للذكاء الاصطناعي للأعمال الصغيرة آثار كبيرة في مكان العمل

لسنوات عديدة ، كان الذكاء الاصطناعي (AI) غير متاح للشركات الصغيرة. كانت التكنولوجيا جديدة للغاية بحيث لا يمكن تحملها بشكل عام ولا تزال قيودها قيد الإنشاء. نتيجة لذلك ، لم تكن معظم الشركات على دراية بآثارها وإمكانية زيادة كفاءة عمليات الأعمال الصغيرة.

أتوقع أن يخالف عام 2023 هذا الاتجاه ويعزز مكانة الذكاء الاصطناعي كدعامة أساسية في مجال SaaS للأعمال الصغيرة. ستساهم العديد من العوامل ، لكن المحرك الأساسي سيبقى إلى حد كبير كما هو: دخول الذكاء الاصطناعي إلى التيار السائد كإدراج تلقائي في البرامج على مستوى المؤسسة. نحن نشاهد هذا بالفعل داخل تطبيقات Office — مجموعات البرامج التي تتضمن الدردشة والبريد الإلكتروني ومشاركة الملفات وغيرها من برامج الأعمال الصغيرة التعاونية التي تركز على تجربة الموظف.

في Zoho ، نقدم مجموعة شاملة من هذه التطبيقات تسمى Workplace ، ولكن معظم بائعي SaaS للشركات الصغيرة لديهم واحد على الأقل من هذه التطبيقات ضمن منتجاتهم.

لا يزال الذكاء الاصطناعي داخل تطبيقات المكتب مفهومًا جديدًا نسبيًا ، لذا إليك المزيد حول كيفية مساعدة التكنولوجيا للشركات الصغيرة اليوم وما تحتاج هذه الشركات إلى معرفته حول مستقبل الذكاء الاصطناعي داخل برامج المكاتب.

صغير لكن عظيم

إنه أمر مفهوم إذا كانت الشركات الصغيرة غارقة في فكرة استخدام الذكاء الاصطناعي على أساس يومي. حتى وقت قريب ، كانت التكنولوجيا متاحة بشكل ضئيل ومليئة بسلوك عربات التي تجرها الدواب. على هذا النحو ، تم إبعاد استخدامه للموظفين الذين لديهم القليل من المعرفة التقنية. ليس بعد الآن. يعيش الذكاء الاصطناعي الحديث في الخلفية ، حيث يقوم بتنفيذ مهام الدعم التي تمكن الموظفين من إعادة توجيه وقتهم وتتطلب الحد الأدنى من المعرفة الرقمية المسبقة. في الواقع ، يمكن للذكاء الاصطناعي داخل تطبيقات المكتب أن يوجه الموظفين قريبًا إلى الاستخدام الأمثل لوقتهم.

على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك سلسلة من الاجتماعات التي تم استدعاؤها لتحرّي الخلل وإصلاحه في مشروع عميل كبير واجه بعض العقبات. يتم الاحتفاظ بالأول شخصيًا ، حيث يتم تدوين الملاحظات يدويًا ويتم مشاركة صورة لتلك الملاحظات مع قائمة الحضور. لاحقًا ، يحضر عدد قليل من الموظفين عن بُعد مكالمة فيديو للتحدث عن أولوياتهم الجديدة مباشرةً ومشاركة عرض تقديمي محدث للعميل يوضح الخطوات التالية.

يمكن لقطعة قوية من الذكاء الاصطناعي التعاوني جمع السجلات المتباينة لهذه الاجتماعات - الملاحظات المكتوبة بخط اليد ، ونصوص الفيديو ، والصور المضمنة - ومقارنة الأجزاء الجديدة من المعلومات مع خارطة طريق المشروع الأصلية. يتضمن ذلك قيام AI بفحص الملاحظة المكتوبة بخط اليد وتحويلها إلى صور رقمية بالإضافة إلى تحليل الصور للمحتوى. بعد ذلك ، يمكن تحديث قائمة مهام كل موظف ومزامنتها مع الآخرين في الفريق لأقصى قدر من الرؤية والحد الأدنى من الوقت للعمل.

كل هذه الإجراءات ستكون قادرة على الحدوث داخل تطبيقات المكتب ، كذلك - لا توجد منتجات إضافية مطلوبة - وهو أمر ذو أهمية خاصة للشركات الصغيرة التي ربما لم يقم موظفوها بإنشاء سير عمل موحد.

تمثل هذه الإمكانية وقتًا مثاليًا للشركات الصغيرة للتأكد من أنها قد أنشأت أساسًا قويًا لبرامج المكتب للاستفادة من الذكاء الاصطناعي على أفضل وجه. يبدأ هذا بالتدريب ، حيث أن البرنامج قادر فقط على تعليم نفسه إذا بدأ بالقدم اليمنى. يشمل التدريب بشكل مثالي المساعدة البشرية في التحقق من تحيز البيانات وتحديد أولويات التوحيد في بناء مجموعة التكنولوجيا الخاصة بها.

مكان العمل الموحد هو مكان يتم فيه إنتاج جميع التطبيقات الداخلية بواسطة بائع واحد لضمان بقاء الاتصال والأمن عبر النظام البيئي متسقًا ويقلل من فرصة التكرار. من الأسهل بكثير على الشركات الصغيرة أن تبدأ رحلة البرامج الخاصة بها على اليمين ، وموحدة في مقابل إعادة تكوين نظام مفكك أثناء نموها.

تسليط الضوء على الأمن

كلما زاد اعتماد الذكاء الاصطناعي للشركة على البيانات السليمة ، زادت قدرتها على التعامل مع المهام وتحديد أولوياتها بشكل مستقل. ولكن ، حيثما تكثر البيانات ، كما قد يحدث عندما تنمو الشركات الصغيرة ، تظل مخاطر المشكلات الأمنية عالية. من المرجح أن تعتقد الشركات الصغيرة أن العمل انطلاقا من قاعدة بيانات مشتركة يعني وجود موقع واحد يمكن أن يكون للهجوم فيه أكبر تأثير ، وأن الكثير من موارد الشركة ستحتاج إلى التوجه نحو الحفاظ على الخصوصية.

ومع ذلك ، فإن الذكاء الاصطناعي نفسه يمكّن من زيادة الأمان ، ومن المقرر أن تتحسن التكنولوجيا بمرور الوقت فقط. أثناء عملية التدريب ، يمكن للموظفين تغذية وتسمية نقاط البيانات الخارجية لإعطاء الذكاء الاصطناعي إحساسًا بما يشكل انتهاكًا للبيانات ، ثم تصحيح المسار عن طريق تحديد الإيجابيات الخاطئة. مرة أخرى ، عندما يتم تحميل الذكاء الاصطناعي للشركة مسبقًا بالبيانات ذات الصلة ، يمكنها مضاعفة التحقق من النتائج التي تمضي قدمًا من تلقاء نفسها.

تعمل أماكن العمل الموحدة على تحسين عملية التحقق من الأخطاء من خلال تقديم أدلة سياقية أكثر بكثير من نظام مبني على مجموعة متنوعة من البائعين. لا توجد طريقة لمعرفة كيفية نقل المعلومات عبر نظامين مختلفين تمامًا ، لا سيما نظام خرق البيانات ، ومن المستحيل معرفة متى ستتخذ كل شركة إجراءات لمنع حدوث المزيد من المشكلات. ومع ذلك ، يمكن لمورد واحد نشر تحديث بسرعة وكفاءة عبر النظام البيئي بأكمله ، إلى جانب مراقبة النشاط بسهولة عبر جميع تطبيقات المكتب الخاصة به.

رفع مستوى كل مهمة

في حين أن ميزات الذكاء الاصطناعي ذات الحجم الأكبر تحظى بالكثير من الاهتمام ، إلا أن بساطة التفاصيل الشيطانية هي التي تبرز. ضع في اعتبارك الموقف الموضح أعلاه ، حيث يتم دمج الملاحظات والملفات من اجتماعات متعددة ودمجها في سير عمل الشركة. قد تكون العملية سليمة ، ولكن إذا كانت هناك تناقضات أو أخطاء في الإدخال ، فمن غير المرجح أن يقدم الذكاء الاصطناعي الدقة.

لحسن الحظ ، يركز الذكاء الاصطناعي الحالي والقادم على جميع مهام العمل ، مهما كانت صغيرة - بدءًا من الميزات التي قد يتوقعها الموظفون في مكان آخر ولكن ربما لم يختبروها في نظام موحد. على سبيل المثال ، يتجاوز التدقيق الإملائي المدعوم بالذكاء الاصطناعي الكلمات نفسها لتسليط الضوء على الأخطاء النحوية والإشارة إلى المكان المطلوب لمزيد من السياق.

بسبب التوحيد ، يتوفر هذا الشكل من الذكاء الاصطناعي على تطبيقات متعددة داخل جهاز موظف واحد ، بما في ذلك المتصفحات وبرامج الوسائط الاجتماعية. إذا كانت أجهزة الموظف متصلة بالنظام الموحد ، فيمكن للذكاء الاصطناعي تتبع استخدامها وتنظيم أنواع الملفات التي يمكن تثبيتها ومستوى الوصول الذي يمكن أن يتمتع به المستخدم الخارجي. يمكن بعد ذلك توصيل كل من هذه الإجراءات للآخرين عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة.

يعمل تطوير Office AI حاليًا على خارطة طريق سريعة نحو الاستدامة وطول العمر. يعد تدريب نظام على إنجاز بعض المهام أقل كفاءة بكثير من تثبيت ذكاء اصطناعي يمكنه ، في حين يتطلب بعض الوقت مقدمًا ، أن ينمو نفسه ويتعامل مع تدفقات العمل الحالية والجديدة عند ظهورها.

قريبًا ، لن يُنظر إلى تقنية الذكاء الاصطناعي على أنها ميزة إضافية أو ميزة لطيفة ، ولكن كأداة إنتاجية أساسية في مكان العمل. عندما يحدث هذا ، ستكون الشركات التي لديها خبرة سابقة في الذكاء الاصطناعي في وضع يمكنها من القفز قبل المنافسة ، لذلك سيكون من الحكمة أن تبدأ الشركات الصغيرة في استخدام هذا البرنامج في مكاتبها اليوم.

بقلم رامبراكاش رامامورثي