Zoho Books ist eine leistungsstarke One-Stop-Plattform für die Verwaltung von Buchhaltungsaufgaben

Kleine Unternehmen müssen alle Arten von Buchhaltungsaufgaben erledigen, von der Verwaltung ihrer Finanzen bis zur Bestandskontrolle. Zwischen dem Überblick über die Rechnungen eines Unternehmens, der Rechnungsstellung an Auftragnehmer und Kunden, dem Abgleich von Kontoauszügen, der Kontrolle der Ausgaben, der Überwachung von Projekten und der Einhaltung der Steuervorschriften – was muss ein Kleinunternehmer tun?

Glücklicherweise kann eine Online-Buchhaltungssoftware Kleinunternehmern dabei helfen, ihre Finanzen zu verwalten, Geschäftsabläufe zu automatisieren und abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten. Obwohl es eine Vielzahl von Buchhaltungssoftware-Optionen gibt, bevorzugen viele Geschäftsinhaber Zoho Books, um End-to-End-Buchhaltungslösungen, einfache Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und eine integrierte Plattform bereitzustellen.

Was ist Zoho Books?

Zoho Books ist eine vollständig Cloud-basierte, doppelte Buchhaltungsanwendung für mehrere Benutzer. Es wurde 2011 eingeführt und ist Teil des integrierten Zoho-Ökosystems, das aus einer Vielzahl beliebter Unternehmenssoftwareoptionen besteht. Seine leistungsstarken Plattformfunktionen und sein Fokus auf Datenschutz machen es zur ersten Wahl für Geschäftsinhaber, die mit den sich ständig ändernden Geschäftstrends, Steuern und Cloud-Implementierungen Schritt halten möchten.

Was sind einige der beliebtesten Funktionen? Benutzer können alle ihre Buchhaltungsaufgaben mit Leichtigkeit erledigen, einschließlich:

• Verbindlichkeiten – Books erleichtert die Verwaltung von Verbindlichkeiten, indem es Benutzern hilft, Bestellungen zu erstellen und zu senden, Spesenbelege hochzuladen und geleistete Zahlungen zu verfolgen.
• Forderungen – Geschäftsinhaber können pünktlich bezahlt werden. Die Software hilft ihnen, Rechnungen in Sekunden zu erstellen, Zahlungen mit Zahlungserinnerungen zu verfolgen und schneller bezahlt zu werden, indem sie Kunden eine Online-Zahlungsoption anbietet.
• Lagerbestand – Benutzer können ihre Lagerbestände besser verwalten, da die Software ihnen dabei hilft, ihre Lagerbestände im Auge zu behalten, Nachbestellpunkte festzulegen, um den Lagerbestand aufzufüllen, wenn dieser niedrig ist, und ihre Lagerbestände mit wichtigen Informationen wie SKU, Kosten und Lagerbestand zu organisieren.
• Banking – Möchten Sie eine Buchhaltungsanwendung, die auch Ihre Bankgeschäfte verwaltet? Bücher können Ihnen dabei helfen, Ihr Bankkonto einzurichten und Transaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware zu importieren, wobei die Dateneingabe übersprungen wird. Es ermöglicht Benutzern auch, Regeln zu erstellen, die Banktransaktionen kategorisieren, Transaktionen abgleichen und sich auf die Steuersaison vorbereiten.
• Zeiterfassung – Die Online-Buchhaltungssoftware hilft Benutzern, die für Projekte aufgewendete Zeit zu verfolgen und ihren Kunden Rechnungen zu stellen. Mit Zoho Books können Benutzer problemlos mehrere Projekte verwalten, Rechnungen direkt aus ihren Projekten erstellen und nicht abgerechnete Stunden und Ausgaben nachverfolgen.
• Kontakte – Möchten Sie alle Ihre Kontakte für eine einfache Kommunikation an einem Ort haben? Sie können Ihre Kunden- und Lieferantenkontakte von innen erstellen, bearbeiten und verwalten, über das Kundenportal mit Kunden zusammenarbeiten und die Zahlungsinformationen der Kunden sicher speichern, um sie automatisch für wiederkehrende Transaktionen zu belasten.
• Berichte – Books bietet mehr als 50 Geschäftsberichte, darunter Gewinn- und Verlustrechnungen, zusammenfassende Inventarberichte und zusammenfassende Steuerberichte. Unternehmen, die Zoho Books verwenden, laufen reibungslos, da sie Berichte planen und freigeben, mit ihren benutzerdefinierten Dashboards auf Geschäftsübersichten zugreifen und Berichte mit gefilterten Daten für verbesserte Einblicke anpassen können.

Anpassungen

Natürlich bietet Zoho Books End-to-End-Buchhaltungsfunktionen, aber es bietet auch zusätzliche sofort einsatzbereite Buchhaltungsanwendungen, erweiterte Analysen innerhalb der Software, erweiterte Bestandskontrolle und vieles mehr. Die Anpassung ist eine der wichtigsten Funktionen.

„Das Produkt selbst wurde mit der Idee entwickelt, dass wir den Benutzerfluss niemals einschränken sollten“, sagt Senior Accountant Development Manager Dheeraj VN. „Wir wollten, dass unsere Benutzer den Ablauf definieren, in dem die Anwendung arbeiten soll, weshalb sie hochgradig anpassbar ist.“

Einige der Anpassungsoptionen, die der Anwendung hinzugefügt wurden, umfassen eine offene API, die es Benutzern ermöglicht, Anwendungen von Drittanbietern sowie deren Websites und andere Zoho-Anwendungen zu verbinden.

Vertrauenswürdige Steuerexperten auf der ganzen Welt

Es wurde auch entwickelt, um die Skalierbarkeit zu unterstützen. Die Unternehmen der Benutzer sind nicht auf die geografische Lage beschränkt, da die Anwendung in mehreren Editionen verfügbar ist, um die Steuergesetze in 14 Ländern zu erfüllen, darunter die Vereinigten Staaten, Kanada, Mexiko, das Vereinigte Königreich, Australien, Kenia, Indien und mehr. Es ist auch in 17 Sprachen verfügbar.

„Wir können unseren Kunden mit Zuversicht sagen, dass Books die örtlichen Vorschriften in dieser bestimmten Region einhält, wenn Sie aus einem dieser 14 Länder stammen“, sagt VN.

Natürlich ist es nicht auf Benutzer in diesen Ländern beschränkt, da Zoho bestrebt ist, bei der Einreichung von Steuern anderswo zu helfen, indem nützliche Berichte erstellt werden.

Integrationen

Eine Möglichkeit, wie sich Books von seiner Konkurrenz abhebt, sind seine Integrationsfähigkeiten. Die Anwendung ist nicht nur in die Zoho Finance Suite und die umfangreiche Zoho Suite von Anwendungen integriert, sondern kann auch in eine Vielzahl beliebter Geschäftsanwendungen von Drittanbietern integriert werden.

„Innerhalb der Zoho Finance Suite ist Books die zentrale Anwendung, und Daten aus allen anderen Produkten, einschließlich Ihres Inventars, Ihrer Abonnementverwaltungsanwendung, Ihrer Reise- und Spesenabrechnungssoftware und Ihrer Gehaltsabrechnung, landen schließlich automatisch in Zoho Books“, sagt VN. „Die Benutzer müssen also am Ende nichts tun; Es ist alles vorintegriert. Das ist der Vorteil, den unsere Benutzer haben.“

Zoho Finance-Integrationen mit Zoho Books umfassen:

• Zoho-Inventar
• Zoho-Abonnements
• Zoho-Ausgaben
• Zoho-Rechnung
• Zoho-Checkout
• Zoho-Gehaltsabrechnung

Zoho Books lässt sich auch in andere Zoho-Anwendungen außerhalb des Finanzpakets integrieren, darunter:

• Zoho CRM
• Zoho Analytics
• Zoho-Projekte
• Zoho-Leute
• ZohoFlow

Zoho Books verbindet sich jedoch mit weit mehr als anderen Zoho-Anwendungen. Es kann auch in eine Vielzahl von Anwendungen von Drittanbietern integriert werden, darunter Zapier, Twilio, Slack, Razorpay, EazyPay, PayPal, Office 365, Evernote, SurePayroll und G Suite. Zoho Books verfügt sogar über einen eigenen Marktplatz, auf dem Entwickler oder Partner Erweiterungen erstellen und veröffentlichen können, die sie für ihre eigenen Unternehmen oder andere Benutzer verwenden können.

Zoho Books – Unternehmensgeschichten

Wie nutzen Books-Kunden die Anwendung praktisch? VN demonstriert, wie Kunden Books in vollem Umfang implementieren können, indem es zwei unterschiedliche Kundennutzungsszenarien beschreibt und hervorhebt, wie die Online-Software Benutzern im Einzelhandel und in der Dienstleistungsbranche zugute kommen kann.

Verwendung in einem Einzelhandelsgeschäft

Jackson, Inhaber eines Einzelhandelsgeschäfts, handelt mit verschiedenen Artikeln in mehreren Lagerhäusern, die über ganz Kanada verteilt sind. Seine Verkäufe stammen von Online-, Laufkundschafts- und Großhandelskunden. Jackson sucht nach einer Buchhaltungssoftwarelösung, die ihm hilft, auf mehreren Online-Plattformen zu verkaufen, die leistungsstärksten Produkte und Bestandsinformationen in Echtzeit zu kennen, Finanzkonten abzugleichen, Verkäufe zu verwalten, mit Kunden und Lieferanten zusammenzuarbeiten und die Steuervorschriften einzuhalten.

Jackson konnte seine Geschäftsprozesse mit Zoho Books optimieren, indem er die Anwendung für Folgendes nutzte:

• Standorte und Lager konfigurieren – Jackson kann die verschiedenen Standorte konfigurieren, an denen er Lager hat.
• Produkt- und Preislisten einrichten – Zoho Books hilft Jackson bei der Konfiguration seines Produktkatalogs, indem es Inventar importiert und Preislisten anpasst.
• Verbinden Sie Bank- und Kreditkartenkonten – Durch die Verbindung von Bankkonten mit Zoho Books wird jede Transaktion automatisch in Zoho Books zum Abgleich angezeigt.
• Berichte erstellen – Zoho Books bietet mehr als 70 dynamische und anpassbare Berichte, darunter Geschäftsübersichtsberichte und Bestandsberichte.
• Zusammenarbeit mit Kunden und Anbietern – Jackson kann seine Anbieter in Zoho Books konfigurieren, um seinen Kaufprozess über Zoho Books zu verwalten. Er kann auch das Kundenportal und das Lieferantenportal für eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb von Zoho Books nutzen.
• End-to-End-Verkaufsverwaltung – Mit Zoho Books kann Jackson Kundenprofile erstellen und Rechnungen, Verkaufsaufträge, Kostenvoranschläge und Bestellungen aus Vorlagen generieren sowie Online-Verkäufe und -Lieferungen von mehreren Plattformen aus verwalten.
• Erfüllen Sie geltende Steuervorschriften – Zoho Books hilft Jackson sicherzustellen, dass sein Unternehmen steuerkonform ist. Die Anwendung wurde entwickelt, um die Einhaltung der Steuervorschriften in 14 Ländern zu unterstützen, und sie generiert die erforderlichen Berichte, damit Benutzer wie Jackson ihre Steuern direkt von Zoho Books aus einreichen und die Aufzeichnungen sogar direkt an das entsprechende Regierungsportal übertragen können.

Verwendung in einem Dienstleistungsunternehmen

Sophia ist CEO eines wachsenden Unternehmens, das Tausenden von Kleinstunternehmen auf der ganzen Welt Marketingdienstleistungen anbietet. Sie ist auf der Suche nach einer Buchhaltungssoftware, die ihre Bestrebungen unterstützt, weltweit zu verkaufen, ihr Vertriebsteam mit Finanzdaten auszustatten, erbrachte Projekte effizient zu verfolgen, die leistungsstärksten Dienstleistungen zu identifizieren und steuerkonform zu bleiben.

Wie kann Zoho Books Sophia helfen, ihre Geschäftsziele zu erreichen? Sie kann ihre Geschäftsprozesse optimieren, indem sie Zoho Books verwendet, um:

• Verwalten Sie Verkäufe in mehreren Währungen – Mit Büchern kann Sophia Profile erstellen und Verkäufe für Kunden auf der ganzen Welt verwalten und Rechnungen in mehreren Währungen und in jeder Sprache ausstellen.
• Verbinden Sie sich mit Zoho CRM – Da Zoho ein verbundenes Ökosystem anbietet, einschließlich Zoho CRM, kann Sophia über das CRM auf alle ihre Finanzdaten zugreifen.
• Nachverfolgung von Kundendiensten – Sophia kann Zoho Books auch verwenden, um Projekte zur Nachverfolgung von Diensten zu erstellen.
• Online-Zahlungen einziehen – Mit Zoho Books kann Sophia Zahlungen weltweit über integrierte Zahlungs-Gateways akzeptieren. Sie kann auch Vorschüsse von Kunden sammeln.
• Rechnungsvorlagen anpassen – Sophia kann Bücher verwenden, um ihre Auswahl aus zahlreichen Rechnungsvorlagen anzupassen.
• Erstellen Sie Genehmigungsprozesse – Mit Zoho Books können Sie ganz einfach Genehmigungsprozesse erstellen, z. B. für Arbeitszeittabellen und Transaktionen.
• Aufgaben automatisieren – Zoho Books spart Sophia Zeit bei der Verwaltung ihres Unternehmens, indem es ihr ermöglicht, Aufgaben wie Zahlungserinnerungen und verspätete Gebührenerhebung zu automatisieren.
• Gewinnen Sie wertvolle Einblicke – Dank fortschrittlicher Analysen erstellt Zoho Books aussagekräftige Berichte auf der Grundlage von Sophias Daten.
• Bleibende Steuerbeschwerde – Wie Jackson kann sich Sophia auf Zoho Books verlassen, um ihre bleibende Steuerbeschwerde basierend auf den Steueranforderungen in 14 verschiedenen Ländern zu unterstützen.

Zoho Books-Preise

Wie viel kostet Zoho Books? Die Cloud-basierte Buchhaltungssoftwarelösung ist in verschiedenen Preisplänen erhältlich, um unterschiedlichen Geschäftsanforderungen und Budgets gerecht zu werden.

Die kostenlose Version von Zoho Books ist für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 50.000 US-Dollar verfügbar. Es bietet Platz für einen Benutzer und einen Buchhalter. Von dort kostet die Standardversion von Zoho Books 10 US-Dollar pro Monat und unterstützt bis zu drei Benutzer, die Professional-Version bietet Platz für bis zu 5 Benutzer für 20 US-Dollar pro Monat und die Premium-Version unterstützt bis zu 10 Benutzer für 30 US-Dollar pro Monat.

Elite- und Ultimate-Versionen sind auch für 100 und 200 US-Dollar pro Monat erhältlich. Jede nachfolgende Version enthält mehr Funktionen als die niedrigeren Ebenen.

Bild: Zoho