5 قوالب للتواصل عبر البريد الإلكتروني لتخطيط الأحداث لاستخدامها في عام 2023

هل سئمت من الاضطرار إلى إنشاء رسائل بريد إلكتروني جديدة من البداية في كل مرة تحتاج فيها إلى واحدة لأشياء مثل التخطيط للحدث؟

هناك حاجة إلى استراتيجيات بريد إلكتروني مختلفة لحملات مختلفة لكل فرصة عمل.

ومع ذلك ، قد يكون إنشاء هذه الرسائل الإلكترونية يدويًا مضيعة للوقت والدافع.

كما تعلم ، فإن أحد أهم العوامل في إقناع الحاضرين المحتملين بالاشتراك في مثل هذا الحدث هو مستوى التخصيص المتضمن في رسائل البريد الإلكتروني للدعوات المرسلة إليهم.

وفقًا للإحصاءات ، يستخدم حوالي 78 ٪ من المسوقين البريد الإلكتروني للتواصل الشخصي.

سنوجهك اليوم من خلال الطرق الصحيحة لتضمين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للأحداث في إستراتيجية عملك ، وما يجب تضمينه عند صياغتها.

بالإضافة إلى ذلك ، ستحصل على أفضل 5 قوالب للتواصل عبر البريد الإلكتروني لتخطيط الأحداث لاستخدامها في حملات البريد الإلكتروني المستقبلية.

لنبدأ!

ما هو التواصل عبر البريد الإلكتروني لتخطيط الحدث؟

التواصل عبر البريد الإلكتروني هو استراتيجية مستخدمة في التخطيط للحدث للوصول إلى العملاء المحتملين أو الشركاء أو أصحاب المصلحة الآخرين للترويج لحدث قادم.

يمكنك استخدام هذا النوع من التواصل عبر البريد الإلكتروني لزيادة الوعي بالحدث ، وإثارة الاهتمام بالحضور ، وبناء علاقات مع الحاضرين أو الرعاة المحتملين .

علاوة على ذلك ، تعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للحدث طريقة ممتازة لتنسيق الخدمات اللوجستية وتأكيد التفاصيل مع المشاركين في الحدث.

تتضمن كتابة رسائل البريد الإلكتروني هذه عادةً تفاصيل مثل التاريخ والوقت والموقع والمعلومات الأخرى ذات الصلة المتعلقة بالحدث .

قد تحتوي أيضًا على طلبات عروض الأسعار والتقديرات والمزيد.

متى نرسل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للمناسبات؟

عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للحدث ، يجب أن تمنح البائعين والأماكن وقتًا للتحضير للحدث وأن تتيح للحاضرين متسعًا من الوقت للرد.

لذلك سيكون من الأفضل إذا كنت تهدف إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للأحداث قبل شهر على الأقل.

ما هي مزايا التواصل عبر البريد الإلكتروني لتخطيط الأحداث؟

يوفر التواصل عبر البريد الإلكتروني للتخطيط للأحداث العديد من المزايا ، بما في ذلك:

زيادة الكفاءة - تتيح لك الوصول بسرعة وسهولة إلى العديد من البائعين والأماكن للعثور على أفضل الأسعار والخدمات.

توفير التكلفة - يُمكّنك من مقارنة الأسعار والعثور على أفضل صفقة من خلال الوصول إلى بائعين متعددين.

تنظيم محسّن - يساعدك على البقاء منظمًا وتتبع جميع التفاصيل المتعلقة بالحدث.

تحسين الاتصال - تأكد من أن جميع المشاركين في الحدث موجودون على نفس الصفحة وعلى علم بأي تغييرات أو تحديثات.

وقبل أن ننتقل إلى قائمة قوالب التوعية الخمسة الأولى الخاصة بالتخطيط للأحداث ، دعنا أولاً نتحقق مما يجب تضمينه عند كتابتها.

قائمة التحقق من البريد الإلكتروني للتخطيط للمناسبات [+ أمثلة]

الأنماط القياسية تنطبق على غالبية رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يعني صياغة سطور مواضيع تجذب الانتباه ، وكتابة رسائل بريد إلكتروني جذابة ، وتضمين دعوة واضحة للعمل.

في هذا القسم ، سنتحدث عن التفاصيل الأكثر دقة التي يجب تضمينها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للأحداث ، والتي ستختلف اعتمادًا على علاقتك مع مستلم البريد الإلكتروني.

ملاحظة: علاوة على ذلك ، يتضمن كل قسم عينة من بنية البيانات المناسبة لمساعدتك في إنشاء القوالب الخاصة بك بسرعة وسهولة.

هيا نبدأ!

1. الغرض من الفعالية ونتائجها المتوقعة

عند التخطيط لحدث ما عبر البريد الإلكتروني ، من الضروري تحديد أهدافه ونتائجه. سيضمن ذلك أن يكون جميع الحاضرين على نفس الصفحة ويعملون من أجل تحقيق هدف مشترك.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن العامل الأكثر أهمية في تحديد ما إذا كان المستلمون مهتمون بحضور الحدث أم لا هو شفافية المعلومات المقدمة ، مثل الغرض من الحدث.

2. تاريخ ووقت ومكان الحدث️

يعد تضمين المعلومات ذات الصلة في دعوة البريد الإلكتروني ، مثل موقع الحدث وتاريخه ووقته ، ثاني أهم جانب في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للحدث.

3. جدول مفصل للأنشطة والمتحدثين️

عند التخطيط لحدث ما ، من الضروري تضمين جدول أعمال مفصل للأنشطة والمتحدثين في رسالة بريد إلكتروني لجميع المعنيين.

يحدد الجدول الزمني الأشخاص الذين سيحضرون ، والموضوعات التي سيتم تغطيتها ، والأوقات التي ستحدث فيها الأحداث المختلفة.

يتيح ذلك للجميع التخطيط وفقًا لذلك والتأكد من سير الحدث بسلاسة.

علاوة على ذلك ، فهو يساعد على تعزيز الشعور بالتنظيم ويشجع المشاركة النشطة من الجميع.

4. قائمة المستلزمات والمعدات الضرورية

سيستفيد البريد الإلكتروني الخاص بالتخطيط من تضمين قائمة بالإمدادات والمعدات المطلوبة لعدة أسباب.

يمكن أن يساعد في ضمان عدم نسيان أي شيء وأن يتم حساب كل شيء.

يمكن أن يساعد أيضًا في تبسيط عملية التخطيط للحدث لأنه يمكن تحديد جميع العناصر الضرورية وطلبها مسبقًا.

وبالمثل ، من خلال ضمان شراء العناصر الأساسية فقط أو تأجيرها ، فإن وجود قائمة بالإمدادات والمعدات يمكن أن يساعد في التحكم في التكاليف.

5. ميزانية الحدث وتفاصيل عن كيفية تمويله

يمكنك التأكد من أن جميع المعنيين يفهمون بوضوح التكاليف المرتبطة بالحدث ومن أين تأتي الأموال من خلال تضمين معلومات حول كيفية تمويل الحدث.

يمكن أن يساعد تضمين مثل هذه المعلومات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أيضًا في منع أي سوء فهم أو نزاعات لاحقة.

6. جدول زمني للمهام والمواعيد النهائية️

من المفيد تضمين جدول زمني للمهام والمواعيد النهائية في رسالة بريد إلكتروني للتخطيط لحدث ما حتى يتمكن الأشخاص من التعامل مع الأمور مسبقًا.

إنه يوفر إطارًا يمكن للجميع العمل فيه ويبقي الأشخاص على المسار الصحيح.

أيضًا ، يمكن استخدامه لتذكير الناس بالتزاماتهم وتفويض المهام.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود جدول زمني للمهام والمواعيد النهائية يسمح للجميع برؤية تقدم عملية التخطيط للحدث.

7. معلومات الاتصال لأي بائعين أو شركاء مشاركين في الحدث️

بما في ذلك معلومات الاتصال الخاصة بأي بائعين أو شركاء مشاركين في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للأحداث ، بحيث يعرف الجميع من يجب الاتصال به بخصوص أي أسئلة أو مخاوف.

تساعد هذه المعلومات أيضًا في تبسيط الاتصال بحيث تحصل جميع الأطراف على التحديثات التي قد تحدث أثناء عملية التخطيط.

وبالمثل ، فإن تضمين معلومات الاتصال يضمن أن جميع الأطراف المعنية لديها المعلومات اللازمة وأن أي مشاكل تنشأ يتم معالجتها بسرعة وكفاءة.

8. دعوة إلى الحدث مع دعوة إلى العمل️

الغرض من دعوة الحدث وعبارة الحث على اتخاذ إجراء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتخطيط للحدث هو حث الأشخاص على الاشتراك في الحدث.

"الحث على اتخاذ إجراء" هو طلب مباشر للقارئ للقيام بنوع من الإجراءات ، مثل زيارة رابط أو الاشتراك في شيء ما أو شراء شيء ما.

من خلال تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكنك زيادة احتمالية اتخاذ الأشخاص للإجراء المطلوب.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد في جذب المزيد من الزيارات إلى موقع الويب الخاص بك ، مما قد يؤدي إلى زيادة المبيعات والإيرادات.

9. استبيان أو استبيان متابعة لقياس نجاح الحدث

بما في ذلك استبيان أو استبيان متابعة يقدم ملاحظات من الحاضرين حول كيفية سير الحدث وما يمكن تحسينه للأحداث المستقبلية.

يجب أن يغطي الاستبيان أو الاستبيان موضوعات مثل الرضا العام عن الحدث ، ومدى تلبية أهداف الحدث ، والجوانب التي تحتاج إلى تحسين.

يمكن بعد ذلك استخدام هذه التعليقات للتخطيط للأحداث المستقبلية بشكل أكثر فعالية.

أيضًا ، يمكن استخدام نتائج المسح لتقديم دليل على نجاح الحدث للرعاة والممولين وأصحاب المصلحة الآخرين.

أهم 5 قوالب للتواصل عبر البريد الإلكتروني لتخطيط الأحداث لاستخدامها في عام 2023

1. الترويج لنموذج البريد الإلكتروني الخاص بك في Keynote

إذا كنت ستستخدم البريد الإلكتروني للترويج لكلمتك الرئيسية ، فتأكد من إعطاء جمهورك سببًا واضحًا ومقنعًا للحضور.

قدم تفاصيل حول الحدث ، مثل من سيتحدث ومن الراعي ، بالإضافة إلى رابط إلى صفحة التسجيل.

تأكد أيضًا من تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في وصف الحدث الخاص بك وشجع القراء على اتخاذ إجراء والاشتراك.

2. نموذج البريد الإلكتروني لإعلان المؤتمر

تُعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإعلان المؤتمر طريقة رائعة لإعلام الأشخاص بالأحداث القادمة.

يمكنك استخدام هذا القالب لإرسال الدعوات والتذكيرات والتحديثات للحضور المحتملين.

3. قالب البريد الإلكتروني للندوة عبر الإنترنت

يمكنك استخدام نموذج بريد إلكتروني للندوة عبر الإنترنت للترويج لندوة إلكترونية قادمة للحضور المحتملين.

قدم مزيدًا من المعلومات حول الندوة عبر الإنترنت ، وشارك جدول أعمال الندوة عبر الإنترنت ، وشجع الأشخاص على التسجيل في الندوة عبر الإنترنت.

يمكنك أيضًا استخدام نموذج بريد إلكتروني للندوة عبر الويب بعد الندوة عبر الإنترنت لشكر الحضور وتقديم معلومات المتابعة وتقديم خصومات أو مكافآت خاصة.

4. نموذج دعوة البريد الإلكتروني الحصري

تعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالدعوات طريقة ممتازة لاستهداف مجموعة معينة من الأشخاص الذين من المحتمل أن يكونوا مهتمين بما تقدمه.

علاوة على ذلك ، يمكنهم مساعدتك في خلق شعور بالإلحاح والحصرية حول حدث أو إطلاق منتج.

مقارنة بحملة بريد إلكتروني أكثر عمومية ، يمكن أن تساعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالدعوة في زيادة معدلات المشاركة والتحويل.

5. نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الحدث

رسائل البريد الإلكتروني المستخدمة لدعوات الأحداث التي يمكنك استخدامها لدعوة المستلمين إلى أي نوع من الأحداث ، بما في ذلك حفل زفاف أو مؤتمر عمل أو عرض تقديمي لجوائز أو حفلة عيد ميلاد.

تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه عادةً على معلومات حول الحدث ، بما في ذلك التاريخ والوقت والمكان وأي تفاصيل أخرى ذات صلة.

تأكد أيضًا من تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء واطلب من المستلم الرد على دعوة الحضور أو رابطًا لنموذج RSVP عبر الإنترنت.

المكافأة: اكتب رسائل بريد إلكتروني جديدة للتخطيط للأحداث بدون قوالب

تعد القوالب طريقة رائعة للحصول على نسخة جاهزة للإرسال من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتخطيط الأحداث في متناول اليد.

ولكن ماذا عن إنشاء قوالب بريد إلكتروني لتخطيط الأحداث تلقائيًا من قائمة نقطية بالمعلومات ذات الصلة؟

تقدم الوظيفة الإضافية لإعادة كتابة TextCortex هذه الوظيفة.

كل ما عليك القيام به هو كتابة الوجبات السريعة الأساسية الخاصة بك في شكل تعداد نقطي ، وتمييزها ، واختيار ميزة " Bullet to email " من القائمة.

في غضون ثوانٍ ، ستحصل على مسودة البريد الإلكتروني الجاهزة للإرسال ، والتي يمكنك تعديلها بشكل أكبر من خلال الجمع بين الميزات الملائمة الأخرى مثل إعادة الكتابة ، والنغمة ، والإكمال التلقائي ، والتوسيع ، والمزيد.

‍

من خلال استخدام امتداد TextCortex Chrome ، يمكنك أيضًا:

تقليل وقت الكتابة بنسبة 70٪.

استفد من كتابة الذكاء الاصطناعي وإعادة كتابته وتحريره على أكثر من 30 منصة على الإنترنت .

أنتج أي نوع محتوى باستخدام أكثر من 60 نموذجًا متاحًا دون ترك مربع النص الخاص بك.

احصل على ملاحظات فورية حول سهولة قراءة المحتوى الخاص بك .

هل تميل إلى المحاولة؟

احصل على الوظيفة الإضافية TextCortex لاكتشاف مجموعة واسعة من ميزات إنشاء المحتوى التي ستمكنك من إنتاج محتوى عالي الجودة باستمرار.