7 usos de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) para PYMES

La automatización robótica de procesos, o RPA, ha ido viento en popa en los últimos años.

El mercado global de RPA tenía un valor de $ 271 millones en 2016, y en 2020 ese número alcanzó los $ 2.5 mil millones, un aumento enorme por cualquier métrica.

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Estas cifras se revisan constantemente, y la rápida adopción de RPA entre las pymes superó la mayoría de las expectativas: no se esperaba que el mercado alcanzara los 2500 millones de dólares hasta 2021.

Esto se debe en gran medida a la amplia adopción que estamos viendo entre las PYMES, que han visto caer significativamente los costos de la tecnología de automatización en los últimos años.

Esto, combinado con una creciente necesidad de que las organizaciones inviertan en nuevas tecnologías que mejorarán sus operaciones, ha llevado a un fuerte aumento en el mercado.

En 2020, el 78% de las organizaciones en una encuesta de Deloitte ya habían implementado RPA y el 16% planea hacerlo en los próximos tres años.

Pero, ¿para qué las empresas modernas utilizan la automatización RPA? ¿Qué beneficios puede traer y por qué una empresa moderna lo necesita?

Hoy, analizaremos siete formas en que las PYMES están utilizando RPA para mejorar sus procesos y responder a esta misma pregunta.

1. Atención al cliente

La automatización de RPA cambia la forma en que las empresas pueden tratar con sus clientes. Es decir, hace que la resolución de tickets sea significativamente más fácil y rápida.

Un ejemplo común de esto es el uso de RPA para la automatización de las interacciones con los clientes.

El 90% de los empleados están abrumados con tareas menores que pueden automatizarse fácilmente, lo que esencialmente se traduce en una gran cantidad de tiempo y dinero perdidos.

En lugar de hacer que un empleado realice manualmente el proceso oportuno de búsqueda de información para los clientes por su cuenta, las empresas utilizan con mayor frecuencia RPA para automatizar este proceso.

Las empresas utilizan RPA para automatizar cada paso de validación de los datos asociados con el perfil de un cliente e integra los conjuntos de datos necesarios, eliminando la necesidad de que un trabajador humano cambie entre aplicaciones.

Servicio al cliente RPA en acción

Una empresa está recibiendo un flujo de quejas, pero hasta ahora las ha tratado manualmente, una a la vez, con un agente humano.

Instalan un bot RPA, que está programado para clasificar y procesar la información recopilada de las denuncias en determinadas categorías.

Si las quejas caen en categorías que tienen cursos de acción predeterminados, esas acciones pueden ser realizadas por el bot.

Todas estas son acciones que de otro modo serían realizadas por un humano, pero RPA permite una resolución más rápida.

2. Procesamiento de facturas

Los procesos financieros son de vital importancia para las funciones diarias de cualquier empresa.

Las facturas pueden ser difíciles de procesar. Cuando se trata de forma manual, las personas pueden esperar lidiar con formatos de archivo que son archivos adjuntos de correo electrónico dispares e incómodos; estas tareas rutinarias requieren mucho tiempo y energía.

Si bien las empresas más grandes ya han estado invirtiendo cientos de millones de dólares en RPA y estrategias de automatización durante varios años, muchas PYMES han tenido que esperar pacientemente para que la tecnología se convierta en una opción asequible y viable.

Un bot RPA automatizado puede ayudar reconociendo archivos y diseccionando datos de ellos sin intervención humana.

La facturación se consideraría un candidato principal para la automatización. Esto se debe a que la facturación, por su naturaleza, es un proceso basado en reglas; simplemente está informando un estado de cosas al cliente, lo que lo convierte en un trabajo perfecto para un bot RPA desatendido.

Facturar RPA en acción

La forma en que funciona es que un bot está programado para verificar una carpeta en particular. Cuando se coloca un archivo de factura en la carpeta, el bot recibe una alerta y procede a leer y documentar toda la información necesaria relevante y distribuirla a donde debe ir.

Esto reduce enormemente el tiempo que tarda un cliente en recibir la información que necesita, mejorando su satisfacción. También elimina la necesidad de que un empleado pase el día realizando tareas de facturación que son demostrablemente automatizables.

3. Impulsar la productividad

Cuando está contratando a un especialista que se destaca en su campo, y tiene que pasar horas y horas ingresando o recopilando datos, eso es una pérdida de su dinero y de su tiempo.

La principal ventaja de la automatización con RPA es que efectivamente está contratando a otro empleado para que haga ese trabajo por una pequeña fracción del precio.

Estos bots nunca tienen que tomarse un descanso, nunca cometer un error y funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

El efecto que esto tiene sobre los trabajadores humanos es sustancial.

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Liberados recientemente de las tareas manuales y monótonas, los empleados ahora pueden dedicar su tiempo a un trabajo que requiere su conjunto de habilidades especializadas.

En una encuesta de Deloitte, encontraron que el 86% de los encuestados estuvo de acuerdo en que RPA mejoró la productividad dentro de sus lugares de trabajo.

También existe la ventaja adicional de hacer que sus empleados estén más felices y mejorar su satisfacción laboral. Nadie quiere perder su tiempo ingresando datos manualmente, especialmente cuando las alternativas de automatización están fácilmente disponibles.

En estos casos, RPA realmente se paga solo al eliminar los costos laborales de pagarle a un empleado para que realice una tarea que se puede automatizar, al mismo tiempo que le brinda la oportunidad de redistribuir a ese trabajador y permitirle realizar una tarea que lo necesita más.

4. Incorporación de empleados

La incorporación a menudo está plagada de tareas administrativas que deben completarse, a menudo mundanas y repetitivas.

La automatización RPA se puede utilizar para generar y enviar ofertas automáticamente y desencadenar un flujo de trabajo automatizado cuando se crea la cuenta del empleado.

Como sabrán la mayoría de los dueños de negocios, el papel es costoso y derrochador.

Los tomadores de decisiones están cada vez más interesados ​​en implementar RPA en sus organizaciones, y hasta el 40 % de las empresas más grandes adoptarán algún tipo de software RPA para el próximo año, frente al 10 % en 2018.

RPA también se puede utilizar para reducir la cantidad de papeleo que procesa, al tener un sistema de captura electrónica que elimina la necesidad de crear copias en papel de los documentos al recibirlos y tratarlos digitalmente.

Por supuesto, además hará que su equipo de recursos humanos esté mucho más feliz y reducirá el tiempo que lleva incorporar a los empleados hasta diez veces.

5. Nómina

La mayoría de los empleados de recursos humanos entienden lo tedioso y lento que puede ser el procesamiento de la nómina.

Los bots se pueden usar ampliamente para ayudar a su equipo de nómina al estandarizar sus procesos.

En lugar de revisar cuidadosamente las hojas de cálculo y escribir cheques a mano, obtenga un sistema que lo haga por usted.

Se puede diseñar una nómina automatizada para realizar una gran cantidad de pagos, como salarios, horas extra, comisiones, bonificaciones, aumentos, deducciones salariales y gastos.

Su personal de recursos humanos estará mejor atendido con un sistema de automatización para ayudarlos a lidiar con las tareas que los necesitan.

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El 79 % de los encuestados en una encuesta de recursos humanos sobre nómina indica que no está familiarizado con RPA, o RPA no es parte de su estrategia actual.

Nómina RPA en acción

RPA se puede utilizar para una variedad de propósitos relacionados con la nómina.

Gestión de asistencia, que puede realizar un seguimiento automático de las horas de los empleados y ajustar las ganancias en consecuencia sin necesidad de intervención humana.

Se estima que una empresa de 50 empleados puede ahorrar al menos $ 20,000 al año al implementar RPA para sus sistemas de tiempo y asistencia.

Además de esto, tiene administración de nómina automatizada, procesamiento, deducciones y más.

Muchos de estos procesos se consideran frutos fáciles; en otras palabras, procesos comunes y automatizables en un flujo de trabajo que pueden resolverse con relativa facilidad y cuyas ventajas la empresa obtiene rápidamente.

6. Almacenamiento de información

Big data es un aspecto enorme de los negocios modernos.

Las PYMES controlan más datos ahora que nunca, y el volumen de datos está creciendo exponencialmente.

Debido a esto, es vital poder ordenar de manera efectiva sus montañas de datos.

RPA es invaluable para las organizaciones porque puede analizar grandes cantidades de datos sin descanso, sin errores y las 24 horas del día.

Aquí es donde la automatización RPA está en su mejor momento: puede optimizar el proceso que le llevaría mucho más tiempo a un ser humano y permitirle hacer algo que necesita un toque humano.

La automatización como esta es más exitosa en situaciones donde la tarea es predecible y manual, ya que los bots pueden asignarse específicamente para realizar esa tarea simple.

A medida que la cantidad de datos dentro de las PYMES aumenta con el tiempo, lo cual sucederá, las empresas deberán utilizar métodos como RPA, que ayudará a organizar esta afluencia de información y almacenarla en un depósito central rápidamente y sin la posibilidad de error que es común con humanos

El gobierno de datos es un desafío clave que las empresas quieren resolver, y el 80 % de los líderes en análisis de datos y big data en una encuesta respondieron que era muy importante para ellos.

Este caso de uso para el intercambio de datos también es útil para el departamento de TI interno, ya que RPA puede ayudar a mejorar la supervisión de los dispositivos de red.

Por ejemplo, para una empresa con una gran cantidad de trabajadores remotos, algo común en la actualidad, la automatización de procesos alimentará y almacenará información relevante y señalará cualquier inquietud de la que TI deba estar al tanto.

Esto hace que la solución de problemas para decenas, a veces cientos de dispositivos, sea una tarea mucho más simple y efectiva de lo que era posible anteriormente. El uso de RPA entre las soluciones de administración de dispositivos móviles (MDM) puede ayudar enormemente cuando el procesamiento por lotes es necesario para grandes conjuntos de datos.

7. Análisis

Eliminar el elemento humano de la recopilación de datos también es importante cuando se trata de brindarle análisis e información de datos.

La cantidad de datos en el negocio brinda grandes oportunidades para obtener información valiosa sobre lo que se puede mejorar dentro de sus procesos.

Para los tomadores de decisiones, los datos de calidad son una herramienta importante. Desafortunadamente, debido a un error humano, estos líderes empresariales pueden tener que lidiar con datos de mala calidad.

Con RPA, no solo pueden analizar incansablemente grandes cantidades de datos, sino que también pueden programarse para detectar información que es útil para los humanos.

Los bots sobresalen en esto y aseguran que los datos que tiene sean de alta calidad y estén definidos por las reglas que usted mismo establece, lo que significa que solo obtiene exactamente lo que necesita.

Entonces, en lo que respecta al rastreo de grandes conjuntos de datos, RPA no tiene paralelo en la realización de estas tareas.

Y esto tampoco es poca cosa: las empresas confían en los datos más ahora que nunca, ya sea para estudios de mercado o para evaluar el desempeño de sus empleados.

comida para llevar

• El software de automatización RPA tiene una variedad de usos para pequeñas y medianas empresas.
• El mercado de RPA ha aumentado significativamente en los últimos cinco años, impulsado por costos más asequibles.
• Los beneficios son multifacéticos, con RPA mejorando la eficiencia y la productividad al optimizar las tareas manuales y hacer un uso más eficiente de la fuerza laboral.

La automatización robótica de procesos ayuda a las empresas a lograr y mantener una ventaja competitiva en su industria. Al aprovechar las herramientas disponibles, que aumentan la productividad del personal y reducen los costos, las empresas pueden disfrutar de una mayor capacidad operativa al tiempo que brindan una experiencia superior al cliente.

RPA es solo un aspecto de la transformación digital que está cambiando la forma en que operan las pequeñas empresas en el panorama actual en constante evolución. Para obtener más información sobre cómo puede modernizar su organización, consulte nuestra oferta de Automatización robótica de procesos.