Sztuczna inteligencja małych firm ma duże implikacje w miejscu pracy

Przez wiele lat sztuczna inteligencja (AI) była niedostępna dla małych firm. Technologia była zbyt nowa, aby była ogólnie dostępna, a jej ograniczenia wciąż były ustalane. W rezultacie większość firm nie była zaznajomiona z jego implikacjami i potencjałem zwiększania efektywności operacji małych firm.

Spodziewam się, że rok 2023 przełamie ten trend i ugruntuje pozycję sztucznej inteligencji jako ostoi w przestrzeni SaaS dla małych firm. Przyczyni się do tego wiele czynników, ale główny czynnik pozostanie w dużej mierze taki sam: wejście sztucznej inteligencji do głównego nurtu jako automatyczne włączenie do oprogramowania obejmującego całą organizację. Widzimy to już w aplikacjach biurowych — pakietach programów obejmujących czat, pocztę e-mail, udostępnianie plików i inne elementy współpracującego oprogramowania dla małych firm ukierunkowanego na doświadczenia pracowników.

W Zoho oferujemy kompleksowy pakiet tych aplikacji o nazwie Workplace, ale większość dostawców SaaS dla małych firm ma co najmniej jedną z tych aplikacji wśród swoich produktów.

Sztuczna inteligencja w aplikacjach biurowych to wciąż stosunkowo nowa koncepcja, więc poniżej znajdziesz więcej informacji na temat tego, w jaki sposób technologia może pomóc małym firmom dzisiaj i co te firmy powinny wiedzieć o przyszłości sztucznej inteligencji w oprogramowaniu biurowym.

Mały, ale Potężny

To zrozumiałe, że małe firmy są przytłoczone myślą o codziennym korzystaniu z AI. Do niedawna technologia ta była trudno dostępna i pełna błędów. W związku z tym jego użycie zostało zdegradowane do pracowników, którzy mieli trochę wiedzy technicznej. Nigdy więcej. Nowoczesna sztuczna inteligencja działa w tle, wykonując zadania pomocnicze, które umożliwiają pracownikom przekierowanie czasu i wymaga minimalnej znajomości technologii cyfrowych. W rzeczywistości sztuczna inteligencja w aplikacjach biurowych może wkrótce pomóc pracownikom w jak najlepszym wykorzystaniu ich czasu.

Rozważmy na przykład serię spotkań zwołanych w celu rozwiązania dużego projektu klienta, który napotkał kilka problemów. Pierwszy odbywa się osobiście, gdzie notatki są robione ręcznie, a zdjęcie tych notatek jest udostępniane liście uczestników. Później kilku zdalnych pracowników bierze udział w rozmowie wideo, aby bezpośrednio porozmawiać o swoich nowych priorytetach i udostępnić zaktualizowaną prezentację dla klienta przedstawiającą kolejne kroki.

Solidna sztuczna inteligencja współpracująca może gromadzić różne zapisy tych spotkań — odręczne notatki, transkrypcje wideo i osadzone obrazy — i porównywać nowe informacje z oryginalnym planem projektu. Obejmuje to skanowanie odręcznej notatki przez sztuczną inteligencję i konwertowanie jej na postać cyfrową, a także analizowanie obrazów pod kątem treści. Następnie listę zadań każdego pracownika można aktualizować i synchronizować z innymi członkami zespołu, aby uzyskać maksymalną widoczność i skrócić czas do działania.

Wszystkie te działania będą mogły również odbywać się w aplikacjach biurowych — nie są wymagane żadne dodatkowe produkty — co ma szczególne znaczenie dla małych firm, których pracownicy mogli nie mieć ustandaryzowanego przepływu pracy.

Potencjał ten stanowi idealny czas dla małych firm, aby upewnić się, że stworzyły solidną podstawę oprogramowania biurowego, aby jak najlepiej wykorzystać sztuczną inteligencję. Zaczyna się to od treningu, ponieważ oprogramowanie jest w stanie nauczyć się tylko wtedy, gdy zaczyna się prawą nogą. W idealnym przypadku szkolenie obejmuje pomoc człowieka w sprawdzaniu stronniczości danych i ustalaniu priorytetów ujednolicenia w budowaniu pakietu technologii.

Zunifikowane miejsce pracy to takie, w którym wszystkie wewnętrzne aplikacje są tworzone przez jednego dostawcę, aby zapewnić spójność komunikacji i bezpieczeństwa w całym ekosystemie oraz zmniejszyć ryzyko nadmiarowości. Małym firmom znacznie łatwiej jest rozpocząć przygodę z oprogramowaniem na właściwej, ujednoliconej stopie, niż rekonfigurować chaotyczny system w miarę rozwoju.

Podkreśl bezpieczeństwo

Im bardziej sztuczna inteligencja firmy opiera się na solidnych danych, tym bardziej będzie zdolna do samodzielnego wykonywania zadań i ustalania priorytetów. Jednak tam, gdzie dane są obfite, na przykład w przypadku rozwoju małych firm, ryzyko problemów z bezpieczeństwem pozostaje wysokie. Małe firmy prawdopodobnie uwierzą, że działanie w oparciu o współdzieloną bazę danych oznacza, że ​​istnieje jedno miejsce, w którym atak może mieć największy wpływ, i że znaczna część zasobów firmy będzie musiała zostać przeznaczona na zachowanie prywatności.

Jednak sama sztuczna inteligencja umożliwia zwiększone bezpieczeństwo, a technologia ma się ulepszyć dopiero z czasem. Podczas procesu szkoleniowego pracownicy mogą podawać i oznaczać odstające punkty danych, aby dać AI poczucie, co stanowi naruszenie danych, a następnie korygować działania, identyfikując fałszywe alarmy. Po raz kolejny, gdy sztuczna inteligencja firmy jest naładowana odpowiednimi danymi, może samodzielnie sprawdzić wyniki.

Zunifikowane miejsca pracy jeszcze bardziej udoskonalają proces sprawdzania błędów, oferując znacznie więcej wskazówek kontekstowych niż system oparty na różnych dostawcach. Nie ma sposobu, aby wiedzieć, w jaki sposób informacje będą przesyłane między dwoma całkowicie różnymi systemami, szczególnie w przypadku naruszenia danych, i nie można dokładnie określić, kiedy każda firma podejmie działania, aby zapobiec dalszym problemom. Jednak jeden dostawca może szybko i wydajnie wdrożyć aktualizację w całym ekosystemie, oprócz łatwego monitorowania aktywności we wszystkich swoich aplikacjach biurowych.

Podnoszenie poziomu każdego zadania

Podczas gdy funkcje sztucznej inteligencji na większą skalę przyciągają wiele uwagi, wyróżnia się prostota diabelskich szczegółów. Rozważmy sytuację opisaną powyżej, w której notatki i pliki z wielu spotkań są konsolidowane i włączane do przepływu pracy firmy. Proces może być solidny, ale jeśli w danych wejściowych występują niespójności lub błędy, sztuczna inteligencja prawdopodobnie nie zapewni dokładności.

Na szczęście obecna i nadchodząca sztuczna inteligencja koncentruje się na wszystkich zadaniach roboczych, bez względu na to, jak są małe — zaczynając od funkcji, których pracownicy mogliby oczekiwać gdzie indziej, ale których mogli nie doświadczyć w ujednoliconym systemie. Na przykład sprawdzanie pisowni oparte na sztucznej inteligencji wykracza poza same słowa, aby podkreślić błędy gramatyczne i wskazać, gdzie wymagany jest szerszy kontekst.

Dzięki ujednoliceniu ta forma sztucznej inteligencji jest dostępna w wielu aplikacjach na jednym komputerze pracownika, w tym w przeglądarkach i programach mediów społecznościowych. Jeśli urządzenia pracownika są podłączone do ujednoliconego systemu, sztuczna inteligencja może śledzić ich użycie i regulować, jakie typy plików mogą być instalowane i jaki poziom dostępu może mieć użytkownik zewnętrzny. Każde z tych działań można następnie przekazać innym za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu.

Rozwój Office AI działa obecnie na przyspieszonej mapie drogowej w kierunku zrównoważonego rozwoju i długowieczności. Szkolenie systemu w celu wykonania kilku zadań jest znacznie mniej wydajne niż zainstalowanie sztucznej inteligencji, która wymaga trochę czasu z góry, ale potrafi się rozwijać i obsługiwać bieżące i nowe przepływy pracy w miarę ich pojawiania się.

Wkrótce technologia sztucznej inteligencji będzie postrzegana nie jako dodatkowa funkcja lub miły dodatek, ale jako podstawowe narzędzie produktywności w miejscu pracy. Kiedy tak się stanie, firmy z wcześniejszym doświadczeniem w sztucznej inteligencji będą mogły wyprzedzić konkurencję, więc małe firmy powinny już dziś zacząć korzystać z tego oprogramowania w swoich biurach.

Ramprakash „Ram” Ramamoorthy