Bagaimana Kofax Dapat Merevolusi Proses Dokumen Anda

Dengan upaya transformasi digital yang meningkat karena perangkat lunak baru menjadi lebih terjangkau dan, dalam banyak kasus, merupakan kebutuhan, banyak pembuat keputusan mencari cara untuk mengimplementasikan solusi RPA seperti Kofax ke dalam organisasi mereka.

Nilai total pasar RPA adalah $597 juta pada tahun 2018. Pada tahun 2025, jumlah tersebut diperkirakan akan meroket menjadi hampir $4 miliar. Itu adalah kenaikan yang cukup signifikan untuk industri yang baru mulai mengumpulkan tenaga pada tahun 2015.

Adopsi RPA

Tingkat adopsi teknologi RPA semakin menjadi aspek utama dari peta jalan DX di banyak bisnis—92% pengambil keputusan TI percaya bahwa teknologi otomasi akan menjadi kunci untuk mengatasi kebutuhan yang muncul saat organisasi meningkatkan digitalisasi.

Solusi seperti Kofax telah melihat pertumbuhan dengan UKM yang ingin memanfaatkan otomatisasi untuk operasi bisnis; apakah itu layanan pelanggan, merampingkan proses alur kerja dan mengurangi biaya operasi, atau pemantauan dan analitik proses bisnis tingkat lanjut.

Hari ini, kita akan memeriksa bagaimana Kofax dapat meningkatkan alur kerja dan proses dokumentasi Anda dengan otomatisasi.

Interaksi Pelanggan

Meningkatkan pengalaman pelanggan melalui teknologi digital adalah salah satu tujuan utama UKM.

Hal ini dapat dicapai melalui berbagai metode dengan menerapkan transformasi digital di perusahaan—kehadiran online dan seluler yang baik mungkin merupakan cara paling jelas bagi organisasi untuk meningkatkan interaksinya dengan konsumen.

Otomatisasi adalah cara lain untuk mendapatkan pengalaman yang lebih baik.

Sepertiga pengambil keputusan secara khusus menguraikan peningkatan fokus pada layanan pelanggan sebagai hasil yang diharapkan dari penerapan solusi otomatisasi perusahaan.

Ada pemahaman yang lebih besar sekarang di antara usaha kecil bahwa merampingkan dan mengotomatisasi banyak tugas yang memakan waktu yang merupakan bagian dari perjalanan pelanggan yang khas merupakan langkah penting dalam menjaga bisnis tetap kompetitif.

Misalnya, menggunakan teknologi pengambilan dokumen dan transformasi dapat secara drastis meningkatkan cara bisnis memproses dan menyampaikan informasi pelanggan ke sistem yang benar, tanpa penundaan dan dengan sedikit input manual yang memperlambat begitu banyak interaksi pelanggan saat ini.

Proses Dokumen Terkait Pelanggan Dipercepat Dengan Kofax

Aplikasi pelanggan

Aplikasi berbasis kertas bisa memakan waktu berminggu-minggu dan sangat memakan waktu.

Aplikasi digital jauh lebih cepat, tetapi solusi otomatis seperti Kofax Capture dapat mempercepat waktu lebih jauh lagi dengan diajarkan cara menerima dan memperoleh informasi yang diterima perusahaan dari pelanggan, menyelamatkan karyawan dari tugas manual berulang memasukkan data sendiri.

Pengiriman uang otomatis

Untuk bisnis yang mungkin menerima dokumen pengiriman uang secara online dari pelanggan, biasanya digunakan berbagai format file yang berbeda, seperti PDF, DOCX, dan XLSX.

RPA dapat mengekstrak dan mengubah file yang berbeda menjadi keseragaman dan kemudian secara otomatis mengirimkannya ke sistem ERP untuk penyimpanan.

Manajemen faktur

Ini adalah aspek penting dari setiap hubungan antara bisnis dan pelanggan.

Dengan otomatisasi, faktur dapat dipindai, dikategorikan, dan ditambahkan ke alur kerja untuk persetujuan karyawan.

Ini mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk pembayaran dan membantu menjaga hubungan yang solid.

Orientasi pelanggan

Pelanggan secara rutin harus memiliki beberapa bentuk identifikasi yang disertifikasi ketika mereka mengajukan aplikasi.

Sertifikasi otomatis mempercepat proses ini dengan menggunakan perangkat lunak ID untuk memverifikasi identitas, seringkali dari materi yang sederhana seperti gambar telepon—memperpendek proses dari hari ke menit.

Aspek Penangkapan Informasi

Kami telah melihat bagaimana proses otomatis dapat meningkatkan dinamika antara vendor dan pelanggan.

Digitalisasi proses penanganan dokumen dalam suatu organisasi adalah salah satu dari beberapa alasan pengambil keputusan mengadopsi peta jalan transformasi digital untuk perusahaan mereka.

Sekarang mari kita lihat proses untuk dokumen yang penangkapan informasinya dapat ditingkatkan secara dramatis melalui penggunaan solusi RPA.

Penangkapan kognitif

Ini adalah inti dari sistem pengambilan dokumen yang baik. Yaitu, kemampuan untuk menangkap dan memproses semua jenis dokumen, baik itu faktur yang ditulis tangan atau dokumen digital dengan ekstensi file yang salah.

Tangkapan multisaluran

Tidak hanya penting untuk mempercepat proses penanganan dokumen yang masuk, tetapi juga pendistribusian dan penyimpanan data.

Bot dapat mengambil data dari berbagai sumber di seluruh organisasi dan menyortir informasi dengan cepat dan efektif, mengirimkannya ke bagian lain dari bisnis dan mencegah silo.

Ruang surat digital

Ini pada dasarnya mengacu pada menghilangkan proses yang lambat dan melelahkan karena karyawan menilai dokumen secara manual.

Mereka biasanya diharapkan untuk:

• Tinjau dokumen digital dan kertas
• Masukkan data dari dokumen
• Mengklasifikasikan dan memvalidasi dokumen
• Dokumen rute

Jika Anda menginstal bot yang mampu melakukan semua tugas ini untuk Anda, Anda menghemat waktu karyawan Anda dan memungkinkan mereka untuk melakukan tugas lain yang membutuhkan mereka.

Pembelajaran mesin

Bot dapat beradaptasi dan mempelajari proses baru sendiri.

Misalnya, setelah memproses sampel dokumen tertentu, sistem akan menggunakan AI untuk secara otomatis mengenali cara berinteraksi dengan setiap bidang dokumen di masa mendatang tanpa panduan.

Dengan mengganti proses pengambilan manual ini dengan otomatisasi, bisnis mempercepat alur kerja dan meningkatkan efisiensi operasional mereka.

Pekerja tidak hanya dibebaskan dari melakukan tugas-tugas ini sendiri, tetapi bot dapat melakukannya lebih cepat dan tanpa kesalahan, 24 jam sehari.

Intelijen Proses dan Analisis

Dengan transformasi digital, kemampuan eksekutif untuk membuat keputusan berdasarkan analitik berbasis data adalah keunggulan utama dibandingkan pesaing yang belum memasukkan solusi digital ke dalam organisasi mereka.

90% dari semua data yang ada di dunia dibuat selama dua tahun terakhir saja. Itu jumlah yang menakjubkan untuk dikerjakan. Dengan bisnis yang harus memproses lebih banyak data dari sebelumnya, memiliki pemahaman yang lengkap dan visibilitas total real-time ke dalam volume tinggi data yang masuk dan keluar dari sistem Anda sangat penting.

Kofax Analytics menawarkan bisnis kemampuan untuk:

• Dapatkan wawasan tentang semua pengambilan omnichannel penting dan proses otomatisasi dokumen melalui hampir 100 metrik yang telah ditentukan sebelumnya dan lebih dari 100 catatan
• Filter jumlah batch dan dokumen berdasarkan kelas batch atau jenis dokumen untuk mengidentifikasi kemacetan
• Pantau operator manusia, proses bisnis, dan kinerja perangkat lunak
• Terapkan pengaturan keamanan berdasarkan peran pengguna dan hak data kontekstual untuk melindungi informasi sensitif
• Akses informasi dari jarak jauh di berbagai perangkat

Memiliki kendali penuh atas sistem otomatis Anda merupakan langkah penting dalam proses dokumentasi Anda.

Analytics memungkinkan visibilitas menyeluruh, pemantauan kepatuhan, pengurangan risiko, dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti segera untuk data dokumen.

Apakah Anda mempertimbangkan untuk mengotomatisasi proses dokumen Anda? Otomatisasi hanyalah salah satu aspek dari transformasi digital, dan itu dapat dicapai dengan menerapkan solusi cloud ke dalam organisasi Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat dilakukan cloud untuk Anda, unduh eBuku kami, “Opsi Cloud Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?”