5 Templat Penjangkauan Email Perencanaan Acara Untuk Digunakan di 2023

Bosan harus membuat email baru dari awal setiap kali Anda memerlukannya untuk hal-hal seperti perencanaan acara?

Strategi email yang berbeda untuk kampanye yang berbeda diperlukan untuk setiap peluang bisnis.

Namun, menulis email ini dengan tangan dapat membuang-buang waktu dan motivasi.

Seperti yang mungkin Anda ketahui, salah satu faktor terpenting dalam meyakinkan calon peserta untuk mendaftar ke acara semacam itu adalah tingkat personalisasi yang disertakan dalam email undangan yang dikirimkan kepada mereka.

Menurut statistik, sekitar 78% pemasar sudah menggunakan email untuk komunikasi yang dipersonalisasi.

Hari ini kami akan memandu Anda melalui cara yang tepat untuk menyertakan email perencanaan acara dalam strategi bisnis Anda, dan apa yang harus disertakan saat menyusunnya.

Selain itu, Anda akan mendapatkan 5 templat penjangkauan email perencanaan acara teratas yang akan digunakan untuk kampanye email mendatang.

Ayo mulai!

Apa itu Penjangkauan Email Perencanaan Acara?

Jangkauan email adalah strategi yang digunakan dalam perencanaan acara untuk menjangkau calon pelanggan, mitra, atau pemangku kepentingan lainnya untuk mempromosikan acara yang akan datang.

Anda dapat menggunakan jenis penjangkauan email ini untuk meningkatkan kesadaran acara, membangkitkan minat untuk hadir, dan membangun hubungan dengan calon peserta atau sponsor .

Selain itu, email perencanaan acara adalah cara terbaik untuk mengoordinasikan logistik dan mengonfirmasi detail dengan mereka yang terlibat dalam acara tersebut.

Menulis email semacam itu biasanya menyertakan detail seperti tanggal, waktu, lokasi, dan informasi terkait lainnya yang terkait dengan acara tersebut .

Mereka mungkin juga berisi permintaan penawaran, estimasi, dan lainnya.

Kapan Kami Mengirim Email Perencanaan Acara?

Saat mengirim email perencanaan acara, Anda harus memberi vendor dan tempat waktu untuk mempersiapkan acara dan memberikan banyak waktu kepada peserta untuk merespons.

Jadi akan lebih baik jika Anda bertujuan untuk mengirimkan email perencanaan acara Anda setidaknya satu bulan sebelumnya.

Apa Manfaat Penjangkauan Email Perencanaan Acara?

Penjangkauan email perencanaan acara menawarkan beberapa manfaat, termasuk:

Peningkatan efisiensi — Memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah menjangkau beberapa vendor dan tempat untuk menemukan tarif dan layanan terbaik.

Penghematan biaya — Memungkinkan Anda untuk membandingkan penawaran dan menemukan penawaran terbaik dengan menjangkau beberapa vendor.

Organisasi yang ditingkatkan — Membantu Anda tetap teratur dan melacak semua detail yang terkait dengan acara tersebut.

Komunikasi yang ditingkatkan — Pastikan semua orang yang terlibat dalam acara memiliki pemahaman yang sama dan mengetahui setiap perubahan atau pembaruan.

Dan sebelum kita melompat ke daftar 5 templat penjangkauan perencanaan acara teratas, mari kita periksa terlebih dahulu apa yang harus disertakan saat menulisnya.

Daftar Periksa Email Perencanaan Acara [+ Contoh]

Pola standar berlaku untuk sebagian besar email. Itu berarti menyusun baris subjek yang menarik perhatian, menulis badan email yang menarik, dan menyertakan ajakan bertindak yang jelas.

Di bagian ini, kita akan berbicara tentang detail yang lebih halus yang harus Anda sertakan untuk email perencanaan acara Anda, yang akan bervariasi bergantung pada hubungan Anda dengan penerima email.

Catatan: Selain itu, setiap bagian menyertakan contoh struktur data yang sesuai untuk membantu Anda membuat template sendiri dengan cepat dan mudah.

Mari kita mulai!

1. Tujuan Acara dan Hasil yang Diharapkan️

Saat merencanakan acara melalui email, penting untuk menguraikan tujuan dan hasilnya. Ini akan memastikan bahwa semua peserta berada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan bersama.

Selain itu, faktor terpenting dalam menentukan apakah penerima Anda tertarik untuk menghadiri acara tersebut atau tidak adalah transparansi informasi yang diberikan, seperti tujuan acara tersebut.

2. Tanggal, Waktu, dan Lokasi Acara️

Menyertakan informasi terkait dalam undangan email, seperti lokasi acara, tanggal, dan waktu, adalah aspek terpenting kedua dari email perencanaan acara.

3. Rinci Agenda Kegiatan dan Pembicara️

Saat merencanakan acara, penting untuk memasukkan agenda kegiatan dan pembicara yang mendetail dalam email ke semua orang yang terlibat.

Jadwal menjabarkan orang-orang yang akan hadir, topik yang akan dibahas, dan waktu berbagai acara akan berlangsung.

Hal ini memungkinkan semua orang untuk merencanakan sesuai dan memastikan bahwa acara berjalan lancar.

Selain itu, ini membantu mempromosikan rasa organisasi dan mendorong partisipasi aktif dari semua orang.

4. Daftar Perlengkapan dan Peralatan yang Diperlukan️

Email perencanaan akan mendapat manfaat dari menyertakan daftar perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan karena beberapa alasan.

Ini dapat membantu memastikan tidak ada yang dilupakan dan semuanya diperhitungkan.

Ini juga dapat membantu merampingkan proses perencanaan acara karena semua item yang diperlukan dapat diidentifikasi dan dipesan sebelumnya.

Demikian pula, dengan memastikan bahwa hanya barang-barang penting yang dibeli atau disewa, memiliki daftar persediaan dan peralatan dapat membantu mengendalikan biaya.

5. Anggaran Acara dan Detail Cara Pendanaannya️

Anda dapat memastikan bahwa setiap orang yang terlibat memahami dengan jelas biaya yang terkait dengan acara tersebut dan dari mana uang itu berasal dengan memasukkan informasi tentang bagaimana acara tersebut akan didanai.

Menyertakan informasi semacam itu di email Anda juga dapat membantu mencegah kesalahpahaman atau perselisihan di kemudian hari.

6. Garis Waktu Tugas dan Batas Waktu️

Sangat membantu untuk menyertakan garis waktu tugas dan tenggat waktu dalam email untuk merencanakan acara sehingga orang dapat menangani berbagai hal sebelumnya.

Ini menawarkan kerangka kerja yang dapat dikerjakan semua orang dan membuat orang tetap pada jalurnya.

Juga, dapat digunakan untuk mengingatkan orang akan kewajiban mereka dan mendelegasikan tugas.

Selain itu, memiliki garis waktu tugas dan tenggat waktu memungkinkan setiap orang untuk melihat perkembangan proses perencanaan acara.

7. Informasi Kontak Untuk Setiap Vendor atau Mitra Yang Terlibat Dengan Acara️

Termasuk informasi kontak untuk setiap vendor atau mitra yang terlibat dalam email perencanaan acara sehingga semua orang tahu siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan atau masalah.

Informasi tersebut juga membantu mengefektifkan komunikasi sehingga semua pihak mendapatkan pembaruan yang mungkin terjadi selama proses perencanaan.

Demikian pula, menyertakan informasi kontak memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki informasi yang diperlukan dan setiap masalah yang muncul ditangani dengan segera dan efisien.

8. Undangan ke Acara Dengan Ajakan Bertindak️

Tujuan dari undangan acara dan ajakan bertindak dalam email perencanaan acara adalah untuk membuat orang mendaftar ke acara tersebut.

"Ajakan bertindak" adalah permintaan langsung bagi pembaca untuk melakukan beberapa tindakan, seperti mengunjungi tautan, mendaftar sesuatu, atau membeli sesuatu.

Dengan menyertakan ajakan bertindak di email Anda, Anda dapat meningkatkan kemungkinan orang akan mengambil tindakan yang diinginkan.

Selain itu, ini dapat membantu mengarahkan lebih banyak lalu lintas ke situs web Anda, yang dapat meningkatkan penjualan dan pendapatan.

9. Survei atau Kuesioner Tindak Lanjut untuk Mengukur Kesuksesan Acara️

Menyertakan survei tindak lanjut atau kuesioner memberikan umpan balik dari peserta tentang bagaimana acara berlangsung dan apa yang dapat diperbaiki untuk acara mendatang.

Survei atau kuesioner harus mencakup topik seperti kepuasan keseluruhan terhadap acara tersebut, seberapa baik tujuan acara tercapai, dan aspek mana yang perlu diperbaiki.

Umpan balik ini kemudian dapat digunakan untuk merencanakan acara mendatang dengan lebih efektif.

Selain itu, hasil survei dapat digunakan untuk memberikan bukti keberhasilan acara kepada sponsor, penyandang dana, dan pemangku kepentingan lainnya.

5 Templat Penjangkauan Email Perencanaan Acara Teratas Untuk Digunakan Pada Tahun 2023

1. Mempromosikan Template Email Utama Anda

Jika Anda akan menggunakan email untuk mempromosikan keynote Anda, pastikan untuk memberi audiens Anda alasan yang jelas dan menarik untuk hadir.

Berikan detail tentang acara tersebut, seperti siapa yang akan berbicara dan siapa yang mensponsori, serta link ke halaman pendaftaran.

Selain itu, pastikan untuk menyertakan ajakan bertindak dalam deskripsi acara Anda dan dorong pembaca untuk mengambil tindakan dan mendaftar.

2. Templat Email Pengumuman Konferensi

Email pengumuman konferensi adalah cara yang bagus untuk memberi tahu orang-orang tentang acara yang akan datang.

Anda dapat menggunakan templat ini untuk mengirimkan undangan, pengingat, dan pembaruan kepada calon peserta.

3. Templat Email Webinar

Anda dapat menggunakan templat email webinar untuk mempromosikan webinar yang akan datang kepada calon peserta.

Sediakan lebih banyak informasi tentang webinar, bagikan agenda webinar, dan dorong orang untuk mendaftar ke webinar.

Anda juga dapat menggunakan template email webinar setelah webinar untuk berterima kasih kepada peserta, memberikan informasi tindak lanjut, dan menawarkan diskon atau bonus khusus.

4. Template Email Undangan Eksklusif

Email undangan eksklusif adalah cara terbaik untuk menargetkan sekelompok orang tertentu yang mungkin tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

Selain itu, mereka dapat membantu Anda menciptakan rasa urgensi dan eksklusivitas seputar acara atau peluncuran produk.

Dibandingkan dengan kampanye email yang lebih umum, email undangan eksklusif dapat membantu meningkatkan tingkat keterlibatan dan konversi.

5. Templat Email Undangan Acara

Email yang digunakan untuk undangan acara dapat Anda gunakan untuk mengundang penerima ke semua jenis acara, termasuk pernikahan, konferensi bisnis, presentasi penghargaan, atau pesta ulang tahun.

Email ini biasanya berisi informasi tentang acara tersebut, termasuk tanggal, waktu, tempat, dan detail terkait lainnya.

Selain itu, pastikan untuk menyertakan ajakan bertindak dan minta penerima untuk RSVP atau tautan ke formulir RSVP online.

Bonus: Tulis Email Perencanaan Acara Baru Tanpa Template

Template adalah cara terbaik untuk memiliki versi email perencanaan acara siap kirim.

Tapi bagaimana dengan membuat template email perencanaan acara secara otomatis dari daftar berpoin informasi yang relevan?

Pengaya penulisan ulang TextCortex menawarkan fungsionalitas seperti itu.

Yang perlu Anda lakukan adalah menulis kesimpulan utama Anda dalam bentuk poin, menyorotnya , dan memilih fitur ' Poin ke email ' dari menu.

Dalam beberapa detik Anda akan mendapatkan draf email siap kirim, yang selanjutnya dapat Anda atur dengan menggabungkan fitur praktis lainnya seperti penulisan ulang, nada, pelengkapan otomatis, perluasan, dan banyak lagi.

‍

Dengan memanfaatkan ekstensi Chrome TextCortex Anda juga dapat:

Kurangi waktu menulis Anda hingga 70%.

Manfaatkan penulisan, penulisan ulang, dan pengeditan AI di 30+ platform online .

Hasilkan jenis konten apa pun dengan 60+ templat yang tersedia tanpa meninggalkan kotak teks Anda.

Dapatkan umpan balik instan tentang keterbacaan konten Anda .

Tergoda untuk mencobanya?

Dapatkan add-on TextCortex Anda untuk menemukan berbagai fitur pembuatan konten yang memungkinkan Anda menghasilkan konten berkualitas tinggi secara konsisten.