Kofax สามารถปฏิวัติกระบวนการเอกสารของคุณได้อย่างไร

ด้วยความพยายามในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่เพิ่มขึ้นเมื่อซอฟต์แวร์ใหม่มีราคาไม่แพง และในหลายกรณี ผู้มีอำนาจตัดสินใจจำนวนมากกำลังมองหาวิธีที่พวกเขาสามารถนำโซลูชัน RPA เช่น Kofax ไปใช้ในองค์กรของตนได้

มูลค่ารวมของตลาด RPA อยู่ที่ 597 ล้านดอลลาร์ในปี 2561 ภายในปี 2568 ตัวเลขดังกล่าวคาดว่าจะพุ่งสูงขึ้นเป็นเกือบ 4 พันล้านดอลลาร์ นั่นเป็นการเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญอย่างมากสำหรับอุตสาหกรรมที่เริ่มรวบรวมไอน้ำในปี 2558

การรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม

อัตราการนำเทคโนโลยี RPA มาใช้กำลังกลายเป็นส่วนสำคัญของแผนงาน DX ของธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ โดย 92% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีเชื่อว่าเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติจะเป็นกุญแจสำคัญในการตอบสนองความต้องการที่เกิดขึ้นใหม่ในขณะที่องค์กรต่างๆ

โซลูชันอย่าง Kofax ได้เห็นการเติบโตด้วย SMB ที่ต้องการใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการบริการลูกค้า การปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์และการลดต้นทุนการดำเนินงาน หรือการตรวจสอบขั้นสูงและการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ

วันนี้ เราจะตรวจสอบว่า Kofax สามารถปรับปรุง เวิร์กโฟลว์และกระบวนการเอกสาร ของคุณด้วยระบบอัตโนมัติได้อย่างไร

การโต้ตอบกับลูกค้า

การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าผ่านเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นหนึ่งในเป้าหมายหลักสำหรับ SMB

สิ่งนี้สามารถทำได้ด้วยวิธีการมากมายโดยใช้การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในบริษัท การมีอยู่ทางออนไลน์และทางมือถือที่ดีอาจเป็นวิธีที่ชัดเจนที่สุดที่องค์กรสามารถปรับปรุงปฏิสัมพันธ์กับผู้บริโภคได้

ระบบอัตโนมัติเป็นอีกวิธีหนึ่งที่สามารถสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นได้

หนึ่งในสามของผู้มีอำนาจตัดสินใจได้ร่างโครงร่างการมุ่งเน้นที่ปรับปรุงให้ดีขึ้นเกี่ยวกับการบริการลูกค้าเป็นผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการนำโซลูชันระบบอัตโนมัติขององค์กรไปใช้

ขณะนี้มีความเข้าใจมากขึ้นในหมู่ธุรกิจขนาดเล็กที่ทำให้งานที่ต้องใช้เวลานานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเส้นทางของลูกค้าทั่วไปมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้เป็นอัตโนมัติ เป็นขั้นตอนสำคัญในการรักษาความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น การใช้เทคโนโลยีการบันทึกและการแปลงเอกสารสามารถปรับปรุงวิธีการประมวลผลทางธุรกิจได้อย่างมากและส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบที่ถูกต้อง โดยไม่ชักช้าและป้อนข้อมูลด้วยตนเองเพียงเล็กน้อยซึ่งทำให้การโต้ตอบกับลูกค้าจำนวนมากช้าลงในปัจจุบัน

กระบวนการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเร่งความเร็วด้วย Kofax

ใบสมัครของลูกค้า

การใช้งานแบบกระดาษอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และใช้เวลานานมาก

แอปพลิเคชันดิจิทัลนั้นเร็วกว่ามาก แต่โซลูชันอัตโนมัติอย่าง Kofax Capture นั้นสามารถเร่งเวลาให้เร็วขึ้นได้อีก โดยได้รับการสอนวิธีรับและรับข้อมูลที่บริษัทได้รับจากลูกค้า ช่วยลดพนักงานจากงานที่ต้องทำซ้ำๆ ในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

โอนเงินอัตโนมัติ

สำหรับธุรกิจที่อาจได้รับเอกสารการโอนเงินออนไลน์จากลูกค้า เป็นเรื่องปกติที่รูปแบบไฟล์ต่างๆ จะถูกนำมาใช้ เช่น PDF, DOCX และ XLSX

RPA สามารถแยกและแปลงไฟล์ต่างๆ ให้เป็นเอกภาพ จากนั้นจึงส่งไฟล์เหล่านั้นไปยังระบบ ERP เพื่อจัดเก็บโดยอัตโนมัติ

การจัดการใบแจ้งหนี้

นี่เป็นส่วนสำคัญของความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจและลูกค้า

ด้วยระบบอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้สามารถสแกน จัดประเภท และเพิ่มไปยังเวิร์กโฟลว์เพื่อขออนุมัติจากพนักงานได้

วิธีนี้จะช่วยเร่งเวลาในการชำระเงินและช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น

การเริ่มต้นใช้งานของลูกค้า

ลูกค้าต้องมีบัตรประจำตัวบางรูปแบบที่ได้รับการรับรองเป็นประจำเมื่อดำเนินการสมัคร

การรับรองอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์ ID เพื่อยืนยันตัวตน ซึ่งมักจะมาจากสื่อที่ง่ายเหมือนกับรูปภาพในโทรศัพท์ ทำให้กระบวนการสั้นลงจากวันเหลือเพียงไม่กี่นาที

ด้านการเก็บข้อมูล

เราได้ดูว่ากระบวนการอัตโนมัติสามารถปรับปรุงไดนามิกระหว่างผู้ขายและลูกค้าได้อย่างไร

การแปลงกระบวนการจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นดิจิทัลเป็นหนึ่งในหลายเหตุผลที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจนำแผนงานการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลมาใช้กับบริษัทของตน

ตอนนี้ มาดูกระบวนการของเอกสารที่การเก็บข้อมูลสามารถปรับปรุงได้อย่างมากผ่านการใช้โซลูชัน RPA

การจับทางปัญญา

นี่คือหัวใจสำคัญของระบบบันทึกเอกสารที่ดี กล่าวคือ ความสามารถในการบันทึกและประมวลผลเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ที่เขียนด้วยลายมือหรือเอกสารดิจิทัลที่มีนามสกุลไฟล์ไม่ถูกต้อง

การจับภาพช่องทาง Omni

ไม่เพียงแต่การเร่งกระบวนการจัดการเอกสารขาเข้าเท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งสำคัญในการแจกจ่ายและจัดเก็บข้อมูลด้วย

บอทสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั่วทั้งองค์กรและจัดเรียงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ส่งไปยังส่วนอื่นๆ ของธุรกิจและป้องกันไม่ให้เกิดการหยุดนิ่ง

ห้องจดหมายดิจิตอล

โดยพื้นฐานแล้วหมายถึงการกำจัดกระบวนการที่ช้าและลำบากในการให้พนักงานประเมินเอกสารด้วยตนเอง

โดยทั่วไปแล้วพวกเขาคาดว่าจะ:

• ตรวจสอบเอกสารดิจิทัลและกระดาษ
• ป้อนข้อมูลจากเอกสาร
• จำแนกและตรวจสอบเอกสาร
• เอกสารเส้นทาง

หากคุณติดตั้งบ็อตที่สามารถทำงานทั้งหมดเหล่านี้ให้กับคุณได้ คุณจะประหยัดเวลาให้กับพนักงานและทำให้พวกเขาทำงานอื่นๆ ที่ต้องการได้

การเรียนรู้ของเครื่อง

บอทสามารถปรับและเรียนรู้กระบวนการใหม่ได้ด้วยตนเอง

ตัวอย่างเช่น หลังจากประมวลผลตัวอย่างเอกสารเฉพาะแล้ว ระบบจะใช้ AI เพื่อรับรู้โดยอัตโนมัติว่ามีการโต้ตอบกับแต่ละฟิลด์ของเอกสารอย่างไรในอนาคตโดยไม่มีคำแนะนำ

ด้วยการแทนที่กระบวนการจับภาพด้วยตนเองเหล่านี้ด้วยระบบอัตโนมัติ ธุรกิจจะเร่งเวิร์กโฟลว์และปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ไม่เพียงแต่ผู้ปฏิบัติงานจะเป็นอิสระจากการทำงานเหล่านี้ด้วยตนเอง แต่บอทสามารถทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้นและปราศจากข้อผิดพลาดตลอด 24 ชั่วโมง

กระบวนการอัจฉริยะและการวิเคราะห์

ด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ความสามารถของผู้บริหารในการตัดสินใจตามการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญเหนือคู่แข่งที่ยังไม่ได้รวมโซลูชันดิจิทัลเข้ากับองค์กรของตน

90% ของข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในโลกถูกสร้างขึ้นในช่วงสองปีที่ผ่านมาเพียงอย่างเดียว นั่นเป็นจำนวนเงินที่น่าอัศจรรย์ในการทำงานด้วย เนื่องจากธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องประมวลผลข้อมูลมากกว่าที่เคย การมีความเข้าใจที่สมบูรณ์และการมองเห็นแบบเรียลไทม์โดยรวมเกี่ยวกับข้อมูลปริมาณมากที่ส่งเข้าและออกจากระบบของคุณจึงเป็นสิ่งจำเป็น

Kofax Analytics ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถ:

• รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการบันทึกช่องทาง Omni ที่สำคัญทั้งหมดและกระบวนการเอกสารอัตโนมัติผ่านตัววัดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเกือบ 100 รายการและบันทึกมากกว่า 100 รายการ
• กรองจำนวนแบทช์และเอกสารตามคลาสแบทช์หรือประเภทเอกสารเพื่อระบุคอขวด
• ตรวจสอบผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมนุษย์ กระบวนการทางธุรกิจ และประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์
• ใช้การตั้งค่าความปลอดภัยตามบทบาทของผู้ใช้และสิทธิ์ของข้อมูลตามบริบทเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
• เข้าถึงข้อมูลได้จากระยะไกลบนอุปกรณ์ต่างๆ

การควบคุมระบบอัตโนมัติทั้งหมดเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดทำเอกสารของคุณ

การวิเคราะห์ช่วยให้มองเห็นได้ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง เฝ้าติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด ลดความเสี่ยง และให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปดำเนินการได้ทันทีสำหรับข้อมูลเอกสาร

คุณกำลังพิจารณาที่จะทำให้กระบวนการเอกสารของคุณเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่? ระบบอัตโนมัติเป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล และสามารถทำได้โดยการนำโซลูชันระบบคลาวด์ไปใช้ในองค์กรของคุณ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมว่าระบบคลาวด์ทำอะไรให้คุณได้บ้าง ให้ดาวน์โหลด eBook ของเรา "ตัวเลือกระบบคลาวด์ใดที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ"