AI Bisnis Kecil Memiliki Implikasi Besar di Tempat Kerja

Selama bertahun-tahun, kecerdasan buatan (AI) tidak dapat diakses oleh usaha kecil. Teknologi itu terlalu baru untuk terjangkau secara umum dan keterbatasannya masih ditetapkan. Akibatnya, sebagian besar perusahaan tidak terbiasa dengan implikasi dan potensinya untuk meningkatkan efisiensi operasi bisnis kecil.

Saya berharap 2023 untuk melawan tren ini dan memperkuat posisi AI sebagai andalan di ruang SaaS bisnis kecil. Banyak faktor yang akan berkontribusi, tetapi pendorong utama sebagian besar akan tetap sama: masuknya AI ke arus utama sebagai penyertaan otomatis dalam perangkat lunak di seluruh organisasi. Kami sudah melihat ini di dalam aplikasi kantor—rangkaian program yang mencakup obrolan, email, berbagi file, dan bagian lain dari perangkat lunak bisnis kecil kolaboratif yang berfokus pada pengalaman karyawan.

Di Zoho, kami menawarkan rangkaian lengkap aplikasi ini yang disebut Workplace, tetapi sebagian besar vendor SaaS bisnis kecil memiliki setidaknya salah satu aplikasi ini di antara produk mereka.

AI dalam aplikasi kantor masih merupakan konsep yang relatif baru, jadi berikut ini lebih lanjut tentang bagaimana teknologi dapat membantu bisnis kecil saat ini dan apa yang perlu diketahui bisnis tersebut tentang masa depan AI dalam perangkat lunak perkantoran.

Kecil tapi Perkasa

Dapat dimengerti jika bisnis kecil kewalahan memikirkan penggunaan AI setiap hari. Sampai saat ini, teknologi tersebut jarang tersedia dan penuh dengan perilaku buggy. Dengan demikian, penggunaannya diturunkan ke karyawan yang memiliki sedikit pengetahuan teknologi. Tidak lagi. AI modern hidup di latar belakang, menjalankan tugas dukungan yang memungkinkan karyawan untuk mengarahkan kembali waktu mereka dan membutuhkan pemahaman digital awal yang minimal. Faktanya, AI di dalam aplikasi kantor dapat segera memandu karyawan untuk menggunakan waktu mereka sebaik-baiknya.

Misalnya, pertimbangkan serangkaian rapat yang diadakan untuk memecahkan masalah proyek klien besar yang mengalami beberapa hambatan. Yang pertama diadakan secara langsung, di mana catatan dibuat dengan tangan dan foto catatan tersebut dibagikan ke daftar hadir. Kemudian, beberapa karyawan jarak jauh menghadiri panggilan video untuk membicarakan prioritas baru mereka secara langsung dan berbagi presentasi klien terbaru yang menguraikan langkah selanjutnya.

Sepotong AI kolaboratif yang kuat dapat mengumpulkan catatan yang berbeda dari pertemuan ini — catatan tulisan tangan, transkrip video, dan gambar yang disematkan — dan membandingkan potongan informasi baru dengan peta jalan proyek asli. Ini termasuk meminta AI memindai catatan tulisan tangan dan mengubahnya menjadi digital serta mem-parsing gambar untuk konten. Kemudian, daftar tugas setiap karyawan dapat diperbarui dan disinkronkan dengan orang lain dalam tim untuk visibilitas maksimum dan waktu minimum untuk bertindak.

Semua tindakan ini juga dapat terjadi dalam aplikasi kantor—tidak memerlukan produk tambahan—yang sangat penting bagi bisnis kecil yang karyawannya mungkin belum menetapkan alur kerja standar.

Potensi ini mewakili waktu yang ideal bagi usaha kecil untuk memastikan mereka telah menetapkan dasar perangkat lunak perkantoran yang solid untuk memanfaatkan AI dengan sebaik-baiknya. Ini dimulai dengan pelatihan, karena perangkat lunak hanya dapat mengajar dirinya sendiri jika memulai dengan langkah yang benar. Pelatihan idealnya mencakup bantuan manusia dalam memeriksa bias data dan memprioritaskan penyatuan dalam membangun rangkaian teknologinya.

Tempat kerja terpadu adalah tempat di mana aplikasi internal diproduksi oleh satu vendor untuk memastikan komunikasi dan keamanan di seluruh ekosistem tetap konsisten dan mengurangi kemungkinan redundansi. Jauh lebih mudah bagi usaha kecil untuk memulai perjalanan perangkat lunak mereka dengan langkah yang tepat dan terpadu dibandingkan mengonfigurasi ulang sistem yang terputus-putus saat mereka tumbuh.

Sorot Keamanan

Semakin banyak AI perusahaan bergantung pada data suara, semakin mampu menangani dan memprioritaskan tugas secara mandiri. Namun, di mana data melimpah, seperti saat bisnis kecil tumbuh, risiko masalah keamanan tetap tinggi. Usaha kecil cenderung percaya bahwa beroperasi dari database bersama berarti ada satu lokasi di mana serangan dapat memiliki efek terbesar, dan banyak sumber daya perusahaan perlu digunakan untuk menjaga privasi.

Namun, AI itu sendiri memungkinkan keamanan yang lebih tinggi, dan teknologinya hanya akan meningkat seiring waktu. Selama proses pelatihan, karyawan dapat memberi makan dan memberi label titik data outlier untuk memberi AI pemahaman tentang apa yang merupakan pelanggaran data, lalu memperbaiki dengan mengidentifikasi positif palsu. Sekali lagi, ketika AI perusahaan dimuat di depan dengan data yang relevan, ia dapat memeriksa ulang hasilnya dengan sendirinya.

Tempat kerja terpadu semakin menyempurnakan proses pemeriksaan kesalahan dengan menawarkan petunjuk yang jauh lebih kontekstual daripada sistem yang dibangun di berbagai vendor. Tidak ada cara untuk mengetahui bagaimana informasi akan ditransfer di dua sistem yang sama sekali berbeda, terutama pelanggaran data, dan tidak mungkin untuk mengetahui dengan tepat kapan setiap perusahaan akan mengambil tindakan untuk mencegah masalah lebih lanjut. Namun, satu vendor dapat menerapkan pembaruan dengan cepat dan efisien di seluruh ekosistem, selain dengan mudah memantau aktivitas di semua aplikasi kantornya.

Mengangkat Setiap Tugas

Sementara fitur skala besar dari AI menarik banyak perhatian, kesederhanaan detail jahatlah yang menonjol. Pertimbangkan situasi yang diuraikan di atas, di mana catatan dan file dari beberapa rapat dikonsolidasikan dan diintegrasikan ke dalam alur kerja perusahaan. Prosesnya mungkin bagus, tetapi jika ada ketidakkonsistenan atau kesalahan dalam input, AI kemungkinan tidak akan memberikan akurasi.

Untungnya, AI saat ini dan yang akan datang berfokus pada semua tugas kerja, sekecil apa pun—dimulai dengan fitur yang mungkin diharapkan karyawan di tempat lain, tetapi mungkin belum dialami dalam sistem terpadu. Misalnya, pemeriksaan ejaan yang digerakkan oleh AI melampaui kata-kata itu sendiri untuk menyoroti kesalahan tata bahasa dan menunjukkan di mana lebih banyak konteks diperlukan.

Karena penyatuan, bentuk AI ini tersedia di beberapa aplikasi dalam mesin satu karyawan, termasuk browser dan program media sosial. Jika perangkat karyawan terhubung ke sistem terpadu, AI dapat melacak penggunaannya dan mengatur jenis file mana yang dapat diinstal dan tingkat akses yang dapat dimiliki oleh pengguna luar. Setiap tindakan ini kemudian dapat dikomunikasikan kepada orang lain melalui email atau obrolan.

Pengembangan Office AI saat ini beroperasi pada peta jalan yang dipercepat menuju keberlanjutan dan umur panjang. Melatih sistem untuk menyelesaikan beberapa tugas jauh lebih tidak efisien daripada memasang AI yang, meski membutuhkan waktu di muka, berhasil mengembangkan dirinya sendiri dan menangani alur kerja saat ini dan baru saat muncul.

Segera, teknologi AI akan dilihat bukan sebagai fitur bonus atau barang bagus untuk dimiliki, tetapi sebagai alat produktivitas tempat kerja yang penting. Ketika ini terjadi, perusahaan dengan pengalaman AI sebelumnya akan diposisikan untuk melompati persaingan, jadi usaha kecil sebaiknya mulai menggunakan perangkat lunak ini di kantor mereka hari ini.

Oleh Ramprakash “Ram” Ramamoorthy