5 szablonów wiadomości e-mail dotyczących planowania wydarzeń do wykorzystania w 2023 r

Masz dość tworzenia nowych wiadomości e-mail od zera za każdym razem, gdy potrzebujesz ich na przykład do planowania wydarzeń?

Dla każdej możliwości biznesowej potrzebne są różne strategie e-mailowe dla różnych kampanii.

Jednak ręczne tworzenie tych e-maili może być stratą czasu i motywacji.

Jak być może wiesz, jednym z najważniejszych czynników decydujących o przekonaniu potencjalnych uczestników do zapisania się na takie wydarzenie jest stopień personalizacji wysyłanych do nich e-maili z zaproszeniami.

Według statystyk około 78% marketerów używa już poczty e-mail do spersonalizowanej komunikacji.

Dzisiaj przeprowadzimy Cię przez właściwe sposoby uwzględnienia e-maili dotyczących planowania wydarzeń w strategii biznesowej oraz co uwzględnić podczas ich tworzenia.

Ponadto otrzymasz 5 najlepszych szablonów wiadomości e-mail dotyczących planowania wydarzeń, których możesz użyć w przyszłych kampaniach e-mailowych.

Zaczynajmy!

Co to jest zasięg e-mail planowania wydarzeń?

Zasięg e-mailowy to strategia stosowana w planowaniu wydarzeń w celu dotarcia do potencjalnych klientów, partnerów lub innych interesariuszy w celu promowania nadchodzącego wydarzenia.

Możesz użyć tego typu wiadomości e-mail, aby zwiększyć świadomość wydarzenia, wzbudzić zainteresowanie uczestnictwem i zbudować relacje z potencjalnymi uczestnikami lub sponsorami .

Ponadto e-maile dotyczące planowania wydarzeń to doskonały sposób na koordynację logistyki i potwierdzanie szczegółów z osobami zaangażowanymi w wydarzenie.

Pisanie takich e-maili zwykle zawiera szczegółowe informacje, takie jak data, godzina, lokalizacja i inne istotne informacje związane z wydarzeniem .

Mogą również zawierać prośby o wycenę, kosztorysy i nie tylko.

Kiedy wysyłamy e-maile dotyczące planowania wydarzeń?

Wysyłając e-maile dotyczące planowania wydarzeń, należy dać dostawcom i lokalom czas na przygotowanie się do wydarzenia i dać uczestnikom dużo czasu na odpowiedź.

Najlepiej byłoby więc wysłać e-maile dotyczące planowania wydarzeń z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.

Jakie są korzyści z planowania wydarzeń e-mailowych?

Zasięg e-mailowy dotyczący planowania wydarzeń oferuje kilka korzyści, w tym:

Zwiększona wydajność — umożliwia szybkie i łatwe dotarcie do wielu dostawców i miejsc w celu znalezienia najlepszych stawek i usług.

Oszczędność kosztów — umożliwia porównywanie ofert i znajdowanie najlepszej oferty poprzez kontakt z wieloma dostawcami.

Ulepszona organizacja — Pomóż utrzymać porządek i śledzić wszystkie szczegóły związane z wydarzeniem.

Ulepszona komunikacja — Upewnij się, że wszyscy zaangażowani w wydarzenie są na tej samej stronie i są świadomi wszelkich zmian lub aktualizacji.

Zanim przejdziemy do naszej listy 5 najlepszych szablonów do planowania wydarzeń, sprawdźmy najpierw, co uwzględnić podczas ich pisania.

Lista kontrolna e-maili dotyczących planowania wydarzeń [+ przykłady]

Standardowe wzorce dotyczą większości e-maili. Oznacza to tworzenie przyciągających uwagę linii tematycznych, pisanie atrakcyjnych treści e-maili i dołączanie jasnego wezwania do działania.

W tej sekcji omówimy bardziej dopracowane szczegóły, które należy uwzględnić w wiadomościach e-mail dotyczących planowania wydarzeń, które będą się różnić w zależności od relacji z odbiorcą wiadomości e-mail.

Uwaga: Ponadto każda sekcja zawiera próbkę odpowiedniej struktury danych, która pomoże Ci szybko i łatwo stworzyć własne szablony.

Zaczynajmy!

1. Cel wydarzenia i jego przewidywany wynik️

Planując wydarzenie przez e-mail, kluczowe jest nakreślenie jego celów i rezultatów. Zapewni to, że wszyscy uczestnicy są na tej samej stronie i pracują nad wspólnym celem.

Ponadto najważniejszym czynnikiem decydującym o tym, czy Twoi odbiorcy są zainteresowani udziałem w wydarzeniu, jest przejrzystość przekazywanych informacji, takich jak cel wydarzenia.

2. Data, godzina i miejsce wydarzenia️

Uwzględnienie istotnych informacji w zaproszeniu e-mail, takich jak lokalizacja wydarzenia, data i godzina, to drugi najważniejszy aspekt e-maili dotyczących planowania wydarzeń.

3. Szczegółowy program zajęć i prelegenci️

Planując wydarzenie, należy dołączyć szczegółowy program działań i prelegentów w wiadomości e-mail do wszystkich zaangażowanych osób.

Harmonogram określa osoby, które będą obecne, tematy, które zostaną omówione, oraz godziny, w których będą miały miejsce różne wydarzenia.

Pozwala to wszystkim odpowiednio zaplanować i zapewnić płynny przebieg wydarzenia.

Ponadto pomaga promować poczucie organizacji i zachęca wszystkich do aktywnego udziału.

4. Wykaz niezbędnych materiałów eksploatacyjnych i wyposażenia️

Wiadomość e-mail dotycząca planowania przydałaby się, gdyby zawierała listę potrzebnych materiałów eksploatacyjnych i sprzętu z kilku powodów.

Może pomóc upewnić się, że o niczym nie zapomniano i że wszystko zostało rozliczone.

Może również pomóc usprawnić proces planowania wydarzeń, ponieważ wszystkie niezbędne elementy można zidentyfikować i zamówić z wyprzedzeniem.

Podobnie, upewniając się, że kupowane lub wynajmowane są tylko niezbędne przedmioty, posiadanie listy materiałów eksploatacyjnych i sprzętu może pomóc w kontrolowaniu kosztów.

5. Budżet wydarzenia i szczegóły dotyczące sposobu jego finansowania️

Możesz upewnić się, że wszyscy zaangażowani jasno rozumieją koszty związane z wydarzeniem i skąd pochodzą pieniądze, podając informacje o tym, w jaki sposób wydarzenie zostanie sfinansowane.

Zawarcie takich informacji w wiadomościach e-mail może również pomóc w zapobieganiu nieporozumieniom lub sporom w przyszłości.

6. Harmonogram zadań i terminów️

Przy planowaniu wydarzenia przydatne jest zamieszczenie w e-mailu harmonogramu zadań i terminów, aby ludzie mogli sobie z tym poradzić z wyprzedzeniem.

Oferuje ramy, w których każdy może pracować, i utrzymuje ludzi na właściwej drodze.

Może również służyć do przypominania ludziom o ich obowiązkach i delegowaniu zadań.

Dodatkowo posiadanie harmonogramu zadań i terminów pozwala każdemu zobaczyć postęp procesu planowania wydarzenia.

7. Informacje kontaktowe dla wszystkich dostawców lub partnerów zaangażowanych w wydarzenie️

W tym informacje kontaktowe dla wszystkich dostawców lub partnerów zaangażowanych w e-maile dotyczące planowania wydarzeń, aby każdy wiedział, z kim się skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości.

Informacje te pomagają również usprawnić komunikację, dzięki czemu wszystkie strony otrzymują aktualizacje, które mogą wystąpić podczas procesu planowania.

Podobnie podanie danych kontaktowych zapewnia, że ​​wszystkie zaangażowane strony posiadają niezbędne informacje, a wszelkie pojawiające się problemy są rozwiązywane szybko i skutecznie.

8. Zaproszenie na wydarzenie z wezwaniem do działania️

Celem zaproszenia na wydarzenie i wezwania do działania w e-mailach dotyczących planowania wydarzenia jest skłonienie ludzi do zapisania się na wydarzenie.

„Wezwanie do działania” to bezpośrednia prośba do czytelnika o wykonanie jakiejś czynności, takiej jak odwiedzenie linku, zarejestrowanie się lub zakup czegoś.

Dołączając wezwanie do działania do wiadomości e-mail, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że ludzie podejmą pożądane działanie.

Ponadto może pomóc zwiększyć ruch w Twojej witrynie, co może prowadzić do zwiększenia sprzedaży i przychodów.

9. Ankieta uzupełniająca lub kwestionariusz do pomiaru sukcesu wydarzenia️

Włączenie ankiety uzupełniającej lub kwestionariusza dostarcza informacji zwrotnych od uczestników na temat tego, jak przebiegło wydarzenie i co można ulepszyć w przyszłych wydarzeniach.

Ankieta lub kwestionariusz powinny obejmować takie tematy, jak ogólna satysfakcja z wydarzenia, jak dobrze osiągnięto cele wydarzenia i które aspekty wymagają poprawy.

Te informacje zwrotne można następnie wykorzystać do skuteczniejszego planowania przyszłych wydarzeń.

Ponadto wyniki ankiety mogą posłużyć jako dowód sukcesu wydarzenia dla sponsorów, podmiotów finansujących i innych interesariuszy.

5 najlepszych szablonów wiadomości e-mail dotyczących planowania wydarzeń do wykorzystania w 2023 r

1. Promowanie szablonu e-maila Keynote

Jeśli zamierzasz wykorzystać e-mail do promowania swojego przemówienia, upewnij się, że przedstawisz swoim odbiorcom jasny i przekonujący powód, by wziąć udział.

Podaj szczegółowe informacje o wydarzeniu, takie jak kto będzie przemawiał i kto jest sponsorem, a także link do strony rejestracji.

Pamiętaj też o umieszczeniu wezwania do działania w opisie wydarzenia i zachęceniu czytelników do podjęcia działania i zarejestrowania się.

2. Szablon wiadomości e-mail z ogłoszeniami o konferencji

E-maile z ogłoszeniami o konferencji to świetny sposób na informowanie ludzi o nadchodzących wydarzeniach.

Możesz użyć tego szablonu do wysyłania zaproszeń, przypomnień i aktualizacji do potencjalnych uczestników.

3. Szablon e-maila z seminarium internetowym

Możesz użyć szablonu wiadomości e-mail z webinarem, aby promować nadchodzące seminarium internetowe wśród potencjalnych uczestników.

Podaj więcej informacji o webinarze, udostępnij program webinaru i zachęć ludzi do zarejestrowania się na webinar.

Możesz również użyć szablonu e-maila do webinaru po webinarze, aby podziękować uczestnikom, przekazać dalsze informacje i zaoferować specjalne rabaty lub bonusy.

4. Ekskluzywny szablon e-maila z zaproszeniem

E-maile z ekskluzywnymi zaproszeniami to doskonały sposób na dotarcie do określonej grupy osób, które mogą być zainteresowane Twoją ofertą.

Co więcej, mogą pomóc Ci stworzyć poczucie pilności i ekskluzywności wokół wydarzenia lub premiery produktu.

W porównaniu z bardziej ogólną kampanią e-mailową, e-maile z ekskluzywnymi zaproszeniami mogą pomóc zwiększyć zaangażowanie i współczynniki konwersji.

5. Szablon e-maila z zaproszeniem na wydarzenie

E-maile używane do zaproszeń na wydarzenia, których możesz użyć do zaproszenia odbiorców na dowolne wydarzenie, w tym wesele, konferencję biznesową, wręczenie nagród lub przyjęcie urodzinowe.

Te e-maile zazwyczaj zawierają informacje o wydarzeniu, w tym datę, godzinę, miejsce i wszelkie inne istotne szczegóły.

Pamiętaj również o załączeniu wezwania do działania i poproś odbiorcę o potwierdzenie odpowiedzi lub link do formularza RSVP online.

Bonus: pisz świeże e-maile dotyczące planowania wydarzeń bez szablonów

Szablony to świetny sposób, aby mieć pod ręką gotową do wysłania wersję wiadomości e-mail dotyczących planowania wydarzeń.

Ale co powiesz na automatyczne generowanie szablonów wiadomości e-mail do planowania wydarzeń z wypunktowanej listy odpowiednich informacji?

Dodatek do przepisywania TextCortex oferuje taką funkcjonalność.

Wszystko, co musisz zrobić, to napisać swoje główne wnioski w formie punktorów, zaznaczyć je i wybrać z menu funkcję „ Prześlij na e-mail ”.

W ciągu kilku sekund otrzymasz gotowy do wysłania szkic e-maila, który możesz dalej modyfikować, łącząc inne wygodne funkcje, takie jak przepisywanie, ton, automatyczne uzupełnianie, rozwijanie i inne.

‍

Korzystając z rozszerzenia TextCortex Chrome, możesz także:

Skróć czas pisania o 70%.

Wykorzystaj pisanie, przepisywanie i edycję AI na ponad 30 platformach internetowych .

Twórz treści dowolnego typu za pomocą ponad 60 dostępnych szablonów bez opuszczania pola tekstowego.

Uzyskaj natychmiastową informację zwrotną na temat czytelności treści .

Kusi Cię, żeby spróbować?

Pobierz dodatek TextCortex, aby odkryć szeroki zakres funkcji tworzenia treści, które umożliwią Ci konsekwentne tworzenie treści wysokiej jakości.