7 استخدامات أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) للشركات الصغيرة والمتوسطة

لقد انتقلت أتمتة العمليات الروبوتية ، أو RPA ، من قوة إلى قوة في السنوات القليلة الماضية.

بلغت قيمة سوق RPA العالمي 271 مليون دولار في عام 2016 ، وفي عام 2020 وصل هذا الرقم إلى 2.5 مليار دولار ، وهي زيادة هائلة بأي مقياس.

الوظيفة ذات الصلة: سجل الاستثمار في تقنية RPA: سبب الأهمية

تخضع هذه الأرقام للمراجعة باستمرار ، حيث تجاوز الاعتماد السريع لتقنية RPA بين الشركات الصغيرة والمتوسطة معظم التوقعات - لم يكن من المتوقع أن يصل السوق إلى 2.5 مليار دولار أمريكي حتى عام 2021.

يرجع هذا إلى حد كبير إلى التبني الواسع الذي نراه بين الشركات الصغيرة والمتوسطة ، الذين شهدوا انخفاض تكاليف تكنولوجيا الأتمتة بشكل كبير في السنوات القليلة الماضية.

أدى هذا ، جنبًا إلى جنب مع الحاجة المتزايدة للمنظمات للاستثمار في التقنيات الجديدة التي من شأنها تحسين عملياتها ، إلى ارتفاع حاد في السوق.

في عام 2020 ، نفذت 78٪ من المؤسسات في استطلاع Deloitte بالفعل تقنية RPA و 16٪ تخطط للقيام بذلك في السنوات الثلاث المقبلة.

ولكن ، ما الذي تقوم الشركات الحديثة باستخدام أتمتة RPA لتحقيقه؟ ما الفوائد التي يمكن أن تجلبها ولماذا تحتاجها الأعمال الحديثة؟

اليوم ، سنلقي نظرة على سبع طرق تستخدم بها الشركات الصغيرة والمتوسطة تقنية RPA لتحسين عملياتها للإجابة على هذا السؤال بالذات.

1. خدمة العملاء

تعمل أتمتة RPA على تغيير كيفية تعامل الشركات مع عملائها. وهي تجعل حل التذكرة أسهل وأسرع بشكل ملحوظ.

ومن الأمثلة الشائعة على ذلك استخدام تقنية RPA لأتمتة تفاعلات العملاء.

90٪ من الموظفين مثقلون بمهام وضيعة يمكن تشغيلها آليًا بسهولة ، وهو ما يترجم بشكل أساسي إلى الكثير من الوقت والمال الضائعين

بدلاً من جعل الموظف يمر يدويًا بعملية البحث عن المعلومات للعملاء بمفردهم في الوقت المناسب ، تستخدم الشركات بشكل متكرر تقنية RPA لأتمتة هذه العملية.

تستخدم الشركات تقنية RPA لأتمتة كل خطوة من خطوات التحقق من صحة البيانات المرتبطة بملف تعريف العميل ودمج مجموعات البيانات اللازمة ، مما يلغي الحاجة إلى عامل بشري للتبديل بين التطبيقات.

RPA لخدمة العملاء قيد العمل

تتلقى الشركة مجموعة من الشكاوى ، ولكن حتى الآن كانت تتعامل معها يدويًا ، واحدة تلو الأخرى ، مع وكيل بشري.

يقومون بتثبيت روبوت RPA ، والذي تمت برمجته لفرز ومعالجة المعلومات التي تم جمعها من الشكاوى إلى فئات محددة.

إذا كانت الشكاوى تندرج في فئات لها مسارات عمل محددة مسبقًا ، فيمكن عندئذٍ تنفيذ هذه الإجراءات بواسطة الروبوت.

هذه كلها إجراءات يمكن أن يقوم بها الإنسان بخلاف ذلك ، لكن تقنية RPA تتيح حلًا أسرع.

2. معالجة الفواتير

العمليات المالية مهمة بشكل حاسم للوظائف اليومية لأي شركة.

يمكن أن تكون عملية الفواتير صعبة. عند التعامل معها يدويًا ، يمكن أن يتوقع الأشخاص التعامل مع تنسيقات ملفات متباينة ومربكة لمرفقات البريد الإلكتروني للتعامل معها - فهذه المهام الروتينية تستغرق الكثير من الوقت والطاقة.

في حين أن الشركات الكبيرة تضخ بالفعل مئات الملايين من الدولارات في استراتيجيات التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) والأتمتة لعدد من السنوات حتى الآن ، كان على العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة أن تنتظر بصبر حتى تصبح التكنولوجيا خيارًا ميسور التكلفة وقابل للتطبيق

يمكن أن يساعد روبوت RPA الآلي من خلال التعرف على الملفات وتشريح البيانات منها دون أي تدخل بشري.

تعتبر الفواتير مرشحًا رئيسيًا للأتمتة. هذا لأن إصدار الفواتير بطبيعته هو عملية قائمة على القواعد ؛ إنها ببساطة تبلغ العميل بحالة من الأمور ، مما يجعلها وظيفة مثالية لروبوت RPA غير مراقب.

فاتورة RPA قيد التشغيل

الطريقة التي تعمل بها هي أن الروبوت مبرمج للتحقق من مجلد معين. عندما يتم وضع ملف فاتورة في المجلد ، يتم تنبيه الروبوت ، ويستمر في قراءة جميع المعلومات الضرورية ذات الصلة وتوثيقها ونشرها في المكان الذي يحتاج إلى الذهاب إليه.

هذا يقلل بشكل كبير من الوقت الذي يستغرقه العميل لتلقي المعلومات التي يحتاجها ، مما يحسن رضاهم. كما أنه يزيل ضرورة أن يقضي الموظف يومه في أداء مهام الفواتير التي يمكن إثباتها تلقائيًا.

3. زيادة الإنتاجية

عندما توظف متخصصًا يتفوق في مجاله ، ويضطر إلى قضاء ساعات في إدخال البيانات أو جمعها ، فإن ذلك يعد إهدارًا لأموالك ووقتهم.

الميزة الرئيسية للأتمتة باستخدام تقنية RPA هي أنك تقوم بشكل فعال بتعيين موظف آخر للقيام بهذه المهمة بجزء صغير من السعر.

لا يتعين على هذه الروبوتات أن تأخذ استراحة أبدًا ، ولا تخطئ أبدًا ، وتعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

تأثير هذا على العاملين البشريين كبير.

الوظائف ذات الصلة: مخطط المعلومات الرسومي: 8 فوائد لأتمتة العمليات الروبوتية

بعد أن تم تحريرهم حديثًا من المهام اليدوية الرتيبة ، يمكن للموظفين الآن قضاء وقتهم في القيام بعمل يحتاج إلى مجموعة مهاراتهم المتخصصة.

في استطلاع لشركة Deloitte ، وجدوا أن 86٪ من المستجيبين وافقوا على أن تقنية RPA تعمل على تحسين الإنتاجية في أماكن عملهم

هناك أيضًا ميزة إضافية تتمثل في جعل موظفيك أكثر سعادة وتحسين رضاهم الوظيفي. لا أحد يريد قضاء وقته في إدخال البيانات يدويًا ، لا سيما عندما تكون بدائل الأتمتة متاحة بسهولة.

في هذه الحالات ، تقوم تقنية RPA بالدفع لنفسها حقًا عن طريق إزالة تكاليف العمالة الخاصة بالدفع للموظف للقيام بمهمة يمكن أتمتتها ، مع منحك أيضًا الفرصة لإعادة توزيع هذا العامل والسماح له بأداء مهمة تحتاج إليه أكثر.

4. الموظف على متن الطائرة

غالبًا ما يكون الإعداد على متن الطائرة مليئًا بالمهام الإدارية التي تحتاج إلى إكمال - غالبًا ما تكون عادية ومتكررة.

يمكن استخدام أتمتة RPA لإنشاء العروض وإرسالها تلقائيًا وتشغيل سير عمل آلي عند إنشاء حساب الموظف.

كما يعلم معظم أصحاب الأعمال ، فإن الورق باهظ الثمن ومهدر للوقت.

يتزايد حرص صانعي القرار على تنفيذ أتمتة العمليات الروبوتية في مؤسساتهم ، حيث يتبنى ما يصل إلى 40٪ من المؤسسات الكبيرة نوعًا من برامج RPA بحلول العام المقبل ، ارتفاعًا من 10٪ في عام 2018

يمكن أيضًا استخدام تقنية RPA لتقليل حجم الأعمال الورقية التي تقوم بمعالجتها ، من خلال وجود نظام التقاط إلكتروني يلغي الحاجة إلى إنشاء نسخ ورقية من المستندات عن طريق استلامها والتعامل معها رقميًا.

بالطبع ، ستجعل فريق الموارد البشرية لديك أكثر سعادة وتقليل الوقت الذي يستغرقه الموظفون على متن الطائرة بما يصل إلى عشر مرات.

5. كشوف المرتبات

يفهم معظم موظفي الموارد البشرية كيف يمكن أن تكون معالجة كشوف المرتبات مملة وتستغرق وقتًا طويلاً.

يمكن استخدام برامج الروبوت على نطاق واسع لمساعدة فريق كشوف المرتبات من خلال توحيد عملياتك.

بدلاً من البحث بجدية في جداول البيانات وكتابة الشيكات يدويًا ، احصل على نظام يقوم بذلك نيابةً عنك.

يمكن تصميم كشوف المرتبات الآلية للقيام بمجموعة كبيرة من المدفوعات ، مثل الرواتب ، والعمل الإضافي ، والعمولات ، والمكافآت ، والزيادات ، وخصومات الأجور ، والنفقات.

سيتم تقديم خدمة أفضل لموظفي الموارد البشرية لديك من خلال نظام التشغيل الآلي لمساعدتهم حتى يتمكنوا من التعامل مع المهام التي تحتاجهم.

وظيفة ذات صلة: ما هو RPA؟ دليلك لأتمتة العمليات الروبوتية

أشار 79٪ من المشاركين في استطلاع للموارد البشرية حول كشوف المرتبات إلى أنهم ليسوا على دراية بتقنية RPA ، أو أن RPA ليس جزءًا من استراتيجيتهم الحالية.

رواتب RPA في العمل

يمكن استخدام تقنية RPA لمجموعة متنوعة من الأغراض المتعلقة بكشوف المرتبات.

إدارة الحضور ، والتي يمكنها تلقائيًا تتبع ساعات عمل الموظفين وتعديل الأرباح وفقًا لذلك دون الحاجة إلى إدخال بشري.

تشير التقديرات إلى أن شركة تضم 50 موظفًا يمكنها توفير ما لا يقل عن 20000 دولار سنويًا عن طريق تطبيق تقنية RPA لأنظمة وقتهم وحضورهم.

بالإضافة إلى ذلك ، لديك إدارة آلية لكشوف المرتبات ومعالجتها وخصمها والمزيد.

تعتبر العديد من هذه العمليات ثمارًا متدلية - وبعبارة أخرى ، عمليات شائعة وقابلة للأتمتة في سير العمل والتي يمكن حلها بسهولة نسبيًا وتحقق الشركة فوائدها بسرعة.

6. تخزين المعلومات

البيانات الضخمة هي جانب كبير من جوانب الأعمال الحديثة.

تتصدر الشركات الصغيرة والمتوسطة بيانات أكثر من أي وقت مضى ، ويزداد حجم البيانات بشكل كبير.

لهذا السبب ، فإن القدرة على الفرز بشكل فعال من خلال جبال البيانات الخاصة بك أمر حيوي.

تقنية RPA لا تقدر بثمن بالنسبة للمؤسسات لأنها يمكن أن تفحص كميات كبيرة من البيانات بلا كلل ، دون أي أخطاء ، وعلى مدار الساعة.

هذا هو المكان الذي تكون فيه أتمتة RPA في أفضل حالاتها - يمكنها تبسيط العملية التي تستغرق وقتًا أطول للإنسان وتسمح له بالقيام بشيء يحتاج إلى لمسة بشرية.

تكون الأتمتة مثل هذا أكثر نجاحًا في المواقف التي تكون فيها المهمة قابلة للتنبؤ ويدوية ، حيث يمكن تعيين الروبوتات على وجه التحديد للقيام بهذه المهمة البسيطة.

نظرًا لأن كمية البيانات داخل الشركات الصغيرة والمتوسطة تزداد بمرور الوقت ، وهو ما سيحدث ، فستحتاج الشركات إلى استخدام طرق مثل RPA التي ستساعد في تنظيم تدفق المعلومات وتخزينها في مستودع مركزي بسرعة ودون فرصة للخطأ الشائع مع البشر.

تعد حوكمة البيانات أحد التحديات الرئيسية التي تريد الشركات حلها ، حيث أجاب 80٪ من تحليلات البيانات وقادة البيانات الضخمة في استطلاع على أنها مهمة جدًا بالنسبة لهم.

تعد حالة الاستخدام هذه لتبادل البيانات مفيدة أيضًا لقسم تكنولوجيا المعلومات الداخلي ، حيث يمكن أن تساعد تقنية RPA في تحسين مراقبة أجهزة الشبكة.

على سبيل المثال ، بالنسبة إلى شركة بها عدد كبير من العاملين عن بُعد - وهو أمر شائع اليوم - ستعمل أتمتة العمليات على تغذية وتخزين المعلومات ذات الصلة والإبلاغ عن أي مخاوف يجب أن تكون على علم بها قسم تكنولوجيا المعلومات.

هذا يجعل استكشاف الأخطاء وإصلاحها لعشرات ، وأحيانًا مئات الأجهزة ، مهمة أكثر بساطة وفعالية مما كان ممكنًا في السابق. يمكن أن يساعد استخدام تقنية RPA بين حلول إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) بشكل كبير حيث تكون المعالجة المجمعة ضرورية لمجموعات البيانات الكبيرة.

7. التحليلات

تعد إزالة العنصر البشري من جمع البيانات أمرًا مهمًا أيضًا عندما يتعلق الأمر بتزويدك بتحليلات البيانات والرؤى.

يوفر مقدار البيانات في الأعمال فرصًا رائعة للحصول على رؤى قيمة لما يمكن تحسينه في عملياتك.

بالنسبة لصانعي القرار ، تعتبر جودة البيانات أداة مهمة. لسوء الحظ ، بسبب خطأ بشري ، يمكن لقادة الأعمال هؤلاء التعامل مع بيانات رديئة الجودة.

باستخدام تقنية RPA ، لا يمكنهم فقط تصفح كميات كبيرة من البيانات بلا كلل ، ولكن يمكن برمجتها لاكتشاف المعلومات المفيدة للبشر.

تتفوق برامج الروبوت في هذا الأمر ، وتضمن أن البيانات التي لديك عالية الجودة ومحددة بالقواعد التي تحددها بنفسك - مما يعني أنك تحصل فقط على ما تحتاجه بالضبط.

لذلك ، بقدر ما تذهب مجموعات البيانات الكبيرة بشباك الجر ، فإن تقنية RPA لا مثيل لها تمامًا في أداء هذه المهام.

وهذا ليس بالأمر الهين أيضًا - فالشركات تعتمد على البيانات الآن أكثر من أي وقت مضى ، سواء كان ذلك لأبحاث السوق أو لتقييم أداء موظفيها.

الوجبات الجاهزة

• يحتوي برنامج أتمتة RPA على مجموعة متنوعة من الاستخدامات للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم.
• ارتفع سوق RPA بشكل ملحوظ خلال السنوات الخمس الماضية ، مدفوعًا بتكاليف معقولة.
• الفوائد متعددة الأوجه ، حيث تعمل تقنية RPA على تحسين الكفاءة والإنتاجية من خلال تبسيط المهام اليدوية والاستفادة بشكل أكثر كفاءة من القوى العاملة.

تساعد أتمتة العمليات الروبوتية الشركات على تحقيق ميزة تنافسية والحفاظ عليها في صناعتها. من خلال الاستفادة من الأدوات المتاحة ، والتي تزيد من إنتاجية الموظفين وتقليل التكاليف - يمكن للشركات الاستمتاع بقدرة تشغيلية أعلى مع تقديم تجربة عملاء فائقة.

تقنية RPA هي مجرد جانب واحد من جوانب التحول الرقمي الذي يغير الطريقة التي تعمل بها الشركات الصغيرة في مشهد اليوم المتطور باستمرار. لمعرفة المزيد حول كيفية تحديث مؤسستك ، تحقق من عرض أتمتة العمليات الروبوتية.