小型企业 AI 在工作场所具有重大意义

多年来，小型企业无法使用人工智能 (AI)。 该技术太新了，一般人都买不起，而且它的局限性仍在确定中。 因此，大多数公司都不熟悉它在提高小企业运营效率方面的影响和潜力。

我预计 2023 年将扭转这一趋势，巩固 AI 作为小型企业 SaaS 领域中流砥柱的地位。 许多因素都会产生影响，但主要驱动因素将基本保持不变：人工智能进入主流，自动包含在组织范围的软件中。 我们已经在办公应用程序中看到了这一点——包括聊天、电子邮件、文件共享和其他协作、以员工体验为中心的小型企业软件的程序套件。

在 Zoho，我们提供了一套名为 Workplace 的综合应用程序套件，但大多数小型企业 SaaS 供应商的产品中至少有一个这样的应用程序。

办公应用程序中的人工智能仍然是一个相对较新的概念，因此这里更多地介绍了该技术如何帮助当今的小型企业，以及这些企业需要了解办公软件中人工智能的未来。

小而强大

如果小型企业对每天使用人工智能的想法感到不知所措，这是可以理解的。 直到最近，这项技术还鲜为人知，而且漏洞百出。 因此，它的使用仅限于掌握一些技术知识的员工。 不再。 现代人工智能在后台运行，执行支持任务，使员工能够重新安排他们的时间，并且需要最少的前期数字知识。 事实上，办公应用程序中的人工智能可以很快指导员工充分利用他们的时间。

例如，考虑召开一系列会议来解决遇到一些障碍的主要客户项目。 第一个是面对面的，用手做笔记，并将这些笔记的照片分享给与会者名单。 随后，一些远程员工参加视频通话，直接讨论他们的新优先事项，并分享更新的客户演示文稿，概述后续步骤。

一个强大的协作人工智能可以收集这些会议的不同记录——手写笔记、视频抄本和嵌入的图像——并将新信息与原始项目路线图进行比较。 这包括让 AI 扫描手写笔记并将其转换为数字以及解析图像的内容。 然后，每个员工的任务列表都可以更新并与团队中的其他人同步，以获得最大的可见性和最短的行动时间。

所有这些操作也将能够在办公应用程序中发生——不需要额外的产品——这对于员工可能尚未建立标准化工作流程的小型企业尤为重要。

这种潜力对小型企业来说是一个理想的时机，可以确保他们已经建立了坚实的办公软件基准，以最好地利用 AI。 这从培训开始，因为该软件只有从右脚开始才能自学。 理想情况下，培训包括人工协助检查数据偏差以及在构建其技术套件时优先考虑统一。

统一的工作场所是内部应用程序全部由单一供应商生产的工作场所，以确保整个生态系统的通信和安全保持一致并减少冗余的机会。 对于小型企业来说，以正确、统一的方式开始他们的软件之旅比随着他们的成长重新配置一个脱节的系统要容易得多。

安全亮点

公司的 AI 越依赖可靠的数据，它就越有能力自主处理任务并确定任务的优先级。 但是，在数据比比皆是的地方，就像小企业成长时一样，安全问题的风险仍然很高。 小型企业可能认为，在共享数据库之外运营意味着存在攻击可能产生最大影响的单一位置，并且公司的大部分资源将需要用于维护隐私。

但是，AI 本身可以提高安全性，并且该技术只会随着时间的推移而改进。 在培训过程中，员工可以输入和标记异常数据点，让人工智能了解什么构成了数据泄露，然后通过识别误报来纠正路线。 再一次，当一家公司的人工智能预先加载相关数据时，它可以自行仔细检查结果。

统一的工作场所通过提供比基于各种供应商构建的系统更多的上下文线索来进一步完善错误检查过程。 无法知道信息将如何在两个完全不同的系统之间传输，尤其是数据泄露的系统，也无法准确判断每家公司何时采取行动以防止进一步的问题。 但是，除了轻松监控其所有办公应用程序的活动外，单个供应商还可以在整个生态系统中快速有效地部署更新。

提升每项任务

虽然 AI 的更大规模特征吸引了很多关注，但引人注目的是其复杂细节的简单性。 考虑上述情况，其中来自多个会议的笔记和文件被合并并集成到公司的工作流程中。 这个过程可能是合理的，但如果输入中存在不一致或错误，人工智能就不可能提供准确性。

幸运的是，当前和即将推出的 AI 专注于所有工作任务，无论多么小——从员工可能在其他地方期望但可能没有在统一系统中体验过的功能开始。 例如，AI 驱动的拼写检查超越了单词本身，可以突出显示语法错误并指出需要更多上下文的地方。

由于统一，这种形式的 AI 可以在一名员工机器上的多个应用程序上使用，包括浏览器和社交媒体程序。 如果员工的设备连接到统一系统，AI 可以跟踪它们的使用情况并规定可以安装哪些类型的文件以及外部用户可以拥有的访问级别。 然后可以通过电子邮件或聊天将这些操作中的每一个传达给其他人。

Office AI 开发目前正在加速实现可持续性和长寿的路线图。 训练一个系统来完成一些任务的效率远低于安装一个人工智能，虽然它需要一些前期时间，但可以自我成长并在出现当前和新工作流时进行处理。

很快，人工智能技术将不再被视为额外功能或可有可无，而是被视为必不可少的工作场所生产力工具。 当这种情况发生时，具有先前 AI 经验的公司将能够超越竞争对手，因此小型企业今天就开始在他们的办公室使用该软件是明智的。

作者：Ramprakash “Ram” Ramamoorthy