ابحث عن التدفق الخاص بك: نصائح واستراتيجيات لإنتاجية تكنولوجيا المعلومات

يمكن أن تساعد عدة عوامل رئيسية في تحسين إنتاجية تكنولوجيا المعلومات ، بما في ذلك:

• استخدام الأدوات والتقنيات المناسبة
• التواصل والتعاون الفعال
• أهداف وغايات واضحة

• ثقافة الشركة التي تعزز التعلم والتحسين المستمر.

في هذه المقالة ، سوف نستكشف هذه العوامل بمزيد من التفصيل ونناقش كيف يمكن للمؤسسات تتبع المقاييس ذات الصلة واستخدام أدوات الإنتاجية لضمان عمل قسم تكنولوجيا المعلومات بأقصى قدر من الكفاءة.

ما هي الإنتاجية ولماذا هي مهمة

الإنتاجية هي مقياس لكفاءة شخص أو فريق في تحويل المدخلات إلى مخرجات مفيدة. إنه عامل أعمال يحدد المقدار الذي يمكن إنتاجه بعدد مخصص من الموارد. لذا فإن الإنتاجية الأعلى تعني أنه يمكن إنتاج المزيد بنفس المقدار من المدخلات ، مما قد يؤدي إلى انخفاض التكاليف وزيادة القدرة التنافسية.

مع زيادة الإنتاجية والكفاءة تأتي زيادة في رضا العملاء وربحيتهم. وهذا بدوره سيكون له تأثير إيجابي على معنويات فريقك.

لكنها لا تتوقف عند هذا الحد. فيما يلي بعض الأسباب الأخرى التي تجعل الإنتاجية المتميزة مهمة:

• تدور الإنتاجية في جوهرها حول استخدام وقتك ومواردك بحكمة لتحقيق أهدافك. إنها مثل قوة عظمى لإنجاز الأشياء. تخيل أن تكون قادرًا على إكمال مشروع في نصف الوقت الذي تستغرقه عادةً. تحدث عن تنظيم الوقت!
• يمكن أن يؤدي تحسين الإنتاجية إلى تحسين مهارات إدارة الوقت ، مما يعني أنه سيكون لديك المزيد من وقت الفراغ للقيام بالأشياء التي تحبها (مثل مشاهدة مقاطع الفيديو الخاصة بالقطط على YouTube). هذا هو الفوز في كتابنا.
• على نطاق أوسع ، الإنتاجية مهمة للاقتصاد. عندما تكون الشركات أكثر إنتاجية ، يمكنها أن تخلق قيمة أكبر لعملائها وتكون أكثر قدرة على المنافسة في السوق. هذا يمكن أن يؤدي إلى نمو الوظائف والازدهار العام. لذا ، بطريقة ما ، الإنتاجية تشبه نوعًا ما البطل الخارق الذي يوفر اليوم للاقتصاد.
• يمكن أن يساعدك كونك منتجًا أيضًا على التميز في حياتك المهنية. يحب أصحاب العمل رؤية الموظفين الذين يمكنهم إنجاز الأمور بكفاءة وفعالية. تخيل أنك الشخص المناسب في مكتبك لإنجاز الأمور. ستكون مثل باتمان في مكان عملك!

إذن كيف تطلق العنان للأبطال الخارقين المنتجين في فريقك (ونفسك)؟

العوامل الرئيسية لتحسين إنتاجية تكنولوجيا المعلومات وكفاءتها

حان الوقت لإجراء محادثة حقيقية - ما الذي يمكنك فعله لتحسين إنتاجيتك وكفاءة عمل فريق تكنولوجيا المعلومات لديك - بدءًا من الآن.

يتم تحسين إنتاجية تكنولوجيا المعلومات وكفاءتها من خلال:

• عمليات مبسطة : يمكن أن يساعد تحديد المهام والعمليات المتكررة وتبسيطها في تقليل الوقت والجهد اللازمين لإكمالها.
• الأتمتة : يمكن أن يساعد استخدام أدوات وتقنيات الأتمتة في تقليل الحاجة إلى المهام اليدوية ، وتحرير موظفي تكنولوجيا المعلومات للتركيز على مشاريع أكثر تعقيدًا واستراتيجية.
• التعاون : يمكن أن يساعد تشجيع التعاون الفعال والمستمر والتواصل داخل فريق تكنولوجيا المعلومات ، وكذلك مع الإدارات الأخرى ، في تحسين الكفاءة والإنتاجية.

• المرونة : السماح لموظفي تكنولوجيا المعلومات بالعمل لساعات مرنة أو عن بُعد يمكن أن يساعد في تحسين التوازن بين العمل والحياة وزيادة الإنتاجية.
• أهداف وغايات واضحة : تزويد موظفي تكنولوجيا المعلومات بأهداف واضحة ، ونتائج متوقعة ، وخطط ، وموجزات ، وجميع المعلومات التي يحتاجونها لمواءمة عملهم مع أهداف الشركة
• استخدام أداة إنتاجية مناسبة لتكنولوجيا المعلومات : للحفاظ على تركيز فريق تكنولوجيا المعلومات لديك دائمًا ، ابحث عن مكان عمل رقمي واحد لهم لاحتواء جميع اتصالاتهم وبياناتهم وملفاتهم اليومية ، حتى يتمكنوا من العمل بسهولة دون تبديل التطبيقات. توفر هذه الأداة أيضًا محاذاة لا تقدر بثمن بين جميع الإدارات في شركتك ، بالإضافة إلى الشركاء الخارجيين وصناع القرار والعملاء ، الذين يمكنهم جميعًا العمل جنبًا إلى جنب في هذا التطبيق.
• استخدام البيانات : يمكن أن يحدث أيضًا تحقيق زيادة في الإنتاجية بشكل أسرع مع استخدامات البيانات لتوجيه الرؤى والإجراءات. عندما تستخدم البيانات لاتخاذ قراراتك وتوجيهها ، فإنك تتجنب إعادة العمل والوقت الذي تقضيه في العثور على إجابات لأسئلتك.

مقاييس كفاءة تكنولوجيا المعلومات لتتبع

لنكن واضحين تمامًا: البيانات هي جزء كبير من الإنتاجية ، ويجب أن يعتمد فريق تكنولوجيا المعلومات لديك بشكل كبير على مقاييس كفاءة تكنولوجيا المعلومات الرئيسية - لتتبع وعرض ومشاركة ومناقشة باستمرار ، حتى تتمكن من معرفة أين تتقدم وأين تحتاج إلى الخطوة على الدواسة قليلا.

فيما يلي بعض المقاييس الرئيسية التي يجب عليك تتبعها لقياس إنتاجية وفعالية عمليات تكنولوجيا المعلومات لديك:

• الوقت اللازم لإكمال المهام: يقيس هذا المقياس الوقت المستغرق لإكمال مهمة أو مشروع ، مما قد يساعد في تحديد الاختناقات وعدم الكفاءة في العملية.

• الاستخدام: يقيس هذا المقياس النسبة المئوية للوقت الذي يعمل فيه موظفو تكنولوجيا المعلومات بنشاط في المهام أو المشاريع. قد يشير معدل الاستخدام المنخفض إلى عدم استخدام الموظفين بشكل فعال.

• معدل حل المكالمة الأولى: يقيس هذا المقياس النسبة المئوية لمكالمات الدعم التي تم حلها في المحاولة الأولى. يمكن أن يشير معدل دقة المكالمة الأولى المرتفع إلى أنه يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات استكشاف المشكلات وحلها بشكل فعال.

• متوسط ​​الوقت اللازم للإصلاح: يقيس هذا المقياس متوسط ​​الوقت المستغرق لإصلاح مشكلة أو مشكلة. يمكن أن يشير انخفاض متوسط ​​الوقت اللازم للإصلاح إلى أنه يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات استكشاف المشكلات وحلها بشكل فعال على الفور.

• معدل اكتمال المشروع: يقيس هذا المقياس النسبة المئوية لمشاريع تكنولوجيا المعلومات التي تم إكمالها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. يمكن أن يشير معدل إتمام المشروع المرتفع على سبيل المثال إلى أن موظفي تكنولوجيا المعلومات يمكنهم تخطيط المشاريع وتنفيذها بشكل فعال.

• رضا العملاء: يقيس هذا المقياس مستوى رضا المستخدمين أو العملاء عن خدمة تكنولوجيا المعلومات أو الدعم الذي يتلقونه. يمكن أن يشير التقييم المرتفع لرضا العملاء إلى أن موظفي تكنولوجيا المعلومات يقدمون خدمة عالية الجودة.

• توفر الخدمة وأداء النظام (وحدة المعالجة المركزية / الذاكرة / القرص) بمرور الوقت: هذه الأمور مهمة للتتبع لأنها تؤثر بشكل مباشر على تجربة المستخدم وقدرة النظام على أداء وظائفه المقصودة. إذا كانت الخدمة غير متوفرة ، فلن يتمكن المستخدمون من الوصول إليها ، مما قد يؤدي إلى الإحباط وانخفاض الإنتاجية.

• تكاليف الرسم البياني السحابية: يسمح هذا المقياس لمحترفي تكنولوجيا المعلومات بتتبع وفهم إنفاق مؤسستهم على موارد السحابة. هذا مهم بشكل خاص في السحابة ، حيث يمكن أن تختلف التكاليف بشكل كبير بناءً على مجموعة متنوعة من العوامل ، بما في ذلك نوع وكمية الموارد المستخدمة ، وطول الفترة التي يتم استخدامها فيها ، وخطط التسعير المحددة والخصومات التي تم التفاوض عليها. من خلال رسم رسوم بيانية لتكاليف السحابة بمرور الوقت ، يمكن لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات تحديد الاتجاهات والأنماط في إنفاق مؤسساتهم ، والتي يمكن أن تساعدهم في اتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية تحسين استخدامهم لموارد السحابة لتقليل التكاليف.

والآن بعد أن أثبتنا أن بيانات تكنولوجيا المعلومات هي صديقك ، فلنرى كيف نجمعها معًا مع بقية النظام البيئي الرقمي - تعاونك ، وملفاتك الرئيسية ، ومشاريعك - لتعزيز الإنتاجية.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في أداة إنتاجية تكنولوجيا المعلومات

يعد اختيار أداة إنتاجية تكنولوجيا المعلومات التي ستجعل حياة فريقك أسهل وترتفع نتائجك أمرًا مهمًا. ويمكننا فعل ذلك بشكل أفضل من خلال الإجابة على هذا السؤال: ما الذي يجب أن تبحث عنه في أداة إنتاجية تكنولوجيا المعلومات لديك؟

هناك العديد من الميزات والإمكانيات الرئيسية التي يجب أن تبحث عنها في أداة إنتاجية تكنولوجيا المعلومات ، حتى تجد الإنتاجية بشكل أسرع.

• سهل الاستخدام: اختر أداة يسهل على فريقك استخدامها ولا تتطلب تدريبًا أو دعمًا مكثفًا لبدء التشغيل.

• قدرات تعاون قوية: يجب أن تسمح أداة فريق تكنولوجيا المعلومات لديك لأعضاء الفريق ، وكذلك الإدارات الأخرى والمتعاونين الخارجيين والشركاء والعملاء ، بالتعاون والتواصل بسهولة في أي مكان يتواجدون فيه

• تحليلات البيانات: كما قلنا ، البيانات موجودة للمساعدة في الإنتاجية. S ، ما هو أسهل من استهلاك البيانات في لوحات المعلومات الجميلة التي تسمح لك بمشاهدة القصة الكاملة في عرض واحد؟

• الملفات: احتفظ بكل شيء في مكان واحد ، مع تثبيت المستندات الأساسية والملفات الأكثر تحديثًا من موفر السحابة أو تحميلها في التطبيق.

• عمليات التكامل: يجب أن تتكامل الأداة مع الأدوات والأنظمة الأخرى التي يستخدمها فريقك ، مثل برامج إدارة المشاريع أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.

• الأمان: يجب أن تحتوي الأداة على تدابير أمنية قوية لحماية البيانات الحساسة ومنع الوصول غير المصرح به.

والأهم من ذلك ، يجب أن يحتوي الحل الذي تختاره على جميع الميزات المذكورة أعلاه في تطبيق واحد حتى لا تضيع الوقت في القفز من أداة إلى أخرى. العامل الأكثر ذكاءً وليس بجد يعني قضاء وقتك في الأشياء المهمة.

لذلك ، إذا كنت مستعدًا الآن للانطلاق ، فقم بإلقاء نظرة على Slingshot - مكان العمل الرقمي الشامل الذي يجمع بين تحليلات البيانات وإدارة المشاريع وإدارة الملفات والدردشة الجماعية لإنشاء سير عمل سلس لجميع فرق تكنولوجيا المعلومات . يمكن إنشاء مساحات العمل لتنظيم الفرق والمشروعات والأقسام ، وفي كل مساحة عمل ، يمكنك الوصول إلى المناقشات والملفات الرئيسية وتحليلات البيانات والمشاريع وإدارة المعلومات ، كل ذلك دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك ميزات Slingshot القائمة على البيانات سحب التقارير من مصادر متعددة وإنشاء لوحات معلومات شاملة لتتبع تقدم أي حملة أو مشروع. يمكن إنشاء لوحات المعلومات هذه بسهولة ببضع نقرات ومشاركتها مع فريقك ، أو إضافتها إلى كتالوج البيانات حيث يمكن الوصول بسهولة إلى جميع البيانات التنظيمية. يمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك أيضًا استخدام لوحات المعلومات هذه لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وتحويل الرؤى إلى إجراءات بسرعة.

لترى بنفسك ، ابدأ تجربتك المجانية الآن!