan pentingnya lebih dari sekadar umpan balik negatif. Mereka menghargai umpan balik positif seperti terbuka dan perilaku lain yang menyarankan pengguna mereka ingin menerima email dari pengirim.

Salah satu faktor yang paling penting yang mempengaruhi deliverability adalah keterlibatan positif. Akibatnya, pengirim harus mengelola pelanggan yang tidak aktif dengan meminimalkan frekuensi email ke pelanggan yang kurang aktif dan mau tidak mau menekan pelanggan yang sudah lama tidak berinteraksi. Kampanye yang lebih tersegmentasi, dipersonalisasi, dan otomatis dapat meningkatkan keterlibatan dan keterkiriman.

7. Reputasi

Reputasi pengirim dihitung oleh masing-masing penyedia kotak surat menggunakan bobot khusus dan rahasia dari enam faktor sebelumnya dan sub-faktornya. Reputasi ini tidak hanya melekat pada alamat IP pengirim tetapi juga ke domain yang mereka gunakan.

8. Daftar Hitam

Domain pengirim yang telah mengirim spam dimasukkan dalam daftar hitam. Email yang dikirim dari server atau domain terlarang lebih cenderung berakhir di junk mail. Saat informasi IP Anda ditambahkan ke daftar hitam server email atau daftar hitam DNS, akun akan masuk daftar hitam. ISP akan memblokir server yang masuk daftar hitam karena mereka memeriksa silang dengan daftar ekstensif ini sebelum membuang email yang mereka kirimkan.

Mengapa Anda harus melacak email Anda, dan bagaimana Anda bisa melakukannya dengan efektif?

Pemasaran email tanpa sepengetahuan kumpulan korespondensi sebelumnya adalah tembakan dalam kegelapan. Tanpa pelacakan email, Anda tidak akan pernah tahu cara meningkatkan efisiensi kampanye pemasaran email Anda. Baca tentang beberapa keuntungan mempelajari cara melacak email:

1. Menghemat waktu dan tenaga

Anda dapat membuat kampanye email berdasarkan hasil sebelumnya, dengan jelas menunjukkan reaksi pengguna. Ini berarti Anda dapat menghemat waktu dengan menghilangkan komunikasi tindak lanjut yang tak terhitung jumlahnya.

Asumsikan Anda bermaksud untuk menguji tawaran B2C atau mengajukan calon klien B2B. Alih-alih secara membabi buta melanjutkan putaran tindak lanjut berikutnya, Anda dapat dengan bijak mengubah proposal Anda berdasarkan respons awal dan menghemat waktu.

2. Tentukan jadwal waktu terbaik untuk mengirim email

Karena audiens Anda terdiri dari individu yang unik, mereka mungkin tidak memeriksa email Anda secara bersamaan. Namun, alat pelacakan email memberikan wawasan tentang waktu keterlibatan email mereka, memungkinkan Anda menganalisis waktu terbaik untuk mengirim email untuk meningkatkan keterlibatan. Anda dapat melakukannya dengan melacak metrik email Anda.

3. Kirim tindak lanjut yang lebih efektif

Setelah Anda mengaktifkan pelacakan email di kampanye, Anda dapat mengatur tindak lanjut email untuk meningkatkan konversi. Ini memungkinkan Anda untuk melihat respons audiens dalam detail yang terperinci. Oleh karena itu, Anda dapat berkomunikasi dengan mereka secara cerdas di masa mendatang untuk memenuhi persyaratan mereka dan mengonversi prospek dengan menganalisis tindakan kecil yang diambil.

4. Tingkatkan kampanye pemasaran email Anda

Saat menjalankan pengujian A/B pada email Anda, pelacakan email juga berguna. Setelah Anda menjalankan tes, data akan dikumpulkan oleh alat pelacak pemasaran email Anda. Anda dapat menentukan versi mana yang sesuai dengan pelanggan Anda dan memasukkan perubahan tersebut ke dalam kampanye mendatang untuk meningkatkan keterlibatan.

Kiat untuk meningkatkan keterkiriman email

Jadi, bagaimana cara meningkatkan keterkiriman email Anda? Berikut adalah beberapa petunjuk:

1. Pertahankan milis terbaru

Milis lama terdiri dari penerima yang ketinggalan zaman, ditinggalkan, dan tidak terlibat. Hal ini dapat mengurangi pengiriman email dan tingkat keterkiriman. ISP telah mengalihkan fokus mereka dari filter spam tradisional dan menuju keterlibatan pengguna, atau bagaimana pelanggan Anda terlibat dengan email yang Anda kirimkan kepada mereka. Interaksi ini membantu mereka dalam menentukan apakah email harus dikirim ke kotak masuk mereka atau dialihkan ke folder spam.

Jika Anda menyimpan alamat ini di daftar Anda sebagai pengirim email, email Anda mungkin terpental atau masuk ke kotak masuk yang salah. Hal ini dapat mengakibatkan keluhan spam, menurunkan tingkat pengiriman dan reputasi Anda.

Misalkan alamat dan domain pengiriman Anda secara konsisten ditandai sebagai spam dan hanya menerima sedikit interaksi positif. Dalam hal ini, email Anda akan berhenti muncul di kotak masuk orang yang menginginkannya, dan pesan Anda akan menjangkau sedikit orang. Akibatnya, tujuan keuangan organisasi Anda mungkin terganggu.

Untuk menghindari kerugian ini dengan mudah, validasi milis Anda, tetap perbarui, dan hilangkan pelanggan yang tidak aktif.

2. Izinkan pelanggan baru untuk mengonfirmasi alamat mereka sebelum ditambahkan ke milis Anda

Kita semua salah ketik alamat email kita. Mungkin kita kurang memperhatikan, atau mungkin kita sedang terburu-buru untuk mendapatkan barang yang laris. Beberapa pelanggan Anda mungkin salah memasukkan alamat email mereka di platform Anda. Interaksi yang tidak terlihat dan umpan balik negatif dapat dihasilkan dari alamat email yang salah.

Gunakan alat keikutsertaan ganda untuk memvalidasi alamat email pada titik interaksi. Jika Anda meminta alamat email seseorang setelah mereka melakukan pemesanan atau mendaftar akun, gunakan pilihan ganda untuk mengirim email kepada mereka guna mengonfirmasi langganan mereka.

3. Kendalikan ekspektasi pelanggan

Harapan penerima sangat penting untuk pengiriman email. Selama proses pendaftaran pelanggan, pelanggan Anda harus memahami apa yang mereka hadapi. Semakin dekat Anda dengan mereka, semakin baik hasil Anda.

Beberapa metode yang meragukan untuk memperluas daftar email Anda mungkin membuat Anda mendapatkan lebih banyak kontak tetapi akan merusak reputasi pengirim Anda dari waktu ke waktu. Mengapa? Karena pelanggan ini tidak mendaftar untuk menerima email biasa, mereka mungkin mengabaikan pesan tersebut, menandainya sebagai spam, atau berhenti berlangganan. ISP akan melihat keterlibatan Anda yang rendah dan menurunkan reputasi pengirim Anda, menurunkan tingkat pengiriman Anda secara keseluruhan.

Meminta izin dengan jelas dan memberi tahu kontak Anda tentang jenis konten yang akan Anda kirimkan akan membantu memenuhi kebutuhan mereka dan menjaga interaksi email yang baik.

4. Jangan gunakan penyingkat URL

Bahkan jika tautan di email Anda valid, filter spam mungkin masih memblokirnya karena penyingkat URL adalah metode terkenal yang digunakan oleh spammer untuk menyamarkan sifat URL yang mereka tautkan.

Akan membantu jika Anda menghindari penggunaan penyingkat URL dan menggunakan seluruh tautan URL sebagai teks di badan email. Buat tautan dengan kata-kata yang diperlukan, pastikan semua tautan Anda aktif, dan valid, dan arahkan ke domain yang memiliki reputasi baik.

5. Daftar pemeliharaan

Pastikan Anda hanya mendapatkan alamat email yang disertakan. Sangat penting untuk mengirim email hanya ke daftar yang telah memberikan persetujuan penuh sebagai praktik terbaik. Mengirim email ke daftar tanpa izin mungkin akan menghasilkan tingkat buka yang buruk, tingkat berhenti berlangganan yang tinggi, dan banyak keluhan spam, yang semuanya akan berdampak negatif pada reputasi dan kemampuan pengiriman merek Anda. Memberi pelanggan pilihan untuk berhenti berlangganan jika mereka memutuskan tidak lagi tertarik pada merek adalah komponen penting dari administrasi daftar yang efisien.

6. Pesan transaksional dan pemasaran terpisah

Anda mungkin memahami perbedaan antara pesan transaksional dan pemasaran jika Anda terbiasa dengan email. Misalnya, konfirmasi pesanan, tanda terima, pengaturan ulang kata sandi, pembatalan pesanan, dan informasi lain yang disampaikan di bagian sebelumnya, yang merupakan komunikasi merek yang penting. Komunikasi pemasaran bersifat promosi karena bertujuan meyakinkan pelanggan untuk membeli barang atau jasa Anda.

Ini praktik terbaik dalam pemasaran email untuk mengirim komunikasi pemasaran dan transaksional Anda menggunakan berbagai kombinasi IP dan subdomain khusus. Ini memastikan bahwa email transaksional penting Anda sampai ke kotak masuk pelanggan tanpa hambatan.

7. Mengawasi metrik keterlibatan dan keluhan spam

Terkadang kebenaran itu menyakitkan. Seseorang mungkin tidak keberatan menerima beberapa peringatan atau penawaran dari perusahaan Anda, tetapi orang lain mungkin mengeluh tentang kotak masuk mereka yang penuh. Tapi bagaimana Anda bisa tahu jika pelanggan Anda ingin terlibat dengan komunikasi Anda?

Buka dan rasio klik-tayang, serta berhenti berlangganan dan keluhan spam, dapat membantu Anda menentukan apakah email Anda berharga bagi audiens Anda. Karena ISP sekarang berfokus pada keterlibatan pengguna untuk menentukan di mana email harus mendarat, sangat penting untuk memantau mereka dengan cermat untuk menjaga kemampuan pengiriman Anda.

Misalkan promosi Anda memiliki interaksi negatif yang tinggi, seperti rasio pentalan atau keluhan. Dalam hal ini, itu adalah tanda bahwa Anda tidak mengikuti praktik terbaik dan dapat memengaruhi apakah Anda berhasil masuk ke kotak masuk atau tidak.

Anda juga dapat mengatur umpan balik (FBL) untuk melacak keluhan spam tentang pesan Anda.

8. Email tidak boleh menyertakan lampiran PDF

Anda mungkin percaya bahwa melampirkan PDF ke email Anda membuat segalanya lebih mudah bagi pelanggan. Mungkin pengembang web Anda sedang berlibur, dan Anda tidak yakin bagaimana cara meng-host file tersebut. Mungkin ERP Anda menghasilkan faktur PDF untuk pelanggan Anda secara otomatis.

Jika Anda mengirim pesan email komersial ke konsumen Anda untuk alasan apa pun, pastikan untuk menghapus lampiran apa pun. Jika Anda meninggalkannya di email Anda, Anda akan mendapatkan perjalanan ke folder sampah dan tingkat pengiriman yang lebih rendah.

Pernahkah Anda berpikir untuk menggunakan alat pengiriman email?

Setiap kampanye email yang Anda kirim harus menyertakan alat pengiriman email. Memahami kemungkinan email Anda terkirim ke kotak masuk utama sangat membantu. Apa yang akan dilakukan alat pengiriman email adalah sebagai berikut:

• Membantu Anda dalam menentukan di mana email Anda akan mendarat di kotak masuk prospek Anda.
• Memberi Anda informasi tentang alasan penempatan kotak masuk Anda
• Tunjukkan jika ada faktor yang dapat membahayakan kampanye Anda.

1. Tenaga penjual

Saleshandy adalah sumber daya penjangkauan email dingin yang memungkinkan Anda mengirim urutan email dingin otomatis ke prospek dan berhasil mendaratkannya di kotak masuk utama mereka. Saleshandy akan secara konsisten mengirimkan apa pun yang Anda kirim ke kotak masuk utama.

2. Perangkap surat

Platform pengiriman email transaksional yang akan menangkap semua email dari lingkungan pengujian dan staging. Anda akan dapat mengakses kotak masuk melalui antarmuka web yang mudah digunakan. Hal terbaik? Klien Anda tidak akan pernah di-spam! Tambahkan email anggota tim Anda atau tentukan topeng domain untuk memungkinkan lebih banyak orang mengakses kotak masuk tertentu untuk pengujian dan kolaborasi.

Mailtrap memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

• Tangkap lalu lintas SMTP dari lingkungan pementasan dan pengembangan
• Otomatiskan alur pengujian dan skenario menggunakan API yang fleksibel
• Periksa konten email untuk spam dan validasi HTML/CSS di klien email populer.

3. GlockApps

GlockApps adalah toko serba ada untuk persyaratan pengiriman email Anda, mulai dari pengujian hingga mengidentifikasi konten yang meragukan. Ini memiliki semua yang Anda butuhkan. Mereka menyediakan empat layanan utama: Inbox Insight, DMARC Analytics, pemantauan uptime, dan konsultasi email.

Menggunakan tes pengiriman email mereka, Anda dapat meninjau skor spam email Anda dan menentukan di mana itu akan mendarat.

4. Tidak Pernah Terpental

NeverBounce adalah alat konfirmasi dan pembersihan email real-time yang sangat baik. Mereka menyediakan tiga opsi pembersihan: pembersihan daftar email massal, verifikasi email waktu nyata, dan pembersihan daftar otomatis. Alat ini mudah digunakan untuk bisnis, startup, dan nirlaba. Ini kompatibel dengan alat seperti Freshsales, Salesforce, HubSpot, dan lainnya.

5. Folder

Folderly adalah bisnis satu atap untuk semua persyaratan pengiriman email Anda. Alat ini memberikan solusi untuk meningkatkan kemampuan pengiriman email Anda dan menjadikan Anda pengirim yang autentik.

Opsi audit keterkiriman email mereka melakukan audit menyeluruh terhadap semua komponen keterkiriman email. Ini mencakup penilaian kesehatan secara keseluruhan, analisis domain dan kotak surat, dan rekomendasi jangka panjang. Ini juga memberikan laporan tentang hasilnya.

Membungkus

Keterkiriman mengikuti pola siklus: semakin banyak pelanggan Anda berinteraksi dengan email Anda, semakin baik penempatan kotak masuk mereka. Terserah Anda untuk melacak metrik keterlibatan email Anda, seperti klik, pembukaan, dan pentalan, untuk memastikan Anda mengirim konten yang sesuai kepada pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat.