Comment s'associer à un coursier ou à une compagnie maritime dans le commerce électronique

Associez-vous à une entreprise de messagerie pour l'expédition de commerce électronique

S'associer à des partenaires de messagerie viables constitue la base de toute bonne entreprise de vente au détail et en gros de commerce électronique. Sans une bonne compagnie maritime qui fournit une sorte d'assurance de services de qualité, de nombreux domaines de votre entreprise peuvent être impactés négativement. Ce sont les facteurs à considérer lors de la sélection d'une entreprise de services de messagerie.

Cependant, le processus de mise en relation avec un bon partenaire d'expédition englobe de nombreux facteurs différents qui vont bien au-delà de l'intégration, de la sélection d'un partenaire logistique au suivi de ses performances sur une période afin d'identifier les domaines d'amélioration possibles.

Liste des 8 éléments clés à garder à l'esprit lorsque vous vous associez à une entreprise de messagerie en Inde pour l'expédition de commerce électronique

Dans cet article, nous vous expliquerons les principales étapes de la création d'une relation avec une entreprise de transport ou de messagerie en Inde qui vous permettra de maintenir une entreprise rentable.

1. Choisir une entreprise de messagerie et négocier les conditions d'utilisation

La sélection d'un partenaire de messagerie n'est que la première étape d'un processus beaucoup plus long, mais ce n'est en aucun cas une tâche facile. Nous avons créé une liste exhaustive de 15 critères différents à prendre en compte lors du choix d'une entreprise de logistique. La première chose serait les frais d'expédition globaux, mais au-delà de cela, il existe également d'autres spécialisations que différentes entreprises en ligne peuvent exiger. Comme une entreprise de joaillerie, traiter des articles coûteux et fragiles de grande valeur nécessiterait probablement une compagnie maritime comme Sequel qui est familière avec l'expédition de cette catégorie de produits.

La réduction de ces critères dépend fortement du secteur auquel appartient chaque entreprise de commerce électronique et du public cible auquel elle s'adresse. Une entreprise vendant des vêtements au détail à prix réduit nécessiterait probablement moins de sécurité qu'une entreprise vendant des bijoux haut de gamme. Là où une bijouterie peut avoir besoin d'une assurance, un détaillant de vêtements maintiendrait probablement la livraison rapide comme un besoin prioritaire. Une entreprise de cosmétiques, en revanche, peut avoir besoin de services de messagerie sensibles à la température pour une grande partie de ses produits.

Après avoir sélectionné votre compagnie maritime idéale sur la base d'une grande variété de critères, les négociations sont la prochaine étape. Ce processus comporte ses propres défis liés à la structuration d'un accord avec les partenaires logistiques concernés qui englobe tous les services requis, du ramassage et du stockage à la livraison et à la réception des commentaires des clients. Outre les conditions standard telles que le délai de livraison spécifié (au plus 3 à 5 jours), les besoins spécialisés identifiés pour votre entreprise constituent une partie importante du cadre de tout SLA entre vous et vos nombreux partenaires de messagerie.

2. Utilisation optimale des ressources

La façon dont les ressources sont utilisées est un élément important à prendre en compte pendant le processus de négociation, ainsi qu'après que les conditions ont été convenues et pendant que le service est fourni. Il est important de se rappeler que s'associer à n'importe quelle entreprise de logistique, même s'il s'agit d'une entreprise parmi d'autres, est un processus continu et continu.

Les ressources de base de toute entreprise de messagerie sont une flotte de véhicules, des équipements pour le chargement et le déchargement des expéditions et un personnel de 5 000 à 500 000 personnes. Cependant, une bonne entreprise est celle qui continue à développer ses ressources existantes et à en utiliser de nouvelles au fil du temps, en particulier les technologies de pointe.

Avoir un personnel bien formé peut souvent être plus efficace que d'avoir un personnel important, et les véhicules devront être inspectés régulièrement. La mise en place de hubs et de centres de répartition dans des zones reculées ou populaires est également extrêmement utile. Cependant, ils ne peuvent apporter une aide efficace que si le réseau de centres est bien connecté. Une mauvaise communication peut survenir à n'importe quelle étape de l'expédition, c'est-à-dire le premier kilomètre, le kilomètre intermédiaire ou le dernier kilomètre, entraînant des retards de livraison et les clients ne sont pas informés de l'état de leur commande.

Cela peut entraîner un pourcentage plus élevé de RTO. La plate-forme qu'un fournisseur de services d'expédition utilise pour le suivi peut également avoir un impact sur l'expérience client, car les mises à jour tardives du client pendant le processus d'expédition peuvent augmenter considérablement son anxiété et les risques qu'il développe les remords de l'acheteur. Un mécanisme de livraison technologiquement avancé peut également aider à découvrir les itinéraires optimaux pour les livraisons régulières.

Un autre aspect important de l'utilisation des ressources est de s'assurer que vous avez pleinement exploré tous les services possibles qu'une entreprise de messagerie peut fournir. Il peut y avoir des fonctionnalités offertes sur leur système de suivi qui ne sont peut-être pas les plus évidentes mais qui pourraient potentiellement augmenter la vitesse de livraison, la gestion des stocks et la satisfaction des clients. Celles-ci peuvent inclure la gestion des NDR, la gestion des retours et les mises à niveau des véhicules, entre autres, en fonction de la société de logistique en question.

3. Définir le processus régulier pour chaque commande

Pour éviter toute mauvaise communication, tout malentendu et toute confusion pouvant entraîner des pertes potentielles, il est utile de créer un plan du système de livraison et des opérations quotidiennes. Cette carte garderait une trace de la façon dont un agent maritime est affecté à une commande particulière qui signe pour celle-ci et fait remettre l'article sous sa garde et quand l'article doit être récupéré après qu'une commande a été passée.

Il préciserait également comment le personnel de l'entrepôt devrait être formé pour travailler avec une nouvelle compagnie maritime de commerce électronique. Un défi commun auquel sont confrontées la plupart des entreprises de commerce électronique est la gestion des exceptions de livraison. Une livraison peut échouer pour un certain nombre de raisons, par exemple lorsque l'adresse de livraison ou les coordonnées du client semblent incorrectes.

Dans de telles situations, il est essentiel que votre entreprise de services de messagerie de commerce électronique en Inde dispose d'un système clair pour traiter ces exceptions, idéalement sous la forme d'une équipe d'assistance client joignable par appel, SMS ou adresse e-mail. Les systèmes pilotés par API comme ClickPost fonctionnent efficacement pour permettre aux entreprises de commerce électronique de gérer les exceptions dans un court laps de temps de 4 heures.

Cette équipe serait chargée de recevoir les informations correctes des clients et de reporter la livraison à une date ultérieure. Idéalement, la livraison devrait être effectuée dans les 36 heures suivant la date de livraison initialement prévue, car les chances d'annulation de la commande augmentent de façon exponentielle au-delà de ce délai. Un système efficace en place est le seul moyen d'assurer que ce processus se déroule sans heurts.

4. Rapprochement contre-remboursement (COD)

Le secteur du commerce électronique a connu un boom majeur au cours des dernières années, qui a été poussé à l'extrême par le besoin de services à distance lors du début de la pandémie de COVID-19. De nombreux consommateurs choisissent de payer leurs achats en ligne, ce qui ajoute à la rapidité et à l'efficacité de la livraison. Cependant, de nombreux clients ont toujours une préférence pour les commandes contre remboursement, qui leur permettent d'effectuer le paiement en espèces une fois la livraison terminée.

Bien que le paiement à la livraison soit un excellent moyen d'atteindre une clientèle plus large, cela peut s'accompagner de nombreux défis. L'un des problèmes les plus fréquents qui se produisent lorsque les commandes contre remboursement sont passées est un retard dans la mise à jour du montant du paiement effectué auprès de la banque de l'entreprise de commerce électronique.

Ces retards peuvent entraîner des comptes non concordants qui doivent être expliqués et corrigés. La façon dont une entreprise de messagerie traite cet aspect du rapprochement COD et utilise la technologie disponible pour y remédier peut contribuer à une maintenance efficace des dossiers et des finances d'une entreprise de commerce électronique.

Un autre élément important du rapprochement COD concerne les échecs de livraison COD. Ceux-ci peuvent survenir pour diverses raisons, qu'il s'agisse de l'état du produit au moment de la livraison ou de contraintes de trésorerie de la part du consommateur. Dans de tels cas, la raison de l'échec de la livraison doit être notée, puis un processus doit être en place pour retourner l'article en question.

Ces fonctionnalités peuvent être incluses dans le mécanisme de livraison. De plus, des conditions doivent également être en place pour tenir la société de logistique ou de transport responsable d'un échec de paiement à la livraison (COD) qui s'est produit en raison d'un produit endommagé pendant le transport.

5. Documents

Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus et que vous avez trouvé la clarté en ce qui concerne toutes vos considérations prioritaires déterminées, l'étape suivante consiste à confirmer le partenaire d'expédition et à soumettre toute la documentation nécessaire pour vous assurer que vous pouvez vous intégrer en douceur à la plate-forme de ce partenaire et que tous les aspects financiers et d'entreprise les formalités sont prises en charge. La documentation en question peut varier d'un partenaire à l'autre, mais il existe quelques éléments communs à tous les partenaires.

Les documents standard qu'une entreprise de commerce électronique doit généralement fournir à une entreprise de logistique commencent par une preuve d'identité d'entreprise. Ce sera sous la forme d'un numéro de carte PAN pour votre entreprise et d'une copie du document dans la question elle-même. La plupart des partenaires de messagerie exigeront également une copie de votre certificat de TPS pour comprendre à quelle tranche de TPS appartient votre entreprise et la catégorie de produits concernés.

Le document le plus important à conserver avec toute entreprise de messagerie est le SLA (Service Level Agreement). Ce document englobera toutes les conditions dans lesquelles le partenaire d'expédition doit fournir son service, les frais globaux qu'il peut facturer pour celui-ci et les pénalités qui doivent être imposées en cas de performance de mauvaise qualité ou de toute violation des conditions du SLA.

Après la soumission des documents d'identification et des documents liés aux finances, et après la signature du SLA, d'autres documents sont nécessaires pour définir les mécanismes de livraison qui seront suivis dans certains endroits. Le format de ces documents peut différer d'une entreprise à l'autre.

6. Utilisation d'un système d'intégration

Lier à une seule compagnie maritime n'est qu'une étape en arrière-plan de la fonctionnalité d'une entreprise de commerce électronique. Les e-commerçants moyens et grands ont généralement besoin de plusieurs partenaires de messagerie pour assurer l'exécution complète des commandes quotidiennes. Une fois les conditions convenues avec un nouveau partenaire d'expédition, l'intégration avec cette société est un processus distinct qui vous oblige à vous intégrer à la plateforme de livraison et de suivi.

Chaque entreprise de logistique maintient son propre système permettant aux entreprises de commerce électronique de suivre et d'exécuter les commandes. Ainsi, pour chaque ensemble de commandes d'un type donné ou de restauration vers un lieu spécifié, comme les entreprises qui proposent la livraison le jour même ou des livraisons hyperlocales , traitées par un partenaire de messagerie différent, des plateformes indépendantes seront utilisées pour exécuter ces commandes.

Non seulement cela se traduit par des communications variées avec les clients, mais cela nécessite également une plus grande dépense de ressources par l'e-commerçant pour surveiller les commandes sur chacune de ces plates-formes, suivre les livraisons échouées ou retardées et suivre les performances et les tendances des préférences des clients.

C'est là que les systèmes d'intégration de messagerie peuvent alléger le fardeau des propriétaires d'entreprise. Une plate-forme efficace pilotée par API pour l'expédition de commerce électronique ou l'agrégation de messagerie ou de logistique peut vous donner un point de référence unique pour voir tous les partenaires logistiques et les commandes qu'ils traitent, au lieu d'avoir à visiter le site Web respectif de chaque entreprise individuellement.

Les plates-formes d'intégration telles que ClickPost offrent également des options pour acheter des étiquettes d'expédition préparées pour chaque commande, une messagerie standardisée pour tenir les clients informés, une page unifiée pour consulter les commandes et une autre pour les suivre, des opportunités de promouvoir des événements ou des ventes majeurs, des processus intégrés pour les retours et Gestion des rapports de non-remise et système automatisé pour surveiller les performances et les tendances sur des périodes de temps spécifiées.

7. Surveillance des performances

Il a été mentionné à quelques reprises dans cet article que la liaison avec une entreprise de messagerie est un processus continu et continu. Bien que cela puisse commencer par la sélection, cela ne se termine pas lorsque le partenaire est choisi et que les accords sont signés. Chaque compagnie maritime en Inde vous fournit un service qui peut avoir un impact majeur sur les performances globales de votre entreprise.

Il faut une machine bien huilée pour assurer le ramassage immédiat après la passation d'une commande, des mises à jour fréquentes sur place, une livraison rapide, un transport sûr du produit et enfin le placement du produit entre les mains d'un client à sa satisfaction.

Le suivi des performances est une fonction importante dans le processus de sélection d'un partenaire de messagerie pour travailler. En 6 mois, suffisamment de commandes ont été passées et livrées pour déterminer quels sont les domaines dans lesquels la compagnie maritime concernée vous a aidé et a contribué à améliorer la croissance de l'entreprise, et quels sont les domaines qui nécessitent des améliorations. Vous pouvez également déterminer plus clairement si l'entreprise est un partenaire viable pour votre entreprise.

Par exemple, une entreprise de messagerie déclare être équipée pour livrer même dans les endroits les plus reculés. Au fil du mois, vous observez qu'un groupe particulier de codes PIN dans une région éloignée semble passer fréquemment un volume élevé de commandes. Cependant, ces commandes commencent à diminuer car la compagnie maritime a souvent été responsable de retards de livraison dans cette zone particulière en raison d'un manque de ressources ou d'autres obstacles, bien que d'autres zones n'aient pas de tels problèmes.

Étant donné que le plus grand nombre de commandes proviennent de cet emplacement, en raison duquel la livraison dans des endroits éloignés est devenue une considération prioritaire pour vous, vous devrez peut-être réévaluer les performances de ce partenaire de messagerie. Cela peut aider à déterminer si le transporteur en question maintient sa propre flotte pour la livraison des expéditions, ce qui réduit la portée du problème. Dans le cas où un transporteur utilise un canal de partenaires et d'agences pour le transport, les risques de livraison inefficace sont plus élevés.

Le suivi des performances d'une entreprise de services logistiques de commerce électronique nécessite également que vous surveilliez attentivement vos transactions commerciales, du nombre de commandes passées dans un lieu donné aux commentaires des clients sur chaque partie du processus logistique. Si une plainte répétée des clients est que le système de suivi ne semble pas être mis à jour.

Et ils sont incapables de déterminer le statut de leur commande en raison duquel ils réduisent leurs achats. Dans un tel cas, un système de suivi plus avancé doit être mis en place par la société de messagerie. Garder une trace de votre propre modèle commercial est également utile, en particulier dans le cas de la livraison SDD, NDD et hyperlocale.

Les plates-formes logistiques et d'intégration d'API de messagerie ou d'expédition peuvent grandement contribuer au processus de surveillance des performances, car toutes les commandes passées par toutes vos sociétés de logistique de commerce électronique sont maintenues, suivies et analysées de manière comparative sur des périodes spécifiées sur une seule plate-forme. Ces informations et d'autres rapports peuvent ensuite être créés pour vous aider à déterminer quels sont les domaines nécessitant des améliorations.

8. Renégocier les termes des SLA en fonction des domaines d'amélioration

L'objectif de surveiller les performances de toute entreprise de messagerie ainsi que dans des domaines cibles spécifiques est de déterminer quels sont les défis auxquels votre entreprise est confrontée pour fournir des livraisons efficaces et rapides. Une fois les défis et les points faibles liés aux différents indicateurs clés de performance liés à la logistique établis, à l'aide d'une plate-forme de visualisation intégrée et d'analyses de données. La prochaine chose à faire est de comprendre clairement comment la compagnie maritime peut améliorer ses performances.

La plupart des SLA sont des contrats à durée limitée qui restent en vigueur pendant un an (12 mois), après quoi le contrat peut être automatiquement renouvelé ou résilié. Une autre option consiste à modifier le contrat existant ou à en rédiger un nouveau avec le même partenaire. À la fin de la période contractuelle, vous pouvez approcher le prestataire de services logistiques avec des domaines d'amélioration et réviser le contrat pour y remédier.

En cas de nombreux échecs de livraison en raison de dommages au produit pendant le transport, vous pouvez réduire vos pertes en spécifiant une clause d'assurance pour tout échec de livraison en raison de dommages causés pendant le transport.

De même, si certains aspects des performances de l'entreprise de messagerie améliorent les KPI, ils peuvent être ciblés pour déterminer comment maintenir ce même niveau d'efficacité et même le promouvoir. Si un partenaire d'expédition ou de logistique particulier a été particulièrement bon pour (livraison le jour suivant), vous pouvez également envisager d'offrir SDD (livraison le jour même) et ajouter la même chose en tant que service nécessaire dans le SLA, à inclure dans tarifs d'expédition et non comme un coût caché.

Conclusion finale

Comme indiqué précédemment, le processus de liaison avec une entreprise de logistique est en cours, donc surveiller les performances d'une entreprise de messagerie, noter les domaines d'amélioration (bons et mauvais) et les traduire en termes viables pour le SLA sont des tâches qui doivent être effectuée à intervalles réguliers. Ceux-ci peuvent vous aider à optimiser l'essence principale du service, qui est la vente et la livraison. Cela permet à vos clients de rester satisfaits et à votre entreprise de croître et de prospérer sur un marché concurrentiel.